Rahmenvertrag über Leasing, Kauf und Wartung von IT-Leistungen (Hardware und Software) inklusive Asset-Management und bedarfsgerechtem Austausch nach der gewöhnlichen Nutzungsdauer (L 14/15)

Zusätzliche Informationen

Vorliegend handelt es sich um ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach der VOL/A EG. Der Auftraggeber beabsichtigt, drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Zur Ermittlung der drei geeignetsten Bewerber geht der Auftraggeber in drei Schritten vor:

(1) Summarische Prüfung auf Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise und Erklärungen und ggf. Nachforderung.

(2) Vorliegen der Mindestanforderungen an die Eignung: als geeignet gelten Bewerber, die die geforderten Nachweise und Erklärungen vorgelegt haben, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen und deren Erklärung über das Vorliegen von Einträgen in das Gewerbezentralregister nicht auf Unzuverlässigkeit schließen lässt, die ihre finanzielle Leistungsfähigkeit plausibel dargelegt haben, die die erforderlichen Mindestumsätze, den Abschluss der Berufshaftpflichtversicherung mit den geforderten Mindestdeckungssummen sowie die mindestens geforderten wertungsfähigen Referenzen nachweisen und dokumentiert haben, dass sie über die notwendige personelle und technische Ausstattung für den Auftrag verfügen.

(3) Sollten mehr als 3 Bewerber oder Bewerbergemeinschaften die Mindestanforderungen erfüllen und damit grundsätzlich als geeignet gelten, wird der Auftraggeber die am besten geeigneten Bewerber anhand der genannten Auswahlkriterien und der prozentual angegebenen Gewichtung hinsichtlich des Grades ihrer Erfüllung bewerten.

Auskünfte/Fragen: Auskünfte zu der Bekanntmachung bzw. dem Teilnahmewettbewerb können bei der benannten Stelle nach Anforderung in Textform (ausschließlich per E-Mail) bis 6 Tage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden. Danach eingehende Fragen werden aus Gründen der Bietergleichbehandlung und Chancengleichheit nicht mehr beantwortet. Die Beantwortung erfolgt ebenfalls ausschließlich in Textform per E-Mail an die von den Bewerbern angegebene E-Mail-Adresse. Telefonische Anfragen sind unzulässig und werden nicht beantwortet.

Abgabe der Teilnahmeanträge: Die Teilnahmeanträge können auf dem Postweg oder direkt vor Ort mittels Übergabe eingereicht werden. Zur Erbringung der geforderten Nachweise können die bei der Kontaktstelle per E-Mail erhältlichen Erklärungsmuster und -vordrucke verwendet werden. Dies ist jedoch keine Pflicht. Zur Erbringung der geforderten Nachweise ist allein ausschlaggebend, dass die in dieser Bekanntmachung aufgestellten Anforderungen – möglichst übersichtlich und klar strukturiert – erfüllt werden. Der Teilnahmeantrag muss mit allen Angaben und Nachweisen in einer Originalfassung sowie in einer einfachen Kopie und zusätzlich in elektronischer Fassung auf CD oder DVD (alle Unterlagen einzeln jedenfalls auch im PDF-Format) eingereicht werden. Das Original ist als solches zu bezeichnen. Bei erkannten Widersprüchen zwischen dem Original und der Kopie gilt der Inhalt des Originals. Die Teilnahmeanträge (Bewerbungsunterlagen) sind in einem fest verschlossenen Umschlag und deutlich mit der Kennzeichnung „Teilnahmewettbewerb IT-Leistungen CFM – Vergabe-Nr. L 14/15“ zu versehen bei der vorgenannten Kontaktstelle einzureichen. Der Teilnahmeantrag muss auf Deutsch gestellt werden, Nachweise sind ggf. zu übersetzen.

Enthalten diese Bekanntmachung oder die übersandten Erklärungsmuster und Vordrucke aus Ihrer Sicht Unklarheiten, Widersprüche oder verstoßen diese nach Ihrer Auffassung gegen geltendes Recht, so hat der Bewerber den Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder in Textform per E-Mail darauf hinzuweisen bzw. etwaige Fragen zu stellen.

Beschreibung der Optionen

Begründung, falls von den Verlängerungsoptionen Gebrauch gemacht wird und die Laufzeit der Rahmenvereinbarung (nicht nur der Einzelabrufe!) vier Jahre übersteigt: Gemäß § 4 EG Abs. 7 VOL/A darf die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung 4 Jahre nicht überschreiten, es sei denn der Auftragsgegenstand oder andere besondere Umstände rechtfertigen eine Ausnahme. An dieser Regellaufzeit orientiert sich die Festlaufzeit. Die optional vorgesehene Verlängerungsoption (von bis zu 2 weiteren Jahren) ist darüber hinaus als Sonderfall gerechtfertigt, weil dadurch sichergestellt werden kann, dass die Rechtsgrundlage bei einem Gerätetausch vor Ablauf von 3 oder 4 Jahren über den Einzelabruf hinaus bestehen bleibt. Dadurch erhält sich der Auftraggeber zum einen die gewünschte Flexibilität über einen etwas längeren Zeitraum, zum anderen einen höheren Grad an Rechtssicherheit.

Objektive Auswahlkriterien

Bewertung des Erfüllungsgrades der eingereichten Erklärungen und Nachweise anhand der nachfolgend genannten Auswahlkriterien und der prozentual angegebenen Gewichtung: (1) Unternehmensdarstellung. Positiv bewertet wird hier eine aussagekräftige und plausible Darstellung des Unternehmens, die einen Rückschluss darauf zulässt, dass der Bieter die unter Ziffer II.1.5) skizzierten Leistungen generelle erbringen kann und in der Vergangenheit erbracht hat. (lfd. Nummer: (1) in Ziffer 3.2)): 10 % (2) Eigenerklärung zum Umsatz. Positiv bewertet werden hier Umsatzangaben, die einen Rückschluss auf die finanzielle Leistungsfähigkeit im Hinblick auf den Vergabegegenstand ermöglichen, d. h. ein möglichst hoher Umsatz bei vergleichbaren Leistungen wird positiv bewertet (lfd. Nummer: (5) in Ziffer 3.2)): 10 % (3) Nachweis über mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte. Positiv bewertet werden hier u. a. eine möglichst hohe Vergleichbarkeit der Projekte, eine langjährige Projekterfahrung sowie ein großer Leistungs- und Finanzierungsumfang. Dabei werden die genannten Referenzen einzeln betrachtet und bewertet und sodann der Erfüllungsgrad unter Betrachtung der besten Referenzen, in erster Linie der geforderten drei Mindestreferenzen, bestimmt(lfd. Nummer: (7) in Ziffer 3.2)): 50 % (4) Darstellung von allgemeinen Erfahrungen. Positiv bewertet werden hier insbesondere Erfahrungen (positive wie negative) und Hinweise, die Rückschlüsse auf eine möglichst flexible, kostengünstige und effektive Auftragsdurchführung über die gesamte Vertragslaufzeit unter Berücksichtigung der unter Ziffer II.1.5) skizzierten Leistungen ermöglichen (lfd. Nummern: (8) in Ziffer 3.2)): 30 % Die vorgenannten Auswahlkriterien erhalten eine Bewertung zwischen 1 (schlechter Erfüllungsgrad) und 10 Punkten (hervorragender Erfüllungsgrad). Die Punktzahl wird sodann mit der angegeben Gewichtung als absoluter Zahl multipliziert (Beispiel für das Kriterium „Unternehmensdarstellung“: Ein Bewerber erhält aufgrund eines hervorragenden Erfüllungsgrades 10 Punkte. Diese Punktzahl wird sodann mit dem Gewichtungsfaktor 10 multipliziert, sodass der Bewerber bei diesem Kriterium 100 Punkte erhält). Es können daher maximal 1 000 Punkte erreicht werden. Die 3 besten – und damit die 3 geeignetsten Bewerber – werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei gleicher Eignung wird mittels Los entschieden.