Kauf und Implementierung eines Prozessmanagementsystems für die elektronische Stellung und Bearbeitung von Fördermittelanträgen

Studienstiftung des deutschen Volkes e. V.

Gegenstand des zu vergebenden Auftrags ist der Kauf und die Implementierung eines Prozessmanagementsystems für die elektronische Stellung und Bearbeitung von Fördermittelanträgen.
Die Studienstiftung vergibt Stipendien an Studierende und Promovierende. Über das angestrebte System müssen aktuelle Stipendiaten und Stipendienbewerber sich für verschiedene Arten von Stipendien elektronisch bewerben können. Weiterhin müssen die Anträge nach individuell konfigurierbaren Prozessen rollenspezifisch bearbeitet werden können (Prüf- und Bewertungsprozesse, Gutachterprozesse, Genehmigungsschritte, Zahlungsprozesse). Finanzmittel müssen mit Hilfe des Antragsmanagementsystems bewilligt und während der Antragslaufzeit zur Zahlung an gängige Finanzbuchhaltungssysteme übergeben werden können. Das System muss über eine Budgetkontrolle sowie interne Berichts- und Auswertemöglichkeiten über Antragslaufzeiten, -zahlen, -typen, interne Antragskriterien (z. B. Zielländer von Auslandsaufenthalten) sowie Finanzmittel verfügen. Im Rahmen der Antragstellung und -bearbeitung entstehende Dokumente sowie Antragsdaten und Benutzerinformationen müssen mit der hausinternen Informix-SQL-Datenbank sowie dem hausinternen Dokumentenmanagementsystem FAME ausgetauscht werden können.
Umfang der Leistung ist der Kauf der Software sowie hausinterne Implementierung und Abschluss einer Supportvereinbarung. Hierbei ist der Abschluss eines Vertrags der Form „EVB-IT Erstellung“ mit einer ergänzenden Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß § 11 BDSG geplant. Erfüllungsort ist Bonn.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-03-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-02-18.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Promatis software GmbH

Wer?

• Studienstiftung des deutschen Volkes e. V.

Wie?

• Datenbanksysteme › Elektronische Datenverwaltung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-02-18	Auftragsbekanntmachung
2016-01-12	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-02-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Elektronische Datenverwaltung
Menge oder Umfang: 300 000
Gesamtwert des Auftrags: 300 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Elektronische Datenverwaltung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Studienstiftung des deutschen Volkes e. V.
Postanschrift: Ahrstrasse 41
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.studienstiftung.de 🌏
E-Mail: bathe@studienstiftung.de 📧
Telefon: +49 22882096290 📞
Fax: +49 22882096203 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-02-18 📅
Einreichungsfrist: 2015-03-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-02-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 036-060916
ABl. S-Ausgabe: 36
Zusätzliche Informationen

Zweites Halbjahr 2015: Installation des Antragsmanagementsystems. Die Beschaffung ist auf einen Service- und Supportvertrag von 8 Jahren (anfängliche Laufzeit 4 Jahre mit zweimaliger Möglichkeit der Verlängerung um 2 Jahre) ausgelegt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des zu vergebenden Auftrags ist der Kauf und die Implementierung eines Prozessmanagementsystems für die elektronische Stellung und Bearbeitung von Fördermittelanträgen.

Die Studienstiftung vergibt Stipendien an Studierende und Promovierende. Über das angestrebte System müssen aktuelle Stipendiaten und Stipendienbewerber sich für verschiedene Arten von Stipendien elektronisch bewerben können. Weiterhin müssen die Anträge nach individuell konfigurierbaren Prozessen rollenspezifisch bearbeitet werden können (Prüf- und Bewertungsprozesse, Gutachterprozesse, Genehmigungsschritte, Zahlungsprozesse). Finanzmittel müssen mit Hilfe des Antragsmanagementsystems bewilligt und während der Antragslaufzeit zur Zahlung an gängige Finanzbuchhaltungssysteme übergeben werden können. Das System muss über eine Budgetkontrolle sowie interne Berichts- und Auswertemöglichkeiten über Antragslaufzeiten, -zahlen, -typen, interne Antragskriterien (z. B. Zielländer von Auslandsaufenthalten) sowie Finanzmittel verfügen. Im Rahmen der Antragstellung und -bearbeitung entstehende Dokumente sowie Antragsdaten und Benutzerinformationen müssen mit der hausinternen Informix-SQL-Datenbank sowie dem hausinternen Dokumentenmanagementsystem FAME ausgetauscht werden können.

Umfang der Leistung ist der Kauf der Software sowie hausinterne Implementierung und Abschluss einer Supportvereinbarung. Hierbei ist der Abschluss eines Vertrags der Form „EVB-IT Erstellung“ mit einer ergänzenden Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß § 11 BDSG geplant. Erfüllungsort ist Bonn.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 24 Monate
Dauer: 48 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 53175 Bonn, Deutschland.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Handelsregisterauszüge und/oder Bankerklärungen müssen der ausschreibenden Stelle auf Verlangen vorgelegt werden können;

— Eigenerklärung über nichtvorhandene Verfehlungen gemäß Korruptionsrichtlinie;

— Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 6 EG Abs. 4 VOL/A aufgezählten Straftaten vorliegen;

— Eigenerklärung über die Einhaltung des Daten- und Steuergeheimnis.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Eigenerklärung über die Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen;

— Eigenerklärung über die Nichtbeschäftigung illegaler Arbeitskräfte;

— Eigenerklärung über die Nichteröffnung des Insolvenzverfahrens;

— Eigenerklärung über das Vorliegen einer gültigen Haftpflichtversicherung;

— Haftpflichtversicherungsnachweis;

— Unternehmensdarstellung;

— Eigenerklärung über die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit;

— Darstellung des durchschnittlichen Netto-Jahresumsatzes der letzten 3 Jahre.

Mindeststandards:

Haftpflichtversicherungs-Mindestsumme 1 000 000 EUR, Mindest-Marktpräsenz des Unternehmens von 3 Jahren, Mindest-Jahresumsatz von 1 000 000 EUR.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Darstellung von mindestens 2 Referenzprojekten. Ein mit dem Auftragsgegenstand vergleichbares Projekt liegt vor, wenn es sich um ein Antragsmanagementsystem im Bereich der Stipendien- und/oder Projektfördermittelvergabe unter Einbeziehung externer Antragsteller und Gutachter mit einem vom Bewerber geleisteten Dienstleistungsvolumen von mehr als 200 000 EUR handelt;

— Darstellung der Service- und Supportorganisation;

— Darstellung der Qualitätssicherung im Unternehmen;

— Beschreibung des Entwicklerteams.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Zahlungen erfolgen nach § 17 VOL/B.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:

— Überprüfung der Eignungsausschlusskriterien;

— Bilden einer Rangfolge durch Bewertung folgender Kriterienhauptgruppen mit der in Klammern angegebenen prozentualen Gewichtung:

• Unternehmensdarstellung (15 %);

• Referenzprojekte (40 %);

• Qualitätssicherung im Unternehmen (15 %);

• Darstellung der Service- und Supportorganisation (15 %);

• Beschreibung des Entwicklerteams (15 %).

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Dr. Stephan Bathe

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211473116 📞
Internetadresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/ 🌏
Fax: +49 2211472889 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, der Studienstiftung des deutschen Volkes.

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich bei der Studienstiftung zu rügen (§ 107 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder Bewerbung gegenüber der Studienstiftung geltend gemacht werden (§ 107 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB).

Teilt die Studienstiftung dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, wird mit Eingang dieser Mitteilung eine Frist von 15 Kalendertagen in Gang gesetzt (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB), innerhalb derer das Unternehmen einen etwaigen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer einreichen kann.

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 101a GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch die Studienstiftung geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die Studienstiftung.

Quelle: OJS 2015/S 036-060916 (2015-02-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-01-12)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Ahrstraße 41
Kontakt
Telefon: +49 228/82096290 📞
Fax: +49 228/82096203 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-01-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-01-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 009-011411
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 036-060916
ABl. S-Ausgabe: 9

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-12-01 📅
Name: Promatis software GmbH
Postanschrift: Pforzheimer Str. 160
Postort: Ettlingen
Postleitzahl: 76275
Land: Deutschland 🇩🇪

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen

über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, der Studienstiftung des deutschen

Volkes. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften

in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich bei der Studienstiftung zu rügen (§ 107 Abs. 3 Nr. 1

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der

Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur

Angebotsabgabe oder Bewerbung gegenüber der Studienstiftung geltend gemacht werden (§ 107 Abs. 3 Nr. 2-3

GWB). Teilt die Studienstiftung dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, wird mit Eingang

dieser Mitteilung eine Frist von 15 Kalendertagen in Gang gesetzt (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB), innerhalb derer

das Unternehmen einen etwaigen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer einreichen kann.

Quelle: OJS 2016/S 009-011411 (2016-01-12)

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