Offenes Verfahren nach § 3 EG Abs. 1 VOL/A – Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems und elektronische Langzeitarchivierung

Stadt Passau

Die Stadt Passau beschafft ein Dokumentenmanagementsystem mit elektronischer Langzeitarchivierung.
Ziele für die Einführung eines DMS/Archivsystems sind:
— orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Akten,
— gleichzeitiger Zugriff von mehreren Bearbeitern,
— einfache, schnelle, umfängliche und komfortable Recherchemöglichkeit,
— schnellere und bessere Auswertung, Darstellung und Verarbeitung,
— Vermeidung einer fehleranfälligen mehrfachen Erfassung und Pflege von Daten,
— Erhöhung der Transparenz des Verwaltungshandelns,
— Herstellung vollständiger Akten,
— Revisionssichere Langzeitarchivierung und
— langfristig ein DMS/Archivsystem für die Stadtverwaltung.
In der Stadtverwaltung gibt es ca. 500 PC Arbeitsplätze, die langfristig alle eingebunden werden sollen. Die Einführung eines DMS bei der Stadt Passau erfolgt schrittweise. Sie beginnt mit definierten Startprozessen. Softwarelizenzen, etc. werden zunächst nur in der benötigten Anzahl beschafft. Je nach erfolgreicher Einführung, Ausbau und Zielerreichung wird die Einführung sukzessive vorangetrieben und nach Bedarf weiter beschafft. Die Stadt behält sich die Einstellung des Projektes vor, insbesondere wenn das beschaffte Produkt im realen Einsatz die Anforderungen nicht im gewünschten Maß erfüllt, der Anbieter den Anforderungen an Service (Termineinhaltung, Zielerreichung, Zuverlässigkeit, etc.) erfüllt oder die Haushaltsmittel nicht mehr bereitgestellt werden können.
Der weitere Ausbau erfolgt nach erfolgreicher Einführung der Startprozesse in geeigneten Arbeitsbereichen.
Angebotsprüfung und -wertung:
Die Angebotsprüfung und -wertung erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt erfolgt eine unternehmensbezogene formale Prüfung entsprechend den Eignungskriterien gem. III.2.1) bis III.2.3) auf Vollständigkeit der geforderten Eignungsnachweise. Im zweiten Schritt erfolgt eine auftragsbezogene Wertung gem. Ziff. IV.2.1) „Zuschlagskriterien“:

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-07-06.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Stadt Passau

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Niederbayern › Passau, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-07-06	Auftragsbekanntmachung
2016-02-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-07-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Menge oder Umfang:

In der ersten Pilot-Phase für Stadtkasse, Steueramt, Hauptamt IuK (ca. 25 Nutzer), weiterer Ausbau für bis zu insgesamt ca. 500 Arbeitsplätze. Keine Abnahmeverpflichtung (siehe II 1.5)).

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Passau
Postanschrift: Rathausplatz 2, Hauptamt
Postleitzahl: 94032
Postort: Passau
Kontakt
Internetadresse: http://www.passau.de 🌏
E-Mail: robert.firmhofer@passau.de 📧
Telefon: +49 851396377 📞
Fax: +49 851396593 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-07-06 📅
Einreichungsfrist: 2015-09-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-07-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 132-243323
ABl. S-Ausgabe: 132

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Stadt Passau beschafft ein Dokumentenmanagementsystem mit elektronischer Langzeitarchivierung.

Ziele für die Einführung eines DMS/Archivsystems sind:

— orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Akten,

— gleichzeitiger Zugriff von mehreren Bearbeitern,

— einfache, schnelle, umfängliche und komfortable Recherchemöglichkeit,

— schnellere und bessere Auswertung, Darstellung und Verarbeitung,

— Vermeidung einer fehleranfälligen mehrfachen Erfassung und Pflege von Daten,

— Erhöhung der Transparenz des Verwaltungshandelns,

— Herstellung vollständiger Akten,

— Revisionssichere Langzeitarchivierung und

— langfristig ein DMS/Archivsystem für die Stadtverwaltung.

In der Stadtverwaltung gibt es ca. 500 PC Arbeitsplätze, die langfristig alle eingebunden werden sollen. Die Einführung eines DMS bei der Stadt Passau erfolgt schrittweise. Sie beginnt mit definierten Startprozessen. Softwarelizenzen, etc. werden zunächst nur in der benötigten Anzahl beschafft. Je nach erfolgreicher Einführung, Ausbau und Zielerreichung wird die Einführung sukzessive vorangetrieben und nach Bedarf weiter beschafft. Die Stadt behält sich die Einstellung des Projektes vor, insbesondere wenn das beschaffte Produkt im realen Einsatz die Anforderungen nicht im gewünschten Maß erfüllt, der Anbieter den Anforderungen an Service (Termineinhaltung, Zielerreichung, Zuverlässigkeit, etc.) erfüllt oder die Haushaltsmittel nicht mehr bereitgestellt werden können.

Der weitere Ausbau erfolgt nach erfolgreicher Einführung der Startprozesse in geeigneten Arbeitsbereichen.

Angebotsprüfung und -wertung:

Die Angebotsprüfung und -wertung erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt erfolgt eine unternehmensbezogene formale Prüfung entsprechend den Eignungskriterien gem. III.2.1) bis III.2.3) auf Vollständigkeit der geforderten Eignungsnachweise. Im zweiten Schritt erfolgt eine auftragsbezogene Wertung gem. Ziff. IV.2.1) „Zuschlagskriterien“:

Referenznummer: 110
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 94032 Passau.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Aktueller Nachweis, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist.

2) Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 6 EG Abs. 4 VOL/A aufgezählten Straftaten vorliegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1) Eigenerklärung, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung während der gesamten Vertragslaufzeit besteht. Die Deckungssumme beträgt mindestens das 1,5-fache des Auftragswertes.

2) Eigenerklärung, dass über das Vermögen des Bewerbers kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist.

3) Eigenerklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet.

4) Eigenerklärung, dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (u. a. auch zur Berufsgenossenschaft) ordnungsgemäß nachgekommen ist.

5) Eigenerklärung, dass der Bewerber keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen hat, bzw. keine Eintragungen im Gewerbezentralregister wegen illegaler Beschäftigung bestehen.

6) Eigenerklärung, in welcher der Bieter bestätigt, dass weder sein Unternehmen, noch Mehrheitsanteilseigner oder Gesellschafter, noch eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder Mitglieder der Bietergemeinschaft auf einer der in den Anlagen zu den Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 sowie der Anlage des Standpunktes des Rates 2001/931/GASP befindlichen Terrorlisten erscheint.

7) Erklärung über den Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit der Umsatz Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Nachweis von drei vergleichbaren Referenzprojekten der letzten 3 Jahre durch eine Eigenerklärung als Anlage zum Angebot mit folgendem Aufbau:

— Angabe, ob öffentlicher oder privater Auftraggeber (AG),

— Projektbezeichnung,

— Leistungszeit von/bis,

— Angabe zum Rechnungswert und Lieferumfang,

— Ansprechpartner des o. g. Auftraggeber mit Namen, E-Mail und Telefonnummer.

Auftragsausführung
Sonstige besondere Bedingungen:

Darlegung der besonderen Bedingungen:

EVB-IT System AGB,

EVB-IT Systemvertrag.

Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B).

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2016-01-01 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2015-09-14 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Hauptamt
Herrn Robert Firmhofer
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2016-01-01 📅
Datum des Endes: 2016-06-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 110

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern – Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die nachfolgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):

„§ 101a Informations- und Wartepflicht.

(1) Der Auftraggeber hat die betroffenen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglichen Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach den Sätzen 1 und 2 geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs bei dem betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an (...).

§ 101b Unwirksamkeit.

(1) Ein Vertrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der Auftraggeber:

1. gegen § 101a GWB verstoßen hat (...).

(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

§ 107 Einleitung, Antrag.

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 7 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist dar zulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (...).

§ 114 Entscheidung der Vergabekammer.

(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.

Ergänzender Hinweis: Die Rügefrist des § 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB beträgt nach der Rechtsprechung im Regelfall nur wenige Tage. Jedenfalls eine mehr als 14 Tage nach Kenntnis des Vergaberechtsverstoßes erhobene Rüge ist sowohl nach der vergaberechtlichen Rechtsprechung als auch nach der Rechtsprechung zu § 121 Abs. 1 S. 1 BGB nicht mehr „unverzüglich“.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2015/S 132-243323 (2015-07-06)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-02-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 211 369,59 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Rathausplatz 2

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-02-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-02-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 037-060623
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 132-243323
ABl. S-Ausgabe: 37

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-12-21 📅
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Nödiker Str. 118
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@codia.de 📧
Internetadresse: www.codia.de 🌏
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 7

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

"§ 101a Informations- und Wartepflicht.

1. gegen § 101a GWB verstoßen hat (...)

§ 114 Entscheidung der Vergabekammer

Quelle: OJS 2016/S 037-060623 (2016-02-18)

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