Planung, Koordinierung und Erstellung der Bewerbungsdokumente (Bid Books) im Rahmen des IOC-Verfahrens für die Vergabe der Olympischen und Paralympischen Spiele 2024

Freie und Hansestadt Hamburg

Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) beabsichtigt sich für die Bewerbung zur Ausrichtung der Olympischen und Paralympischen Spiele 2024 bei der Erarbeitung der Bewerbungsunterlagen unterstützen zu lassen. Dies umfasst die qualifizierte sowie fristgerechte Planung, Koordinierung und Erstellung der Bewerbungsdokumente (Bid Books) im Rahmen des IOC-Verfahrens für die Vergabe der Olympischen und Paralympischen Spiele 2024.
Die Durchführung des Vergabeverfahrens wird über die Finanzbehörde Hamburg abgewickelt. Es soll die Erbringung folgender Leistungen beauftragt werden:
- Planung, Gesamtkoordination und Erstellung der einzelnen Bewerbungsbausteine nach den jeweiligen IOC-Vorgaben in Abstimmung mit dem Auftraggeber (Gesamtkonzept, Sportstätten, Medienzentren, Unterbringungskonzept).
- In die Erarbeitung der Bewerbungsdokumente sind von der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) zu benennende weitere Fachplaner und deren Planungsergebnisse (unter anderem Masterplan OfympicCity, Mobilitätskonzept für die Bewerbung zur Ausrichtung Olympischer und Paralympischer Spiele 2024) einzubinden bzw. zu integrieren.
Bietergemeinschaften werden zum VOF-Verfahren ausdrücklich zugelassen.
Die Planungen sind unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit zu entwickeln und anhand von Kostenschätzungen zu überprüfen.
Zur Einhaltung der zeitlichen Vorgaben aus dem Bewerbungsverfahren muss das Mini Bid Book (Applicant City Phase) zum 15.Dezember 2015 fertiggestellt sein.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-03-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-03-06.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Bietergemeinschaft ProProjekt Planungsmanagement & Projektberatung GmbH + AS&P – Albert Speer & Partner GmbH

Wer?

• Freie und Hansestadt Hamburg

Wie?

Wo?

• Hamburg › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-03-06	Auftragsbekanntmachung
2015-05-21	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-03-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport
Menge oder Umfang:

Die Beauftragung erfolgt stufenweise nach den inhaltlichen und zeitlichen Erfordernissen des Bewerbungsverfahrens des IOC für die Olympischen und Paralympischen Spiele 2024. Sie steht unter dem Vorbehalt der Auswahl der FHH als nationale Bewerberstadt.Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine vollständige Beauftragung.Die erste Stufe umfasst die Erstellung des Bewerbungsdokuments für die Applicant City Phase (Mini Bid Book) und die Vorbereitung des Bewerbungsdokuments für die Candidate City Phase bis zur Auswahl derCandidate Cities 2017. Die zweite Stufe wird optional abgefragt und nur bei Erreichen der Candidate City Phase abgerufen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport 📦

Verfahren
Verfahrensart: Beschleunigtes Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Freie und Hansestadt Hamburg
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Postleitzahl: 20354
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.ausschreibungen.hamburg.de 🌏
E-Mail: ausschreibungen@fb.hamburg.de 📧
Telefon: +49 40428232731 📞
Fax: +49 40428231364 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-03-06 📅
Einreichungsfrist: 2015-03-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-03-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 049-085683
ABl. S-Ausgabe: 49
Zusätzliche Informationen

In einem ersten Verfahrensschritt wird anhand des Teilnahmeantrags die Eignung der Bewerber geprüft und die Teilnehmer für das Verhandlungsverfahren nach Ziffer IV.1.2. ausgewählt. Die ausgewählten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verhandlungsschritt zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert und damit am Verhandlungsverfahren beteiligt. Voraussichtliche Termine: Briefing am 7.4.2015 und Verhandlungen am 20.4.2015. Anfragen von Bewerbern werden in anonymisierter Form nebst Beantwortung per E-Mail allen Interessenten, die die Vordrucke/Eigenerklärungen abgerufen haben, zur Verfügung gestellt. Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bewerbern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (Steuerliche Bescheinigungen zur Beteiligung an Öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigungen in Steuersachen, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkasse, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung (nicht älter als 6 Monate) abzufordern.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Durchführung des Vergabeverfahrens wird über die Finanzbehörde Hamburg abgewickelt. Es soll die Erbringung folgender Leistungen beauftragt werden:

- Planung, Gesamtkoordination und Erstellung der einzelnen Bewerbungsbausteine nach den jeweiligen IOC-Vorgaben in Abstimmung mit dem Auftraggeber (Gesamtkonzept, Sportstätten, Medienzentren, Unterbringungskonzept).

- In die Erarbeitung der Bewerbungsdokumente sind von der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) zu benennende weitere Fachplaner und deren Planungsergebnisse (unter anderem Masterplan OfympicCity, Mobilitätskonzept für die Bewerbung zur Ausrichtung Olympischer und Paralympischer Spiele 2024) einzubinden bzw. zu integrieren.

Bietergemeinschaften werden zum VOF-Verfahren ausdrücklich zugelassen.

Die Planungen sind unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit zu entwickeln und anhand von Kostenschätzungen zu überprüfen.

Zur Einhaltung der zeitlichen Vorgaben aus dem Bewerbungsverfahren muss das Mini Bid Book (Applicant City Phase) zum 15.Dezember 2015 fertiggestellt sein.

Menge oder Umfang:

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine vollständige Beauftragung.

Die erste Stufe umfasst die Erstellung des Bewerbungsdokuments für die Applicant City Phase (Mini Bid Book) und die Vorbereitung des Bewerbungsdokuments für die Candidate City Phase bis zur Auswahl der

Candidate Cities 2017. Die zweite Stufe wird optional abgefragt und nur bei Erreichen der Candidate City Phase abgerufen.

Referenznummer: 2015000035
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Der Teilnahmeantrag ist auf dem Formular des Auftraggebers einzureichen, zusätzlich sind die Formulare "Eigenerklärung Bietergemeinschaft" und " Eigenerklärung_ Zuverlässigkeit" einzureichen, sämtliche Unterlagen sind abrufbar unter der E-Mail-Adresse ausschreibungen@fb.hamburg.de.

Teilnahmeanträge sind ausschließlich in Papierform in einem verschlossenen Umschlag mit Angabe der Projektnummer 2015000035 adressiert an die Finanzbehörde Hamburg, Hauptgeschäftszimmer (Zimmer 100), Gänsemarkt 36, 20354 Hamburg mit dem Vermerk "Vergabeunterlagen Projektnummer 2015000035 Bewerbung Olympische Spiele 2024 / Bitte nicht öffnen!" einzureichen.

Die in Ziff. III.2.1. bis III.2.3. geforderten Erklärungen und Nachweise sind in der aufgeführten Reihenfolge vorzulegen. Darüber hinausgehende Informationsunterlagen sind nicht erwünscht. Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (siehe durch Unteraufträge), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen, die in Ziff. III.2.1. geforderten Erklärungen und Nachweise vorzulegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1) Eigenerklärung über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung (Personenschäden mind. 1 500 000 EUR, sonstige Schäden mind. 500 000 EUR. Siehe Formular unter III.2.1.

2) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers innerhalb der letzten 5 Jahre (erforderlich sind mind. 1 000 000 EUR pro Jahr. Siehe Formular unter III.2.1).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Allgemeine Bürobeschreibung, Struktur und Arbeitsschwerpunkte des/der Büros,

- Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter

- Projektteam, Benennung der im Falle der Zuschlagserteilung vorgesehenen, verantwortlichen Mitarbeiter (Projektteam, Stellvertretungsregelung). Für jeden benannten Mitarbeiter sind anzugeben

- Qualifikation

- Fremdsprachenkenntnisse (insbesondere sichere Englischkenntnisse)

- Dauer der Berufserfahrung und Bürozugehörigkeit

- Berufliche Erfahrung, Referenzprojekte

je benannten Mitarbeiter nicht mehr als 2 Seiten DIN A

2. Referenzprojekte (des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft insgesamt) der letzten 20 Jahre (d.h. ab 01.01.1995) unter Angabe von:

- Projektname

- Ort und Abgrenzung des Projektes Bearbeitungszeitraum

- Auftragsvolumen

- Auftraggeber (inkl. Nennung eines Ansprechpartners nebst Kontaktdaten oder Einreichung eines Referenzschreibens)

- Darstellung des Anteils des Bewerbers am Gesamtprojekt

- Darstellung der Anteile der einzelnen Mitarbeiter im Projekt

-Projektmitarbeiter

Die Referenzen sollten mit dem hier zu vergebenden Auftrag vergleichbar sein, insbesondere bezüglich

- Tätigwerden für öffentliche Auftraggeber (insbesondere Kommunen, insbesondere Bauten der Sportinfrastruktur).

- Erfahrung in Planung, Koordination und Erstellung von Dokumenten für Bewerbungen um nationale und internationale sportliche Großveranstaltungen.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Zahlungen im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bei einer Bietergemeinschaft ist die Nennung aller Mitglieder und eines Gesamtbevollmächtigten erforderlich, der in Vertretung auf Rechnung aller handeln kann. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch.

Sonstige besondere Bedingungen:

Die FHH führt das Verfahren im Vorgriff auf eine geplante, noch zu gründende Bewerbungsgesellschaft durch, an der der DOSB als Mehrheitsgesellschafter beteiligt werden soll. Mit der Beteiligung an diesem Verfahren erklärt der Bewerber sein ausdrückliches Einverständnis mit der Übertragung aller Rechte und Pflichten aus diesem und zukünftigen Verfahren auf die noch zu gründende Bewerbungsgesellschaft. Ebenso stimmt er dem Eintritt der Bewerbungsgesellschaft als Vertragspartner in sämtliche mit ihm bestehenden vertraglichen Beziehungen anstelle der FHH ausdrücklich zu.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Begründung des beschleunigten Verfahrens:

Grund für die besondere Dringlichkeit ist die vom IOC vorgegebene Frist zur Abgabe des Mini Bid Books im Januar 2016. Aufgrund der notwendigen Abstimmung mit den politischen Entscheidungsträgern und der notwendigen Übersetzung der Bewerbungsunterlagen muss das Mini Bid Book bereits am 15.12.2015 fertiggestellt sein. Durch die Verschiebung der Entscheidung über den nationalen Bewerber durch den Deutschen Olympischen Sportbund von Dezember 2014 auf den März 2015 kann die Bekanntmachung erst im März 2015 veröffentlicht werden.

Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Der Auftraggeber bildet eine Rangliste nach Grad der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen mit dem vorliegenden Projekt sowie den unter III.2.3. genannten Kriterien. Positiv bewertet wird zudem, wenn der für den vorliegenden Auftrag vorgesehene Projektleiter an den Referenzprojekten beteiligt gewesen ist, sowie wenn spezielle Erfahrung in Planung, Koordination und Erstellung von Dokumenten für Bewerbungen für Olympische und Paralympische Spiele besteht.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Iris Peters
Internetadresse: www.ausschreibungen.hamburg.de 🌏
Name: Finanzbehörde Hamburg
Kontaktperson: Hauptgeschäftszimmer, Raum 100
Telefon: +49 40428231380 📞
E-Mail: finanzbehoerde.poststelle@fb.hamburg.de 📧
Fax: +49 40427310747 📠
URL der Teilnahme: http://www.ausschreibungen.hamburg.de 🌏
E-Mail: dieter.carmesin@fb.hamburg.de 📧

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2015-05-12 📅
Datum des Endes: 2017-01-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 2015000035
Zusätzliche Informationen

Anfragen von Bewerbern werden in anonymisierter Form nebst Beantwortung per E-Mail allen Interessenten, die die Vordrucke/Eigenerklärungen abgerufen haben, zur Verfügung gestellt.

Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bewerbern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (Steuerliche Bescheinigungen zur Beteiligung an Öffentlichen Aufträgen bzw.

Bescheinigungen in Steuersachen, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkasse, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung (nicht älter als 6 Monate) abzufordern.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
E-Mail: dieter.carmesin@fb.hamburg.de 📧
Telefon: +49 40428231448 📞
Fax: +49 40428232020 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 107 Abs. 3 S. 1Nr. 1bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 107 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegeben Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewertung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggeber, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101 b Abs. 1 Nr. 2 § 101 a Abs. 1 Satz 1 bleibt unberührt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2015/S 049-085683 (2015-03-06)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-05-21)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-05-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-05-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 099-180681
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 49-085683
ABl. S-Ausgabe: 99
Zusätzliche Informationen

In einem ersten Verfahrensschritt wird anhand des Teilnahmeantrags die Eignung der Bewerber geprüft und die Teilnehmer für das Verhandlungsverfahren nach Ziffer IV.1.2) ausgewählt. Die ausgewählten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verhandlungsschritt zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert und damit am Verhandlungsverfahren beteiligt. Voraussichtliche Termine: Briefing am 7.4.2015 und Verhandlungen am 20.4.2015. Anfragen von Bewerbern werden in anonymisierter Form nebst Beantwortung per E-Mail allen Interessenten, die die Vordrucke/Eigenerklärungen abgerufen haben, zur Verfügung gestellt. Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bewerbern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (Steuerliche Bescheinigungen zur Beteiligung an Öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigungen in Steuersachen, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkasse, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung (nicht älter als 6 Monate) abzufordern.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Bearbeitungskonzept (55)
2. Zeit- und Ressourcenplan (15)
3. Auftraggeberkooperationskonzept (10)
4. Angebotspreis (20)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-05-11 📅
Name: Bietergemeinschaft ProProjekt Planungsmanagement & Projektberatung GmbH + AS&P – Albert Speer & Partner GmbH
Postanschrift: Hedderichstraße 108-110
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60596
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 107 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit:

Quelle: OJS 2015/S 099-180681 (2015-05-21)

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