Lieferung, Installation, Parametrierung und Customizing sowie permanenter Betrieb eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Gesamtsystems zur Ablösung von GES (Systemumstellung) incl. Dokumentation, Vorarbeiten (z. B. Erstellung eines Feinkonzeptes) sowie Datenmigrations-, Schulungs-, Coachings-, Schnittstellenanpassungs-, Randgebietsarbeiten, Softwarepflegeleistungen sowie Rechenzentrumsbetrieb im Full-Service-Modus (ASP-Betrieb)

WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH

1. Bereitstellung einer funktional ausgereiften wohnungswirtschaftlich ausgerichteten Standard-ERP-Software mit breiter Installationsbasis zum umfassenden Management der Immobilien, Liegenschaften und des sonstigen Geschäftsbetriebes der WIRO.
2. Parametrierung und Customizing dieser Standardsoftware an die unternehmensindividuellen Gegebenheiten der WIRO sowie Einbindung/Lieferung/Anpassung von ergänzender Fremdsoftware (Handwerkerkopplung, Bankenkommunikationssoftware u.ä.) und systemtechnisch bedingter Komponenten (z.B. Datenbank-Lizenzen) sowie deren bruchfreie Anbindung an die ERP-Software.
3. Bereitstellung der ERP-Software im Full-Service-Betrieb (ASP-Modus, ggf. mit Begleitkomponenten, s.u. erläuternde Definition) in einem Rechenzentrum, für welches der Auftragnehmer alleiniger Ansprechpartner für den Auftraggeber ist (bezogen auf „alles“, d.h. auf das Software-Produkt als auch auf die Rechenzentrumsleistungen incl. Backup-Rechenzentrum). Die Rechenzentren müssen in Deutschland liegen und den Anforderungen des § 11 BDSG entsprechen.
4. Migration der benötigten Altdaten der GES-Applikation sowie begleitender Datenbestände in das gelieferte System sowie Sicherstellung der testatfähigen/revisionssicheren Dokumentation dieser Datenmigration (Auslesen der Daten aus GES/Transformieren/Einlesen durch den Bieter).
5. Es gibt eine Reihe von Softwareprodukten bei der WIRO, welche die gegenwärtig verwendete ERP-Software (GES) ergänzen. Hierbei handelt es sich u.a. um ein Data Warehouse (auf Basis GES-Reporting), ebenfalls um Mareon und das Archiv/DMS (EASY). Diese sind vorzugsweise anzubinden oder durch andere Software mit gleichwertigen Funktionen zu ersetzen oder müssen in ihren Funktionalitäten in der neuen Lösung integriert enthalten sein. Das ERP-System ist zwingend an den Bankverkehr der Aareal-Bank anzubinden („BK01/XL“ muss integriert werden).
6. Schulung und Coaching des Anwenderprojektteams sowie aller Benutzer durch in der Software erfahrene fest angestellte Trainer des Bieters.
7. Sonstige begleitende Arbeiten eines ERP-Systemwechsels wie Projektsteuerung und -planung, Einführungsunterstützung, Protokollierung und Dokumentation.
8. Service, Wartung und Anpassung der gelieferten Software-Komponenten an geänderte rechtliche, branchentypische und systemtechnische Gegebenheiten für mindestens 10 Jahre.
9. Es ist angedacht, im Rahmen weiterer Projektschritte weitere Funktionalitäten einzuführen. Hierbei handelt es sich u.a. um die Anbindung/Integration eines CRM (Customer-Relationship-Management).
Erläuternde Definition (zu oben Ziff. 1):
Die WIRO sucht ausdrücklich eine Standardsoftware, die durchaus parametriert und gecustomized werden muss. Allerdings wünscht die WIRO nicht die Entwicklung von unternehmensspezifischer Individualprogrammierung, die ihrerseits erhebliche Folgeaufwände nach sich zieht. Daher wünscht sie eine weit verbreitete und funktional ausgereifte Standardsoftware, die aufgrund der weiten Verbreitung in der deutschen Wohnungswirtschaft erwarten lässt, dass der Funktionsumfang bezogen auf diese Branche umfassend ist und ausreicht, um die Geschäftsvorfälle bei der WIRO umfänglich abzubilden.
Erläuternde Definition (zu oben Ziff. 3):
Unter „ASP“ versteht die WIRO, dass alle vom Anbieter bereitgestellten Komponenten (z.B. Rechenzentrumsinfrastruktur, Hardware und insbesondere die Software) im Eigentum des Anbieters verbleiben und von der WIRO lediglich gegen Gebühr dazu genutzt werden, um die WIRO-eigenen Daten verarbeiten zu können. Ein Lizenzkauf ist somit nicht beabsichtigt.
Ebenso ist es das Verständnis der WIRO von ASP, dass andere Kunden des Bieters ebenfalls in der gleichen Rechnerumgebung das gleiche Software-Release der angebotenen Software nutzen. Gleiches Software-Release der angebotenen Software meint, dass der generelle Funktionsumfang der genutzten Software für alle Anwendungsunternehmen, die diese Software nutzen, gleich ist und unterschiedliche Funktionsweisen lediglich aus unterschiedlicher Modulnutzung und -freischaltungen sowie unterschiedlichem Customizing resultieren, nicht aber aus kundenindividuell erstellten Programmerweiterungen, die andere Kunden nicht nutzen können.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-06-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-05-12.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Aareon Deutschland GmbH

Wer?

• • WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH

Wie?

• • Softwarepaket und Informationssysteme
• • Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Software-Wartung und -Reparatur
• • Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Bereitstellung von Software

Wo?

• • Mecklenburg-Vorpommern › Rostock, Kreisfreie Stadt