Technische Pflege der Internetseite www.umwelt.nrw.de des Ministeriums (MKULNV NRW)

Menge oder Umfang

Der Vertrag wird über eine Laufzeit von zunächst zwei Jahren (vom 1.6.2015 bis 31.5.2017) mit der Option der Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr bis zu insgesamt 48 Monaten (längstens bis zum 31.5.2019) geschlossen.1. Leistungsgegenstand.Der Auftrag umfasst die folgenden Leistungen:1. Neuanlage einer Webseite der 3. bis 7. Ebene, Befüllen aller Felder für Strukturdaten (Metadaten) und Teaserinformationen, Befüllen mit dem vom Auftraggeber gelieferten Content (Text, Fotos, Grafiken, Dokumente); ggf. Befüllen der rechten Spalte; inkl. Upload der dafür erforderlichen Dateien in das CMS-System.2. Neuanlage und Einstellen einer Pressemitteilung (ggf. inkl. Upload von dazu gehörigen, vom Auftraggeber gestellten Foto/ s und Datei-Downloads als „Weitere Informationen“ in das CMS-System); keine Dateibearbeitung; Befüllen aller Felder für Strukturdaten (Metadaten) und Teaserinformationen – inkl. Versand über PM-Abo-Mail-Verteiler. Direct Mail ist im System bereits angelegt.3. Mediathek: Neuanlage eines Eintrags für Medien aller Kategorien (zum Beispiel Printmedium, ePaper, Bilderalbum, Video-Clip, Redetext, Datenträger), Upload der zugrundeliegenden Datei/en in das System; Befüllen aller jeweils dafür angelegten Felder für Strukturdaten und Teaserinformationen; ohne Dateibearbeitung/Bildbearbeitung/Videobearbeitung; inkl. Aktualisierung des Bestellsystems bei bestellbaren Medien.4. Anlegen eines Termineintrags im Kalender und Befüllen der dafür angelegten Datenfelder und Metadaten; ggf. inkl. Upload und Einstellen einer vom Auftraggeber gestellten Datei (in der Regel weboptimierte PDF-Datei).5. Upload und Einstellen bzw. Ersetzen von Dateien (zumeist weboptimierte PDF-Dateien) unter eigener URL in das CMS- System (als Download-Elemente ohne Bezug zur Mediathek); Befüllen aller Strukturdatenfelder (Metadaten); Dateien werden vom Auftraggeber gestellt; keine Dateibearbeitung; keine barrierefreie Bearbeitung von Dokumenten.6. Löschen einer Webseite und sämtlicher interner Verlinkungen (und Linkbeschriftungen) auf diese Seite ; inkl. des gesamten Contents (Text und Bild); ggf. inkl. Löschen der damit verlinkten Fotos, Grafiken, Dokumente (z. B. PDF-Downloads).7. Download-Dokument mit eigener URL (z. B. PDF-Datei, Mediathekeintrag oder Grafik) löschen und sämtliche internen Verlinkungen (und Linkbeschriftungen) darauf entfernen (nicht in Verbindung mit Nr. 6).8. Änderung einer Webseite der 3. bis 7. Ebene im Contentbereich und in der rechten Spalte: Text, Fotos/Grafiken, Bildunterzeilen, Links (Infokästen), Teaser-Boxen; ggf. aller 4 Felder der Strukturdaten (Metadaten) und Teaserinformationen.9. Einstellen, Ändern oder Löschen nur von Einträgen der rechten Spalte auf Webseiten der 3. bis 7. Ebene (Navigations- und Teaser-Elemente in den Rubriken unterhalb der schematischen, vertikalen Navigation); ohne Änderungen im Content-Bereich (linke Spalte)10. Änderung einer Webseite der 1. und 2. Ebene: Navigations- und Teaser-Elemente (PTF-Boxen, Medienbühne, Service- Kasten) incl. Metadatenfelder.11. Seitenmantel (Seitenkopf/Seitenfuß): Ergänzung, Änderung oder Löschen von redaktionell änderbaren Elementen (Links und Linkbeschriftungen).12. Bearbeitung vom Auftraggeber gestellter Logos und Graphiken (auch Titelcover von Broschüren und ePaper für die Mediathek) zum Upload in das CMS.13. Zuschlag für Dienstleistungen außerhalb der üblichen Dienstzeiten (19:00 Uhr bis 8:00 Uhr, sowie an Wochenenden und Feiertagen 0 bis 24 Uhr).14. Besprechungen beim Auftraggeber (Fahrtkosten und –zeiten werden nicht entgolten) sowie die folgenden optionalen Leistungen:15. Erwerb der Nutzungsrechte für Bildmaterial (nur Aufwand, Nutzungsgebühren werden gesondert in Rechnung gestellt).16. Erstellung von Konzepten und Präsentationen.17. Erstellung von ePapern aus Einzelseiten-PDF-Dokumenten.18. Erstellung von PDF-Dokumenten (nicht barrierefrei) aus vom Auftraggeber gestellten Dateien.19. Sonstige IT-technische Dienstleistungen, z. B.:— programmiertechnische Arbeiten im CMS Typo 3,— Erwerb, Anpassung und Integration neuer Werkzeuge (Extensions) in Typo 3,— strukturelle und grafische Bearbeitungen,— sonstige Dateibearbeitung,— Erstellung und Pflege von Datenbanken im Typo 3 System,— Erstellung barrierefreier Dokumente nach den Anforderungen der geltenden BITV I bzw. der künftigen BITV II.20. Pflege und Gestaltungsleistungen auf an diese Website angeschlossenen Social-Media-Accounts des Ministeriums, z. B. den bestehenden Twitter- und Youtube-Kanälen des Ministeriums und möglichen zukünftigen durch das Ministerium genutzten Social-Media-Accounts.21. Einrichtung, Bearbeitung und Verwaltung von Email-Verteilern (z. B. für Abonnement von Pressemitteilungen und Newslettern).Die Ausschreibung ist grundsätzlich auf eine Vollpflege der Internet-Seiten (Leistungen gemäß Ziff. 1 bis 14) ausgerichtet. Ausgenommen von der Vollpflege sind alle Leistungen, die zum Abschluss des im Januar 2015 freigeschalteten Internet- Relaunchs durch den Landesbetrieb IT.NRW oder durch von diesem beauftragte Dienstleister durchgeführt werden. Bitte beachten Sie hierzu den Abschnitt „Relaunch/Umfang der Arbeiten“.Der Auftraggeber behält sich des Weiteren vor, nicht-optionale Leistungen im Einzelfall in geringem Umfang (z.B. einfache Textänderungen) selbst durchzuführen.Sämtliche Arbeiten sind mit dem Auftraggeber in der deutschen Sprache abzuwickeln.Alle Arbeiten sind im Content-Management-System Typo 3 (derzeit: 6.2. LTS) barrierefrei gemäß der geltenden BITV I NRW bzw. der künftigen BITV II NRW zu verrichten.Für die Durchführung der Arbeiten ist in einigen Fällen die Abstimmung mit dem für das Hosting und den IT-Support der Landesregierung zuständigen Landesbetrieb IT NRW erforderlich.2. Umfang der Arbeiten/Relaunch.Eine Darstellung des Umfangs der Arbeiten im Jahr 2012, dem Jahr mit dem größten Leistungsumfang, kann den Vergabeunterlagen, dort der Anlage 2 zur Leistungsbeschreibung entnommen werden. Der zukünftige Umfang der Seitenbearbeitung kann hiervon deutlich abweichen.Die Website des Ministeriums ist insbesondere erst kürzlich einem vollständigen inhaltlichen, graphischen und technischen Relaunch unterzogen worden.Seitenänderungen und –elemente (Push-to-front-Bausteine und andere) werden seither zum Teil automatisch auf eine oder mehrere andere Seiten übertragen. Die Auswirkungen insbesondere dieser automatischen Perpetuierungen, der veränderten Seitenstruktur oder sonstige Änderungen der technischen Grundlage auf den Leistungsumfang können nicht prognostiziert werden.3. Einsatzzeiten.Von der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer wird ein hohes Maß an Schnelligkeit und zeitlicher Flexibilität erwartet, nicht zuletzt wegen der besonderen öffentlichen, aktuellen Relevanz der Arbeitsbereiche des Ministeriums, z. B. Umweltereignisse, Lebensmittelwarnungen, Tierseuchen, Strahlungsstörfälle etc.. So werden z. B. die Pressemitteilungen der Landesregierung typischerweise mit Internet-gestützten weiteren Informationen und Dokumenten verbunden, so dass eine sofortige Einstellung von Informationen und Dokumenten auf der Site zur Unterrichtung der Medien unabdingbar ist.Charakteristisch für die tägliche Arbeit ist, dass in ihrem Umfang und Anforderungen stark divergierende Seitenänderungen und Dateibearbeitungen, die in der Regel ohne vorherige Ankündigung übermittelt werden, unverzüglich bzw. innerhalb einer bestimmten Frist einzustellen sind, z. B. Pressemitteilungen und andere aktuelle Informationen innerhalb der Dienstzeiten (Montag bis Freitag, 8:00-19:00 Uhr) in maximal 30 Minuten.In einigen Fällen sind Arbeiten der Seitenpflege auch außerhalb der Dienstzeiten – also zwischen 19:00 Uhr und 8:00 Uhr, an Wochenenden und Feiertagen (0 bis 24:00 Uhr) – schnellstmöglich durchzuführen.In der Regel betreffen Arbeiten außerhalb der vereinbarten Dienstzeiten das Einstellen von Pressemitteilungen am Wochenende/Feiertagen inkl. der damit verbundenen Leistungen (im Wesentlichen Seitenneueinstellungen, Seitenänderungen, Bild- und Dateibearbeitung, Mailversand von Pressemitteilungen, Navigationsanpassungen).Eine Bearbeitung in den Abendstunden war bislang nur in Einzelfällen und in den Nachtstunden nicht erforderlich (vgl. auch Anlage 2 zur Leistungsbeschreibung).Neben den Arbeiten an Wochenenden und Feiertagen kann für die Zukunft angesichts der beschriebenen Eilzuständigkeiten des Ministeriums nicht ausgeschlossen werden, dass Leistungen, auch ohne vorherige Ankündigung, abends und nachts abgerufen werden.Die Bieterin/der Bieter stellt in einem tabellarischen Personaleinsatzplan dar, wie sie/er die jederzeitige unverzügliche Durchführung der Arbeiten organisatorisch sicherstellt, auch außerhalb der Dienstzeiten (Montag bis Freitag 8:00 bis 19:00 Uhr). Dies gilt insbesondere bei der Auftragsabwicklung in Bietergemeinschaften und Unterauftragsverhältnissen. (siehe B IV „Anforderungen an das Angebot“).4. Abruf und Vergütung.Jede Bearbeitung ist an eine konkrete Beauftragung durch den Auftraggeber im Einzelfall gebunden. Die Zahlung der Vergütung erfolgt nach monatlicher Abrechnung der Leistungen jeweils für den abgelaufenen Vertragsmonat.5. Arbeitstreffen.Der Auftragnehmer nimmt zur Übernahme der Arbeiten mit seinem Team an einem Briefing-Gespräch im Ministerium teil und bei Bedarf an weiteren Arbeitstreffen. Reisekosten werden nicht gesondert erstattet.6. Dokumentation.Der Auftragnehmer führt eine Dokumentation, die dem Auftraggeber oder Dritten die sofortige Übernahme der Pflegearbeiten ermöglicht (Handbuch/Referenzbuch mit praktischen Erläuterungen der Durchführung der Arbeiten: Dateipfa-de/Dateiverzeichnisse, Templates, Style sheets, Passworte etc.).Die Darstellung ist vom Auftragnehmer laufend zu aktualisieren und dem Auftraggeber jederzeit online zur Verfügung zu stellen. Hierzu wird ein geschützter Kundenbereich beim Landesbetrieb IT.NRW als Speicherort eingerichtet.

Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die im Anhang A genannte Kontaktstelle (Vergabemarktplatz NRW) unter http://www.evergabe.nrw.de zur Verfügung gestellt. Die Nutzung des Vergabemarktplatzes NRW ist kostenfrei.

Nach einer Registrierung und erneuten Anmeldung können die Vergabeunterlagen angefordert bzw. heruntergeladen werden. Unter http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ finden Sie weitere Informationen.

Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen.

Unterlagen, Erklärungen und Nachweise:

Sind für bestimmte Nachweise Formblätter vorgesehen, müssen die entsprechenden Formblätter verwendet werden. Die Formblätter werden zum Ausfüllen als Datei auf dem Vergabemarktplatz NRW unter der Rubrik „Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente“ zur Verfügung gestellt. Die Formblätter sind an den vorgesehenen Stellen elektronisch auszufüllen. Der Text der Formblätter darf nicht abgeändert werden.

Die Formblätter und Erklärungen sind an den dafür vorgesehenen Stellen rechtsverbindlich zu unterschreiben.

Es sind zwingend alle aufgeführten Angaben, Nachweise und Erklärungen sowie Formblätter – soweit einschlägig – abzugeben.

Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Unterlagen, Erklärungen und Nachweise anzufordern.

Fehlende Unterlagen, Erklärungen und Nachweise können zum Ausschluss des Angebotes aus dem Vergabeverfahren führen.

Angebotsfrist und –form:

Das Angebot ist bis zum 1.4.2015, 23:59 Uhr einzureichen.

Das Angebot kann eingereicht werden entweder

— elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW (http://www.evergabe.nrw.de) oder

— schriftlich in zweifacher Ausfertigung (1 Original, 1 Kopie) beim Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Landwirtschaft, Natur- und Verbraucherschutz, Schwannstr. 3, 40476 Düsseldorf .

Das schriftliche Angebot ist gemäß den „Hinweisen zur Form der Angebotsabgabe“ (VOL 5a EG) einzureichen.

Die schriftlichen Angebotsunterlagen sollten in kopierfähiger Form, d.h. ohne Prospekthüllen, Spiral- oder Klebebindungen usw., eingereicht werden.

Nutzung der Vergabeunterlagen:

Die Vergabeunterlagen nebst Anlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung oder Weitergabe (auch auszugsweise), ob vor oder nach Vertragsabschluss, ist ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung (vorherige Zustimmung) der ausschreibenden Stelle nicht statthaft.

Hinweis zu Auskünften und Fragen:

Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen.

Es ist nicht gestattet, zusätzliche oder vertrauliche Informationen über das Ausschreibungsverfahren direkt von anderen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern des Auftraggebers zu erlangen. Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich zugänglich sind oder allen interessierten Unternehmen/Bieterinnen oder Bietern im Rahmen der Ausschreibung durch den Auftraggeber zugänglich gemacht werden. Der Auftraggeber behält sich vor, Bieterinnen oder Bieter, die gegen diese Regelungen verstoßen, vom Verfahren auszuschließen.

Die Fragen der Bieterinnen oder Bieter werden in angemessener Frist beantwortet und ggf. vorher gesammelt und sortiert. Sofern Fragen nicht bewerberspezifische Sachverhalte betreffen, werden die Fragen und Antworten in anonymisierter Form allen Bewerbern über die Kommunikationsmöglichkeit des Vergabemarktplatzes NRW zur Verfügung gestellt. Die Bieterinnen oder Bieter sind verpflichtet, sich ständig selbst über den aktuellen Stand der Fragenbeantwortung auf dem Vergabe- marktplatz NRW zu informieren.

Fragen müssen bis spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Bewerbungsfrist, d. h. bis spätestens 25.3.2015 gestellt werden. Die den Bieterinnen oder Bietern übermittelten anonymisierten Fragen und Antworten werden verbindlicher Teil der Ausschreibungsunterlagen und sind bei der Erstellung des Angebotes zu beachten.

Geschäftsbedingungen:

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Vertragsbedingungen der Bieterin oder des Bieterin ausgeschlossen sind; soweit die Bieterin oder der Bieter sich auf eigene Vertragsbedingungen beruft, führt dies zwingend zum Ausschluss des Angebots.

Sämtliche Rechte am Auftragsergebnis liegen beim Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Landwirtschaft, Natur- und Verbraucherschutz, Schwannstr. 3, 40476 Düsseldorf.

Weitere vorzulegende Nachweise:

Personaleinsatzplan: Mit dem Angebot ist ein tabellarischer Personaleinsatzplan (einschl. Vertretungsregelung) vorzulegen, mit dem die Bieterin/ der Bieter glaubhaft macht, wie sie/er die jederzeitige unverzügliche Durchführung der Arbeiten organisatorisch sicherstellt, während der Tagesdienstzeiten (Montag bis Freitag 8:00 bis-19:00 Uhr), in den Abend- und Nachtstunden zwischen 19:00 und 8:00 Uhr, sowie an Wochenenden und Feiertagen (0 bis 24 Uhr).

Dies gilt insbesondere bei der Auftragsabwicklung in Bietergemeinschaften und Unterauftragsverhältnissen.

Der Personaleinsatzplan ist laufend zu aktualisieren und wird Vertragsbestandteil.

(Mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen).

Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung (Leistungskatalog/Preisliste mit Angaben der Gewichtung (Multiplikatoren) beim Zuschlag): Die Stückpreise sind in der als Anlage 1 beigefügten Liste einzeln auszuweisen. Die ausgefüllte Preisliste ist zu unterschreiben und dem Angebot beizufügen.

Die Preise beinhalten etwaigen jeweiligen Beratungs-, Abstimmungs-, Abwick-lungs-, Koordinierungs-, oder Qualitätssicherungsaufwand. Dieser wird nicht gesondert entgolten.

Zu den Nettopreisen ist der genaue MwSt.-Satz anzugeben, der für die Leistungen fällig wird.

(Mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen).

Bekanntmachungs-ID: CXS7YYMYY0G.

Elektronischer Zugang zu den Vergabeunterlagen: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/

Elektronische Einreichung von Angeboten und Teilnahmeanträgen: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/