Kommunikationsagentur für das offizielle Deutschlandjahr in Mexiko 2016/17

Goethe-Institut e. V.

Von Mai 2016 bis zum Frühjahr 2017 findet in Mexiko erstmals ein Deutschlandjahr statt, in dem sich Deutschland mit einer Vielzahl an Projekten aus den Bereichen Kunst und Kultur, Wissenschaft, Forschung und Bildung in ganz Mexiko präsentieren wird. Unter dem Motto „Deutschland und Mexiko: Eine Allianz für die Zukunft“ werden landesweit rund 350 Veranstaltungen in den Bereichen Politik, Wirtschaft, Kultur, Wissenschaft und Bildung durchgeführt. Geplante Veranstaltungsorte sind neben Mexiko-Stadt: Guadalajara, Jalapa, Mérida, Monterrey, Morelia, Oaxaca, Guanajuato, Puebla, Querétaro, San Luis Potosí, Chihuahua, Sonora, Tijuana, Toluca, Tuxtla und Veracruz, sowie die Region Bajío (Standort der meisten deutschen Wirtschaftsunternehmen).
Die Veranstaltungsformate und integrativen Projekte umfassen hochrangige politische Begegnungen, Diskussionsrunden, Konferenzen, Wirtschaftsmessen und -foren, Ausstellungen, Workshops, Onlineprojekte, Open-Air-Konzerte, Residenzprogramme, Festivals, Lesungen, Seminare, Übersetzungsproramme, Sportveranstaltungen, , Erstellung didaktischer Materialien, Wettbewerbe und Preisvergaben. Das Deutschlandjahr in Mexiko ist ein hochrangiges politisches wie gesellschaftliches Projekt. Das Goethe-Institut Mexiko fungiert als Projektleiter und -durchführer des Deutschlandjahres in Mexiko. Neben der Finanzierung durch die Bundesregierung und das Goethe-Institut wird das Deutschlandjahr in Mexiko durch die Beteiligung von Unternehmen ermöglicht.
In diesem Zusammenhang sollen hiermit insbesondere folgende Leistungen beauftragt werden:
Erstellung eines Medien- und Maßnahmenplans sowie das PR- und Marketing-Konzept für den gesamten Zeitraum des Deutschlandjahres, die das Deutschlandjahr landesweit in Mexiko und punktuell in Deutschland von Mai 2016 bis Mai 2017 aktuell halten
Erstellung eines Budgetplan für das gesamte Kommunikationspaket auf Basis des Budgetplans des verhandelten Angebots detaillierter auszuarbeiten und ggfs. anzupassen
Identifikation geeigneter Medienpartner und Aufbau von Medienpartnerschaften
Inhalte kreieren (u. a. für Anzeigen, redaktionelle Beiträge und Kampagnen in Print- und Onlinemedien, Radio, TV und sozialen Medien)
Medien- und Maßnahmenplan sowie das PR- und Marketing-Gesamtkonzept, inkl. der PR-Maßnahmen für einzelne Veranstaltungen, umsetzen, ständig überprüfen und ggf. in Absprache mit dem Projektleiter (und auf Aufforderung des Projektleiters hin) anpassen
Geeignete Werbeartikel identifizieren und produzieren und sonstige Werbemaßnahmen zu konzeptionieren und umzusetzen
Proaktive Medienarbeit leisten, darunter Verfassen von Pressemitteilungen und -mappen, Organisation von Pressekonferenzen und PR-Events für die Öffentlichkeit, Durchführung von Redaktionsbesuchen, Betreuung mexikanischer und ggf. deutscher Journalisten und Medienvertreter, Organisation von Interviewterminen, Erarbeitung von Themenvorschlägen (für z.B. Reportagen und Interviews)
Erarbeitung einer Abschlussdokumentation
Eine Medienresonanzanalyse während des gesamten Deutschlandjahres erfolgt durch Dritte.
Der Auftrag ist in sehr enger Absprache mit der Projektleitung Deutschlandjahr umzusetzen.
Die Vergütung erfolgt nach schriftlicher Abnahme der entsprechenden Teilleistungen gemäß einem abgestimmten Projektplan und Zeitplan.
Das Gesamtbudget für die Medien- und Öffentlichkeitsarbeit beträgt ca. 500 000 (ohne MwSt.) Darin ist das Honorar der Agentur sowie Nachunternehmerleistungen enthalten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-08-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Another Company

Wer?

• Goethe-Institut e. V.

Wie?

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-08-26	Auftragsbekanntmachung
2017-03-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-08-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Öffentlichkeitsarbeit
Menge oder Umfang: 500 000
Gesamtwert des Auftrags: 500 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Öffentlichkeitsarbeit 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Goethe-Institut e. V.
Postanschrift: Dachauer Str. 122
Postleitzahl: 80637
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.goethe.de/ins/mx/de/lp.html 🌏
E-Mail: magdalena.wiener@mexiko.goethe.org 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-08-26 📅
Einreichungsfrist: 2015-09-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-08-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 167-304936
ABl. S-Ausgabe: 167
Zusätzliche Informationen
Siehe Vergabeunterlagen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Veranstaltungsformate und integrativen Projekte umfassen hochrangige politische Begegnungen, Diskussionsrunden, Konferenzen, Wirtschaftsmessen und -foren, Ausstellungen, Workshops, Onlineprojekte, Open-Air-Konzerte, Residenzprogramme, Festivals, Lesungen, Seminare, Übersetzungsproramme, Sportveranstaltungen, , Erstellung didaktischer Materialien, Wettbewerbe und Preisvergaben. Das Deutschlandjahr in Mexiko ist ein hochrangiges politisches wie gesellschaftliches Projekt. Das Goethe-Institut Mexiko fungiert als Projektleiter und -durchführer des Deutschlandjahres in Mexiko. Neben der Finanzierung durch die Bundesregierung und das Goethe-Institut wird das Deutschlandjahr in Mexiko durch die Beteiligung von Unternehmen ermöglicht.

In diesem Zusammenhang sollen hiermit insbesondere folgende Leistungen beauftragt werden:

Erstellung eines Medien- und Maßnahmenplans sowie das PR- und Marketing-Konzept für den gesamten Zeitraum des Deutschlandjahres, die das Deutschlandjahr landesweit in Mexiko und punktuell in Deutschland von Mai 2016 bis Mai 2017 aktuell halten

Erstellung eines Budgetplan für das gesamte Kommunikationspaket auf Basis des Budgetplans des verhandelten Angebots detaillierter auszuarbeiten und ggfs. anzupassen

Identifikation geeigneter Medienpartner und Aufbau von Medienpartnerschaften

Inhalte kreieren (u. a. für Anzeigen, redaktionelle Beiträge und Kampagnen in Print- und Onlinemedien, Radio, TV und sozialen Medien)

Medien- und Maßnahmenplan sowie das PR- und Marketing-Gesamtkonzept, inkl. der PR-Maßnahmen für einzelne Veranstaltungen, umsetzen, ständig überprüfen und ggf. in Absprache mit dem Projektleiter (und auf Aufforderung des Projektleiters hin) anpassen

Geeignete Werbeartikel identifizieren und produzieren und sonstige Werbemaßnahmen zu konzeptionieren und umzusetzen

Proaktive Medienarbeit leisten, darunter Verfassen von Pressemitteilungen und -mappen, Organisation von Pressekonferenzen und PR-Events für die Öffentlichkeit, Durchführung von Redaktionsbesuchen, Betreuung mexikanischer und ggf. deutscher Journalisten und Medienvertreter, Organisation von Interviewterminen, Erarbeitung von Themenvorschlägen (für z.B. Reportagen und Interviews)

Erarbeitung einer Abschlussdokumentation

Eine Medienresonanzanalyse während des gesamten Deutschlandjahres erfolgt durch Dritte.

Der Auftrag ist in sehr enger Absprache mit der Projektleitung Deutschlandjahr umzusetzen.

Die Vergütung erfolgt nach schriftlicher Abnahme der entsprechenden Teilleistungen gemäß einem abgestimmten Projektplan und Zeitplan.

Das Gesamtbudget für die Medien- und Öffentlichkeitsarbeit beträgt ca. 500 000 (ohne MwSt.) Darin ist das Honorar der Agentur sowie Nachunternehmerleistungen enthalten.

Referenznummer: Mexiko / PR DJM
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Mexiko, insbesondere: Mexiko-Stadt: Guadalajara, Jalapa, Mérida, Monterrey, Morelia, Oaxaca, Guanajuato, Puebla, Querétaro, San Luis Potosí, Chihuahua, Sonora, Tijuana, Toluca, Tuxtla und Veracruz, sowie die Region Bajío.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Unternehmensdarstellung anhand Anlage B.1;

2. Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit, Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Anlage B.2);

3. Eigenerklärung zur Verhütung von Manipulationen im Verdingungswesen bei Liefer- und Dienstleistungen in Anlage B.3 der Vergabeunterlagen;

4. Angabe von Standort/Tochterunternehmen oder Partnerunternehmen, die in Mexiko als juristische Person registriert sind in Anlage B.0;

5. Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister (ggf. Kopie) nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des zuständigen Landes (vgl. auch § 7 Abs. 8 EG VOL/A). Der Auszug darf nicht älter als 6 Monate sein;

6.) Soweit einschlägig: Übersicht der Nachunternehmer (Anlage B.4 der Vergabeunterlagen);

7. Soweit einschlägig: Erklärung der Bietergemeinschaft (Anlage B.5 der Vergabeunterlagen).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Aktuelle Bankerklärung bzgl. positiver Kontostände (nicht älter als 3 Monate);

— Angabe von umgesetzten Auftragsvolumina im Rahmen von Großprojekten in den letzten 5 Jahren, wovon mindestens 2 Auftragsvolumina mindestens 400 000 EUR betrugen.

Mindeststandards:

— Aktuelle Bankerklärung bzgl. positiver Kontostände (nicht älter als 3 Monate);

— Angabe von umgesetzten Auftragsvolumina im Rahmen von Großprojekten in den letzten 5 Jahren, wovon mindestens 2 Auftragsvolumina mindestens 400 000 EUR betrugen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Besteht Ihr Unternehmen seit mindestens 5 Jahren? (Angabe in Anlage B.0);

— Darstellung von 2 vergleichbaren Referenz-/Großprojekten, die in den letzten 5 Jahren seit der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung erfolgreich unter Einhaltung der Ausführungsfristen und der veranschlagten Vergütung realisiert wurden (Angaben in Anlage B.6);

— Darüber hinaus sind 2 vergleichbaren Referenz-/Großprojekten aufzuführen, die die Agentur in Mexiko und aus Mexiko heraus agierend, in den letzten 5 Jahren seit der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung erfolgreich unter Einhaltung der Ausführungsfristen und der veranschlagten Vergütung umgesetzt hat (Angaben in Anlage B.6);

— Mindestens 2 der folgenden Bereiche wurden durch bereits erfolgreich realisierte Projekte behandelt: Kultur, Politik, Bildung/Wissenschaft, Wirtschaft (Angabe in Anlage B.0);

— Haben Sie die für ein Großprojekt in der zu beauftragenden Größenordnung notwendige Infrastruktur (insbesondere personelle, technische, organisatorische und Netzwerk-Ressourcen) (Angabe in Anlage B.0);

— Beschäftigen Sie mindestens 5 Mitarbeiter (Angabe in Anlage B.0);

— Es sind Angaben über die Namen und beruflichen Qualifikationen der Mitarbeiter, die im Projekt eingesetzt werden sollen, mit Angaben über Kenntnisse sowie einschlägige Projekterfahrungen (möglichst in Projekten bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand) zu machen. Erwartet werden mindestens 2 Profile von Mitarbeitern, die voraussichtlich über die gesamte Projektdauer für die Durchführung des Projekts zur Verfügung stehen. Dabei sollte ein Profil des voraussichtlichen Projektleiters sein. Bitte dokumentieren Sie Ihre Angaben in Anlage B.7;

— Kann das Unternehmen eine starke Vernetzung und eine exzellente Kenntnis der mexikanischen überregionalen, regionalen und lokalen Medienlandschaft in ihrer gesamten Bandbreite (TV, Hörfunk, Print, Online) vorweisen? Dazu ist im Freitext in Anlage B.8 Stellung zu nehmen;

— Kann das Unternehmen Erfahrung in der Kommunikation von internationalen Großprojekten mit öffentlicher und privater Beteiligung (public private stakeholders) vorweisen? Dazu ist im Freitext in Anlage B.8 Stellung zu nehmen.

— Hat das Unternehmen Erfahrungen mit internationaler Medienarbeit? (Das heißt grenzübergreifende Projekte, Projekte in anderen Ländern und mit internationalen Partnern) Dazu ist im Freitext in Anlage B.8 Stellung zu nehmen;

— Hat das Unternehmen umfangreiche Erfahrungen mit ÖA-Maßnahmen über soziale Netzwerke? (Angabe in Anlage B.0);

— Kann das Unternehmen Erfahrungen in der Redaktion und Pflege von Webseiten nachweisen? (Angabe in Anlage B.0);

— Kann das Unternehmen Erfahrung in der Erstellung von Pressespiegeln und Medienauswertungen vorweisen? (Angabe in Anlage B.0);

— Können Sie Erfahrung in der Erstellung von Projektabschluss-Dokumentationen in unterschiedlichen Formaten (Print, Audio, Film...) vorweisen? (Angabe in Anlage B.0).

Mindeststandards:

— Besteht Ihr Unternehmen seit mindestens 5 Jahren? (Angabe in Anlage B.0);

— Mindestens 2 der folgenden Bereiche wurden durch bereits erfolgreich realisierte Projekte behandelt: Kultur, Politik, Bildung/Wissenschaft, Wirtschaft (Angabe in Anlage B.0);

— Beschäftigen Sie mindestens 5 Mitarbeiter (Angabe in Anlage B.0);

— Hat das Unternehmen umfangreiche Erfahrungen mit ÖA-Maßnahmen über soziale Netzwerke? (Angabe in Anlage B.0);

— Kann das Unternehmen Erfahrungen in der Redaktion und Pflege von Webseiten nachweisen? (Angabe in Anlage B.0);

— Kann das Unternehmen Erfahrung in der Erstellung von Pressespiegeln und Medienauswertungen vorweisen? (Angabe in Anlage B.0);

— Können Sie Erfahrung in der Erstellung von Projektabschluss-Dokumentationen in unterschiedlichen Formaten (Print, Audio, Film...) vorweisen? (Angabe in Anlage B.0).

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Kurzbeschreibung und Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaften sind in Anlage B.5 der Vergabeunterlagen zu benennen, haben insbesondere einen bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen sowie eine von allen Mitgliedern unterzeichnete gesamtschuldnerische Haftungserklärung beizufügen. Die rechtsverbindliche Bevollmächtigung des Vertreters der Bietergemeinschaft ist mit Abgabe des Angebots nachzuweisen.

Sonstige besondere Bedingungen: Siehe Kurzbeschreibung und Vergabeunterlagen.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 10
Objektive Auswahlkriterien:

a) Wie ausgeprägt liegen die Kriterien vor bzw. wie aussagekräftig sind die freien Stellungnahmen in Anlage 8 des Teilnahmewettbewerbs;

b) Aussagekräftige Referenzen (positive Referenzen, die insbesondere Eigenengagement und Kreativität aufzeigen; nachprüfbare internationale Sichtbarkeit der dargestellten Referenzprojekte (z. B. in Zeitungen, Social Media…);

c) Erfahrung der Agentur bei der Ausführung von Großprojekten in Mexiko (mindestens 5 Jahre, je mehr Erfahrung in Jahren desto besser).

Im Falle eines Gleichstands nach diesen Kriterien, entscheidet das Los.

Sprachen
Sprache: Spanisch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Goethe-Institut Mexiko
Frau Magdalena Wiener
Internetadresse: www.goethe.de/ins/mx/de/lp.html 🌏
Name: Goethe-Institut e. V.
Kontaktperson: Abt. 70, Recht
Herrn Hayer
URL der Teilnahme: www.goethe.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2016-01-01 📅
Datum des Endes: 2017-07-01 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Mexiko / PR DJM

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2889499-562/568 📞
Fax: +49 2889499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Ein Verfahren vor der Vergabekammer nach den §§ 197 ff. GWB muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach dem Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge abhelfen zu wollen, beantragt werden (§ 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Siehe VI.4.2)
Quelle: OJS 2015/S 167-304936 (2015-08-26)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-03-02)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Verfahrensart: V: Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
E-Mail: magdalena.wiener@mexiko.goethe.org 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-03-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-03-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 046-085360
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 167-304936
ABl. S-Ausgabe: 46

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Konzept (55)
2. Finanzplanung (5)
3. Zeitplanung (5)
4. Kunden-/Serviceorientierung (5)
5. Preis (30)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-03-29 📅
Name: Another Company
Postanschrift: Río Rhin 27
Postort: Mexico City
Land: Mexiko 🇲🇽
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Siehe VI.4.2
Quelle: OJS 2017/S 046-085360 (2017-03-02)

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