Fortführung und konzeptionelle Weiterentwicklung der Öffentlichkeitsarbeit für den Bundesfreiwilligendienst

Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben

Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) in Köln ist für die Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes (BFD) zuständig. Dieser bundesweite Freiwilligendienst wurde zum 1.7.2011 neu eingeführt. Begleitet wurde dieser Prozess durch eine Werbekampagne mit dem Ziel den neuen Freiwilligendienst bekannt zu machen und eine gesellschaftliche Akzeptanz herzustellen.
Zu dieser Kampagne zählten die Entwicklung eines „nationalen Symbols“ durch ein Logo, Symbole, Slogans und bestimmte Farben sowie die Erstellung des erforderlichen Informations- und Werbematerials. Plakate, Anzeigen, Broschüren, Flyer, Fotos/Bilder, Filme, Werbeartikel, Messestände, Internetseite und eine Facebook-Seite wurden dabei entwickelt und hergestellt. Seit dem Ende der Kampagne 2012 werden diese Materialien durch das BAFzA für die Öffentlichkeitsarbeit weiter benutzt – wenn auch mit geringen notwendigen Modifizierungen.
Der Bundesfreiwilligendienst hat sich seitdem erfolgreich als eine Möglichkeit des freiwilligen Engagements für Jung und Alt in Deutschland etabliert. Zum 5. Jahrestag (1.7.2016) seit der Einführung des BFD möchte das BAFzA mit einigen Aktionen auf diesen Erfolg hinweisen. Dieser Anlass wird außerdem dazu genutzt, der BFD-Öffentlichkeitsarbeit mit Unterstützung einer Agentur ein moderneres Erscheinungsbild zu geben. Zum Beispiel ist es notwendig Kampagnenbilder, Plakate, Anzeigen u. ä. zu erneuern. Die gut eingeführten Erkennungszeichen (z. B. Logos, Farben) sollten dabei grundsätzlich beibehalten werden. Zusätzlich ist vorgesehen, dass die Agentur spezielle auf den Jahrestag abgestimmte bundesweite Maßnahmen (z. B. Aktionen über Facebook u. ä.) entwickelt, umsetzt und gegebenenfalls begleitet.
Die konzeptionelle Weiterentwicklung der Öffentlichkeitsarbeit BFD soll bis zum Ende des 1. Quartals 2016 abgeschlossen sein. Die Umsetzung soll so zeitig abgeschlossen sein, dass die Öffentlichkeitsarbeit spätestens ab dem 1.7.2016 mit den neuen Materialien erfolgen kann. Eine Begleitung der bundesweiten Maßnahmen soll bis zum 31.12.2016 erfolgen.
Ergänzende Unterlagen sind bei der genannten Kontaktstelle anzufordern.
Auf die unter Punkt VI.3) zusätzlichen Angaben wird hingewiesen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-08-20.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2015-08-20 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2015-08-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Öffentlichkeitsarbeit
Menge oder Umfang: Auftragswert ohne Optionen 200 000 EUR ohne MwSt.200 000
Gesamtwert des Auftrags: 200 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Öffentlichkeitsarbeit 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
Postanschrift: Sibille-Hartmann-Str. 2-8
Postleitzahl: 50969
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: http://www.bafza.de 🌏
E-Mail: zentrale-beschaffung@bafza.bund.de 📧
Telefon: +49 22136734267 📞
Fax: +49 22136734664 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-08-20 📅
Einreichungsfrist: 2015-09-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-08-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 163-298827
ABl. S-Ausgabe: 163
Zusätzliche Informationen
— Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet. — Der Auftraggeber behält sich die Durchführung einer Verhandlungsrunde vor. Das erste Angebot ist verbindlich. — Es wird darauf hingewiesen, dass zunächst ein Teilnahmeantrag (Anlage 1 der anzufordernden Unterlagen) unter Beifügung der unter den Punkten III.2.1)-III.2.3) der Bekanntmachung geforderten Nachweise und Erklärungen zu stellen ist. — Ergänzende Unterlagen können bei der genannten Kontaktstelle Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Monika Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln schriftlich – auch per E-Mail oder Fax – angefordert werden. — Fragen können bis zum 16.9.15 bei der genannten Kontaktstelle schriftlich, per Fax oder per E-Mail an zentrale-beschaffung@bafza.bund.de gestellt werden. Die Fragen werden schriftlich beantwortet. Soweit die Beantwortung ergänzende oder berichtigende Angaben für die Ausschreibung enthält, werden sie als Ergänzungen zur Ausschreibung im EU-Supplement sowie auf der Internetseite www.bund.de bekannt gemacht. — Der Teilnahmeantrag ist zu unterschreiben (keine digitale, gescannte oder gefaxte Unterschrift). — Senden Sie den Teilnahmeantrag zweifach (Original und auf handelsüblichem Datenträger) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Nicht öffnen! Teilnahmeantrag ÖA BFD“ an die genannte Kontaktstelle: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Monika Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln. — Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenweg einzureichen. — Maßgeblich ist der Eingangsstempel der Poststelle des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben bzw. die Eingangsbestätigung bei persönlicher Übergabe oder Übergabe durch Boten. Der Bewerber/Die Bewerberin hat sicherzustellen, dass über Zustell- oder Kurierdienste versendete Teilnahmeanträge innerhalb der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge bei der genannten Kontaktstelle eingehen. Ein Verschulden der Zustell- oder Kurierdienste wird dem Bewerber/der Bewerberin zugerechnet. — Teilnahmeanträge, die per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden. — Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber den Bestimmungen des § 22 EG VOL/A.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) in Köln ist für die Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes (BFD) zuständig. Dieser bundesweite Freiwilligendienst wurde zum 1.7.2011 neu eingeführt. Begleitet wurde dieser Prozess durch eine Werbekampagne mit dem Ziel den neuen Freiwilligendienst bekannt zu machen und eine gesellschaftliche Akzeptanz herzustellen.
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Zu dieser Kampagne zählten die Entwicklung eines „nationalen Symbols“ durch ein Logo, Symbole, Slogans und bestimmte Farben sowie die Erstellung des erforderlichen Informations- und Werbematerials. Plakate, Anzeigen, Broschüren, Flyer, Fotos/Bilder, Filme, Werbeartikel, Messestände, Internetseite und eine Facebook-Seite wurden dabei entwickelt und hergestellt. Seit dem Ende der Kampagne 2012 werden diese Materialien durch das BAFzA für die Öffentlichkeitsarbeit weiter benutzt – wenn auch mit geringen notwendigen Modifizierungen.
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Der Bundesfreiwilligendienst hat sich seitdem erfolgreich als eine Möglichkeit des freiwilligen Engagements für Jung und Alt in Deutschland etabliert. Zum 5. Jahrestag (1.7.2016) seit der Einführung des BFD möchte das BAFzA mit einigen Aktionen auf diesen Erfolg hinweisen. Dieser Anlass wird außerdem dazu genutzt, der BFD-Öffentlichkeitsarbeit mit Unterstützung einer Agentur ein moderneres Erscheinungsbild zu geben. Zum Beispiel ist es notwendig Kampagnenbilder, Plakate, Anzeigen u. ä. zu erneuern. Die gut eingeführten Erkennungszeichen (z. B. Logos, Farben) sollten dabei grundsätzlich beibehalten werden. Zusätzlich ist vorgesehen, dass die Agentur spezielle auf den Jahrestag abgestimmte bundesweite Maßnahmen (z. B. Aktionen über Facebook u. ä.) entwickelt, umsetzt und gegebenenfalls begleitet.
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Die konzeptionelle Weiterentwicklung der Öffentlichkeitsarbeit BFD soll bis zum Ende des 1. Quartals 2016 abgeschlossen sein. Die Umsetzung soll so zeitig abgeschlossen sein, dass die Öffentlichkeitsarbeit spätestens ab dem 1.7.2016 mit den neuen Materialien erfolgen kann. Eine Begleitung der bundesweiten Maßnahmen soll bis zum 31.12.2016 erfolgen.
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Ergänzende Unterlagen sind bei der genannten Kontaktstelle anzufordern.
Auf die unter Punkt VI.3) zusätzlichen Angaben wird hingewiesen.
Menge oder Umfang: Auftragswert ohne Optionen 200 000 EUR ohne MwSt.
Beschreibung der Optionen: Der Vertrag kann um 6 Monate verlängert werden.
Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Köln.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmens beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
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Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Darstellung der Eigentümerstruktur (oder vergleichbare Angaben bzw. Unterlagen),
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen,
c) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/Institution (max. eine DIN A4 – Seite).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmens beruft, hat er/sie die unter Punkt a)-d) geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
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Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet, dass nicht über das Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde.
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b) Eigenerklärung, dass ordnungsgemäße Zahlungen von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung erfolgt sind.
c) Eigenerklärung, dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen wurden, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen.
d) Aktueller Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen.
e) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bz w. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
a) Der/Die Bewerber/in hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.
b) Angabe bei Bietergemeinschaften, welcher Partner welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert.
c) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen.
d) Übersicht über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber.
e) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden.
f) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen. Es ist diese Person namentlich zu benennen unter Angabe des Werdegangs und sonstiger Qualifikationsmerkmale, warum sich die zu benennende Person, als zentrale Ansprechperson empfiehlt.
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g) Erfüllungsort ist Köln. Es ist darzulegen, wie die schnelle Leistungserbringung gesichert wird. Es ist sicherzustellen, dass vor Ort genügend Personal zur Verfügung gestellt wird, um für den Auftraggeber eine schnelle und direkte Kommunikation zu ermöglichen.
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h) Zusicherung, dass die Präsentation von den Personen durchgeführt wird, die im Falle eines Zuschlags zuständig sein werden.
i) Nachweis von Erfahrungen mit dem Styleguide der Bundesregierung sowie hinsichtlich Barrierefreiheit (gemäß BITV).
j) Nachweis von Erfahrungen im Bereich Social Marketing und bundesweiter Informations- und Öffentlichkeitsarbeit.
k) Nachweis von Erfahrungen im Bereich Internet und Online Marketing.
l) Nachweis von Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Bundesbehörden, Landesbehörden oder sozialen Institutionen.
m) Erfahrungen in der Entwicklung und dem projektbezogenen Einsatz kampagnenbasierter und zielgruppenspezifischer Informations- und Kommunikationsstrategien.
n) Nachweis von Kompetenz in der Öffentlichkeitsarbeit insbesondere Erfahrungen mit bundesweiten Kampagnen, mit Entwicklung von Logos, Flyern, Broschüren.
o) Nachweis von Erfahrungen im Handling von Mediabudgets für bundesweite Kampagnen.
p) Arbeitsproben/Hinweis auf Internetseite der/des vorgesehenen Fotografin/Fotografen.
q) Arbeitsproben/Hinweis auf Internetseite der/des vorgesehenen Grafikerin/Grafikers.
Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Bietergemeinschaften haben in dem Teilnahmeantrag sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie einen bevollmächtigten Vertreter/eine bevollmächtigte Vertreterin zu benennen. Im Falle der Auftragsvergabe haften die Bietergemeinschaften gesamtschuldnerisch. Der Auftraggeber erwartet auch im Fall einer Bietergemeinschaft die geschlossene Erbringung der Leistung aus einer Hand. Die unter Punkt III.2.1) und III.2.2) geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen.
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Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Auswahlkriterien:
Die Angaben der Bewerber werden differenziert bewertet und eine Rangfolge der Teilnahmeanträge ermittelt. Es werden aufgrund der geforderten Angaben und Nachweise der Bewerber (z. B. Unternehmensreferenzen/Lebensläufe, persönliche Referenzen) 0 bis 10 Punkte mit einer Gewichtung von 1-3 vergeben. Nach diesem Schritt werden aufgrund ihrer erreichten Gesamtpunktzahl schließlich die besten Bewerber/Bewerberinnen ermittelt, um als Teilnehmer zur Angebotsabgabe aufgefordert zu werden. (siehe III.2.1)-III.2.3)).
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Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ
Frau Claßen-Sielaff
Internetadresse: www.bafza.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2016-01-01 📅
Datum des Endes: 2016-12-31 📅
Zusätzliche Informationen
— Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet.
— Der Auftraggeber behält sich die Durchführung einer Verhandlungsrunde vor. Das erste Angebot ist verbindlich.
— Es wird darauf hingewiesen, dass zunächst ein Teilnahmeantrag (Anlage 1 der anzufordernden Unterlagen) unter Beifügung der unter den Punkten III.2.1)-III.2.3) der Bekanntmachung geforderten Nachweise und Erklärungen zu stellen ist.
— Ergänzende Unterlagen können bei der genannten Kontaktstelle Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Monika Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln schriftlich – auch per E-Mail oder Fax – angefordert werden.
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— Fragen können bis zum 16.9.15 bei der genannten Kontaktstelle schriftlich, per Fax oder per E-Mail an zentrale-beschaffung@bafza.bund.de gestellt werden. Die Fragen werden schriftlich beantwortet. Soweit die Beantwortung ergänzende oder berichtigende Angaben für die Ausschreibung enthält, werden sie als Ergänzungen zur Ausschreibung im EU-Supplement sowie auf der Internetseite www.bund.de bekannt gemacht.
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— Der Teilnahmeantrag ist zu unterschreiben (keine digitale, gescannte oder gefaxte Unterschrift).
— Senden Sie den Teilnahmeantrag zweifach (Original und auf handelsüblichem Datenträger) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Nicht öffnen! Teilnahmeantrag ÖA BFD“ an die genannte Kontaktstelle: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Monika Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln.
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— Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenweg einzureichen.
— Maßgeblich ist der Eingangsstempel der Poststelle des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben bzw. die Eingangsbestätigung bei persönlicher Übergabe oder Übergabe durch Boten. Der Bewerber/Die Bewerberin hat sicherzustellen, dass über Zustell- oder Kurierdienste versendete Teilnahmeanträge innerhalb der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge bei der genannten Kontaktstelle eingehen. Ein Verschulden der Zustell- oder Kurierdienste wird dem Bewerber/der Bewerberin zugerechnet.
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— Teilnahmeanträge, die per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
— Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber den Bestimmungen des § 22 EG VOL/A.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Gemäß § 107 Absatz 3 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften unverzüglich beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln gerügt werden. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sich aus diesem Bekanntmachungstext ergeben, müssen innerhalb der Bewerbungsfrist gerügt werden. Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o. g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
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Quelle: OJS 2015/S 163-298827 (2015-08-20)
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