FernUniversität in Hagen – Dokumentenmanagement-System

FernUniversität in Hagen

Die FernUniversität nutzt derzeit mehrere Dokumentenmanagement-Systeme, die durch eine einheitliche Lösung ersetzt werden sollen. Das neue Dokumentenmanagement-System soll über Schnittstellen zu diversen anderen IT-Systemen der FernUniversität verfügen.
Im vorliegenden Vergabeverfahren sollen die urheberrechtlichen Nutzungsrechte („Lizenzen“) für ein solches Dokumentenmanagement-System beschafft werden. Hierbei ist der Erwerb einer so genannten „Campus-Lizenz“ beabsichtigt, welche die Nutzung der Software für sämtliche Bedarfe des Auftraggebers vollständig und auf Dauer abdeckt. Hierfür wird eine einmalige Zahlung als Festpreis geleistet. Die Vergütung ist also insbesondere nicht von Faktoren wie Nutzerzahl oder eingesetzten Prozessorkernen abhängig.
Der Auftrag umfasst außerdem Leistungen der Softwarepflege und des Supports. Diese Leistungen sollen über einen Zeitraum von 96 Monaten erbracht werden, wobei der Vertrag erstmals nach Ablauf von 48 Monaten einseitig durch den Auftraggeber kündbar ist.
Die Installation und Anpassung des Dokumentenmanagement-Systems beim Auftraggeber ist nicht Gegenstand des Auftrags.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-01-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-12-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• FernUniversität in Hagen

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Arnsberg › Hagen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-12-16	Auftragsbekanntmachung
2015-12-28	Ergänzende Angaben
2017-06-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-12-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Menge oder Umfang:

1 „Campus-Lizenz“ für ein Dokumentenmanagement-System.96 Monate Softwarepflege und Support, erstmalig nach Ablauf von 48 Monaten einseitig kündbar Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen für die zweite Stufe des Verfahrens (Angebotsphase), die den erfolgreichen Bewerbern nach Abschluss des Teilnahmeantrags zur Verfügung gestellt werden. Es wird bereits jetzt darauf hingewiesen, dass diese Vergabeunterlagen eine Obergrenze für den Gesamtangebotspreis vorsehen werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: FernUniversität in Hagen
Postanschrift: Universitätsstr. 47
Postleitzahl: 58097
Postort: Hagen
Kontakt
Internetadresse: http://http://www.fernuni-hagen.de 🌏
E-Mail: beschaffung@fernuni-hagen.de 📧
Telefon: +49 23319872711 📞
Fax: +49 2331987349 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-12-16 📅
Einreichungsfrist: 2016-01-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-12-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 249-455034
ABl. S-Ausgabe: 249
Zusätzliche Informationen

Zur Erstellung des Teilnahmeantrags sind ausschließlich die übermittelten Unterlagen des Auftraggebers (einschließlich Formblättern) zu verwenden. Dies gilt nicht für die Anlage „Teilnahmeantrag“, deren Verwendung den Teilnehmern ausdrücklich freigestellt ist. Insbesondere ist die Verwendung selbst gefertigter Abschriften und Kurzfassungen unzulässig. Änderungen und Ergänzungen an den Bewerbungsbedingungen und insbesondere den Formularen sind unzulässig. Korrekturen des Bewerbers an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein. Die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb sind über die Vergabeplattform verfügbar, welche unter I.1) angegeben ist. Die Bekanntmachungs-ID auf dieser Plattform ist: CXPNYHTYCYM. Der Auftraggeber wird auch die Korrespondenz mit den Bewerbern über die Vergabeplattform abwickeln. Bekanntmachungs-ID: CXPNYHTYCYM.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im vorliegenden Vergabeverfahren sollen die urheberrechtlichen Nutzungsrechte („Lizenzen“) für ein solches Dokumentenmanagement-System beschafft werden. Hierbei ist der Erwerb einer so genannten „Campus-Lizenz“ beabsichtigt, welche die Nutzung der Software für sämtliche Bedarfe des Auftraggebers vollständig und auf Dauer abdeckt. Hierfür wird eine einmalige Zahlung als Festpreis geleistet. Die Vergütung ist also insbesondere nicht von Faktoren wie Nutzerzahl oder eingesetzten Prozessorkernen abhängig.

Der Auftrag umfasst außerdem Leistungen der Softwarepflege und des Supports. Diese Leistungen sollen über einen Zeitraum von 96 Monaten erbracht werden, wobei der Vertrag erstmals nach Ablauf von 48 Monaten einseitig durch den Auftraggeber kündbar ist.

Die Installation und Anpassung des Dokumentenmanagement-Systems beim Auftraggeber ist nicht Gegenstand des Auftrags.

Menge oder Umfang:

1 „Campus-Lizenz“ für ein Dokumentenmanagement-System.

96 Monate Softwarepflege und Support, erstmalig nach Ablauf von 48 Monaten einseitig kündbar Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen für die zweite Stufe des Verfahrens (Angebotsphase), die den erfolgreichen Bewerbern nach Abschluss des Teilnahmeantrags zur Verfügung gestellt werden. Es wird bereits jetzt darauf hingewiesen, dass diese Vergabeunterlagen eine Obergrenze für den Gesamtangebotspreis vorsehen werden.

Dauer: 96 Monate
Referenznummer: 010-2015-008
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: FernUniversität in Hagen, Universitätsstr. 47, 58097 Hagen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Unterzeichnete Anlage „VOL5b_EG – Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit“ – im Original – siehe auch unter VI.3) – sonstige Informationen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Unterzeichnete und ausgefüllte Anlage „Eigenerklärung Umsatz“, über den Umsatz des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Leistungen, die mit den auftragsgegenständlichen Leistungen vergleichbar sind – im Original – siehe auch unter VI.3) – sonstige Informationen.

Mindeststandards:

Umsatz in Höhe von 200 000 EUR mit Leistungen, die mit dem vorliegenden Auftrag vergleichbar sind im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Unterzeichnete und ausgefüllte Erklärung gemäß Anlage „Referenzen“ – im Original – siehe auch unter VI.3) – sonstige Informationen.

Mindeststandards:

Mindestanforderungen:

Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag 2 Referenzaufträge anzugeben, welche jeweils die folgenden Mindestanforderungen einhalten:

— Der Referenzauftrag betrifft die Verschaffung von Nutzungsrechten („Lizenzen“) an einem Dokumentenmanagement-System; und

— Das Dokumentenmanagement-System in dem Referenzauftrag…

… wird von mindestens 5 000 Nutzern verwendet; und

… ist über ArchiveLink an ein SAP-System angebunden; und

— Der Referenzauftrag beinhaltet die Verpflichtung zur Beseitigung von Fehlern durch Bereitstellung neuer Programmstände (z. B. „Patches“); und

— Diese Leistung wird bei Ablauf der Einreichungsfrist für den Teilnahmeantrag seit mindestens sechs Monaten erbracht; und

— Der Vertragsbeginn des Referenzauftrags liegt bei Ablauf der Einreichungsfrist für den Teilnahmeantrag nicht länger als drei Jahre zurück.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend.
Sonstige besondere Bedingungen:

Besondere Bedingungen an die Auftragsausführung werden durch das TVgG - NRW (Tariftreue/Mindestentlohnung, Frauenförderung/Vereinbarkeit Beruf/Familie) begründet.

Hierzu sind Verpflichtungserklärungen zu Tariftreue und zur Frauenförderung bei Angebotsabgabe einzureichen. Als Besondere Vertragsbedingung wird nach dem TVgG die Anlage „Besondere Vertragsbedingungen zur Tariftreue“ vereinbart.

Verfahren
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Janina Dobrick
URL der Dokumente: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 010-2015-008
Zusätzliche Informationen

Die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb sind über die Vergabeplattform verfügbar, welche unter I.1) angegeben ist.

Die Bekanntmachungs-ID auf dieser Plattform ist: CXPNYHTYCYM. Der Auftraggeber wird auch die Korrespondenz mit den Bewerbern über die Vergabeplattform abwickeln.

Bekanntmachungs-ID: CXPNYHTYCYM.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Telefon: +49 2514111691 📞
Fax: +49 2514112165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 107 III GWB: (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. § 101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2015/S 249-455034 (2015-12-16)

Ergänzende Angaben (2015-12-28)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-12-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-12-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 251-460391
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 249-455034
ABl. S-Ausgabe: 251
Quelle: OJS 2015/S 251-460391 (2015-12-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-06-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 010-2015-008d
Kurze Beschreibung:

Die FernUniversität nutzt derzeit mehrere Dokumentenmanagement-Systeme, die durch eine einheitliche Lösung ersetzt werden sollen. Das neue Dokumentenmanagement-System soll über Schnittstellen zu diversen anderen IT-Systemen der FernUniversität verfügen. Im vorliegenden Vergabeverfahren sollen die urheberrechtlichen Nutzungsrechte („Lizenzen“) für ein solches Dokumentenmanagement-System beschafft werden. Hierbei ist der Erwerb einer so genannten „Campus-Lizenz“ beabsichtigt, welche die Nutzung der Software für sämtliche Bedarfe des Auftraggebers vollständig und auf Dauer abdeckt. Hierfür wird eine einmalige Zahlung als Festpreis geleistet. Die Vergütung ist also insbesondere nicht von Faktoren wie Nutzerzahl oder eingesetzten Prozessorkernen abhängig. ... (weiter unter Beschreibung).

Gesamtwert des Auftrags: 484762.12 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hagen, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Fern Universität in Hagen
Kontakt
Internetadresse: http://www.fernuni-hagen.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-06-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-06-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 106-213200
ABl. S-Ausgabe: 106
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYHTYSBF.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

(Beschreibung s. oben) ... Der Auftrag umfasst außerdem Leistungen der Softwarepflege und des Supports. Diese Leistungen sollen über einen Zeitraum von 96 Monaten erbracht werden, wobei der Vertrag erstmals nach Ablauf von 48 Monaten einseitig durch den Auftraggeber kündbar ist.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 58097; Hagen.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Kostenkriterium: Preis
Gewichtung der Kosten: 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-05-10 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. §101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2017/S 106-213200 (2017-06-02)

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