Externe Untersuchung der IT der Landeshauptstadt München (LHM)
Mit einem externen Gutachten über die IT der Stadt München sollen folgende Zielsetzungen erreicht werden:
— Verbesserung der Leistungsfähigkeit der IKT der Stadt München im Hinblick auf die Ansprüche an eine moderne Großstadtverwaltung. Hierzu gehören insbesondere die Berücksichtigung der Kundensicht, die Anforderungen der Fachbereiche, die Qualifikation und Kapazität des IT-Personals und die Sicherstellung eines für eine Großstadtverwaltung angemessenen Betriebs.
— Betrachtung, ob die Nutzerbedürfnisse jederzeit zufriedenstellend abgedeckt werden können und Erhöhung der Kundenzufriedenheit.
— Stärkung der Effizienz der IT der LHM bzgl. Aufbau und Ablauforganisation, Entscheidungswegen, Verantwortung und Wertschöpfung.
— Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit der IT der Landeshauptstadt München einschließlich der vielfältigen Schnittstellen intern und extern sowie der eingesetzten Technik und dem Grad der Standardisierung. Hierbei ist auch die Finanzierungssystematik zu betrachten.
— Festlegung zum geeigneten Maß an aufeinander abgestimmten, fachunabhängigen, fachspezifischen und fachübergreifenden IT-Standards für alle relevanten Einsatzbereiche,
Ausgehend von einer Schwachstellenanalyse der IT soll eine Umsetzungskonzeption erstellt werden, was kurz-, mittel- und langfristig zu ändern ist, um Verbesserungen zu erzielen.
Dazu sind folgende Leistungen zu erbringen:
Schwachstellenanalyse:
— Leistungsfähigkeit im Bezug auf die Ansprüche einer Großstadtverwaltung mit Analyse insbesondere folgender Aspekte:
• Die Ergebnisse vom MIT-Konkret haben zur Zentralisierung bzw. zur Neu- oder Umverteilung aber auch zur Dezentralisierung von Aufgaben geführt. Werden die Aufgaben in den aufnehmenden Bereichen adäquat wahrgenommen;
• Welche Schwachstellen bestehen gegenwärtig im Vergleich zu den Zielsetzungen aus dem MIT-KonkreT-Beschluss vom 27.1.2010 und im Vergleich zu den Anforderungen, die aktuell und in näherer Zukunft (Bezugszeitraum im Schwerpunkt 3 Jahre) an die IT einer modernen Großstadtverwaltung gestellt werden. Insbesondere ist auch auf die Anforderungen an IT-Personal heute und in der Zukunft einzugehen? Dazu sind die angenommenen Anforderungen darzustellen, ohne die Zukunftsszenarien z. B. in Bezug auf Technik, im Detail zu beplanen.
— Nutzerbedürfnis-Orientierung: Um ein ressourcenschonendes Vorgehen sicherzustellen und die konkreten Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer der LHM zu adressieren, soll die Schwachstellenanalyse im Schwerpunkt auf der Basis der bei der LHM bereits durchgeführten Umfragen bei Anwenderinnen und Anwendern, den IT-Schaffenden selbst sowie Bürgerinnen und Bürger erfolgen.
— Effizienz der IT-Organisation: Bei der Schwachstellenanalyse in Bezug auf die Effizienz der IT-Organisation ist bei der Beurteilung der Leistungsfähigkeit nicht nur auf das aktuelle Ist abzustellen. Es sind auch die Entwicklungen der IT der LHM von 2007 zu 20014 mit zu berücksichtigen. Dabei soll die Analyse Aussagen zu folgenden Aspekten treffen:
• Sind die aktuellen IT-Prozesse (Planungs-, Produktions-, Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse) effizient und decken sie die erforderlichen Abläufe angemessen ab? Hierbei sollen auch Aspekte wie die Komplexität und der Reifegrad der Prozesse betrachtet werden. Ebenso soll differenziert je Haus begutachtet werden, ob die lokalen Organisationsstrukturen (Aufbau- und Ablaufstruktur sowie ggf. lokale Prozesse inklusive lokaler Entscheidungsstrukturen) mit den übergreifenden stadtweiten Prozessen zusammenpassen.
• Ist die Struktur der gesamten IT-Organisation angemessen? Dabei soll auch das 3-Häuser-Modell, insbesondere bzgl. der Anzahl der Häuser und der Rechtsform auf den Prüfstand gestellt werden.
• Sind die Binnenstrukturen der beiden zentralen IT-Häuser (it@M und STRAC) angemessen im Hinblick auf einerseits die Aufgabenerfüllung und andererseits die Struktur der LHM insgesamt?
• Sind Art und Zeitverlauf der Fachverfahrenserstellung angemessen?
• Ist die aktuelle Gremienstruktur in Bezug auf alle Verwaltungsgremien im Ist (d.h. IT-Beirat, dIKA-Rat und alle Boards, insb. Im Hinblick auf die Ausweitung seit dem Beschluss von MIT-KonkreT) angemessen und effizient?
• Sind die Personalkapazitäten für die Wahrnehmung der Aufgaben angemessen bzw. welcher Stand ist unter den gegebenen Rahmenbedingungen erreichbar?
• Welcher Beitrag der Fachseiten ist für eine effiziente IT-Organisation erforderlich?
— Wirtschaftlichkeit der IT-Organisation: Um die Einschätzung bzgl. der Wirtschaftlichkeit und möglicherweise bestehender Schwachstellen zu konkretisieren, wird erwartet, dass die Analyse Aussagen zu folgenden Aspekten trifft:
• Welche Branchen und Unternehmen in welcher Größe wären vergleichbar mit der LHM? Was bedeutet das für die IT der LHM (inkl. Kosten) verglichen mit dem Ist?
• Ist das Maß an technischer Unterstützung angemessen?
• Ist der Alterungsgrad von Anwendungen gegenwärtig (und auch zukünftig) angemessen?
• Ist der Anwenderarbeitsplatz in Bezug auf eingesetzte Technologien (HW, SW, Betriebssystem) angemessen?
• Sind die Finanzbeziehungen zwischen Eigenbetrieb und Hoheitsverwaltung innerhalb der LHM angemessen?
— Der gutachterlich zu untersuchende Bereich umfasst die 3 Häuser der IT sowie das Zusammenspiel der 3 Häuser, die internen und externen Schnittstellen der IT.
Umsetzungskonzeption:
— Kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen zur Anpassung der Ist-Struktur der IT der LHM (insb. Organisation, Prozesse, Gremien, Entscheidungswege, Kommunikationswege) inkl. Zeit-, Kosten- und Aufwandsschätzung sowie Art und Umfang von ggf. erforderlichen extern zu vergebenden Leistungen bei den umzusetzenden Maßnahmen. Es wird erwartet, dass die Maßnahmen sowohl aus der Schwachstellenanalyse in Bezug auf die Ziele aus dem MIT-KonkreT-Beschluss abgeleitet werden als auch aus den angenommenen Anforderungen, die auf die IT der LHM gegenwärtig und in den nächsten ca. 3 Jahren zukommen. Darüber hinaus muss konkret aufgezeigt werden mit welchen Maßnahmen die IT der LHM die notwendige Flexibilität erreicht, um schnell ändernden Anforderungen gerecht werden zu können. Dabei soll auch eine Festlegung zum Maß an aufeinander abgestimmten, fachunabhängigen, fachspezifischen und fachübergreifenden IT-Standards für alle relevanten Einsatzbereiche erfolgen.
— Darstellung, welche der vorgeschlagenen Maßnahmen einen Beitrag zu welchem der hinterfragten Themenkomplexe liefern. Dabei wird auch eine Einschätzung zur Priorisierung der Maßnahmen erbeten.
— Beschreibung des Vorgehensmodells für die Ausplanung und Durchführung der Umsetzung. Hierbei ist eine Anpassung an die konkrete Situation der LHM wesentlich.
Es wird erwartet, dass insgesamt eine integrierte Umsetzungskonzeption „aus einem Guss“ vorgelegt wird.
Zum 1.1.2012 wurde die IT der Stadt München gemäß dem Stadtratsbeschluss vom 27.1.2010 nach dem Modell der Kernkompetenzfokussierung (KKF) als grundlegende Struktur neu organisiert. KKF ist wesentliche Basis für die derzeitige Aufbau- und Ablauforganisation der IT der Landeshauptstadt München. Der Grundstein für das KKF-Modell ist die Aussage, Zuständigkeiten in der Organisation anzusiedeln, die die Verantwortung inne hat.
Die grundlegende Struktur des Organisationsmodells Kernkompetenzfokussierung lässt sich daher in drei Bereiche unterteilen, die als „Häuser“ bezeichnet werden:
a) Das Haus „dezentrale IT“ ist in jedem Referat / Eigenbetrieb ausgeprägt. Hier liegt die fachliche Verantwortung für das Geschäftsprozessdesign und das Geschäftsinformationsmanagements, eine auf eine auf Geschäftsprozessoptimierung ausgerichtete IT-Unterstützung sowie für die fachliche Standardisierung der prozessualen IT-Unterstützung..
b) Das Haus „zentraler IKT-Dienstleister“ (it@M) wurde in einer eigenständigen Organisationsform als Eigenbetrieb ausgebracht. Beim zentralen Dienstleister liegt die technische Verantwortung, insbesondere für den IT-Betrieb und die Infrastruktur, die technischen IKT-Standards, Bebauung, technische Security Standards und die Beschaffung.
c) Das Haus „IT-Strategie und IT-Steuerung/IT-Controlling“ (STRAC) wurde als neue Organisationseinheit aufgebaut und im Direktorium angesiedelt. STRAC verantwortet die Erstellung der und das Herstellen eines Commitments zur IT-Strategie, die gesamtstädtische IT-Sicherheit, das gesamtstädtische IT-Controlling, das Portfoliomanagement und das Multiprojektmanagement.
Das Zusammenspiel der Häuser „dezentrale IT“ und „zentraler IT-Dienstleister“ wird derzeit maßgeblich von den Aufgaben des Geschäftsprozess- und Geschäftsinformationsmanagements, des Anforderungsmanagements und des Service Level Managements nach ITIL geprägt. Dies geschieht im Rahmen einer „Kunden-Lieferantenbeziehung“.
Im Verwaltungsbereich existieren derzeit mehr als 15 000 PC-Arbeitsplätze und ca. 450 Fachanwendungen sowie über 1 000 Server mit 1 Petabyte Datenspeicherkapazität. In 2014 ca. wurden 350 IT-Vorhaben bzw. IT-Projekte geplant, davon ca. 125 mit einem Aufwand von mehr als 150 Personentagen. Inkl. der IT im pädagogischen Bereich des Referats für Bildung und Sport, für dessen Vernetzung it@M verantwortlich ist, gibt es 1 300 vernetzte Gebäude und 82 000 Netzwerkanschlüsse und 1 000 Telefonanlagen mit über 30 000 Anschlüssen und 7 800 Mobiltelefonen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-04-27.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-03-26.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2015-03-26
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Auftragsbekanntmachung
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| 2015-10-09
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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