Systemkalibrierung Mess-/Prüfmittel DLR-KN
Ausgangssituation:
Das DLR-Institut für Kommunikation und Navigation ist gemäß DIN EN ISO 9001:2008 (incl. Messmittelsystem) zertifiziert. Die vorhandenen Mess- und Prüfmittel (MuP) werden für wissenschaftliche Arbeiten benötigt und werden erfasst, kalibriert (bei Bedarf oder regelmäßig) sowie entsprechend gekennzeichnet.
Die regelkonforme Handhabung von MuP ist ein zentraler Aspekt bei der wissenschaftlichen Arbeit. Ergebnisse müssen nachvollziehbar und reproduzierbar sein, die Datenerhebung muss lege artis erfolgen, und die Resultate (insbesondere Primärdaten) müssen zusammen mit der angewendeten Methodik dokumentiert werden.
Bisher wurden die MuP jeweils einzeln an geeignete Dienstleister/Hersteller zur Kalibrierung gesendet, was sich als sehr aufwändig erwiesen hat. Daher wurde diskutiert, wie die Kalibrierung zukünftig effizienter und mit geringerem organisatorischem Aufwand für das Institut durchgeführt werden kann.
Wurde die Kalibrierung eines Mess- und Prüfmittels erforderlich, musste sich bisher ein fachlich qualifizierter Mitarbeiter des Instituts (meistens ein Wissenschaftler) um die Organisation, Beauftragung, Versendung und Rücknahme des Gerätes kümmern sowie für die Klärung relevanter Fragen zur Verfügung stehen. Da sehr unterschiedliche Geräte von unterschiedlichen Herstellern vorhanden sind, waren diese Einzelfalllösungen sehr aufwändig. Zudem ist in Forschungsprojekten nicht immer planbar, wann welche Geräte benötigt werden.
Deswegen erscheint es angeraten, die Kalibrierung nicht nur bei Bedarf durchzuführen, sondern geplant, systematisch und in höherem Maß periodisch.
Zielsetzung:
Zielsetzung ist die systematische, effiziente, betriebswirtschaftlich sinnvolle und vertretbare Kalibrierung aller jeweils aktuell vorhandenen und zu kalibrierenden MuP durch einen fachlich hoch qualifizierten Auftragnehmer, der die Geräte selbst kalibrieren kann bzw. mit allen relevanten Herstellern (insbesondere für die MuP des Instituts) zusammenarbeitet. Der Anbieter übernimmt die vollumfängliche Verantwortung für die sachkundige, termingerechte und zügige Kalibrierung aller Geräte. Die beteiligten Mitarbeiter des Instituts sollen durch die externe Beauftragung dieser Dienstleistung innerhalb betriebswirtschaftlich sinnvoller Grenzen bestmöglich entlastet werden.
Vorläufige Leistungsbeschreibung:
Hinweis: Diese Aufstellung ist vorläufig und wird in den kommenden Phasen der Ausschreibung detailliert.
Inhalt und Umfang:
— Bandbreite von zu kalibrierenden MuP: Bit-Fehler-Messplätze, Frequenz- und Spektrum-Analysatoren, Frequenznormale und Uhren, Frequenzzähler, Funktionsgeneratoren, Kanalsimulatoren, Leistungsmesser, Multimeter, Network Analyzer, Optische Leistungsmesser, Oszilloskope, Protokollanalysatoren, Signalgeneratoren, Synthesizer, Tachymeter, Waagen, usw.;
— Der Anbieter organisiert bzw. übernimmt die Kalibrierung für idealerweise 100 % der vorhandenen Mess- und Prüfmittel;
— Der Anbieter prüft die Verfügbarkeit von vom Hersteller angebotenen Software/Firmware Updates und installiert diese Updates nach Freigabe durch den Auftraggeber;
— Der Anbieter beauftragt die entsprechenden Hersteller oder andere Kalibrierlabore bei Geräten, deren Kalibrierung er selbst nicht durchführen kann. Die erforderlichen Unterauftragnehmer müssen bekannt gegeben werden. Der Anbieter trägt vollumfänglich die Verantwortung für die von ihm beauftragten Unternehmen;
— Die Kalibrierung von zusammenhängenden Geräten erfolgt vorzugsweise als Gesamtsystem;
— Die Kalibrierung erfolgt nach den Grundsätzen und Verfahren entsprechend den für die jeweiligen Geräte geltenden Normen und Vorschriften (z. B. EN ISO/I EC 17025, Gerätespezifikationen, Herstellerspezifikationen, weitere Normen und Vorschriften). Z.B. EN ISO/I EC 17025 (auszugsweise Zusammenfassung):
• Ermittlung und Dokumentation des Geräte-Eingangsstatus (insb. exakte Dokumentation, sofern sich die Daten des Gerätes außerhalb der Spezifikation befinden),
• Vermerk über den Eingangsstatus auf dem Kalibrierschein,
• Ggfs. Reinigung des Gerätes,
• Ggfs. präventive Modifikationen oder Produktverbesserungen gem. den entsprechenden Servicerichtlinien und Absprache,
• Standardkalibrierung gemäß „Performance Verification Test“ des Herstellers,
• Aufzeichnung der Kalibrierergebnisse gemäß PVT des Herstellers,
• Ausstellen und Übergabe des Kalibrierscheines, -protokolls, -zertifikats,
• Anbringen der Kalibriermarke am Gerät oder System,
• Archivierung der Kalibrierergebnisse über die Dauer von 5 Jahren,
• Ggfs. Prüfung der elektr. Sicherheit nach BGV A3,
• Notwendige Nachgleicharbeiten (gem. Absprache),
• Durchführung der vom Hersteller angebotenen Software/Firmware Updates nach Freigabe durch Auftraggeber,
• Beachtung der Umgebungsbedingungen,
• Übergabe aller Unterlagen und Informationen zur Kalibrierung des jeweiligen Gerätes an den Auftraggeber (Aufbewahrungsfristen gehen auftraggeberseitig über die o. g. 5 Jahre hinaus).
Erfüllungsort, Erfüllungszeitpunkt, Logistik:
— Die Kalibrierung der Geräte erfolgt vorzugsweise direkt vor Ort beim Auftraggeber (DLR Standort Oberpfaffenhofen). Soweit das nicht möglich ist:
• gesammelte Abholung durch den Auftragnehmer,
• Abschluss von Transportversicherungen zum jeweilig aufsummierten Anschaffungswert der zu transportierenden Geräte,
• Ggf. auch Abholung einzelner Geräte (Abrufaufträge),
• Sicherer Ab- und Rücktransport der Geräte gemäß Herstelleranforderungen (speziell: Umweltbedingungen):
Bereitstellung von geeigneten Verpackungen durch den Auftragnehmer:
Falls auftraggeberseitig vorhanden: Verwendung von geräteeigenen Transportboxen
• bei Versand ins Ausland: Beachtung aller einschlägigen Vorschriften (Exportkontrollgesetz, Versandvorschriften etc.).
— Die regelmäßig zu kalibrierenden Gerätschaft werden möglichst in der zweiten Januarwoche eines jeden Kalenderjahres kalibriert;
— Die Geräte sind in der jeweiligen dem DLR Standort Oberpfaffenhofen nächstgelegenen geeigneten Niederlassung des Anbieters (oder des Unterauftragnehmers) zu kalibrieren, da eine kostengünstige Begleitung der Kalibrierung durch Mitarbeiter des Auftraggebers und ggf. schnelle Beratung vor Ort bzw. Kalibrierung bei Messkampagnen möglich sein muss. Der Anbieter benennt die Adressen aller Kalibrierlabore (sowohl eigene als auch die der Unterauftragnehmer), an denen eine Kalibrierung von DLR-MuP erfolgen wird;
— Der Auftraggeber behält sich im Rahmen der Qualitätssicherung die anlasslose und unangekündigte Durchführung von Audits beim Anbieter und den von ihm beauftragten Kalibrierlaboren vor.
Laufzeit:
— Vertrag mit einer Maximallaufzeit von 4 Jahren.
Zusatzleistungen, flexibler Leistungsabruf, weitere Bedingungen:
— Ggfs. Beratung der Wissenschaftler in Bezug auf die Kalibrierung;
— Beratung zur Kalibrierung von Geräten, welche zum Kalibrieren nicht getrennt werden können;
— Der Bestand an MuP verändert sich über die Zeit (Geräte werden zugekauft und ausgemustert, Kalibrierzyklen verändern sich usw.). Grundlage für die zu erbringenden Leistungen ist der jeweils letzte Stand der vom Auftraggeber verwalteten MuP-Liste. Der Anbieter schlägt in seinem später im Prozess folgenden Angebot eine effiziente Vorgehensweise zum Umgang mit hinzugekommenen und weggefallenen Geräten sowie Sonderkalibrierungen vor;
— Der Anbieter entwirft eine klare Kostenstruktur der jeweiligen zu erbringenden Leistungen;
— Der Anbieter benennt eine(n) feste(n) deutsch- und englischsprachige Kontaktperson/Experten. Die Vertretungsregelung bei Nichterreichbarkeit/Abwesenheit von mehr als einem Arbeitstag wird vom Anbieter unaufgefordert dem Auftraggeber mitgeteilt;
— Der Anbieter spezifiziert in seinem Angebot die Reaktionszeiten für Leistungsabruf, Abtransport, Gerätekalibrierung und Rücktransport für typische Geräteklassen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-14.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-08-04.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2015-08-04
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Auftragsbekanntmachung
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