Salzlandkreis – Vergabe von Postdienstleistungen

Zusätzliche Informationen

Fragen zur Ausschreibung werden bis zum 15.9.2015 Schriftlich entgegengenommen.

Anforderungen an die Eignung und Erläuterungen zu den Eignungsnachweisen:

Gegenstand der Leistungsbeschreibung ist die Abholung, Beförderung und bundesweite Zustellung von Briefsendungen, Päckchen, Paketen und elektronischen Postzustellungsaufträgen des Salzlandkreises (im nachfolgenden Auftraggeber genannt).

Geforderte Nachweise und Erläuterungen:

Gegenstand der Leistungsbeschreibung ist die Abholung, Beförderung und bundesweite Zustellung von Briefsendungen, Päckchen, Paketen und elektronischen Postzustellungsaufträgen des Salzlandkreises (im nachfolgenden Auftraggeber genannt).

Folgende Nachweise und Erläuterungen werden vom Bieter gefordert.

1. Der Bieter hat mit dem Angebot die nach § 5 Postgesetz erforderliche Lizenz einzureichen.

2. Die angebotenen Entgelte müssen, soweit postrechtlich erforderlich, durch Entgeltgenehmigungen gedeckt sein. Für die genehmigungspflichtigen Preisbestandteile sind die erforderlichen Entgeltgenehmigungen der Bundesnetzagentur vorzulegen, spätestens bis zur Erteilung des Zuschlags.

3. Der Bieter hat mit dem Angebot mindestens drei Referenzen über vergleichbare Aufträge des öffentlichen Sektors aus den letzten drei Geschäftsjahren einzureichen. Es ist jeweils ein Referenzschreiben des Referenzgebers einzureichen. Die Art der Dienstleistung, das Auftragsvolumen sowie ein Ansprechpartner mit Telefonnummer müssen ersichtlich sein.

Weicht der Leistungsumfang der angegebenen Referenzen wesentlich vom ausgeschriebenen Leistungsumfang ab, so hat der Bieter mit dem Angebot ein aussagefähiges Konzept vorzulegen, wie zu Beginn der Ausführungsfrist die Struktur des Unternehmens an den Auftrag angepasst wird. Darin müssen mindestens folgende Angaben enthalten sein:

— Anpassung des mit dem Erbringen der Leistung befassten Personals und dessen Qualifizierung, getrennt nach Zustellungs- und Innendienst;

— Erweiterung der technischen Ausstattung, sofern zur Leistungserbringung erforderlich;

— Anpassung der Struktur der Zustellgebiete an den geänderten Leistungsumfang.

4. Der Bieter hat mit dem Angebot eine Bilanz des letzten Geschäftsjahres einzureichen.

5. Der Bieter hat mit dem Angebot die durchschnittliche Beschäftigtenzahl des letzten Geschäftsjahres (ohne Nachauftragnehmer) anzugeben.

6. Der Bieter hat mit dem Angebot eine Darstellung des Prozessablaufs (Angaben zu: Abholung, Sortierung, Erfassung, Weiterleitung, Verwertung, Zustellung, Adressrecherche, Rücksendung unzustellbarer Sendungen sowie Niederlegung von elektronischen Postzustellaufträgen) einzureichen.

7. Der Bieter hat mit dem Angebot eine Darstellung der Unternehmensstruktur und des Equipment (Fuhrpark, Maschinen, Sicherheitsvorkehrungen, Transportbehälter) einzureichen.

8. Der Bieter hat mit dem Angebot zu erläutern, wie die Einhaltung des Datenschutzes und des Postgeheimnisses in seinem Unternehmen sichergestellt wird.

9. Der Bieter hat mit dem Angebot zu erläutern, wie die Archivierung der Zustellungsdaten bei Einschreiben und Einschreiben mit Rückschein erfolgt.

Wird die Archivierung der Zustellungsdaten über Nachunternehmen durchgeführt, so ist auch dieses Verfahren im Angebot näher zu erläutern.

10. Der Bieter hat mit dem Angebot ein Konzept zur Einhaltung der vorgegebenen Zustellfristen im gesamten Bundesgebiet einzureichen. Die Zustellzeit ist im Konzept konkret in Werktagen (1, 2 oder 3 Werktage) anzugeben. Für die Angabe in Werktagen kann der Bieter hier von der Mehrzahl der im Jahresdurchschnitt zugestellten Sendungen ausgehen.

Dabei ist zusätzlich zu erläutern, wie die Prozesse bei starken Sendungsschwankungen kurzfristig angepasst werden können. Insbesondere sind Aussagen zu Art und Umfang von ggf. erforderlichen Vorinformationen durch den Auftraggeber zu benennen. Soweit Vorlaufzeiten zur Bewältigung von Versandspitzen benötigt werden, sind diese ebenfalls konkret anzugeben.

Die Zustellung ist von Montags bis Samstags zu gewährleisten. Eine Postzustellung an Postfächer und Großkundenpostleitzahlen ist durch den Auftragnehmer zu gewährleisten.

11. Der Bieter hat mit dem Angebot Angaben über Qualifizierungs- und Fortbildungsmaßnahmen für das eingesetzte Personal zu machen.

12. Der Bieter hat mit dem Angebot nachzuweisen, dass ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 besteht. Das gültige Zertifikat ist vorzulegen und im Falle der Vertragsverlängerung jährlich neu nachzuweisen.

13. Der Bieter hat mit der Abgabe des Angebotes das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung nachzuweisen. Diese muss mindestens eine Deckungssumme von 2 Millionen Euro für Personen- und 1 Million Euro für Sachschäden haben.

14. Die Nachweise für Nachunternehmen sind nur insoweit vorzulegen, als diese im Bereich der Zustellung der Sendungen an den Empfänger eingesetzt werden.

Die Niederlegung von elektronischen Postzustellaufträgen wird nicht als Bestandteil der Zustellung betrachtet. Dem Angebot ist lediglich eine Liste der bundesweit zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe vorhandenen Niederlegungsstellen beizufügen. Dieser Nachweis der Niederlegungsstellen kann auch auf CD-Rom übergeben werden.