Lieferung von Hochleistungsscannern

Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW)

Die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege – BGW ist die gesetzliche Unfallversicherung für nichtstaatliche Einrichtungen im Gesundheitsdienst und in der Wohlfahrtspflege. Die Auftraggeberin ist bundesweit mit ca. 2 200 Mitarbeitern in 14 Standorten vertreten. Die Hauptverwaltung mit ca. 700 Mitarbeitern hat ihren Sitz in Hamburg.
Ziel der Beschaffung ist der Abschluss eines Vertrages zur bedarfsgerechten Beschaffung von 24 Hochleistungsscannern des Herstellers Xerox, Typ DocuMate 4799 oder des Herstellers Fujitsu, Typ fi-6400 zur Ablösung der derzeitig bei der Auftraggeberin im Einsatz befindlichen Hochleistungsscanner. Dies schließt den Erwerb von Zubehör und Software/Lizenzen (Kofax VirtualReScan® – VRS 5 Elite Workgroup) zur Herstellung der vollständigen Betriebsbereitschaft der zu liefernden Hochleistungsscanner sowie darauf bezogene Serviceleistungen wie Gewährleistungs-, Instandsetzungs-, Instandhaltungs- und Supportleistungen ein. Die Lieferleistungen umfassen die vollständige Lieferung von 24 Hochleistungsscannern der vorbezeichneten Typen an insgesamt 11 der 14 Standorte der Auftraggeberin im gesamten Bundesgebiet. Die Lieferungen erfolgen zu den Geschäftszeiten der Auftraggeberin, an Arbeitstagen von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr.
Die Instandsetzungsleistungen umfassen alle Maßnahmen zur Rückführung eines Gerätes in einen funktionsfähigen Soll-Zustand (i. S. einer Reparatur). Die Instandsetzungsleistungen müssen einen Vor-Ort-Service beinhalten. Defekte Geräte oder Komponenten müssen dabei wieder instandgesetzt und weiterverwendet (i. S. einer regenerativen Reparatur) und/oder verschlissene oder defekte Teile gegen Neuteile ausgetauscht werden (i. S. einer Austauschreparatur). Die Instandsetzungsleistungen sind nach Ablauf der gesetzlichen Gewährleistungsfrist am 9.5.2018 für einen Zeitraum von einem Jahr zu erbringen.
Instandhaltungsleistungen umfassen alle Grundmaßnahmen, die zur Bewahrung und Wiederherstellung des Soll-Zustandes sowie zur Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustands der Produkte dienen. Diese Grundmaßnahmen beinhalten insbesondere:
— Maßnahmen zur Erhaltung des Soll-Zustandes bzw. zur Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrates (i. S. einer Wartung),
— Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustandes sowie Bestimmung der Ursachen der Abnutzung und Ableitung von Maßnahmen (i. S. einer Inspektion) und
— Kombination aller Maßnahmen zur Steigerung der Funktionssicherheit eines Gerätes ohne Änderung der Grundfunktionen (i. S. einer Verbesserung).
Die Instandhaltungsleistungen sind ab Vertragsbeginn bis zum Ablauf des Vertrages am 9.5.2019 zu erbringen.
Supportleistungen umfassen eine problemorientierte Unterstützungstätigkeit mit dem Ziel der Bearbeitung und Lösung von Störungen via telefonischer Unterstützung und/oder E-Mail. Die Supportleistungen sind ab Vertragsbeginn bis zum Ablauf des Vertrages am 9.5.2019 zu erbringen.
Der Auftragnehmer übernimmt ab dem Lieferzeitpunkt die gesetzlich vorgeschriebene Gewährleistung. Zusätzlich dazu erbringt er für den Zeitraum von zwei Jahren nach der geplanten Lieferung des letzten Hochleistungsscanners befristet bis zum 09.05.2018 die Nacherfüllung (Nachbesserung oder Nachlieferung nach Wahl des Auftragnehmers) auch dann, wenn er der Ansicht ist, dass die Gewährleistungsvoraussetzungen nicht vorliegen. Die Leistungen werden dann als Instandsetzungsleistungen erbracht.
Die Abwicklung von Gewährleistungsfällen sowie sämtlichen Instandsetzungsleistungen, Instandhaltungsleistungen und Supportleistungen muss während des Verwendungszeitraumes zentralisiert für alle gelieferten Geräte durch den Auftragnehmer unter einer bundesdeutschen, zentralen Festnetznummer (keine Mehrwertrufnummer, wie z. B. 0180 xxx o. ä.) an allen Arbeitstagen von 07:00 Uhr bis 17:00 Uhr erfolgen. Es ist sicherzustellen, dass zur Vertragserfüllung unter der angegebenen Festnetznummer stets deutschsprachige Mitarbeiter eingesetzt werden. Die Beseitigung von Störungen muss dabei einen Vor-Ort-Service zum Austausch defekter Geräte beinhalten. Der Vor-Ort-Service umfasst nicht nur den Austausch der mangelhaften Komponente, sondern auch die Aufnahme und Prüfung des Gewährleistungsfalles durch Mitarbeiter des Auftragnehmers vor Ort auf Anfrage der Auftraggeberin. Stellt der Auftragnehmer im Rahmen des Vor-Ort-Services fest, dass die Gewährleistungsfrist abgelaufen ist oder gar kein Gewährleistungsfall vorliegt, weist er die Auftraggeberin hierauf hin und bietet die Instandsetzung des defekten Gerätes bzw. die Beschaffung eines Ersatzgerätes nach den Vorgaben der Vertrags an.
Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass die Auftraggeberin sämtliche Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf eine von der Auftraggeberin benannte und von der jeweiligen Aufsichtsbehörde (zz. BaFin) für das Finanzierungsleasing in Deutschland zugelassene Leasinggesellschaft überführen kann, die unter Ersetzung der Auftraggeberin dann als alleinige Auftraggeberin gilt (befreiende Schuldübernahme).

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-11-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-10-02.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt: