Salzlandkreis, Jobcenter, Dienstleistungen zur elektronischen Postausgangsverarbeitung sowie zur Postbeförderung

Zusätzliche Informationen

Wichtiger Hinweise:

Bei der Bearbeitung der Teilnahmeanträge sind folgende Vorgaben zu befolgen:

Für jedes Los ist die Teilnahme mit einem gesonderten für das Los vollständigen Teilnahmeantrag einzureichen. Querverweise zwischen Teilnahmeanträgen sind nicht zulässig.

Die Teilnahmeanträge sind wie folgt zu gliedern:

I. Anschreiben, aus dem hervorgeht, ob der Bewerber als Einzelbewerber oder als Bewerbergemeinschaft agiert und ob Unterauftragnehmer eingebunden sind

II. Erklärungen bzw. Angaben zu den Kriterien a) bis p) für alle beteiligen Unternehmen (soweit vorgegeben bzw. relevant)

III. Abschließende Unterschrift

Bei einer Abweichung von dieser Gliederung, kann der Auftraggeber den Teilnahmeantrag ausschließen.

Verfahrenssprache ist deutsch. Der Teilnahmantrag ist durchgängig in deutscher Sprache einzureichen. Bei einer Abweichung von dieser Vorgabe, kann der Auftraggeber den Teilnahmeantrag ausschließen.

Formale Anforderungen an Teilnahmeanträge:

Teilnahmeanträge sowie Erklärungen Dritter (z. B. Unterauftragnehmer) sind eigenhändig zu unterzeichnen.

Auf dem Postweg oder direkt übermittelte Teilnahmeanträge sind in einem verschlossenen Umschlag einzureichen und als solche zu kennzeichnen.

Die Kennzeichnung auf dem verschlossenen Umschlag hat wie folgt zu erfolgen „Teilnahmeantrag: Dienstleistungen zur elektronischen Postausgangsverarbeitung sowie zur Postbeförderung – nicht öffnen“.

Teilnahmeanträge sind mit allen gefordeten Erklärungen bzw. Angaben zu den Kriterien a) bis p) bis zur Frist nach (IV.3.4)) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge) beim Auftraggeber einzureichen.

Als Bearbeitungshilfe ist dem Teilnahmeantrag in Papierform ein Datenträger (z.B. CD-ROM) beizufügen, in welchem die Erklärungen bzw. Angaben zu den Kriterien a) bis p) in elektronischer Form und identisch zur Papierform im PDF-Format (möglichst ein Datei) eingereicht werden. Dieses PDF-Dokument soll aus den Originaldateien (z. B. Word-Dateien) generiert werden, so dass darin die Suchfunktion genutzt werden kann. Die Prüfung des Teilnahmeantrags erfolgt ausschließlich anhand der eingereichten Papierfassung.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die Vorschriften des Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten der Bürger (Datenschutzgesetz Sachsen – Anhalt – DSG LSA) zum Sozialdatenschutz (insbesondere Sozialgesetzbuch X – SGB X) sowie die datenschutzrechtlichen Regelungen des Postgesetzes (PostG) und der Postdienste-Datenschutzverordnung (PDSV) einzuhalten. Der Auftragnehmer verarbeitet unter anderem Sozialdaten im Auftrag des Auftraggebers. Es gilt deshalb § 80 SGB X – Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Sozialdaten im Auftrag (http://www.gesetze-im-internet.de/sgb_10/__80.html). Die gemäß § 80 Abs. 2 Nr. 3 zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen sind § 78a Anlage SGB X festgelegt (http://www.gesetze-im-internet.de/sgb_10/anlage.html). Es ist eine Vereinbarung über Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen.

Der Bewerber/Bieter und spätere Auftragnehmer muss daher bereit und insbesondere in der Lage sein, die nach § 8 und § 6 DSG LSA sowie nach § 80 und § 78 a SGB X notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu gewährleisten und einen Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung mit dem Auftraggeber abzuschließen. Darin müssen die nach § 8 DSG LSA und § 80 Abs. 2 SGB X zwingend zu regelnden Aspekte und insbesondere auch die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 6 DSG LSA und § 78 a SGB X, wie sie in der Anlage (zu § 78a) des SGB X aufgeführt sind, geregelt werden.

Weiterhin sind vom Auftragnehmer die sonstigen Vorschriften zum allgemeinen Datenschutz und zum Sozialdatenschutz sowie die datenschutzrechtlichen Regelungen des Postgesetzes (PostG) und der Postdienste-Datenschutzverordnung (PDSV) einzuhalten.

Der Auftraggeber hat sich nach § 8 Abs. 2 DSG LSA und § 80 Abs. 2 SGB X vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Bewerber/Bieter bzw. beim späteren Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen.

Daher muss der Bewerber/Bieter bereit sein, dass der Auftraggeber noch während des Vergabeverfahrens vor Zuschlagserteilung auf Grundlage des Angebotes und der Vertragsunterlagen selbst oder mittels eines Dritten eine entsprechende Kontrolle (ggf. in den Betriebsräumlichkeiten des Auftragnehmers) durchführt. Voraussetzung für eine Zuschlagserteilung ist, dass bei einer entsprechenden Kontrolle die Einhaltung der beim Bewerber/Bieter zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen positiv festgestellt werden kann. Kann die Einhaltung der beim Bewerber/Bieter zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen nicht positiv festgestellt werden, so wird das Vergabeverfahren mit dem nach der Rangfolge des wirtschaftlichsten Angebotes nächstplatzierten Bieter fortgesetzt.

Vorstehende Anforderungen erstrecken sich vollumfänglich auch auf (vorgesehene) Unterauftragnehmer des Bewerbers/Bieters, sofern diese im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung tätig werden sollen. Auch hinsichtlich dieser Unterauftragnehmer müssen vorstehend geregelte Kontrollen als Voraussetzung für eine Zuschlagserteilung mit positivem Ergebnis durchgeführt werden. Unterauftragnehmer selbst dürfen zur Auftragsdatenverarbeitung keine weiteren Unterauftragnehmer einsetzen.

Die Ausführung der Dienstleistung ist einem besonderen Berufsstand vorbehalten

Der oder die Leistungserbringer für die Beförderung von Briefsendungen im Los 1 muss über die nach § 5 Abs. 1 PostG für die Beförderung von Briefsendungen erforderliche Lizenz verfügen bzw. aufgrund eines zutreffenden Ausnahmetatbestandes nach § 5 Abs. 1 PostG Nr. 1 bis Nr. 3 von der Lizenzpflicht befreit sein.