Rahmenvereinbarung Event- und Messe-Dienstleistungen
Event-Dienstleistungen:
Übernahme von einzelnen Dienstleistungen im Zusammenhang mit Events oder Messe-Auftritten der NRW.BANK. Dies kann insbesondere folgende Leistungen umfassen:
— Die NRW.BANK hinsichtlich der Koordination und Organisation von Veranstaltungen beraten, informieren und betreuen;
— Angebote und Angebotsvergleiche für Veranstaltungen recherchieren, erstellen (z. B. für Location-Anmietungen, Rahmenprogramme, Catering, Moderationen, Key Notes, Stand- und Service-Personal und ähnliches) und Empfehlungen für eine Beauftragung aussprechen;
— Von der NRW.BANK freigegebene Angebote auf eigene Rechnung beauftragen und der NRW.BANK gemäß Rahmenvereinbarung in Rechnung stellen;
— Kosten-, Projekt-, Ablauf- und Regiepläne für Veranstaltungen erstellen, dabei je nach Veranstaltungsart mit Ansprechpartner/innen der NRW.BANK, deren Partnern und weiteren Beteiligten abstimmen;
— Alle an einer Veranstaltung beteiligten Arbeiten, Stellen, Firmen und Mitwirkende koordinieren, ggf. auch vor Ort der Veranstaltung oder Messe;
— Alle veranstaltungstechnischen Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften berücksichtigen, beispielsweise in Fragen der Sicherheit, der Infrastruktur (Verkehrsanbindung, Verpflegung, Toiletten, Parkplätze) oder bezüglich des Schutz- und Ruhebedürfnisses von Anwohnern, Genehmigungen einholen, Veranstaltungen ggf. anmelden;
—Endkalkulationen, -abrechnungen und Erfolgskontrollen durchführen.
Messe-Eventlogistik:
Übernahme von Leistungen der Messe- und Event-Logistik. Dies kann insbesondere folgende Leistungen umfassen:
— Protokollierte Übernahme, Inventarisierung und fachgemäße Einlagerung der Messeausstattung der NRW.BANK und aller zugehörigen Sachen durch die Auftragnehmerin inkl. angemessener Versicherung;
— Regelmäßige Begutachtung, sachgemäße Pflege, ggf. Ausbesserung/Reperatur/Ersatz sowie Inventur der Messeausstattung und aller zugehörigen Sachen in Abstimmung mit der NRW.BANK;
— Führung des Bestellkalenders zur Messeausstattung in Abstimmung mit der NRW.BANK;
— Entgegennahme von Bestellungen und Beratung hinsichtlich Standplanungen, Lieferfristen sowie räumlichen und technischen Restriktionen vor Ort;
— Durchführung von Lieferungen, Aufbauten, Abbauten und Abholungen gemäß eines einzurichtenden Bestellkalenders;
— Koordination und Organisation der Messestandausstattung (Flyer, Werbemittel, etc.).
Durchführung von Veranstaltungen:
Übernahme der Durchführung ganzer Veranstaltungen oder Messeauftritte als Werksleistung. Dabei insbesondere zu beachtende Gewerke:
— Durchführung des Einladungsmanagements;
— Sicherstellung der Agenturpräsenz vor Ort;
— Einweisung/Anleitung, Führung und Controlling des eingesetzten Personals, der Hostessen/Hosts und weiteren Dienstleister, ggf. in Abstimmung mit der NRW.BANK;
— Überwachung der Einhaltung des Zeitplans, der Veranstaltungs- und Organisationsabläufe;
— Führen von Teilnahmelisten, Durchführung von Einlasskontrollen etc.;
— Betreuung und Unterstützung der Gäste hinsichtlich organisatorischer Fragen vor Ort;
— Einhaltung aller veranstaltungsrechtlicher Vorschriften (Sicherheit, Lärm, Technik, Secrurity, Rettungsdienste etc.);
— Einholung aller erforderlichen Genehmigungen;
— Bereitstellung eines Veranstaltungsmeisters bei Events und Veranstaltungen ab 200 Pers.;
— Beschwerdemanagement in Absprache mit der NRW.BANK.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-05-04.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-03-11.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2015-03-11
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Auftragsbekanntmachung
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