EU-P 0375-15EK2, Agenturdienstleistung für die baubegleitende Kommunikation des Projekts Terminal 3 am Flughafen Frankfurt

Fraport AG, Abteilung ZEB-VM

Der Auftragnehmer soll hinsichtlich des Projekts Terminal 3 eine tragfähigen integrierte Kommunikationsstrategie erarbeiten und umsetzen.
Folgende Inhalte werden vom Auftragnehmer erwartet:
— Entwicklung einer zielgruppenspezifischen Storyline und Aufbereitung der Inhalte: komplexe Sachverhalte für Laien verständlich machen,
— Identifikation relevanter Anlässe für Kommunikationsaktivitäten während der Projektphase und Ableitung entsprechender Maßnahmen,
— Kreativer Input für Maßnahmen, wie das Projekt bestmöglich in der Öffentlichkeit vermarktet werden kann,
— Ausrichtung der Kommunikationsmaßnahmen entlang eines inhaltlichen Leitfadens (roter Faden),
— Erstellung eines passgenauen und integrierten Kommunikationsplans,
— Berücksichtigung der vorhandenen internen und externen Kommunikationskanäle bei allen Maßnahmen,
— Vorschläge für weitere Kanäle und Tools sowie deren Erstellung und Betrieb sicherstellen,
— Krisenpotentiale identifizieren und Maßnahmen ableiten, wie man diesen kommunikativ begegnet, um Reputationsschäden auszuschließen,
— Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung, Koordinierung und Begleitung aller Maßnahmen und Positionierungsmöglichkeiten.
Darüber hinaus wird auch die Beratung zu den jeweiligen Medien und auch zum Einsatz der verschiedenen Medien je nach Zielgruppe und Kommunikationsziel erwartet (Werbeträger und Mediagattung).
Eine Reaktionszeit von unter 24 Stunden sowie eine telefonische Erreichbarkeit bei kurzfristigen Besprechungen von mind. 9:00-18:00 Uhr an Werktagen ist zwingend notwendig.
Nähere Angaben entnehmen Sie der Aufforderung zur Angebotsabgabe und den Vergabeunterlagen.
Auftragsbeginn: Nach Auftragserteilung voraussichtlich ab 1.1.2016.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-06-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-05-20.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2015-05-20 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2015-05-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Werbeberatung
Menge oder Umfang:
Das Gesamtvolumen der Kampagne wird auf ca. 850 000 EUR (inklusive Mediabudget) pro Jahr geschätzt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das angegebene Volumen nur der internen Planung dient, nicht verbindlich ist, daraus keinerlei Abnahmeverpflichtung für den Auftraggeber ableitbar ist und die Mengen jederzeit dem jeweiligen Bedarf oder der betrieblichen Erfordernisse angepasst werden kann. Der Einkauf von Medialeistungen ist nicht Bestandteil der Ausschreibung.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Werbeberatung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: Fraport AG, Abteilung ZEB-VM
Postanschrift: Gebäude 700, Raum 2132/2136
Postleitzahl: 60547
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.fraport.de 🌏
E-Mail: ausschreibung@fraport.de 📧
Telefon: +49 6969060070 📞
Fax: +49 6969060199 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-05-20 📅
Einreichungsfrist: 2015-06-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-05-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 099-181116
ABl. S-Ausgabe: 99
Zusätzliche Informationen
Die Teilnahmeanträge sind schriftlich, in deutscher Sprache und in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift des Aktenzeichens nach Ziffer IV.3.1) einzureichen (die Übermittlung per Telefax oder in elektronischer Form, z. B. mittels E-Mail, reicht nicht aus). Achtung: Nach Auswertung der Präqualifikationsphase erhalten ausschließlich die 5 bestplatzierten, qualifizierten Bieter die Verdingungsunterlagen. Sollte der 5. Platz, aufgrund von Punktgleichheit, von mehreren Bietern belegt sein, werden alle Bieter des 5. Platzes im weiteren Vergabeverfahren berücksichtigt. Die Angebotsabgabe erfolgt voraussichtlich am Freitag, den 18.9.2015. Der Bieter hat ein verbindliches Angebot abzugeben. Der Auftraggeber behält sich vor, dieses ohne weitere Verhandlung anzunehmen. Ansonsten ist beabsichtigt, die Zahl der Angebote in einer oder mehreren Verhandlungsrunden durch Ausscheiden der weniger wirtschaftlichen Angebote stufenweise zu reduzieren. Wir weisen darauf hin, dass der Geheimwettbewerb einzuhalten ist und die parallele Abgabe mehrerer Angebote in einem Vergabeverfahren durch den selben Bieter (auch in unterschiedlichen Konstellationen) grundsätzlich unzulässig ist und zum Ausschluss der Angebote führt. Bewerber/Bewerbergemeinschaften können zum Nachweis der eigenen Eignung auf die Ressourcen/Mittel von Nachunternehmen verweisen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der mit den Nachunternehmen bestehenden Verbindungen. Als Nachunternehmer kommen daher auch solche Unternehmen in Betracht, die mit dem Einzelbewerber/den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaften in einem Konzern verbunden sind. Für den Fall, dass zum Nachweis der eigenen Eignung auf Nachunternehmer zurückgegriffen wird, müssen Bewerber/Bewerbergemeinschaften mit dem Teilnahmeantrag diese Nachunternehmer benennen und eine Nachunternehmerverpflichtungserklärung beilegen (siehe Musterformular "Verpflichtungserklärung für Nachunternehmer" zum Download unter: www.fraport.de - Kompetenzen - Business Service - Einkauf und Bauvergabe - Einkauf). Der Austausch eines im Teilnahmewettbewerb für die eigene Eignung benannten Nachunternehmers nach Aufforderung zur Angebotsabgabe bzw. im Angebot führt zum Ausschluss des Angebotes, es sei denn, die konkrete Bietereignung wird durch den nachbenannten Nachunternehmer, dessen Verfügbarkeit mit der Nachbenennung nachzuweisen ist, nicht beeinträchtigt. Dies ist nur dann der Fall, wenn der Bieter mit dem nachbenannten Nachunternehmer im Teilnahmewettbewerb unter Zugrundelegung der bekannt gegebenen objektiven Auswahlkriterien mindestens genauso gut abgeschnitten hätte, wie mit dem weggefallenen Nachunternehmer. Bitte beachten Sie bei Ihrer Bewerbung, dass später die Verdingungsunterlagen und weitere Unterlagen digital über die Plattform www.vergabe.rib.de übergeben werden. Eine Registrierung Ihrer Firma unter dem Link http://www.vergabe.rib.de ist daher zwingend bis zu dem Ablauf des als Bewerbungsfrist genannen Termins erforderlich. Bei fehlender Registrierung kann Ihre Bewerbung im weiteren Verfahren nicht mehr berücksichtigt werden. Nachr. HAD-Ref. : 5061/215. Nachr. V-Nr/AKZ: EU-P 0375-15EK2.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Dienstleistungskategorie: 13
Kurze Beschreibung:
Der Auftragnehmer soll hinsichtlich des Projekts Terminal 3 eine tragfähigen integrierte Kommunikationsstrategie erarbeiten und umsetzen.
Folgende Inhalte werden vom Auftragnehmer erwartet:
— Entwicklung einer zielgruppenspezifischen Storyline und Aufbereitung der Inhalte: komplexe Sachverhalte für Laien verständlich machen,
— Identifikation relevanter Anlässe für Kommunikationsaktivitäten während der Projektphase und Ableitung entsprechender Maßnahmen,
— Kreativer Input für Maßnahmen, wie das Projekt bestmöglich in der Öffentlichkeit vermarktet werden kann,
— Ausrichtung der Kommunikationsmaßnahmen entlang eines inhaltlichen Leitfadens (roter Faden),
— Erstellung eines passgenauen und integrierten Kommunikationsplans,
— Berücksichtigung der vorhandenen internen und externen Kommunikationskanäle bei allen Maßnahmen,
— Vorschläge für weitere Kanäle und Tools sowie deren Erstellung und Betrieb sicherstellen,
— Krisenpotentiale identifizieren und Maßnahmen ableiten, wie man diesen kommunikativ begegnet, um Reputationsschäden auszuschließen,
— Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung, Koordinierung und Begleitung aller Maßnahmen und Positionierungsmöglichkeiten.
Darüber hinaus wird auch die Beratung zu den jeweiligen Medien und auch zum Einsatz der verschiedenen Medien je nach Zielgruppe und Kommunikationsziel erwartet (Werbeträger und Mediagattung).
Eine Reaktionszeit von unter 24 Stunden sowie eine telefonische Erreichbarkeit bei kurzfristigen Besprechungen von mind. 9:00-18:00 Uhr an Werktagen ist zwingend notwendig.
Nähere Angaben entnehmen Sie der Aufforderung zur Angebotsabgabe und den Vergabeunterlagen.
Auftragsbeginn: Nach Auftragserteilung voraussichtlich ab 1.1.2016.
Beschreibung der Optionen:
Die Fraport AG behält sich ein einseitiges Optionsrecht zur Verlängerung der Dienstleistung um sechs Mal ein weiteres Jahr zu gleichen Konditionen vor (bis längstens 31.12.2022).
Die Inanspruchnahme der Verlängerungsoptionen erfolgt bis spätestens zwei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch eine schriftliche Bestätigung des Auftraggebers. Ein Anspruch auf Vertragsverlängerung besteht seitens des Auftragnehmers nicht.
Referenznummer: EU-P 0375-15EK2
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt/Main Flughafen, 60547 Frankfurt am Main.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Die in den Ziffern III.2.1) bis III.2.3) aufgeführten Nachweise und Erklärungen sind gefordert;
bei Nichtvorlage/Nichtabgabe oder unvollständiger Abgabe mit dem Teilnahmeantrag führt dies nicht zwingend zum Ausschluss der Berwerber/Bewerbergemeinschaft aus dem Teilnahmewettbewerb. Der Auftraggeber behält sich vor, die geforderten Nachweise und Erklärungen unter Setzung einer angemessenen Frist gegebenenfalls nachzufordern. Fehlen die geforderten Unterlagen nach Ablauf der Nachfrist von 6 Kalendertagen noch immer, wird der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft ausgeschlossen.
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Abgeforderte Nachweise und Erklärungen sind dem Teilnahmeantrag schriftlich beizufügen (bei ausländischen Bewerbern entsprechende Erklärungen/Nachweise des Herkunftslandes in deutscher Übersetzung, die mit den geforderten vergleichbar sind).
Bestätigungen Dritter und sonstige Urkunden können in Kopie beigefügt werden. Die Vergabestelle ist berechtigt, bei Bedenken hinsichtlich der Eignung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft die Vorlage von Originalen zu verlangen. Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind geordnet nach der unter Ziffer III.2.1) bis III.2.3) aufgeführten Nummerierung und Reihenfolge sowie unter Angabe des Aktenzeichnes beim Auftraggeber einzureichen.
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1. Rechtsverbindliche unterschriebene Eigenerklärung des Bewerbers (bei Bewerbergemeinschaften von allen Mitgliedern) dass:
— keine Ausschließungsgründe nach §21 Sektorenverordnung vorliegen,
— vom Bewerber kein rechtskräftiger Verstoß gegen die im §21 Sektorenverordnung genannten Vorschriften vorliegt,
— er/sie sich bewusst ist/sind, dass eine falsche Angabe den Ausschluss aus dem Bewerberkreis zur Folge hat,
— er/sie den Verhaltenskodex für die Lieferanten der Fraport AG zur Kenntnis genommen hat, welcher im Ausftragsfall Vertragsbestandteil wird (siehe www.fraport.de – Kompetenzen – Business Service – Einkauf und Bauvergabe – Allgemeine Informationen)
Ein entsprechendes Formblatt „Teilnahmeantrag für Dienst- und Lieferleistungen“ ist über die Homepage der Fraport AG: www.fraport.de – Kompetenzen – Business Service – Einkauf und Bauvergabe – Einkauf zum Download eingestellt.
2. Rechtsverbindlich unterschriebene Vertraulichkeitserklärung des Bewerbers (bei Bewerbergemeinschaften von allen Mitgliedern), dass die ihm im Rahmen des Vergabeverfahrens bekannt gewordenen kommerziellen, wissenschaftlichen, technischen und sonstigen vertraulichen Informationen sowie die Unterlagen und Pläne der Auftraggeberin geheim zu halten und alle zumutbaren Maßnahmen zu treffen sind, um deren Kenntnisnahme und unberechtigte Verwertung durch Dritte zu verhindern.
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3. Firmen-Eigenauskunft/-Darstellung (Angaben über Firmengröße, Leistungsspektrum, Zweigstellen, Anzahl der festen und freien Mitarbeiter nach Berufsgruppen gesamt und nach Niederlassung) jeweils bezogen auf den Gesamtkonzern als auch auf den mit der Leistungsbeschreibung beauftragten Geschäftsbereich.
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60 Punkte = ausführliche Darstellung;
30 Punkte = grundsätzliche Angaben vorhanden;
0 Punkte = keine/unzureichende Angaben;
Zur Qualifikation ist eine Mindestpunktzahl von 30 Punkten erforderlich.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Angabe über die jährlichen Umsatzzahlen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre für Leistungen, die mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind.
Bei Umsatzzahlen, die von einem Bewerber innerhalb einer ARGE erbracht wurden, soll der Bewerber zwischen der Gesamtleistung der ARGE und seinem eigenen Umsatzanteil innerhalb der ARGE differenzieren.
Die Umsatzzahlen sind von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft anzugeben.
Die Angabe kann auf dem oben genannten Formblatt "Teilnahmeantrag für Dienst- und Lieferleistungen" erfolgen.
Die Vergabe der Wertungspunkte erfolgt nach dem Schema:
Die angegebenen Jahresumsätze der letzten drei Jahre entsprechen
— über 8,50 Mio./Jahr – 40 Punkte/Jahr
— unter 8,50 Mio. und ab 4,25 Mio./Jahr – 30 Punkte/Jahr
— unter 4,25 Mio. und ab 3,40 Mio./Jahr – 20 Punkte/Jahr
— unter 3,40 Mio./Jahr – 0 Punkte/Jahr
Im letzten Jahr (2014) muss ein Mindestumsatz von 3,40 Mio. EUR nachgewiesen werden. Zur Qualifikation ist eine Mindestpunktzahl von 60 Punkten erforderlich.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Bewerber/Bewerbergemeinschaften müssen mindestens drei wertungsfähige Referenzen angeben, bei der diese als verantwortliche Vertragspartner mit den Leistungen beauftragt waren (die Leistungen selbst müssen nicht selbst erbracht worden sein). Bei Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, wenn die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft insgesamt mindestens 3 wertungsfähige Referenzen angeben. Es werden insgesamt maximal (die besten) drei Referenzen gewertet, wobei bei der Ermittlung der besten drei Referenzen alle eingereichten Referenzen berücksichtigt werden.
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Referenzen sollten in Bezug auf Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein. Zu allen angegebenen Referenzen müssen die nachfolgend benannten Erklärungen und Angaben, zwingend getätigt und abgegeben werden (die Darstellung soll in Tabellenform erfolgen). Sind die nachstehenden Mindestanforderungen nicht eingehalten, ist die Referenz nicht wertungsfähig (Mindestbedingung):
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— Referenzbezeichnung;
— Name und Anschrift des Auftraggebers;
— Nennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten;
— Zeitpunkt des Abschlusses der Leistungserbringung, Monats- und Jahresangabe; es werden lediglich Referenzen gewertet, bei denen der Abschluss der Leistungserbringung nicht länger als 3 Jahre zurückliegt. Es gilt der Zeitraum vom Abschluss der Leistungserbringung des Referenzobjektes bis zum Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge;
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— Leistungsumfang;
— Auftragsvolumen.
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft stimmt mit Abgabe des Teilnahmeantrages zu, dass die Vergabestelle ergänzende Erkundigungen über die benannten Referenzen bei den Ansprechpartnern einholen kann.
Die Referenzen sollen erkennbar folgende inhaltliche Merkmale aufweisen:
— Integrierte Kommunikationskampagne für ein Infrastrukturprojekt und/oder ein internationales B2B-Projekt und/oder Bauprojekt;
— Positionierungsgedanke wird aus der Kampagne ersichtlich;
— Kommunikationsplan im Zeitverlauf wird ersichtlich;
— Regionale Zielgruppen wurden in den Maßnahmen besonders berücksichtigt;
— Politische Zielgruppen wurden in den Maßnahmen besonders berücksichtigt;
— Kritische Zielgruppen wurden in den Maßnahmen besonders berücksichtigt;
— Krisenszenarien wurden in der Kommunikationsplanung berücksichtigt;
— Meilensteine in der Projektphase wurden anhand von Maßnahmen berücksichtigt;
— Interne und externe Kommunikationskanäle wurden berücksichtigt;
— Eine crossmediale Verlängerung der Kampagne wurde vorgestellt.
Die Vergabe der Wertungspunkte erfolgt nach dem Schema:
Je Referenz wird pro vorhandenes Merkmal 10 Punkte vergeben.
Jede Referenz muss mindestens 5 der genannten Merkmale aufweisen, um gewertet zu werden.
Zur Qualifikation ist in Summe der drei Referenzen eine Mindestpunktzahl von 150 Punkten erforderlich.
Die Vergabestelle behält sich vor, nach Abgabe/Vorlage der vorstehenden Erklärungen und Nachweise und deren Prüfung auf nochmaliges gesondertes Verlangen von den Bietern Bescheinigungen Dritter zum Nachweis der abgegebenen Eigenerklärungen zu verlangen.
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Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
Die Auftraggeberin behält sich vor, eine selbstschuldnerische Bürgschaft eines in der Europäischen Union zugelassenen Kreditinstitutes oder Kreditversicherers in angemessener Höhe zu verlangen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Die Bewerbergemeinschaft hat mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben,
— in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
— dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
— dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Bei Nichtvorlage/Nichtabgabe oder unvollständiger Abgabe mit dem Teilnahmeantrag wird die
Bewerbergemeinschaft automatisch ausgeschlossen.
Ein entsprechendes Formblatt „Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung“ ist über die Homepage der Fraport AG:
www.fraport.de – Kompetenzen – Business Services – Einkauf und Bauvergabe – Einkauf zum Download eingestellt.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 1
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Jost
Internetadresse: www.fraport.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Nach § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag nunmehr unzulässig, wenn er nicht innerhalb von 15 Kalendertagen nach Zurückweisung einer Bieterrüge durch den Auftraggeber eingereicht wird.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Quelle: OJS 2015/S 099-181116 (2015-05-20)