Multifunktionsgeräte

Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts

Der Auftraggeber wird die Beschaffung (Miete, Aufstellung und Betrieb) von Multifunktionsgeräten für sich sowie für die Dienststellen der Freien Hansestadt Bremen, der Freien und Hansestadt Hamburg, und dem Land Schleswig Holstein im Wege eines Rahmenvertrages vergeben. Standorte des Auftraggebers sind in Altenholz, Hamburg, Bremen, Rostock, Halle, Magdeburg und Lüneburg sowie in ggf. während der Vertragslaufzeit zusätzlich gegründeten Standorten.
Die Laufzeit des Rahmenvertrages soll vier Jahre sein. Das geschätzte Abnahmevolumen beträgt ca. 6 000 – 6 500 Geräte, die ausschließlich durch den Auftraggeber – auch für die Kunden – verteilt über die Vertragslaufzeit abgerufen werden. Dabei werden im ersten Quartal des Vertrages ca. 300 Geräte abgerufen. Die Geräte sollen jeweils für 5 Jahre gemietet werden.
Aus dem Rahmenvertrag abgerufen werden sollen mehrere Gerätetypen eines Herstellers, die beispielhaft wie folgt gegliedert sein können:
1. Tischgerät (s/w, DIN A5 bis DIN A4).
2. Multifunktionsgerät mittleres Volumen (s/w, DIN A5 bis DIN A3).
3. Multifunktionsgerät mittleres Volumen (Farbe, DIN A5 bis DIN A3).
4. Multifunktionsgerät hohes Volumen (s/w, DIN A5 bis DIN A3).
5. Multifunktionsgerät hohes Volumen (Farbe, DIN A5 bis DIN A3).
Neben der Bereitstellung von Geräten und des dazugehörigen Verbrauchsmaterials (mit Ausnahme von Papier) inkl. des Full-Service (Los 1) soll eine zentral und mandantenfähig zu betreibende Managementsoftware inkl. einer sogenannten „Follow-Me-Print“-Lösung beschafft werden (Los 2). Die Authentifizierung soll sowohl anhand von Kartenlesegeräten wie auch über eine PIN-Eingabe möglich sein. Funktionalitäten wie „Scan to E-Mail“ und „Scan to Folder“ müssen realisierbar sein.
Der Auftraggeber erwartet, dass der Bewerber am Ticketsystem des Auftraggebers teilnimmt und die beim User-Help-Desk (UHD) bzw. Call-Center erstellten Tickets zu Fehlermeldungen der Anwender, die die Multifunktionsgeräte betreffen und evtl. auch zu automatisch erzeugten Tickets direkt im Ticketsystem des Auftraggebers bearbeitet. Dazu wird dem Anbieter ein Remotezugriff auf das Ticketsystem ermöglicht.
Darüber hinaus muss ein Accounting realisierbar sein und der Bewerber in der Lage sein, seine monatlichen Leistungen mandantenfähig (Behörden – bzw. Dienststellenweise) abzurechnen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-05-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-04-09.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• RICOH Deutschland GmbH

Wer?

• Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts

Wie?

Wo?

• Bremen › Bremen, Kreisfreie Stadt
• Hamburg › Hamburg
• Schleswig-Holstein › Schleswig-Holstein

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-04-09	Auftragsbekanntmachung
2015-10-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-04-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Drucker und Plotter
Menge oder Umfang: Ca. 6 000-6 500 Geräte.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Drucker und Plotter 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für ein oder mehrere Los(e)
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts
Postanschrift: Altenholzer Straße 10-14
Postleitzahl: 24161
Postort: Altenholz
Kontakt
Internetadresse: http://www.dataport.de 🌏
E-Mail: dataportvergabe2780@dataport.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-04-09 📅
Einreichungsfrist: 2015-05-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-04-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 072-127182
ABl. S-Ausgabe: 72
Zusätzliche Informationen

Die Unterlagenbereitstellung erfolgt ausschließlich per E-Mail. Die Teilnahmeunterlagen können unter der Adresse „dataportvergabe2780@dataport.de“ abgefordert werden. An die gleiche Adresse sind auch Fragen zu den Unterlagen und zum Verfahren zu richten. Die Antworten auf die Fragen erfolgen rechtzeitig vor Ende der Einreichungsfrist anonymisiert an alle Bewerber, die die Teilnahmeunterlagen beim Auftraggeber abgefordert haben. Der Teilnahmeantrag ist schriftlich, in Papierform im verschlossenen Umschlag an die unter Anhang A.III.aufgeführte Adresse zu richten. Für den Antrag ist es zwingend erforderlich, dass vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Deckblatt zum Teilnahmeantrag zu unterzeichnen und alle geforderten Nachweise und Erklärungen beizufügen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Laufzeit des Rahmenvertrages soll vier Jahre sein. Das geschätzte Abnahmevolumen beträgt ca. 6 000 – 6 500 Geräte, die ausschließlich durch den Auftraggeber – auch für die Kunden – verteilt über die Vertragslaufzeit abgerufen werden. Dabei werden im ersten Quartal des Vertrages ca. 300 Geräte abgerufen. Die Geräte sollen jeweils für 5 Jahre gemietet werden.

Aus dem Rahmenvertrag abgerufen werden sollen mehrere Gerätetypen eines Herstellers, die beispielhaft wie folgt gegliedert sein können:

1. Tischgerät (s/w, DIN A5 bis DIN A4).

2. Multifunktionsgerät mittleres Volumen (s/w, DIN A5 bis DIN A3).

3. Multifunktionsgerät mittleres Volumen (Farbe, DIN A5 bis DIN A3).

4. Multifunktionsgerät hohes Volumen (s/w, DIN A5 bis DIN A3).

5. Multifunktionsgerät hohes Volumen (Farbe, DIN A5 bis DIN A3).

Neben der Bereitstellung von Geräten und des dazugehörigen Verbrauchsmaterials (mit Ausnahme von Papier) inkl. des Full-Service (Los 1) soll eine zentral und mandantenfähig zu betreibende Managementsoftware inkl. einer sogenannten „Follow-Me-Print“-Lösung beschafft werden (Los 2). Die Authentifizierung soll sowohl anhand von Kartenlesegeräten wie auch über eine PIN-Eingabe möglich sein. Funktionalitäten wie „Scan to E-Mail“ und „Scan to Folder“ müssen realisierbar sein.

Der Auftraggeber erwartet, dass der Bewerber am Ticketsystem des Auftraggebers teilnimmt und die beim User-Help-Desk (UHD) bzw. Call-Center erstellten Tickets zu Fehlermeldungen der Anwender, die die Multifunktionsgeräte betreffen und evtl. auch zu automatisch erzeugten Tickets direkt im Ticketsystem des Auftraggebers bearbeitet. Dazu wird dem Anbieter ein Remotezugriff auf das Ticketsystem ermöglicht.

Darüber hinaus muss ein Accounting realisierbar sein und der Bewerber in der Lage sein, seine monatlichen Leistungen mandantenfähig (Behörden – bzw. Dienststellenweise) abzurechnen.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Hardware
Kurze Beschreibung:

Beschaffung (Miete, Aufstellung und Betrieb) von Multifunktionsgeräten für sich sowie für die Dienststellen der Freien Hansestadt Bremen, der Freien und Hansestadt Hamburg, und dem Land Schleswig Holstein im Wege eines Rahmenvertrages vergeben. Standorte des Auftraggebers sind in Altenholz, Hamburg, Bremen, Rostock, Halle, Magdeburg und Lüneburg sowie in ggf. während der Vertragslaufzeit zusätzlich gegründeten Standorten.

Menge oder Umfang: Geschätzte 6 000-6 500 Geräte.
Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Software
Kurze Beschreibung:

Beschaffung einer zentral und mandantenfähig zu betreibende Managementsoftware inkl. einer sogenannten „Follow-Me-Print“-Lösung beschafft werden (Los 2). Die Authentifizierung soll sowohl anhand von Kartenlesegeräten wie auch über eine PIN-Eingabe möglich sein. Funktionalitäten wie „Scan to E-Mail“ und “Scan to Folder“ müssen realisierbar sein.

Beschreibung der Optionen:

Dem Auftraggeber wird das Recht eingeräumt, die Laufzeit des Vertrages einmalig unter der Bedingung zu verlängern, dass es bei der Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens zu Verzögerungen aufgrund eines Nachprüfungsverfahrens kommt. Die Vertragsverlängerung umfasst den Zeitraum des Nachprüfungsverfahrens und endet mit Wirksamwerden des vom Auftraggeber nach Maßgabe des Ausgangs des Nachprüfungsverfahrens neu abzuschließenden Vertrages.

Dauer: 48 Monate
Referenznummer: ÖT RE2 / 2780 / 15
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg, Bremen und Schleswig-Holstein.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Projektsprache deutsch,

— Unternehmensbeschreibung,

— Erklärung zu möglichen Ausschlussgründen gemäß §§ 6 Abs. 5 VOL/A, 6 Abs. 4 und 6 EG VOL/A,

— Liste privilegierter Nachunternehmer,

— Erklärung Nachunternehmer,

— Erklärung Bietergemeinschaften,

— Erklärung zu Tarifbindungen und Mindestlohn,

— Scientology-Erklärung,

— Vertraulichkeitserklärung

Nähere Angaben finden sich in den Teilnahmeunterlagen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Umsatzkennzahlen,

— Anzahl Multifunktionsgeräte im Kundeneinsatz.

Nähere Angaben finden sich in den Teilnahmeunterlagen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Referenzen,

— Qualitäts- und IT-Sicherheitsmanagement.

Nähere Angaben finden sich in den Teilnahmeunterlagen.

Mindeststandards:

— Erklärung über Kenntnis der deutschen Sprache bei zum Einsatz kommenden Personen.

— Erklärung über Teilnahme am Ticketsystem des Auftraggebers und Bearbeitung der beim User-Help-Desk (UHD) bzw. CallCenter erstellten Tickets zu Fehlermeldungen der Anwender, die die Multifunktionsgeräte betreffen, und evtl. auch zu automatisch erzeugten Tickets direkt im Ticketsystem des Auftraggebers,

— Erklärung, dass seine monatlichen Leistungen mandantenfähig abgerechnet werden können.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

BGB-Gesellschaften haben einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen und sich zur gesamtschuldnerischen Haftung zu verpflichten. Mehrfachbeteiligungen einzelner Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind unzulässig und führen zur Nichtberücksichtigung sämtlicher betroffener Bietergemeinschaften im weiteren Verfahren.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 4
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Auswahlkriterien:

— Umsatzkennzahlen 10 % – Anzahl Multifunktionsgeräte bei Kunden 10 % – Qualitäts- und IT-Sicherheitsmanagementsystem 20 % – Referenzen 60 % Zur Abgabe eines Angebotes und zu den anschließenden Verhandlungen werden die rangbesten Bewerber (mindestens je Los 3) mit dem höchsten Gesamtnutzwert in der Nutzwertanalyse aufgefordert. Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Unternehmen zu Vertragsverhandlungen aufzufordern, wenn die Art bzw. Anzahl der Bewerbungen dies begründet. Es werden jedoch nur geeignete Bewerber aufgefordert, auch wenn deren Anzahl unter drei liegt.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.dataport.de 🌏
Name: Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts
Postanschrift: Geschäftszimmer, Zimmer 310, Billstraße 82
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20539
Kontaktperson: Geschäftszimmer 310, Submissionsstelle
URL der Teilnahme: www.dataport.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: ÖT RE2 / 2780 / 15
Zusätzliche Informationen

Der Teilnahmeantrag ist schriftlich, in Papierform im verschlossenen Umschlag an die unter Anhang A.III.aufgeführte Adresse zu richten.

Für den Antrag ist es zwingend erforderlich, dass vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Deckblatt zum Teilnahmeantrag zu unterzeichnen und alle geforderten Nachweise und Erklärungen beizufügen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de 📧
Telefon: +49 4319884640 📞
Fax: +49 4319884702 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Auftraggeber weist auf § 107 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:

„§ 107 GWB Einleitung, Antrag.

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 7 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. §101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt“.

Darüber hinaus bittet der Auftraggeber, Rügen an die in Ziffer I.1) genannte Kontaktadresse per E-Mail zusenden.

Wiederkehrender Auftrag
2019.
Quelle: OJS 2015/S 072-127182 (2015-04-09)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-10-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 31 125 562 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-10-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-10-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 201-364051
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 72-127182
ABl. S-Ausgabe: 201
Zusätzliche Informationen

Die Unterlagenbereitstellung erfolgt ausschließlich per E-Mail. Die Teilnahmeunterlagen können unter der Adresse „dataportvergabe2780@dataport.de“ abgefordert werden. An die gleiche Adresse sind auch Fragen zu den Unterlagen und zum Verfahren zu richten. Die Antworten auf die Fragen erfolgen rechtzeitig vor Ende der Einreichungsfrist anonymisiert an alle Bewerber, die die Teilnahmeunterlagen beim Auftraggeber abgefordert haben. Der Teilnahmeantrag ist schriftlich, in Papierform im verschlossenen Umschlag an die unter Anhang A.III aufgeführte Adresse zu richten. Für den Antrag ist es zwingend erforderlich, dass vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Deckblatt zum Teilnahmeantrag zu unterzeichnen und alle geforderten Nachweise und Erklärungen beizufügen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: VV RE2 / 2780 / 15

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Qualität (50)
2. Preis (50)

Auftragsvergabe

1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-10-12 📅
Name: Ricoh Deutschland GmbH
Postanschrift: Vahrenwalder Straße 315
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30179
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: oliver.koschack@ricoh.de 📧
Internetadresse: www.ricoh.de 🌏

2️⃣
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 7 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen,dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

Quelle: OJS 2015/S 201-364051 (2015-10-13)

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