Konzeption, Planung und Umsetzung der Willkommensfeier der Deutschen Olympiamannschaft in Hamburg im Anschluss an die Olympischen Spiele 2016 sowie optional ein 360°-Kommunikationskonzept für die nationale und internationale Medienarbeit der Willkommensfeier
Auftragsbekanntmachung (2015-10-23) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Menge oder Umfang:
Neben der mit dem Zuschlag fest beauftragten Konzeption, Planung und Umsetzung der Willkommensfeier 2016 der Deutschen Olympiamannschaft können an den Zuschlag erhaltenden Bieter optional die Medienarbeit wie in Ziffer II.1.5) beschrieben vergeben werden. Für die optionale der Medienarbeit kann der Bieter eine Bietergemeinschaft mit einem weiteren Dienstleister bilden. Es ist dem Auftraggeber vorbehalten, die Optionen an den erfolgreichen Bieter/die Bietergemeinschaft zu vergeben. Oder diese separat an einen anderen Dienstleister zu beauftragen. Die optionalen Leistungen können stufenweise und erst nach Freigabe der entsprechenden Mittel beauftragt werden.
Neben der mit dem Zuschlag fest beauftragten Konzeption, Planung und Umsetzung der Willkommensfeier 2016 der Deutschen Olympiamannschaft können an den Zuschlag erhaltenden Bieter optional die Medienarbeit wie in Ziffer II.1.5) beschrieben vergeben werden. Für die optionale der Medienarbeit kann der Bieter eine Bietergemeinschaft mit einem weiteren Dienstleister bilden. Es ist dem Auftraggeber vorbehalten, die Optionen an den erfolgreichen Bieter/die Bietergemeinschaft zu vergeben. Oder diese separat an einen anderen Dienstleister zu beauftragen. Die optionalen Leistungen können stufenweise und erst nach Freigabe der entsprechenden Mittel beauftragt werden.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen📦
Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Öffentlicher Auftraggeber Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Hamburg Convention Bureau GmbH
Postanschrift: Wexstraße 7
Postleitzahl: 20355
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.hamburg-convention.com🌏
E-Mail: vonhardenberg@hamburg-convention.com📧
Telefon: +49 4030051654📞
Fax: +49 4030051618 📠
Das vom Auftraggeber gewählte Vergabeverfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit dieser Bekanntmachung fordert der Auftraggeber interessierte Unternehmen auf, ihre Eignung nachzuweisen.
Die Teilnahmeanträge sind bis zu dem in Abschnitt IV.3.4) genannten „Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge“ in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Teilnahmeantrag – Vergabeverfahren für die Willkommensfeier der Deutschen Olympiamannschaft
in Hamburg 2016 – Nicht öffnen!“ bei der in Abschnitt I.1) genannten Einreichungsstelle, an welche die Teilnahmeanträge zu richten sind, als Original (Papierfassung) sowie zusätzlich in digitaler Fassung (DVD oder USB-Stick) einzureichen.
Im Anschluss an die Auswertung der von den Bewerbern eingereichten Teilnahmeanträge erhalten alle als geeignet festgestellten Bewerber die Vergabeunterlagen. Mit den Vergabeunterlagen fordert der Auftraggeber den Bieterkreis auf, ein konkretes Angebot inklusive eines Kreativkonzeptes und Kostenmatrix einzureichen. Die form- und fristgerechten Angebote werden anhand einer Bewertungsmatrix, welche Gegenstand der Vergabeunterlagen sein wird, ausgewertet. Die drei nach dieser Auswertung führenden Bieter werden zu einer Angebotspräsentation vor einer Fachjury und anschließender Verhandlung eingeladen.
Vorbehalt: Sofern der Bürgerentscheid zur Bewerbung der Olympischen und Paralympischen Spiele 2024 am 29. November 2015 negativ ausfallen sollte, behält sich die Hamburg Convention Bureau GmbH vor, die Ausschreibung aufzuheben. In diesem Falle werden die Vergabeunterlagen nicht versendet und es besteht kein Anspruch auf Beauftragung und/oder Kostenerstattung.
Das vom Auftraggeber gewählte Vergabeverfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit dieser Bekanntmachung fordert der Auftraggeber interessierte Unternehmen auf, ihre Eignung nachzuweisen.
Die Teilnahmeanträge sind bis zu dem in Abschnitt IV.3.4) genannten „Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge“ in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Teilnahmeantrag – Vergabeverfahren für die Willkommensfeier der Deutschen Olympiamannschaft
in Hamburg 2016 – Nicht öffnen!“ bei der in Abschnitt I.1) genannten Einreichungsstelle, an welche die Teilnahmeanträge zu richten sind, als Original (Papierfassung) sowie zusätzlich in digitaler Fassung (DVD oder USB-Stick) einzureichen.
Im Anschluss an die Auswertung der von den Bewerbern eingereichten Teilnahmeanträge erhalten alle als geeignet festgestellten Bewerber die Vergabeunterlagen. Mit den Vergabeunterlagen fordert der Auftraggeber den Bieterkreis auf, ein konkretes Angebot inklusive eines Kreativkonzeptes und Kostenmatrix einzureichen. Die form- und fristgerechten Angebote werden anhand einer Bewertungsmatrix, welche Gegenstand der Vergabeunterlagen sein wird, ausgewertet. Die drei nach dieser Auswertung führenden Bieter werden zu einer Angebotspräsentation vor einer Fachjury und anschließender Verhandlung eingeladen.
Vorbehalt: Sofern der Bürgerentscheid zur Bewerbung der Olympischen und Paralympischen Spiele 2024 am 29. November 2015 negativ ausfallen sollte, behält sich die Hamburg Convention Bureau GmbH vor, die Ausschreibung aufzuheben. In diesem Falle werden die Vergabeunterlagen nicht versendet und es besteht kein Anspruch auf Beauftragung und/oder Kostenerstattung.
Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das Hamburg Convention Bureau beabsichtigt, einen Bieter mit der Konzeption, Planung und Umsetzung der Willkommensfeier der Deutschen Olympiamannschaft in Hamburg, die im Anschluss an die Olympischen Spiele in Rio 2016 stattfinden soll, zu beauftragen.
Das Hamburg Convention Bureau beabsichtigt, einen Bieter mit der Konzeption, Planung und Umsetzung der Willkommensfeier der Deutschen Olympiamannschaft in Hamburg, die im Anschluss an die Olympischen Spiele in Rio 2016 stattfinden soll, zu beauftragen.
Bestandteil des Angebotes des Bieters muss zu dem Kreativkonzept zusätzlich ein 360°-Kommunikationskonzept inklusive Planung und Umsetzung für die nationale und internationale Medienarbeit der Willkommensfeier sein, dessen Beauftragung jedoch optional ist.
Bestandteil des Angebotes des Bieters muss zu dem Kreativkonzept zusätzlich ein 360°-Kommunikationskonzept inklusive Planung und Umsetzung für die nationale und internationale Medienarbeit der Willkommensfeier sein, dessen Beauftragung jedoch optional ist.
Nach den letzten Wettkämpfen in Rio am 21. August 2016 wird die Deutsche Olympiamannschaft voraussichtlich am Montagabend, den 22. August 2016 mit dem „Olympia-Flieger“ nach Hamburg reisen und dort am Vormittag des 23. August 2016 in Hamburg landen.
Die Ankunft und die Willkommensfeier sollen entlang wichtiger Landmarks Hamburg stattfinden. Im Fokus liegt dabei der Hamburger Hafen, der nicht nur die treibende Kraft für die wirtschaftliche Entwicklung für die Metropolregion (größter Universalhafen Deutschlands) ist, sondern auch Heimat und Ort der stetigen Weiterentwicklung der HafenCity Hamburg, einem urbanen Lebensraum für zahlreiche Hamburger Bewohner und Unternehmen. 2024 sollen hier, auf dem Kleinen Grasbrook, vorbehaltlich des positiven Referendums im November 2015 in Hamburg und der daran geknüpften Möglichkeit einer positiven Vergabe im Herbst 2017 in Lima, auch die Olympischen und Paralympischen Spiele stattfinden (http://static.hamburg.de/fhh/behoerden/bsw/olympiabroschuere_internet.pdf). Mitten im Zentrum der Stadt, mitten im pulsierenden Hafen. Aus diesem Grunde ist der Hamburger Hafen der ideale Ort für die Ausrichtung der Willkommensfeier (weitere Informationen unter http://www.hamburg-2024.de/index.php/service/downloads-und-links/).
Die Ankunft und die Willkommensfeier sollen entlang wichtiger Landmarks Hamburg stattfinden. Im Fokus liegt dabei der Hamburger Hafen, der nicht nur die treibende Kraft für die wirtschaftliche Entwicklung für die Metropolregion (größter Universalhafen Deutschlands) ist, sondern auch Heimat und Ort der stetigen Weiterentwicklung der HafenCity Hamburg, einem urbanen Lebensraum für zahlreiche Hamburger Bewohner und Unternehmen. 2024 sollen hier, auf dem Kleinen Grasbrook, vorbehaltlich des positiven Referendums im November 2015 in Hamburg und der daran geknüpften Möglichkeit einer positiven Vergabe im Herbst 2017 in Lima, auch die Olympischen und Paralympischen Spiele stattfinden (http://static.hamburg.de/fhh/behoerden/bsw/olympiabroschuere_internet.pdf). Mitten im Zentrum der Stadt, mitten im pulsierenden Hafen. Aus diesem Grunde ist der Hamburger Hafen der ideale Ort für die Ausrichtung der Willkommensfeier (weitere Informationen unter http://www.hamburg-2024.de/index.php/service/downloads-und-links/).
Zudem steht genau hier, an prominenter Stelle, Hamburgs zukünftiges Landmark: die Elbphilharmonie. Ein imposantes Gebäude, welches Tradition und Moderne verbindet und somit Hamburg Selbstverständnis wiederspiegelt, aus Altem Neues zu schaffen.
Die Konzeption und Umsetzung der Willkommensfeier soll folgende Aspekte beinhalten und Ziele erfüllen:
— Ein umfassendes Konzept und die ganzheitliche Umsetzung der Willkommensfeier mit einem lebendigen interaktiven Programm und der Einbindung verschiedenster Partner.
— Ein 360°-Kommunikationskonzept inklusive Planung und Umsetzung zum Event mit nationaler und vor allem internationaler Strahlkraft.
— Ziel: Ein atemberaubendes und mitreißendes Erlebnis für die Deutsche Olympiamannschaft und Besucher des Events.
— Ziel: Emotionsstarke Bilder der Willkommensfeier sollen kreiert werden, die medial um die Welt gehen. Gleichzeitig sind die Athleten und Ihre Leistungen die Hauptdarsteller dieser Inszenierung. Diese sollen gebührend gefeiert und in Empfang genommen werden.
— Ziel: Emotionsstarke Bilder der Willkommensfeier sollen kreiert werden, die medial um die Welt gehen. Gleichzeitig sind die Athleten und Ihre Leistungen die Hauptdarsteller dieser Inszenierung. Diese sollen gebührend gefeiert und in Empfang genommen werden.
— Hierbei ist es wichtig, dass die Landmarks Hamburg (wie der Hamburg Hafen oder die Elbphilharmonie) gut sichtbar sind und Hamburg eindeutig wahrgenommen wird. Im Fokus steht jedoch ein zentrales Bild (= Schlüsselbild), welches geschaffen werden soll.
— Hierbei ist es wichtig, dass die Landmarks Hamburg (wie der Hamburg Hafen oder die Elbphilharmonie) gut sichtbar sind und Hamburg eindeutig wahrgenommen wird. Im Fokus steht jedoch ein zentrales Bild (= Schlüsselbild), welches geschaffen werden soll.
— Außerdem soll ein Bezug hergestellt werden zu der laufenden Olympiabewerbung für die Olympischen und Paralympischen Spiele in Hamburg in 2024, die nicht nur eine Hamburger Bewerbung, sondern eine Deutsche Bewerbung ist.
— Zielgruppen vor Ort: Athleten und Teams der Olympischen Spiele 2016, deren Familien, die Bevölkerung der Metropolregion Hamburgs sowie nationale und internationale Touristen.
— Ziel der Medienarbeit: Weltweite positive und markante Berichterstattung. Ausgewählte Bilder Hamburgs sollen international platziert werden.
Beschreibung der Optionen: Siehe Angaben in Ziffer II.2.1).
Referenznummer: Willkommensfeier 2016
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Darstellung des Firmenprofils und der Unternehmensstruktur; Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter ansässig ist (insofern der Bieter im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist); Bescheinigung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, in den letzten drei Jahren ordnungsgemäß erfüllt hat als Eigenerklärung; Bescheinigung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung der Steuern und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, in den letzten drei Jahren ordnungsgemäß erfüllt hat als Eigenerklärung;
Darstellung des Firmenprofils und der Unternehmensstruktur; Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter ansässig ist (insofern der Bieter im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist); Bescheinigung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, in den letzten drei Jahren ordnungsgemäß erfüllt hat als Eigenerklärung; Bescheinigung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung der Steuern und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, in den letzten drei Jahren ordnungsgemäß erfüllt hat als Eigenerklärung;
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters sowie seinen Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre als Eigenerklärung; Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung als Eigenerklärung.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters sowie seinen Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre als Eigenerklärung; Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung als Eigenerklärung.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Angabe von mindestens drei und höchstens fünf Referenzprojekten des Bieters, die eine vergleichbare Aufgabenstellung haben mit Name/Adresse des Kunden, Ansprechpartner bei dem Kunden, Projektzeitraum und Kurzbeschreibung des Projektes.
Mit vergleichbarer Aufgabenstellung ist gemeint: Es sind Referenzen zu wählen, bei denen eine Steuerung des Gesamtprojektes durch den Bieter als Lead-Agentur erfolgte, sowie Referenzen, die die Eignung und Erfahrung des Bieters in der Kreation und Umsetzung von Großveranstaltungen und von umfassender 360°-Kommunikation nachweisen.
Mit vergleichbarer Aufgabenstellung ist gemeint: Es sind Referenzen zu wählen, bei denen eine Steuerung des Gesamtprojektes durch den Bieter als Lead-Agentur erfolgte, sowie Referenzen, die die Eignung und Erfahrung des Bieters in der Kreation und Umsetzung von Großveranstaltungen und von umfassender 360°-Kommunikation nachweisen.
Referenz Daten
Datum des Beginns: 2016-02-15 📅
Datum des Endes: 2016-09-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Willkommensfeier 2016
Zusätzliche Informationen
Das vom Auftraggeber gewählte Vergabeverfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit dieser Bekanntmachung fordert der Auftraggeber interessierte Unternehmen auf, ihre Eignung nachzuweisen.
Die Teilnahmeanträge sind bis zu dem in Abschnitt IV.3.4) genannten „Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge“ in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Teilnahmeantrag – Vergabeverfahren für die Willkommensfeier der Deutschen Olympiamannschaft
Die Teilnahmeanträge sind bis zu dem in Abschnitt IV.3.4) genannten „Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge“ in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Teilnahmeantrag – Vergabeverfahren für die Willkommensfeier der Deutschen Olympiamannschaft
in Hamburg 2016 – Nicht öffnen!“ bei der in Abschnitt I.1) genannten Einreichungsstelle, an welche die Teilnahmeanträge zu richten sind, als Original (Papierfassung) sowie zusätzlich in digitaler Fassung (DVD oder USB-Stick) einzureichen.
Im Anschluss an die Auswertung der von den Bewerbern eingereichten Teilnahmeanträge erhalten alle als geeignet festgestellten Bewerber die Vergabeunterlagen. Mit den Vergabeunterlagen fordert der Auftraggeber den Bieterkreis auf, ein konkretes Angebot inklusive eines Kreativkonzeptes und Kostenmatrix einzureichen. Die form- und fristgerechten Angebote werden anhand einer Bewertungsmatrix, welche Gegenstand der Vergabeunterlagen sein wird, ausgewertet. Die drei nach dieser Auswertung führenden Bieter werden zu einer Angebotspräsentation vor einer Fachjury und anschließender Verhandlung eingeladen.
Im Anschluss an die Auswertung der von den Bewerbern eingereichten Teilnahmeanträge erhalten alle als geeignet festgestellten Bewerber die Vergabeunterlagen. Mit den Vergabeunterlagen fordert der Auftraggeber den Bieterkreis auf, ein konkretes Angebot inklusive eines Kreativkonzeptes und Kostenmatrix einzureichen. Die form- und fristgerechten Angebote werden anhand einer Bewertungsmatrix, welche Gegenstand der Vergabeunterlagen sein wird, ausgewertet. Die drei nach dieser Auswertung führenden Bieter werden zu einer Angebotspräsentation vor einer Fachjury und anschließender Verhandlung eingeladen.
Vorbehalt: Sofern der Bürgerentscheid zur Bewerbung der Olympischen und Paralympischen Spiele 2024 am 29. November 2015 negativ ausfallen sollte, behält sich die Hamburg Convention Bureau GmbH vor, die Ausschreibung aufzuheben. In diesem Falle werden die Vergabeunterlagen nicht versendet und es besteht kein Anspruch auf Beauftragung und/oder Kostenerstattung.
Vorbehalt: Sofern der Bürgerentscheid zur Bewerbung der Olympischen und Paralympischen Spiele 2024 am 29. November 2015 negativ ausfallen sollte, behält sich die Hamburg Convention Bureau GmbH vor, die Ausschreibung aufzuheben. In diesem Falle werden die Vergabeunterlagen nicht versendet und es besteht kein Anspruch auf Beauftragung und/oder Kostenerstattung.
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: dieter.carmesin@fb.hamburg.de📧
Telefon: +49 40428231448📞
Fax: +49 40428232020 📠 Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2015/S 209-379771 (2015-10-23)
Ergänzende Angaben (2016-01-17) Objekt Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben