Lieferung, Installation und Einrichtung eines Computer Aided Facility Management (CAFM)-Systems in eine vorhandene Infrastruktur, sowie Datenmigration und -Datenintegration aus und zu Bestandssystemen. (Vergabenummer: 4258)

Menge oder Umfang

Lieferung, Installation und Einrichtung einer IT-Software-Lösung zur Unterstützung des Computer Aided Facility Management (CAFM) der DFS in einer vorhandenen IT-Infrastruktur sowie die Schulung der Nutzer.Die DFS verfügt über ein CAFM-Bestandssystem, dessen Funktionalitäten derzeit auf unterschiedliche Anwendungen verteilt sind:1. Anwendungen, die im Rahmen der Beschaffung ersetzt werden sollen— CAFM-Datenbank: DFS-Eigenentwicklung zur Verwaltung von Stammdaten für Gebäude- und Anlagen der technischen Gebäudeausrüstung (TGA)— FM-Servicekatalog (Lotus Notes): DFS-Eigenentwicklung zur Abwicklung von Serviceaufträgen und Störmeldungen, Kfz-Buchungen, Veranstaltungsmanagement, Besucheranmeldung etc.— FM-Belegungsmanager (Lotus Notes): DFS-Eigenentwicklung zur Abwicklung von Einzel- und Gruppenumzügen incl. Auslösung von Teilaufträgen für IT- und Telefoniekomponenten— Gebäudeinformationssystem GIS: DFS-Eigenentwicklung zur Erstellung von Berichten aus den vorgenannten Systemen— (Optional) SAP-PM: automatisierte Beauftragung und Abwicklung von Regeltätigkeiten an technischen Anlagen zur Gebäudeausrüstung.2. Anwendungen, die erhalten bleiben und mit dem künftigen System über Schnittstellen Daten austauschen— CMMC-FM: DFS-Eigenentwicklung zur Überwachung des Zustands der TGA— AutoCAD: CAD-Standartsoftware— SAP-(PM)/MM/FI/CO/HRDie vom Auftragnehmer zu erbringenden Lieferungen und Leistungen beinhalten insbesondere:— Lieferung der Software und aller benötigten Lizenzen— Erstellung eines spezifischen Systemdesigns— Durchführen von Tests und Abnahmen einschließlich Test- und Abnahmedokumentation— Erstellen der Anwenderdokumentation und des Betriebshandbuchs— Herbeiführen der gesamten Funktionsfähigkeit— Installation und Konfiguration der Software-Applikation in der vorhandenen DFS-IT-InfrastrukturEine externe Cloudlösung ist nicht zulässig!— Einrichtung möglicher Prozesse/Abläufe sowie spezifischer Funktionen— Dokumentation der Systeme— Schulung des Betriebspersonals— Erbringung von Softwarepflegeleistungen— Migration des bestehenden DatenbestandesFunktionalitäten des Anwendungssystems sind insbesondere:— Stammdatenhaltung und -pflege zur Gebäude- und Anlagenverwaltung der technischen Gebäudeausrüstung (TGA).Das bestehende, an der DIN 276 und DIN 277 orientierte Datenmodell der DFS ist zu übernehmen. Die Struktur muss mindestens 10 Ebenen umfassen.— Grafisch unterstütztes Flächen- und Belegungsmanagement.Die DFS verwendet zur Bearbeitung der CAD-Daten die Software AutoCAD (Originalversion ohne fachlich ausgeprägte Aufsätze) in der jeweils aktuellen Version. Die Anwendung muss DWG-Dateien lesen und darstellen sowie Informationen aus Raumpolygonen oder Attributsblöcken automatisiert einlesen können. Geänderte Inhalte aus CAD Plänen muss das System automatisch identifizieren und übernehmen können.— Prozesse mit browsergestützter Workflow-Unterstützung. Die nachfolgend aufgeführten Auftragsarten müssen von jedem DFS-Mitarbeiter ausgelöst und nachverfolgt werden können. Entsprechend sind hohe Anforderungen an das GUI und eine selbsterklärende Benutzerführung gestellt.o Allgemeiner Serviceauftrago Störmeldungo Belegungsauftrag (Umzugsauftrag)o Maßnahmensteuerung (Umwandlung von Serviceaufträgen und Störmeldungen in Maßnahmen)o Kfz-Reservierung (aus eigenem Fuhrpark)o Veranstaltungsmanagement (Buchung von Räumen und Ressourcen) mit Verbindung zum Terminkalender in Outlook (z.B. als PlugIn). Die derzeitige Nutzung des MS-Exchange Scheduler zur Raumverwaltung soll erhalten bleiben.o Besuchermanagement (Anmeldung und Verwaltung) mit Verknüpfung zum Veranstaltungsmanagemento Copy-Center-Auftrago Archivierungsauftrag für Dokumenteo Schließmanagement (Schlüssel und Transponder)— Unterstützung durch Mobile DevicesDie Erfassung von Daten zu Gebäuden und zur technischen Gebäudeausrüstung muss im Online- wie auch im Offline-Modus möglich sein! Bei der Rücksynchronisierung von zuvor auf einem mobilen Endgerät geladenen und im Offline-Modus geänderten Daten hat eine Konfliktprüfung zu erfolgen. Die Konfliktprüfung zeigt auf, ob zeitgleich auf der Datenbank und einem mobilen Endgeräte dieselben Daten von anderer Stelle verändert wurden.— Mobile Auftragsbearbeitung (z.B. Raumbuchungen für Veranstaltungen, Störmeldungen aufgeben, Auftragsrückmeldung durch Bearbeiter)— TGM-Inbetriebhaltung (optionales Modul):Zur Unterstützung der Inbetriebhaltung der technischen Gebäudeausrüstung kann das System die Planung von Regeltätigkeiten (Wartungen, Inspektionen, Tests incl. Checklisten zur Abarbeitung der Tätigkeiten) unterstützen und Informationen zum Lebenszyklus der gebäudetechnischen Anlagen dokumentieren.— Schließmanagement: Das System muss die Verwaltung verschiedener Schließmedien wie Transponder f. elektronische Schließzylinder und mechanische Schlüssel ersetzen.Schnittstellen— Schnittstellen sind einzurichten und zu unterhalten mito SAP-PMStammdaten von Gebäuden und technischen Gebäudeausstattungen aus der CAFM-DB bzw. deren Änderungen werden über eine Schnittstelle täglich nach SAP-PM transferiert.o CMMC-FM (DFS-Eigenentwicklung)Stammdaten von Gebäuden und technischen Gebäudeausstattungen, sowie Kontaktdaten aus der CAFM-DB bzw. deren Änderungen werden über eine Schnittstelle täglich an das CMMC-FM transferiert. Die Schnittstelle muss eine Prüfroutine beinhalten, welche die Löschung gebäudetechnischer Anlagen so lange verhindert, bis diese im CMMC-FM deaktiviert wurden.o AutoCADo MS-OutlookMigrationDas Migrationskonzept sieht mehrere Schritte vor:Zunächst sind die Stammdaten aus der Bestands-DB in das neue System zu überführen. Die Bestands-DB bleibt vorerst führendes System für die Datenpflege der Stammdaten, sodass nach dem Initialimport die Datenaktualisierung über eine Schnittstelle erfolgt!Die primären Schlüssel (Bestands-ID’s) der Datensätze für Stammdaten zu Gebäuden und zur technischen Gebäudeausrüstung aus der CAFM-DB müssen bei der Migration erhalten bleiben, um die Entstehung redundanter Datenbestände bei der späteren SAP-Anbindung zu unterbinden. Gleiches gilt für die Feldformate (Feldlänge und Feldtyp), um Konflikte beim Datentransfer nach SAP zu vermeiden.Daten aus CAD-Plänen:Die vorhandenen CAD-Pläne sind bereits mit Polygonen zur Erfassung der Flächen und mit Attributsblöcken mit Belegungs- und Flächeninformationen versehen. Die Flächeninformationen müssen aus Attributsblöcken oder Raumpolygonen automatisiert übernommen werden können. In der DWG geänderte Attribute oder Polygone muss das System automatisch identifizieren und übernehmen können (Synchronisation CAFM-CAD).Als erste Funktionalität ist das Flächen- und Belegungsmanagement zu etablieren. Die weiteren Funktionalitäten sind dann schrittweise zu realisieren. Die Realisierung aller Funktionalitäten hat innerhalb eines Zeitraumes von voraussichtlich bis zu 48 Monaten zu erfolgen. Ein detaillierter Zeitplan hierzu wird in der Angebotsaufforderung bekannt gegeben.Die IT Infrastruktur der DFS:Der Betrieb einer neuen CAFM Software muss in die im Folgenden beschriebene IT Infrastruktur implementierbar sein und die jeweils beschriebenen Softwareversionen unterstützen.— DFS BSS ClientDie DFS setzt zur Zeit Windows 7 SP1 (32-bit) als Basis für den Client im BSS Umfeld ein. Die Einführung von Windows 10 im Zuge einer Erneuerung der BK-IT Hardware ist geplant— SoftwareverteilungDie DFS verwendet zur Verteilung von Clientsoftware Microsoft SCCM in der aktuellen Version. Sollte eine Clientverteilung notwendig sein, dann muss eine Paketierung entsprechend unterstützt werden.— WebbrowserIn der DFS wird standardmäßig der Internet Explorer 11 mit einem aktuellen Patchlevel eingesetzt. Die jeweils aktuelle Version des Firefox ist ebenfalls im Einsatz. Sollten Erweiterungen im Browser notwendig sein, sind diese über die Softwareverteilung zu verteilen und gegebenenfalls in den Sicherheitseinstellungen zu berücksichtigen.— Office ProdukteDie DFS setzt Microsoft Office 2013 SP1 ein. Das auszuwählende Produkt muss in diese Umgebung integrierbar sein (z.B. Outlook 2013 für Raumbuchungen). Ein Update auf die Version 2016 ist in 2016 angedacht.— ServerbetriebssystemeDie DFS setzt als Serverbetriebssysteme Windows Server (2012 R2 oder aktueller) und Linux (SLES 11 SP3 oder aktueller /RHEL 6 oder aktueller) ein.— DatenbanksystemeDie DFS setzt Oracle 12, MS SQL-Server und MySQL als Datenbanksysteme ein. Bevorzugt soll die neue CAFM-Lösung auf MS SQL-Server 2014 oder aktueller basieren.— ERP / HR SystemeDie DFS setzt für das Enterprise Ressource Planning SAP mit den Modulen FI, CO, MM, PM und PS ein. Im Bereich Personalwirtschaft wird SAP/R3 HR eingesetzt. Die neue Lösung besitzt idealerweise Standardschnittstellen zu den notwendigen SAP Systemen oder kann diese über standardisierte Verfahren versorgen.— Sonstige SystemeSchnittstellen zu AutoCAD und proprietären Systemen.— DatenmigrationDatenim- und -exporte über verschiedene Austauschformate (wie z. B. ODF, CSV / Excel, XML,).— Zusammenarbeitsplattform / KommunikationsplattformenDie DFS setzt als Zusammenarbeitsplattform SharePoint 2013 Enterprise ein. Für die Kommunikation wird Exchange 2013 und Lync 2013 eingesetzt. Das Intranet der DFS basiert auf SharePoint 2013.— SoftwareentwicklungDie DFS entwickelt im BSS Umfeld eigene Software auf Basis von Java, .Net (C#) und SAP (ABAP). Aufgrund der zu erwartenden Integrationen muss die einzuführende Software ein Application Programming Interface (API) besitzen. Je nach Ansatz der einzuführenden Lösung wird eine .Net API bevorzugt.— ServiceschnittstellenDa das bestehende DFS System mit der einzuführenden Lösung kommunizieren muss, muss die neue Lösung eine serviceorientierte Architektur haben und die Anbindung über standardisierte WebServices (REST, SOAP) ermöglichen.— CitrixDie DFS setzt Citrix für den Remotezugriff ein. Das neue System muss eine Integration in Citrix unterstützen.— Standard / ReleasefähigkeitDie neue Lösung muss so standardisiert sein, dass Anpassungen über Konfiguration möglich sind und nicht die Releasefähigkeit der Lösung beeinträchtigen.— Datenschutz / -sicherheitDa in dem einzuführenden System personenbezogene Daten verwendet werden, muss das System einen entsprechenden Umgang mit diesen Daten sicherstellen, d.h. Unterstützung von:— Verschlüsselter Kommunikation (z.B. SSL TLS) beim Zugriff auf diese Daten— Sichere Speicherung der Daten— Gewährleistung der Datenintegrität— Der Nachweis der Sicherheit der Lösung ist auf Basis des Standards OWASP zu führen— Rollen und RechteHinterlegung von Rechte- und Rollenkonzepten, charakterisiert durch die Trennung von Sicht- und Änderungsrechten sowie rollenindividueller Zuordnung.

Zusätzliche Informationen

1. Falls der Bewerber plant, sich zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde anderer Unternehmen (Nachunternehmer / Unterauftragnehmer) gemäß § 7 EG, Abs. 9 zu bedienen, sind entsprechende Angaben / Informationen / Unterlagen auch vom dem „Nachunternehmer / Unterauftragnehmer“ zu den Ziffern III.2.2.1 bis III.2.2.3 sowie den Ziffern III.2.3.1 bis III.2.3.2 einzureichen. Es sind zusätzlich Angaben über die Art, Umfang und Weise des Einsatzes zu machen. Damit die Angaben / Informationen / Unterlagen von dem „Nachunternehmer / Unterauftragnehmer“ mit in die Bewertung mit einbezogen werden können, ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung (Fremdverfügbarkeitsnachweis) gemäß § 7 EG, Abs. 9, Satz 2 VOL/A des „Nachunternehmer / Unterauftragnehmer“ einzureichen. Die Verpflichtungserklärung muss eine verbindliche Aussage des „Nachunternehmer / Unterauftragnehmer“ enthalten, dass die erforderlichen Mittel, Know How und Ressourcen in qualitativer und quantitativer Hinsicht bei der Erfüllung des Auftrages im Auftragsfall zur Verfügung stehen. Die Verpflichtungserklärung muss in schriftlicher Form unterzeichnet vom „Nachunternehmer / Unterauftragnehmer“ zusammen mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden.

2. Die Korrespondenz im Rahmen des Vergabeverfahrens und bei der Vertragsdurchführung erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache.

3. Die Teilnahmeanträge sind schriftlich in zweifacher Ausfertigung (sowie auf Datenträger) inklusive aller

geforderten Unterlagen/ Nachweise / Informationen in einem verschlossenem Umschlag bis zum Ende der Teilnahmeantragsfrist bei der unter I.1) genannten Stelle einzureichen. Der Umschlag ist deutlich mit dem Hinweis "Nicht öffnen, Teilnahmeantrag im Vergabeverfahren Lieferung, Installation und Einrichtung eines CAFM-Systems“, Vergabenummer 4258" zu kennzeichnen.

4. Für die Erstellung der Teilnahmeanträge und der späteren Angebote erhält der Bewerber / Bieter keine Kostenerstattung.

5. Auf Basis der Ergebnisse der Bewertung der Teilnahmeanträge (s.o. Ziffer IV.1.2) erfolgt die Festlegung der Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Die ausgewählten Unternehmen erhalten die Vergabe- und Vertragsunterlagen, die nähere Hinweise zu den Anforderungen an die Lieferungen und Leistungen, die Angebotserstellung sowie die durchzuführende Teststellung/Bieterpräsentation enthalten.

6. Folgende Phasen sind für die Vergabe u. a. vorgesehen:

— Eingang und Bewertung der Teilnahmeanträge.

— Festlegung des Teilnehmerkreises der Bewerber für die Angebotsabgabe (max. 7 Bewerber anhand der

Ergebnisse der Bewertung)

— Aufforderung zur Angebotsabgabe

— Eingang der Angebote / erste Bewertung der Angebote

— Festlegung des Bieterkreises für die Teststellung/Bieterpräsentation auf Basis der Ergebnisse der ersten Bewertung (max. 3 Bieter)

— Teststellungen/Bieterpräsentation (DFS Standort Langen)

— Bewertung der Teststellungen/Bieterpräsentation (DFS-intern)

— Festlegung des Bieterkreises für das Best and Final Offer (BAFO), Eingang der BAFO

— Abschließende Bewertung der Angebote / BAFO. Die Ergebnisse der Bewertung der Teststellungen/Bieterpräsentation sind u.a.

Bestandteil der abschließenden Angebotsbewertung.

— Entscheidung für die Vergabe

7. Zusätzliche Informationen:

Die Teststellungen/Bieterpräsentation dauert ca. 4 Stunden pro. Bieter. Weitere Einzelheiten zur Teststellung/Bieterpräsentation werden von der DFS mit der Angebotsaufforderung bekannt gegeben.

Mit der Teststellung/Bieterpräsentation soll u.a. die geforderte Funktionalität und Einsatztauglichkeit der angebotenen Lösung des CAFM-Systems nachgewiesen werden. Die Teststellung/Bieterpräsentation erfolgt am DFS-Standort in Langen. Die Bewertung der Teststellung/Bieterpräsentation erfolgt durch die DFS. Sämtliche Kosten, die bei dem Bieter und deren Unterauftragnehmern für die Teststellung/Bieterpräsentation entstehen (wie z. B. Kosten für die Komponenten, Support, Transportkosten), trägt der jeweilige Bieter. Die Teststellungen verbleiben im Eigentum des Bieters. Nach der Bewertung der Teststellungen/Bieterpräsentation wird der Bieterkreis festgelegt, der zum Best and Final Offer (BAFO) aufgefordert wird. Eine erfolgreiche Teststellung/Bieterpräsentation ist zwingende Voraussetzung für die Zuschlagserteilung.

Kurze Beschreibung

Es soll ein Browser-basiertes System für die DFS geliefert werden, welches eine umfangreiche Prozessunterstützung im technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagement abdeckt. Neben der Lieferung, Installation und Einrichtung (Customizing, ggfs. Programmierung) einer IT-Software-Lösung für das Computer Aided Facility Management (CAFM) der DFS in die DFS-IT-Infrastruktur, ist die Migration eines umfangreichen Datenbestands aus den abzulösenden Anwendungen vorzunehmen und Schnittstellen zu verbleibenden Anwendungen einzurichten.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, in der a) ein bevollmächtigter Vertreter benannt wird, der die Mitglieder in allen Phasen des Vergabeverfahrens und auch im Fall der Zuschlagserteilung gegenüber dem Auftraggeber vertritt und b) in der erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften („Bewerbergemeinschaftserklärung“).

Objektive Auswahlkriterien

I. Bewertung zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit (30 Prozent):Die Bewertung der Teilnahmeanträge zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erfolgt unter Berücksichtigung folgender Unterkriterien: Unternehmensdarstellung (Darstellung / Vorstellung des Unternehmens wie z. B. hinsichtlich Entwicklung, Organisation, Eigentums- und Beteiligungsstrukturen) sowie Angaben zu den Kernkompetenzen in der ausgeschriebenen Leistungsart, insbesondere im Bereich Implementierung von CAFM-Systemen, Projektmanagement, Systemanpassung, SAP-Anbindung und Datenmigration sowie Know How im Bereich Support, Produktschulung, Installation und Konfiguration von CAFM-Systemen (60 Prozent, davon 20 Prozent für Unternehmensdarstellung und 40 Prozent für Darstellung der Kernkompetenzen in der ausgeschriebenen Leistungsart, insbesondere im Bereich Implementierung von CAFM-Systemen, Projektmanagement, Systemanpassung, SAP-Anbindung und Datenmigration sowie Know How im Bereich Support, Produktschulung, Installation und Konfiguration von CAFM-Systemen.Umsatzentwicklung bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart (Implementierung CAFM-System). (Gewichtung 40 %).II. Bewertung der Fachkunde und technischen Leistungsfähigkeit (70 Prozent):Die Bewertung der Teilnahmeanträge zur Fachkunde und technischen Leistungsfähigkeit erfolgt unter Berücksichtigung folgender Unterkriterien:Qualität und inhaltliche Darstellung realisierter, vergleichbarer Aufträge in Form von Referenzen mit detaillierter Projektbeschreibung, insbesondere solche Projekte mit Systemanpassung, SAP-Anbindung (Programmierungen von bidirektionalen Schnittstellen zu SAP) insbesondere zu den Modulen HR/PM/MM/CO/FI und Datenmigrationen, die in den vergangenen 3 Jahren abgewickelt wurden (Gewichtung 70 %).Qualität der vorgelegten Skill-Profile von Mitarbeitern die das entsprechende Know How in den Bereichen Projektmanagement, Implementierung von CAFM Systemen, Systemanpassung, SAP-Anbindung und Datenmigration sowie Know How im Bereich Support, Produktschulung, Installation und Konfiguration solcher Systeme (Gewichtung 30 %).III. Gesamtbewertung: Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt anhand der Ergebnisse der Gesamtbewertung der wirtschaftlichen / finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der Fachkunde und technischen Leistungsfähigkeit. In die Gesamtbewertung fließen die Ergebnisse aus der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit zu 30 % und die Ergebnisse aus der Fachkunde und technischen Leistungsfähigkeit zu 70 % ein.