„smart BB – integriertes IT-System für Bauen in der MPG“

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer Bau-Branchensoftware, deren Anbindung an die IT-Systeme der MPG sowie Wartung und Pflege.
Intention dieses Wettbewerbs ist die Etablierung einer elektronischen Unterstützung bei der kaufmännischen Steuerung der Baumaßnahmen. In den Wettbewerb gestellt werden die Beschaffung der Lizenzen, die Implementierung (inkl. Anpassung und evtl. Erweiterungen) sowie Support und Schulung einer geeigneten bereits im Markt vorhandenen Branchensoftware. Die Branchensoftware zur kaufmännischen Steuerung hat sich in die bestehende IT-Landschaft der MPG zu integrieren. Hierzu muss die Branchensoftware elektronische Schnittstellen zu dem Finanzwesen (SAP ERP, SAP BW) und dem Dokumentmanagementsystem (DMS) (d.3) bereitstellen.
Die Branchensoftware hat die zuständigen Baubevollmächtigten bei der kaufmännischen Steuerung der Bauprojekte zu unterstützen. Dabei greift die Branchensoftware auf eine standardisierte Projektstruktur in Form von Kostenkontrolleinheiten (KKE) zu, die im SAP System angelegt wurde. Mit Hilfe der Branchensoftware kann der Projektleiter für das jeweilige Bauprojekt die Kosten der einzelnen KKE verfolgen, alle kostenrelevanten Informationen für die Baumaßnahmen verwalten, die Entwicklung der KKE nachvollziehen und fundierte Kostenprognosen abgeben. Eine Versionierung der Eingaben stellt die Dokumentation des Verlaufs des Bauprojektes sicher. Durch die einheitliche Struktur der einzelnen Baumaßnahmen soll eine Multiprojekt-Auswertung möglich sein. Es ist vorgesehen, dass die externen Partner (z. B. Architekten/Planer) Zugriff auf das System haben. Insbesondere soll die fachliche Prüfung der Baurechnungen durch die Externen in elektronischen Workflows erfolgen (z. B. nach fachlicher Prüfung der Rechnung erfolgt ein Zahlungsvorschlag von Architekten an die MPG-GV). Die MPG-GV plant, ein standardisiertes Risikomanagement einzuführen. Dies umfasst sowohl die einzelnen Bauprojekte als auch die strategische Gesamtsicht auf Bauen in der MPG. Die MPG lehnt sich dabei an den „Leitfaden Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (WU) bei der Vorbereitung von Hochbaumaßnahmen des Bundes“ an. Auf der Basis des genannten Leitfadens hat der Bieter später in der Angebotsphase ein Konzept für ein integriertes Risikomanagement abzugeben.
Ebenfalls sind später im Angebot (jedoch noch nicht im Teilnahmeantrag) ein Backup- und Recoverykonzept in Verbindung mit den SAP Live Schnittstellen und ein Konzept für die Kreditorenschnittstelle einzureichen. Damit wird das Zusammenspiel der Branchensoftware mit den Systemen der MPG-GV sichergestellt.
Die Einführung des Systems ist für Oktober 2015 geplant.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-03-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-02-13.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Smart Enterprise Solutions GmbH
• • Smart Enterprise Solutions GmbH (SMENSO)

Wer?

• • Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

Wie?

• • IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• • Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt