Erwerb und Einführung eines neuen Softwareverfahrens im Fachbereich Kinder-Jugend-Familie (42)
Beschaffung einer Standardsoftware für alle Arbeitsbereiche des Fachbereiches Kinder-Jugend-Familie der Stadt Herne (KiTa, Tagespflege, BPV, UVK, PKD, JGH, WJH, ASD).
Die Bereiche ASD (Allgemeiner Sozialer Dienst), Rechtliche und wirtschaftliche Hilfen / BPV (Beistandschaften/ Pflegschaften/ Vormundschaften), WJH (Wirtschaftliche Jugendhilfe), UVK (Unterhaltsvorschusskasse), JGH (Jugendgerichtshilfe) sowie PKD (Pflegekinderdienst) nutzen momentan ein gemeinsames Verfahren zur Abwicklung des kompletten Fallmanagements im Fachbereich Kinder-Jugend-Familie der Stadt Herne. Jedoch bestehen zwischen den einzelnen Sachgebieten keine bzw. nur sehr wenig Schnittstellen. Hierdurch war es bislang nicht möglich, eine effektive Steuerung der o.g. Bereiche zu etablieren, v.a. durch Doppelerfassung von Daten und mangelnder oder nicht vorhandener Schnittstellen innerhalb des Verfahrens. Die Bereiche KITA und Tagespflege nutzen momentan ein komplett autarkes Verfahren.
Durch die Schaffung eines zentralen Datenbestands soll es ermöglicht werden, umfangreiche Steuerungsaufgaben wahrzunehmen und die Arbeit des gesamten Fachbereiches durch gezieltes Controlling zu optimieren.
Die Stadt Herne strebt ein Verfahren mit webbasiertem Frontend für alle der o.g. Arbeitsbereiche an. Das Verfahren soll durch administrative Maßnahmen - etwa durch Erweiterung um Datenfelder - flexibel an geänderte Voraussetzungen anpassbar sein. Erwartet wird ein stabiles Softwaresystem, welches zudem ein hohes Maß an Release-Sicherheit aufweist. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass für die Stadt Herne individuell ausgestaltete Programmfunktionalitäten beim Wechsel auf neue Programmversionen (z.B. Updates, gesetzl. Änderungen) zwingend erhalten bleiben.
Insgesamt werden ca. 140 Beschäftigte in den o.g. Sachgebieten (zzgl. Jugendhilfeplanung, Fachbereichsleitung, Administration, Fachcontrolling, Finanzcontrolling) mit dem System arbeiten.
Es sollen folgende Hauptziele erreicht werden:
1. Die o. g. Sachgebiete nutzen gemeinsam ein am Markt etabliertes Fachverfahren.
2. Das Fachverfahren unterstützt aktiv die Abwicklung der Falldokumentation und des Schriftverkehrs in allen Arbeitsbereichen.
3. Mit dem Fachverfahren können Jugendhilfeleistungen vollautomatisiert berechnet werden.
4. Mit dem Fachverfahren können Jugendhilfeleistungen ausgezahlt sowie Ausgaben und Einnahmen in den Arbeitsbereichen BPV, UVK, WJH sowie KiTa und Tagespflege verwaltet werden.
5. Daten für sozialraumbasierte, produktbezogene Statistiken und Auswertungen fallen im Rahmen der täglichen Fallbearbeitung an und stehen für Controllingaufgaben zur Verfügung.
6. Das Fachverfahren stellt Standardauswertungen und Daten für externe Auswertungen zur Verfügung und ermöglicht die Programmierung eigener, frei definierter Abfragen.
Gewünscht wird ein Fachverfahren mit webbasiertem Frontend. Derzeit sind folgende Rahmenbedingungen für den Einsatz von Fachanwendungen festgelegt: Am Client erfolgt keine Datenhaltung. Die Kommunikation erfolgt über das http-Protokoll. Das Verfahren unterstützt den bei der Stadt Herne momentan eingesetzten Internet Explorer in der aktuellen Version 11.
Die technischen Rahmenbedingungen können sich im Verlauf des Verfahrens ändern.
Gegenstand der Leistung:
1. Lieferung des Systems als Standardsoftware und Übertragung von entsprechenden Nutzungsrechten (Lizenzen).
2. Anpassung des Systems an das Umfeld des Fachbereiches Kinder-Jugend-Familie, Konfiguration des Systems in Kenntnis des Umfelds sowie Inbetriebnahme in der Produktivumgebung.
3. Bereitstellung des Formularwesens (z. B.: Übernahme von Fall- und Sachbearbeiterdaten in die entsprechenden Formularfelder) mit allen benötigten Vordrucken (momentan ca. 500).
4. Installation und Inbetriebnahme des Systems auf dem Testserver.
5. Herstellung der geforderten Schnittstellenanbindungen.
a. Directory-Service wie LDAP (Single-Sign-On).
b. zu SAP für Ausgaben bzw. Auszahlungen (SAP Kommunalmaster der DZBW).
c. zu SAP für Einnahmen (SAP Sonderschnittstelle Ist-Rückführung DZBW).
6. Einrichtung eines administrativen Backends sowie Beratung und Unterstützung.
7. Lieferung einer umfassenden Verfahrensdokumentation mit Bekanntgabe der Datensatzbeschreibung (Benennung der Datenfelder) sowie eines Bedienungshandbuches für die Sachbearbeiter.
8. Schulung des Personals und/oder der als Multiplikatoren sowie zur Betreuung des Hintergrundverfahrens vorgesehene Beschäftigte sowie Beschäftigte im Bereich des Controllings und auf der Leitungsebene.
9. Erbringung von Software-Pflegeleistungen (bis zu 60 Monate nach Projektabschluss).
10. Gewährleistung festzulegender Reaktions- und Lösungszeiten für Support.
Im Verlauf des Vergabeverfahrens präsentieren die Bieter im Rahmen einer einberaumten eintägigen Veranstaltung wesentliche Funktionalitäten des vorhandenen Produktes und bearbeiten beispielhafte Fallkonstellationen aus der Praxis. Weiterhin werden hier Fragen zur Realisierung diverser Funktionen gestellt. Die Ergebnisse dieser Präsentationen fließen neben dem schriftlichen Angebot in die Bewertung der Leistung ein.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-06-02.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-04-24.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2015-04-24
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Auftragsbekanntmachung
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