Rahmenvereinbarung PMO
Die Flughafen Berlin Brandenburg GmbH (nachfolgend „Auftraggeberin“) beabsichtigt einen Rahmenvertrag Projekt Management Office (PMO) für den Flughafen Berlin Brandenburg abzuschließen.
A. Beschreibung der Situation:
Der Auftraggeberin (im Folgenden AG genannt) stehen u.a. aufgrund des Parallelbetriebs der Bestandsflughäfen für das Projekt BER angesichts der extrem hohen Komplexität, des Umfangs der anstehenden Aufgaben und im Hinblick auf den Realisierungszeitraum nicht ausreichend Ressourcen für eine übergeordnete Koordination zur Verfügung. Die Auftraggeberin sucht daher für die Phase bis zur Fertigstellung und Inbetriebnahme des BER die Unterstützung eines externen Managementteams. Dieses soll die Fertigstellung und Inbetriebnahme des Projekts übergeordnet koordinieren.
Hierzu ist sowohl die Arbeit als übergeordnetes Projekt Management Office (im Folgenden PMO genannt) als auch die direkte Unterstützung der Beschleunigungsmodule erforderlich.
Die baulich/technische Fertigstellung einerseits sowie die operative Inbetriebnahme des BER andererseits wird organisatorisch durch die Auftraggeberin insbesondere mit folgenden Beschleunigungsmodulen sichergestellt:
Im Rahmen der baulich/technischen Fertigstellung werden unter Führung der Leitung Bau/Technik alle anstehenden Aufgaben in Flächen-Cluster und Themen-Cluster aufgeteilt. Diese sind im wesentlichen in folgende 5 Themengruppen aufgeteilt:
(1) Baulich/technische Fertigstellung;
(2) Objekte/Flächen;
(3) Technische Systeme (z.B. Sprinkler, Entrauchung);
(4) Genehmigungen (z. B. Freigaben und Baugenehmigungen);
(5) Unterstützende Funktionen (z. B. Nachtragsprüfungen).
In Rahmen der operativen Inbetriebnahme werden unter Führung der Leitung Operations alle anstehenden Aufgaben zur operativen Inbetriebnahme ebenfalls in Themen-Cluster aufgeteilt. Diese sind im wesentlichen in die folgenden 8 Themengruppen aufgeteilt:
(1) Strategie und Planung operative Inbetriebnahme;
(2) Technische Inbetriebnahme (TIBN);
(3) Nutzermanagement;
(4) Betriebliche Genehmigungen;
(5) Schließung Altstandorte;
(6) Betriebs- und Personalplanung BER;
(7) Change Management;
(8) Operational Readiness and Airport Transfer (ORAT).
Die Themen-Cluster und Flächen-Cluster sind interdisziplinär mit FBB-internen und externen Projektbeteiligten besetzt.
Für die Steuerung der einzelnen Projekte sind bereits bzw. werden über andere Vergabeverfahren derzeitig Projektsteuerungsunternehmen gebunden, die im Wesentlichen die typischen Leistungsbilder der AHO abdecken. Die Bereitstellung von Projektdaten zur Terminsteuerung erfolgt durch die Projektsteuerer über MS Project.
B. Leistung des Auftragnehmers:
Der Auftragnehmer (im Folgenden AN genannt) berät die AG bei der Fertigstellung sowie Inbetriebnahme des BER-Projekts und dem Management (PMO) der damit verbundenen Arbeiten. Der Auftragnehmer arbeitet dabei direkt mit Führungskräften und Mitarbeitern der AG sowie Bauunternehmen, Zulieferern, Dienstleistern und weiteren relevanten Projektbeteiligten/Parteien zusammen und berichtet unmittelbar an die Geschäftsleitung. Darüber hinaus erstellt der Auftragnehmer nach Bedarf ad-hoc Berichte zu dringenden Handlungsbedarfen und unterstützt die Geschäftsleitung bei der Umsetzung von Entscheidungen in der Steuerung des Projekts, bei der Berichterstattung an die Aufsichtsgremien, in der Kommunikation mit Stakeholdern, Genehmigungsbehörden und Beteiligten im Rahmen der Genehmigungsverfahren sowie in der Kommunikation mit der Öffentlichkeit.
Zu den Aufgaben des AN gehört die Besetzung und Leitung eines Projekt Management Office (PMO) und ist in zwei wesentliche Säulen aufgeteilt: die baulich/technische Fertigstellung des Flughafens (Leistungen rund um Planung und Bau) sowie die operative Inbetriebnahme (Leistungen zur erfolgreichen und effizienten Sicherstellung unter Einbindung aller Nutzer). Gegenstand der Leistung ist die organisatorische und personelle Unterstützung der AG. Das Projekt Management Office (PMO) bildet somit die Klammer zwischen der baulich/technischen Fertigstellung und der operativen Inbetriebnahme. Zudem sollen Cluster innerhalb der beiden Bereiche koordiniert werden. Kritische Themen sollen identifiziert bzw. aufgearbeitet werden und in Handlungsempfehlungen umgewandelt werden.
Hierbei ist insbesondere auch die Verfügbarkeit von flexiblen, entsprechend qualifizierten Kapazitäten durch den AN sicherzustellen, die je nach Bedarf kurzfristig verfügbar sind und für eine kompetente Unterstützung der AG auch bei plötzlich auftretenden Belastungsspitzen sorgen können.
Das vom AN sicherzustellende PMO umfasst u.a. die folgenden Themenbereiche:
1. Projektplanung & Berichtswesen.
2. Multiprojektmanagement (Das Multiprojektmanagement beinhaltet die Koordination der Aktivitäten, die zu einer erfolgreichen Inbetriebnahme des Flughafens BER führen werden. Eine Projektsteuerung im Sinne eines Bauprojektmanagements ist nicht Leistungsbestandteil, diese wurden bzw. werden im Rahmen anderer Vergabeverfahren vergeben. Die für das Bauprojektmanagement zuständigen Vertragspartner sind jedoch zu koordinieren.)
3. Kommunikation & Change Management.
4. Qualität und Standards.
5. Modul-Unterstützung (Der AN stellt im Rahmen einer ad-hoc-Unterstützung Ressourcen bereit, die schnell und effektiv die Arbeit der Mitarbeiter und Führungskräfte der AG oder deren Beauftragten im jeweiligen Beschleunigungsmodul unterstützen.).
Es ist beabsichtigt, einen Rahmenvertrag mit bis zu 3 AN abzuschließen, die Struktur der Leistungsabrufe und die Aufgabenabgrenzungen werden im Verhandlungsverfahren erörtert.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-06-16.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-05-22.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2015-05-22
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Auftragsbekanntmachung
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| 2015-12-15
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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