Gastronomie und Vorderhaus-Dienstleistungen für Laeiszhalle und Elbphilharmonie Hamburg

Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH

Die im Januar 2017 eröffnende Elbphilharmonie und die 1908 erbaute Laeiszhalle werden unter einer Trägerschaft und einheitlicher Geschäftsführung mit zwei Gesellschaften geführt.
Die Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH ist die organisatorische Betreiberin von Laeiszhalle und Elbphilharmonie. Sie vermietet die Konzertsäle beider Häuser an eine Vielzahl von Veranstaltern und organisiert den täglichen Spielbetrieb. Mieter sind neben der Schwestergesellschaft HamburgMusik gGmbH, die ein eigenes Konzertprogramm mit etwa 250 Konzerten pro Saison verantwortet, die drei großen etablierten Hamburger Orchester sowie weitere Veranstalter mit Einzelkonzerten und Konzertreihen aus den Bereichen Klassik, Rock, Pop und Jazz.
Die verschiedenen Bereiche der Besucherbetreuung (guest management) sollen möglichst in ein einheitliches Konzept eingebracht und zentral gesteuert werden. Zum heutigen Stand sind jedoch noch nicht alle Aufgaben im guest management in der Elbphilharmonie definiert und die Zuständigkeiten innerhalb und außerhalb der Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH festgelegt. Die Zusammenfassung des Betriebs der Foyer-Gastronomie und der Aufgaben im klassischen Vorderhausdienst haben in der Laeiszhalle sehr gute Ergebnisse gezeigt.
Daher möchte die Service GmbH im ersten Schritt ein integratives Konzept für diese beiden Bereiche in der Elbphilharmonie etablieren und so ausgestalten, dass sowohl weitere Aufgaben im guest management als auch die Laeiszhalle ab der Saison 2017/18 integriert werden können.
Zunächst wird daher die Bewirtschaftung der Foyer-Gastronomie zusammen mit den Vorderhausdiensten vergeben und zu einem späteren Zeitpunkt entschieden werden, ob und in welcher Weise weitere Aufgaben des guest management daran angliedert werden sollen.
Die integrierten Aufgaben in der Foyer-Gastronomie und den Vorderhausdiensten werden in qualitativer und wirtschaftlicher Hinsicht von der Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH definiert.
Gesucht wird ein leistungsfähiger Partner, der diese Bewirtschaftung in den von der Service GmbH vorgegebenen Rahmenbedingungen auf Basis eines Dienstleistungsvertrages eigenständig betreibt und die Service GmbH in allen Fragen des guest management kompetent berät.
Von der Service GmbH werden – nicht zuletzt aufgrund der Beratungsergebnisse – u.a. folgende Vorgaben getroffen:
— Bewirtschaftungszeiten der Vorderhäuser inklusive der Öffnungszeiten für einzelne Foyer-Einrichtungen wie Verkaufsstellen, Garderoben usw.
— Festlegung des gastronomischen Sortiments und der dafür notwendigen Ausstattung
— Festlegung aller Einkaufs- und Verkaufspreise für in den Vorderhäusern angebotene Waren und Dienstleistungen
— Festlegung eines mengenmäßigen Einsatzgerüstes für das Vorderhaus- und Servicepersonal
— Vorgaben von Standards für das Personal (Ausbildungs- und Unterweisungsstand, spezifische Sprach- und Sicherheitskenntnisse, Kleidung etc.)
— Marketing-, Vertriebs-, Kommunikationsmaßnahmen
— Einbeziehung von Liefer- und Sponsor-Partnerschaften der Service GmbH
— Bewirtschaftungszeiten, gastronomisches Sortiment, Einkaufs- und Verkaufspreise sowie Ausstattung für die Künstler- und Mitarbeiter-Kantine.
Der Auftrag beinhaltet in beiden Häusern die Foyer-Gastronomie, die Publikumsgarderoben mit Garderobenannahme, -verwahrung und -ausgabe sowie die üblichen Vorderhaus- und Veranstaltungsdienstleistungen wie u.a. Einlass an Absperrungen oder Saaleingängen, Platzanweisung und Programmverkauf, Bewachung von Ausgängen, Umsetzung von sicherheitsrelevanten Maßnahmen, außerdem Empfangs- und Informationstätigkeit, Verkaufs- und Kassentätigkeit und die Betreuung von Künstlern während der Proben und Vorstellungen (Backstage).
Weitere Aufgaben sind die ganztägige Bewirtschaftung einer Künstler- und Mitarbeiter-Kantine in der Elbphilharmonie (voraussichtlich durch 1 Person) sowie die ganztägige Unterstützung am Empfang der Laeiszhalle und der Elbphilharmonie (voraussichtlich je 1 Person).
Der Auftrag umfasst auch die laufende Beratung der Service GmbH mit dem Ziel einer Fortentwicklung der Vorderhäuser als wichtige Bestandteile der Gesamtwirkung von Elbphilharmonie und Laeiszhalle.
Es wird von einer nahezu ganzjährigen Bespielung der Häuser ausgegangen (die Laeiszhalle wird voraussichtlich im Sommer ca. 8 Wochen geschlossen sein).
Die Konzerte finden in der Regel am Abend statt, an Wochenenden sind bis zu drei Vorstellungen am Tag (vormittags, nachmittags als auch abends) möglich.
Das Publikum ist zum größten Teil inländisch, es ist aber, zumindest in der Elbphilharmonie, auch mit einem nennenswerten Anteil internationalen Publikums zu rechnen. Deshalb wird von den Mitarbeitern mindestens die Beherrschung der englischen Sprache erwartet und für wünschenswert gehalten, dass mehrsprachige Teams zum Einsatz kommen.
Die Erlöse aus der Gastronomie, den Garderoben und dem Programmheftverkauf stehen der Service GmbH zu. Der Auftragnehmer erhält als Vergütung eine Erlösprovision, die sich prozentual an den im Verkauf von Getränken, Speisen etc. erzielten Soll-Erlösen ausrichtet. Darüber hinaus erstattet die Service GmbH Personalkosten sowie Wareneinsatz- und sonstige Kosten nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen.
Durch die Erlösprovision hat der Auftragnehmer auch seine eigenen, nicht von der Service GmbH gestellten oder übernommenen veranstaltungsabhängigen Betriebsmittel und -kosten zu decken.
Eine Aufteilung des Auftrags in Lose ist nicht vorgesehen. Nebenangebote werden nicht zugelassen.
Nach der Zuschlagserteilung wird zunächst aufgrund intensiver Beratung durch den Auftragnehmer das Vorderhaus- und Betreuungskonzept für die am 11. Januar 2017 öffnende Elbphilharmonie erarbeitet.
In den Monaten November und Dezember 2016 finden bereits Probenläufe und Probekonzerte statt, im Rahmen derer auch die Abläufe der Vorderhaustätigkeiten einschließlich z.B. Evakuierungsmaßnahmen etc. geprobt werden.
Die Bewirtschaftung der Laeiszhalle beginnt am 1. September 2017.
Der einheitliche Dienstleistungsvertrag für die Bewirtschaftung beider Häuser wird für die Laufzeit von fünf Jahren bis zum 31. Juli 2022 geschlossen.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-01-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-12-17.

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • CrewConcept Gesellschaft für Personallösungen mbH
• • Eventteam Veranstaltungsservice und -management GmbH
• • eventteam Veranstaltungsservice und -management GmbH und CrewConcept Gesellschaft für Personallösungen mbH

• • Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH

• • Dienstleistungen des Hotel- und Gaststättengewerbes und des Einzelhandels
• • Personaleinstellung › Überlassung von Personal einschließlich Zeitarbeitskräfte
• • Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

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