Erstellung, Lieferung sowie Einlagerung eines Miet-Messestandes für den Auftritt des Landes Hessen auf der ITB 2016 sowie weitere Nutzung von Messestand-Derivaten für die touristischen Messeauftritte auf der CMT, dem RDA-Workshop und dem Hessentag 2016

HA Hessen Agentur GmbH

Gegenstand des Auftrages sind die Erstellung, Lieferung sowie Einlagerung eines Miet-Messestandes für den Auftritt des Landes Hessen (sowie Partner und Mitaussteller) auf der ITB 2016 (Leitmesse) sowie weitere Nutzung von Messestand-Derivaten (von Teilen des Messestandes) für die touristischen Messeauftritte auf der CMT 2016, dem RDA-Workshop 2016 und dem Hessentag 2016. Der Vertrag kann optional 3-mal, längstens bis 2019 verlängert werden. Die Vereinbarung beinhaltet neben der messebaulichen Umsetzung und Lieferung auch die technische Ausstattung inklusive Serviceleistungen (Dienstleistungen: Montagen, Auf- und Abbau, inkl. Materiallogistik, Transporte, ggf. benötigte Zwischenlagerungen und Gesamtkoordination des Projektes) für die hessischen, touristischen Gemeinschaftsstände unter Einhaltung sämtlicher Vorschriften des jeweiligen Messeveranstalters.
Allgemeine Anforderungen:
Übergeordnetes Ziel der Messeauftritte ist es, das Land Hessen als Tourismusstandort entsprechend in Szene zu setzen. Dieser Ansatz soll auch bereits in Funktionalität und Design des Messestandes deutlich werden, um eine aufmerksamkeitsstarke und imageprägende sowie kontaktfördernde und publikumswirksame Präsentation der touristischen Aktivitäten des Landes Hessen, der Partner sowie der Mitaussteller u.a. auf der Weltleitmesse der Touristikbranche sicherstellen zu können. Daher werden hier überdurchschnittlich hohe Anforderungen an den Bau für den Miet-Messestand und seine Abteilungen in Teilstände gestellt.
Die erforderliche Messestandfläche wird vom Auftraggeber beim jeweiligen Messeveranstalter angemietet.
Der Messebau ist jeweils unter Einhaltung der Vorschriften des jeweiligen Messeveranstalters und der jeweiligen Messe-/Hallensituation zu erstellen.
Die im Vorfeld den jeweiligen Messegesellschaften zu übergebenden Unterlagen für erforderliche Genehmigungen im Rahmen des Messebaus müssen gemäß den Vorgaben der jeweiligen Messegesellschaften vom Auftragnehmer ausgestellt werden. Die Vorgaben der jeweiligen Messevorschriften sind zu beachten.
Der zu schließende Vertrag umfasst sämtliche Leistungen, um den Miet-Messestand durch den Auftraggeber „schlüsselfertig“ in Betrieb nehmen zu können, z. B. Auf- und Abbau und den Transport des Mietstandes sowie alle relevanten Abnahmen durch die jeweiligen Messegesellschaften, die Lieferung/Vorhaltung aller Materialien, An- und Abtransport, Aufbau, Verlegung der Installationsleitungen, der Wasserzufuhr und -Entsorgung, der Technik-Kabel, Strombedarf, Lichttechnik, Grafische Gestaltung, Abbau, Ausstellungs- und Transportversicherung, Entsorgung aller Materialien und Abfälle und aller Nebenleistungen.
Der Messestand ist während der Transporte, während der Bauphasen und während des Messebetriebes (Ausstellungsversicherung) gegen Beschädigung und Diebstahl marktüblich zu versichern.
Der Stand ist während der Auf- und Abbauzeiten entsprechend den Versicherungsbedingungen bzw. entsprechend den Bedingungen der einzelnen Messegesellschaften (ggf. auch bei Nachtaufbau-Bauzeiten) zu bewachen.
Im Bar- und Küchenbereich sind ggf. besondere Messevorschriften (Hygienevorschriften, etc.) sowie alle gesetzlichen Bestimmungen zu beachten.
Die Beauftragte garantiert den Einsatz von qualitativ geeigneten und schadstofffreien Materialien. Das Material ist fehlerfrei in der Funktion und weist keine sichtbaren Gebrauchsspuren auf.
Für die zu erbringenden Leistungen sind folgende Budgets (netto) pro Jahr vorgesehen:
— ITB, inkl. Optionen: 200 000 EUR p. a.
— CMT: 20 500 EUR p. a.
— RDA: 28 000 EUR p. a.
— Hessentag: 25 000 EUR p. a.
Ausführliche Angaben zu der Leistungsbeschreibung vgl.: Leistungsbeschreibung (Dok-Nr.: 4a), Leistungsverzeichnis_Kalkulationstabelle_ITB (Dok-Nr.: 4b), Leistungsverzeichnis_Kalkulationstabelle_ITB-Abendveranstaltung (Dok-Nr.: 4c), Leistungsverzeichnis_Kalkulationstabelle_CMT (Dok-Nr.: 4d), Leistungsverzeichnis_Kalkulationstabelle_RDA (Dok-Nr.: 4e), Leistungsverzeichnis_Kalkulationstabelle_Hessentag (Dok-Nr.: 4f), Booklet_Pläne (Dok-Nr.: 4g), Booklet_Stände_klein (Dok-Nr.: 4h) und Hessen_Hallenpläne (Dok-Nr.: 04i).
Sämtliche Unterlagen sind unter Ziffer VI.3) dieser Bekanntmachung downloadbar.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-08-05.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Rhino-Design GmbH

Wer?

• • HA Hessen Agentur GmbH

Wie?

• • Messeeinrichtungen › Messestände

Wo?

• • Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis
• • Berlin › Berlin
• • Darmstadt › Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
• • Gießen › Lahn-Dill-Kreis
• • Köln › Köln, Kreisfreie Stadt