Rahmenvereinbarung Event- und Messe-Dienstleistungen

NRW.BANK

Event-Dienstleistungen:
Übernahme von einzelnen Dienstleistungen im Zusammenhang mit Events oder Messe-Auftritten der NRW.BANK. Dies kann insbesondere folgende Leistungen umfassen:
— Die NRW.BANK hinsichtlich der Koordination und Organisation von Veranstaltungen beraten, informieren und betreuen;
— Angebote und Angebotsvergleiche für Veranstaltungen recherchieren, erstellen (z. B. für Location-Anmietungen, Rahmenprogramme, Catering, Moderationen, Key Notes, Stand- und Service-Personal und ähnliches) und Empfehlungen für eine Beauftragung aussprechen;
— Von der NRW.BANK freigegebene Angebote auf eigene Rechnung beauftragen und der NRW.BANK gemäß Rahmenvereinbarung in Rechnung stellen;
— Kosten-, Projekt-, Ablauf- und Regiepläne für Veranstaltungen erstellen, dabei je nach Veranstaltungsart mit Ansprechpartner/innen der NRW.BANK, deren Partnern und weiteren Beteiligten abstimmen;
— Alle an einer Veranstaltung beteiligten Arbeiten, Stellen, Firmen und Mitwirkende koordinieren, ggf. auch vor Ort der Veranstaltung oder Messe;
— Alle veranstaltungstechnischen Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften berücksichtigen, beispielsweise in Fragen der Sicherheit, der Infrastruktur (Verkehrsanbindung, Verpflegung, Toiletten, Parkplätze) oder bezüglich des Schutz- und Ruhebedürfnisses von Anwohnern, Genehmigungen einholen, Veranstaltungen ggf. anmelden;
—Endkalkulationen, -abrechnungen und Erfolgskontrollen durchführen.
Messe-Eventlogistik:
Übernahme von Leistungen der Messe- und Event-Logistik. Dies kann insbesondere folgende Leistungen umfassen:
— Protokollierte Übernahme, Inventarisierung und fachgemäße Einlagerung der Messeausstattung der NRW.BANK und aller zugehörigen Sachen durch die Auftragnehmerin inkl. angemessener Versicherung;
— Regelmäßige Begutachtung, sachgemäße Pflege, ggf. Ausbesserung/Reperatur/Ersatz sowie Inventur der Messeausstattung und aller zugehörigen Sachen in Abstimmung mit der NRW.BANK;
— Führung des Bestellkalenders zur Messeausstattung in Abstimmung mit der NRW.BANK;
— Entgegennahme von Bestellungen und Beratung hinsichtlich Standplanungen, Lieferfristen sowie räumlichen und technischen Restriktionen vor Ort;
— Durchführung von Lieferungen, Aufbauten, Abbauten und Abholungen gemäß eines einzurichtenden Bestellkalenders;
— Koordination und Organisation der Messestandausstattung (Flyer, Werbemittel, etc.).
Durchführung von Veranstaltungen:
Übernahme der Durchführung ganzer Veranstaltungen oder Messeauftritte als Werksleistung. Dabei insbesondere zu beachtende Gewerke:
— Durchführung des Einladungsmanagements;
— Sicherstellung der Agenturpräsenz vor Ort;
— Einweisung/Anleitung, Führung und Controlling des eingesetzten Personals, der Hostessen/Hosts und weiteren Dienstleister, ggf. in Abstimmung mit der NRW.BANK;
— Überwachung der Einhaltung des Zeitplans, der Veranstaltungs- und Organisationsabläufe;
— Führen von Teilnahmelisten, Durchführung von Einlasskontrollen etc.;
— Betreuung und Unterstützung der Gäste hinsichtlich organisatorischer Fragen vor Ort;
— Einhaltung aller veranstaltungsrechtlicher Vorschriften (Sicherheit, Lärm, Technik, Secrurity, Rettungsdienste etc.);
— Einholung aller erforderlichen Genehmigungen;
— Bereitstellung eines Veranstaltungsmeisters bei Events und Veranstaltungen ab 200 Pers.;
— Beschwerdemanagement in Absprache mit der NRW.BANK.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-05-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-03-11.

Wer?

• NRW.BANK

Wie?

Wo?

• Düsseldorf › Düsseldorf, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-03-11	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2015-03-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Nrw.bank
Postanschrift: Kavalleriestr. 22
Postleitzahl: 40213
Postort: Düsseldorf
Kontakt
Internetadresse: http://www.nrwbank.de 🌏
E-Mail: vergabe@nrwbank.de 📧
Telefon: +49 211917410 📞
Fax: +49 211917411746 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-03-11 📅
Einreichungsfrist: 2015-05-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-03-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 057-100072
ABl. S-Ausgabe: 57
Zusätzliche Informationen

1. Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch auf dem Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen unter https://www.evergabe.nrw.de nach vorheriger, einmaliger und kostenloser Registrierung zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Bieterfragen sowie sämtliche Kommunikation zwischen Bietern und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. 2. Für das Angebot sind die Vordrucke aus den Vergabeunterlagen zu verwenden, die über den Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen abgerufen werden können. 3. Die NRW.BANK hat bei der Auftragsvergabe die Bestimmungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW (TVgG NRW) zu beachten. In der Folge haben Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese jeweils bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die gemäß § 4 und gemäß § 16 Abs. 5 TVgG-NRW erforderlichen Verpflichtungs- bzw. Eigenerklärungen abzugeben. Mit dem Angebot hat der Bieter auch eine Verpflichtungserklärung zu Maßnahmen der Frauen- und Familienförderung und zur Einhaltung des geltenden Gleichbehandlungsrechts (§ 19 TVgG NRW) abzugeben. Entsprechende Vordrucke sind in den Vergabeunterlagen enthalten. 4. Mehrfachbeteiligungen, als Einzelbieter sowie als Mitglied einer/mehrerer Bietergemeinschaften sind nicht zulässig. 5. Es wird darauf hingewiesen, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Veröffentlichung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig, verändert oder mit weiteren Angaben wiedergegeben wird. Bekanntmachungs-ID: CXPNYH5YM76.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Event-Dienstleistungen:

Übernahme von einzelnen Dienstleistungen im Zusammenhang mit Events oder Messe-Auftritten der NRW.BANK. Dies kann insbesondere folgende Leistungen umfassen:

— Die NRW.BANK hinsichtlich der Koordination und Organisation von Veranstaltungen beraten, informieren und betreuen;

— Angebote und Angebotsvergleiche für Veranstaltungen recherchieren, erstellen (z. B. für Location-Anmietungen, Rahmenprogramme, Catering, Moderationen, Key Notes, Stand- und Service-Personal und ähnliches) und Empfehlungen für eine Beauftragung aussprechen;

— Von der NRW.BANK freigegebene Angebote auf eigene Rechnung beauftragen und der NRW.BANK gemäß Rahmenvereinbarung in Rechnung stellen;

— Kosten-, Projekt-, Ablauf- und Regiepläne für Veranstaltungen erstellen, dabei je nach Veranstaltungsart mit Ansprechpartner/innen der NRW.BANK, deren Partnern und weiteren Beteiligten abstimmen;

— Alle an einer Veranstaltung beteiligten Arbeiten, Stellen, Firmen und Mitwirkende koordinieren, ggf. auch vor Ort der Veranstaltung oder Messe;

— Alle veranstaltungstechnischen Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften berücksichtigen, beispielsweise in Fragen der Sicherheit, der Infrastruktur (Verkehrsanbindung, Verpflegung, Toiletten, Parkplätze) oder bezüglich des Schutz- und Ruhebedürfnisses von Anwohnern, Genehmigungen einholen, Veranstaltungen ggf. anmelden;

—Endkalkulationen, -abrechnungen und Erfolgskontrollen durchführen.

Messe-Eventlogistik:

Übernahme von Leistungen der Messe- und Event-Logistik. Dies kann insbesondere folgende Leistungen umfassen:

— Protokollierte Übernahme, Inventarisierung und fachgemäße Einlagerung der Messeausstattung der NRW.BANK und aller zugehörigen Sachen durch die Auftragnehmerin inkl. angemessener Versicherung;

— Regelmäßige Begutachtung, sachgemäße Pflege, ggf. Ausbesserung/Reperatur/Ersatz sowie Inventur der Messeausstattung und aller zugehörigen Sachen in Abstimmung mit der NRW.BANK;

— Führung des Bestellkalenders zur Messeausstattung in Abstimmung mit der NRW.BANK;

— Entgegennahme von Bestellungen und Beratung hinsichtlich Standplanungen, Lieferfristen sowie räumlichen und technischen Restriktionen vor Ort;

— Durchführung von Lieferungen, Aufbauten, Abbauten und Abholungen gemäß eines einzurichtenden Bestellkalenders;

— Koordination und Organisation der Messestandausstattung (Flyer, Werbemittel, etc.).

Durchführung von Veranstaltungen:

Übernahme der Durchführung ganzer Veranstaltungen oder Messeauftritte als Werksleistung. Dabei insbesondere zu beachtende Gewerke:

— Durchführung des Einladungsmanagements;

— Sicherstellung der Agenturpräsenz vor Ort;

— Einweisung/Anleitung, Führung und Controlling des eingesetzten Personals, der Hostessen/Hosts und weiteren Dienstleister, ggf. in Abstimmung mit der NRW.BANK;

— Überwachung der Einhaltung des Zeitplans, der Veranstaltungs- und Organisationsabläufe;

— Führen von Teilnahmelisten, Durchführung von Einlasskontrollen etc.;

— Betreuung und Unterstützung der Gäste hinsichtlich organisatorischer Fragen vor Ort;

— Einhaltung aller veranstaltungsrechtlicher Vorschriften (Sicherheit, Lärm, Technik, Secrurity, Rettungsdienste etc.);

— Einholung aller erforderlichen Genehmigungen;

— Bereitstellung eines Veranstaltungsmeisters bei Events und Veranstaltungen ab 200 Pers.;

— Beschwerdemanagement in Absprache mit der NRW.BANK.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Referenznummer: 101-79511 RV MK Event
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Postleitzahl 40213.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

(1) Eigenerklärung i. S. d. § 16 Abs. 5 Satz 1 Tariftreue- und Vergabegesetz NRW (TVgG-NRW), dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss vom Wettbewerb gemäß § 13 Abs. 1 TVgG-NRW nicht vorliegen (Erklärungsvordruck in den Vergabeunterlagen enthalten).

(2) Aktueller Auszug des Handelsregisters. Sofern keine Eintragung in das Handelsregister erforderlich ist, muss ersatzweise die Gewerbeanmeldung vorgelegt werden. Bei ausländischen Bietern sind vergleichsweise Bescheinigungen vorzulegen. (Für vorgesehene Nachunternehmer ist die Erklärung unter (1) auf gesondertes Verlangen vor Zuschlagserteilung einzureichen).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Es ist eine Eigenerklärung gemäß beigefügten Vordruck einzureichen zu Umsätzen im:

a) Messe-Logistik (insb. Lagerung, Lieferung, Auf- und Abbau sowie Instandhaltung von Messeequipment),

b) Veranstaltungsdurchführung,

c) zur Veranstaltungsorganisation und -service (insb. Recherche, Buchung, Koordination, Vertragsgestaltung und Abrechnung von Event- und Kongress-Locations, Caterings, Führungen, Künstlern, Rednern und ähnliches).

Mindeststandards:

Es muss ein Mindestumsatz von 200 000 EUR pro Jahr in den letzten 2 vollständigen Geschäftsjahren vorliegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Bestätigung, dass die Mitarbeiter, die als benannte Ansprechpartner für die NRW.BANK arbeiten werden, über verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (als Muttersprachler/innen oder Kompetenzstufe C2 gemäß Europäischen Referenzrahmen, nachgewiesen über anerkannte Zertifikate) verfügen.

Angabe zu Leistungsdaten zur Durchführung von Events (Ausschreibungsunterlagen BK 1.1).

Erstellung eines Konzeptes für die Organisation, Begleitung und Nachbereitung einer Veranstaltung gemäß der Vorgaben im Briefing (Ausschreibungsunterlagen BK 1.2) Beleg der Durchführbarkeit der Konzeptbausteine anhand von passenden Praxisbeispielen des Bieters.

Erfahrungen mit dem Umgang mit Messestand-Systemen wie z. B. Syma oder vergleichbare innerhalb der letzten 5 Jahre (Ausschreibungsunterlagen BK 2.1).

Erstellung eines Betreuungskonzepts für das Messe- und Veranstaltungsequipment der NRW.BANK gemäß Briefing (Ausschreibungsunterlagen BK 2.2).

Angaben zur Aus- und Fortbildung der Mitarbeiter (Ausschreibungsunterlagen BK4).

Mindeststandards:

Es muss mindestens eine Referenz mit folgenden Anforderungen vorliegen:

a) Ein Projekt, in denen die Angebotsschwerpunkte der Veranstaltungsorganisation, Veranstaltungsdurchführung und Messe-Logistik beinhaltete, (siehe Vergabeunterlagen EK 1),

b) es handelt es sich bei der Referenz um einen öffentlich-rechtlichen Auftraggeber oder ein Unternehmen der Finanzdienstleistungsbranche,

c) das Projekt wurde innerhalb der letzten 3 Jahre vom Bieter durchgeführt,

d) das Projekt hatte ein Auftragsvolumen von mindestens 100 000 EUR netto,

e) mindestens ein kundenbetreuender Mitarbeiter aus dem Referenzprojekt ist bis heute fest beim Unternehmen angestellt.

Es muss 1 Projektmanager/in, Berater/in oder Event- Manager mit mindestens 5 Jahren Berufserfahrung in Führungspositionen mit Erfahrungen in den Angebotsschwerpunkten der Veranstaltungsorganisation, Veranstaltungsdurchführung und Messe-Logistik vorhanden sein. Die Person muss seit mindestens 2 Jahren ununterbrochen fest beim Bieter angestellt sein.

Es muss 1 Veranstaltungskauffrau/mann oder 1 Mitarbeiter mit vergleichbarer Qualifikation und mindestens 2 Jahren Berufserfahrung vorhanden sein. Die Person ist seit mindestens 2 Jahren ununterbrochen fest beim Bieter angestellt.

Es muss mindestens 1 Mitarbeiter/in, Lagerist/in oder Messe-Bauer/in/Monteur/in mit mindestens 2 Jahren Berufserfahrung vorhanden sein.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Zum Nachweis des Vorliegens einer Bietergemeinschaft muss eine ausdrückliche Erklärung der Bietergemeinschaft mit dem Angebot eingereicht werden, in welcher die Mitglieder der Bietergemeinschaft benannt werden sowie das jenige Mitglied der Bietergemeinschaft, welches die Bietergemeinschaft im vorliegenden Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt. Die vorbeschriebene Bietergemeinschafterklärung muss von sämtlichen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnet sein. Bietergemeinschaften haben außerdem mit dem Angebot ein Organigramm einzureichen, aus dem sich ergibt, für welche Teilbereiche die einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft zuständig sein sollen.

Sonstige besondere Bedingungen:

Die NRW.BANK beachtet insbesondere die Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW.

(1) Daher müssen alle Bieter bzw. alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie alle vorgesehenen Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentlohnung nach § 4 TVgG-NRW vorlegen.

(2) Verpflichtungserklärung „soziale Kriterien“ nach § 18 TVgG.

(3) Die Bieter bzw. jedes Mitglied der Bietergemeinschaft haben mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung nach § 19 TVgG-NRW zur Frauenförderung und Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie zur Einhaltung des geltenden Gleichbehandlungsrechts abzugeben.

Die entsprechenden Mustervordrucke werden mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 24
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2015-07-31 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Einkauf
Frank Strothmann
Internetadresse: www.nrwbank.de 🌏
URL der Dokumente: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 101-79511 RV MK Event
Zusätzliche Informationen

2. Für das Angebot sind die Vordrucke aus den Vergabeunterlagen zu verwenden, die über den Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen abgerufen werden können.

3. Die NRW.BANK hat bei der Auftragsvergabe die Bestimmungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW (TVgG NRW) zu beachten. In der Folge haben Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese jeweils bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die gemäß § 4 und gemäß § 16 Abs. 5 TVgG-NRW erforderlichen Verpflichtungs- bzw. Eigenerklärungen abzugeben. Mit dem Angebot hat der Bieter auch eine Verpflichtungserklärung zu Maßnahmen der Frauen- und Familienförderung und zur Einhaltung des geltenden Gleichbehandlungsrechts (§ 19 TVgG NRW) abzugeben. Entsprechende Vordrucke sind in den Vergabeunterlagen enthalten.

4. Mehrfachbeteiligungen, als Einzelbieter sowie als Mitglied einer/mehrerer Bietergemeinschaften sind nicht zulässig.

5. Es wird darauf hingewiesen, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Veröffentlichung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig, verändert oder mit weiteren Angaben wiedergegeben wird.

Bekanntmachungs-ID: CXPNYH5YM76.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Am Bonneshof 35
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40474
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hingewiesen. § 107 Abs. 3 Satz 1 GWB lautet:

Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Der Auftraggeber betrachtet eine solche Rüge als unverzüglich i. S. d. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB, die innerhalb von 6 Kalendertagen ab Kenntnis des Bewerbers/Bieters von dem vermeintlichen Verstoß gegen Vergabebestimmungen erfolgt.

Quelle: OJS 2015/S 057-100072 (2015-03-11)

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