Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer Bau-Branchensoftware, deren Anbindung an die IT-Systeme der MPG sowie Wartung und Pflege.
Intention dieses Wettbewerbs ist die Etablierung einer elektronischen Unterstützung bei der kaufmännischen Steuerung der Baumaßnahmen. In den Wettbewerb gestellt werden die Beschaffung der Lizenzen, die Implementierung (inkl. Anpassung und evtl. Erweiterungen) sowie Support und Schulung einer geeigneten bereits im Markt vorhandenen Branchensoftware. Die Branchensoftware zur kaufmännischen Steuerung hat sich in die bestehende IT-Landschaft der MPG zu integrieren. Hierzu muss die Branchensoftware elektronische Schnittstellen zu dem Finanzwesen (SAP ERP, SAP BW) und dem Dokumentmanagementsystem (DMS) (d.3) bereitstellen.
Die Branchensoftware hat die zuständigen Baubevollmächtigten bei der kaufmännischen Steuerung der Bauprojekte zu unterstützen. Dabei greift die Branchensoftware auf eine standardisierte Projektstruktur in Form von Kostenkontrolleinheiten (KKE) zu, die im SAP System angelegt wurde. Mit Hilfe der Branchensoftware kann der Projektleiter für das jeweilige Bauprojekt die Kosten der einzelnen KKE verfolgen, alle kostenrelevanten Informationen für die Baumaßnahmen verwalten, die Entwicklung der KKE nachvollziehen und fundierte Kostenprognosen abgeben. Eine Versionierung der Eingaben stellt die Dokumentation des Verlaufs des Bauprojektes sicher. Durch die einheitliche Struktur der einzelnen Baumaßnahmen soll eine Multiprojekt-Auswertung möglich sein. Es ist vorgesehen, dass die externen Partner (z. B. Architekten/Planer) Zugriff auf das System haben. Insbesondere soll die fachliche Prüfung der Baurechnungen durch die Externen in elektronischen Workflows erfolgen (z. B. nach fachlicher Prüfung der Rechnung erfolgt ein Zahlungsvorschlag von Architekten an die MPG-GV). Die MPG-GV plant, ein standardisiertes Risikomanagement einzuführen. Dies umfasst sowohl die einzelnen Bauprojekte als auch die strategische Gesamtsicht auf Bauen in der MPG. Die MPG lehnt sich dabei an den „Leitfaden Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (WU) bei der Vorbereitung von Hochbaumaßnahmen des Bundes“ an. Auf der Basis des genannten Leitfadens hat der Bieter später in der Angebotsphase ein Konzept für ein integriertes Risikomanagement abzugeben.
Ebenfalls sind später im Angebot (jedoch noch nicht im Teilnahmeantrag) ein Backup- und Recoverykonzept in Verbindung mit den SAP Live Schnittstellen und ein Konzept für die Kreditorenschnittstelle einzureichen. Damit wird das Zusammenspiel der Branchensoftware mit den Systemen der MPG-GV sichergestellt.
Die Einführung des Systems ist für Oktober 2015 geplant.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-03-24.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-02-13.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-03-01) Öffentlicher Auftraggeber Name und Adressen
Name:
“Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versicherungen, Sachgebiet VIII d 2”
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: it-vergabe@gv.mpg.de📧
Fax: +49 8921081367 📠
Region: München, Kreisfreie Stadt🏙️
URL: http://www.mpg.de🌏 Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: Einrichtung des privaten Rechts
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Addendum zum bestehenden Vertrag für Verfahren „SMART BB – integriertes IT-System für Bauen in der MPG“”
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung📦
Kurze Beschreibung:
“In der MPG ist nach einem mehrstuf. Vergabeverfahren zur Einf. einer kaufm. bauspezifischen Branchensoftware „Smart Project Manager“ am 23.9.2015 der...”
Kurze Beschreibung
In der MPG ist nach einem mehrstuf. Vergabeverfahren zur Einf. einer kaufm. bauspezifischen Branchensoftware „Smart Project Manager“ am 23.9.2015 der Zuschlag an Smenso (Smart Enterprise Solutions GmbH) erteilt worden (Verhandlungsverfahren m.TNWB). Bei der Software handelt es sich um eine integrative Projekt- u. Portfoliomanagem.-Lösung, die in hohem Grade auf die individuellen Anforderungen der abzubildenden Prozesse angepasst u. über Schnittstellen in die vorhandene Systemlandsch. eingebd. ist. Im akt. bestehend. Systemvertrag v.6.10.2015 werden die vom Auftragnehmer geschuld. Leistungen n. erfolgter Freigabe bzw. Teilabnahme aufgeführt. Erbringung v. Systemserviceleistg., die vorher so nicht beschrieben wurden bzw. sich während der Vertragslaufzeit entwickelten, wird mittels Vertragsaddendums v. 25.2.2019 zusätzlich beauftragt (gültiges Angebot vom 7.1.2019/Kontingenabruf); alle weiteren Vertragsbestandteile v.6.10.2015 behalten ihre Gültigkeit.
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Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 💰
1️⃣
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung
Hofgartenstraße 8
80539 München”
Beschreibung der Beschaffung:
“Im aktuell bestehenden Systemvertrag sind unter § 1 „Vertragsgegenstand“ Gewährleistungs-, Wartungs- und Pflegeleistungen als Gegenstand der geschuldeten...”
Beschreibung der Beschaffung
Im aktuell bestehenden Systemvertrag sind unter § 1 „Vertragsgegenstand“ Gewährleistungs-, Wartungs- und Pflegeleistungen als Gegenstand der geschuldeten Leistungen mit aufgenommen. Unter § 10 „Systemservices“ werden die vom Auftragnehmer geschuldeten Leistungen nach erfolgter Freigabe bzw. Teilabnahme aufgeführt. Die Maßnahmen im Vertragsaddendum umfassen gemäß Abs. 2 die Wiederherstellung, Aufrechterhaltung und Betriebsbereitschaft des Systems sowie die Bearbeitung von Services Requests, die nicht vom Auftraggeber erbracht werden können.
Insbesondere:
— Workflow und Modalitäten der bisher nicht vereinbarten Leistung „Helpdesk 3rd Level Support“,
— Reduzierung der Anzahl bisher vereinbarter Tagessätze für Leistungsarten (von 6 auf 2 Leistungsarten),
— Anpassung der Wartungsvereinbarung aufgrund der Dynamik und Weiterentwicklung des IT-Systems,
– Intensivierung des Terminmonitorings,
— Anpassungen hinsichtlich Zahlungsmodalitäten im Rahmen EVB-IT,
— Ausführungen zur Laufzeit.
Alle weiteren Vertragsbestandteile sind unverändert gültig.
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Qualitätskriterium (Bezeichnung): Die Zuschlagskriterien ergaben sich aus dem Vergabeverfahren im Jahre 2015.
Qualitätskriterium (Gewichtung): keine
Preis (Gewichtung): keine
Verfahren Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union in den nachstehend aufgeführten Fällen
Die Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen können aus folgendem Grund nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer erbracht werden: Schutz der ausschließlichen Rechte, einschließlich der Rechte an geistigem Eigentum
Art des Verfahrens
Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung):
“Der Softwareentwickler des SPM SMENSO GmbH, mit der der bestehende Systemvertrag für die Einführung und den Betrieb der Applikation geschlossen wurde,...”
Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung)
Der Softwareentwickler des SPM SMENSO GmbH, mit der der bestehende Systemvertrag für die Einführung und den Betrieb der Applikation geschlossen wurde, verfügt vor allem aus Gründen der Quellcodehoheit, Ausschließlichkeitsrechten und alleinigen Entwicklerressourcen, aber auch aus technischen Gründen über ein Alleinstellungsmerkmal.
Das Wissen über die internen Programmstrukturen der Anwendung liegt allein bei Smenso, die somit als einzige befähigt ist, die Anwendung in ihrer MPG spezifischen und individuellen Systemauslegung zu warten und zu betreuen.
Da es keine alternativen Dienstleister am Markt gibt, die über das entsprechende Know-How verfügen und Smenso hierfür auch mit keinen Partnerunternehmen zusammenarbeitet, verfügt ausschließlich Smenso derzeit über das erforderliche Wissen. Damit sind keine alternativen Wartungs- und Supportressourcen am Markt für ein Wettbewerbsverfahren vorhanden.
Neben dem Alleinstellungsmerkmal sprechen weitere Gründe für die Auswahl von Smenso als beauftragten Dienstleister für Wartung und Support:
— Das Implementierungsprojekt und die zusätzlich benötigten Funktionalitäten wurden von Smenso von Anfang an umgesetzt, sodass das Wissen über alle eingeführten Prozesse und Funktionalitäten für Wartung und Support bereits bei Smenso verankert ist.
— Das System ist zu einem bedeutsamen Umfang individuell für die MPG entwickelt worden, außerhalb von Smenso existiert kein Know-How zu Inhalt und Umfang der Lösung,
— Der Kern des Systems gehört Smenso und wird auch nur von Smenso in ihren Lösungen eingesetzt,
— Das System ist über diverse, von Smenso spezifisch konfigurierte Schnittstellen hoch in die IT Landschaft der MPG, insbesondere der SAP-Umgebung, integriert,
— Smenso ist nicht nur Entwickler und Betreiber der Lösung, sondern supportet sie bereits seit ihrer Implementierung in der MPG,
— Durch die Integration und die breite Nutzung kann der SPM nicht in Kürze durch eine neue Ausschreibung und Vergabe abgelöst werden.
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Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2015/S 205-372607
Auftragsvergabe
1️⃣
Titel: Addendum zum Vertrag „SMART BB – integriertes IT-System für Bauen in der MPG“
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-02-25 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Smart Enterprise Solutions GmbH (SMENSO)
Postanschrift: Stuttgarter Str. 13 a
Postort: Pforzheim
Postleitzahl: 75179
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Pforzheim, Stadtkreis🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪 Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Postort: München
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2019/S 046-106031 (2019-03-01)