Teilnahmewettbewerb – Rahmenvertrag fachliche Beratungsleistungen für das Referat für Bildung und Sport im Zusammenhang mit IT-bezogenen Beschaffungsvorhaben

Landeshauptstadt München, Direktorium-HA II/ Vergabestelle 1, Abt. 2

Das Referat für Bildung und Sport (RBS) der Landeshauptstadt München (im Folgenden: Auftraggeberin) erbringt und / oder steuert u.a. IT-bezogene Leistungen insbesondere für derzeit ca. 450 städtische Kindertageseinrichtungen, ca. 350 öffentliche Schulen, diverse weitere Bildungs-einrichtungen sowie zentrale, ca. 1.000 Beschäftigte umfassende Verwaltungseinheiten. Das RBS bedient sich derzeit in den Bereichen Systemservice, Hardwarebeschaffung, Softwarebeschaffung und IT-bezogene Dienstleistungen eines umfassenden Rahmenvertrags mit einem privatwirtschaft-lichen Unternehmen (im Zuge der Vergabe geschätztes finanzielles Volumen dieses laufenden Rahmenvertrags für die Jahre 2013 bis 2017: 37 bis 57 Mio. Euro netto).
Die Organisation des IT-Bereichs „Zentrum für Informationstechnologie im Bildungsbereich“ des RBS (RBS-ZIB) sowie dessen Einbindung in die gesamtstädtische IT-Organisation war Gegenstand einer externen Organisationsuntersuchung. Danach soll das RBS-ZIB einer umfassenden Reorganisation unterzogen werden, welche sowohl die interne Organisationsstruktur, als auch die Einbindung in die gesamtstädtische IT-Organisation betrifft. Demnach soll sich das RBS-ZIB stärker als bisher von einer leistungserbringenden zu einer leistungssteuernden Einheit entwickeln und sich dabei im Wesentlichen auf die sog. pädagogische Domäne konzentrieren. Während die sog. Verwaltungsdomäne netzwerktechnisch an das gesamtstädtische Verwaltungsnetz angeschlossen ist, so dass der Zugang zu den zentralen städtischen Systemen möglich ist, verfügt die pädagogische Domäne über ein vom Verwaltungsnetz getrenntes pädagogisches Netz, welches überwiegend in den Bildungseinrichtungen genutzt wird.
Die Reorganisation steht derzeit noch unter dem Vorbehalt, dass ihr der Stadtrat der Auftraggeberin zustimmt.
Der aktuelle Rahmenvertrag mit einem privatwirtschaftlichen Unternehmen läuft voraussichtlich bis 31.12.2017. Er soll – ggf. im Zuge der Reorganisation des RBS-ZIB – mit einem aktualisierten Leistungsumfang und ggf. in mehreren Losen bzw. Einzelverträgen für die Zeit ab voraussichtlich Ende 2017 neu vergeben werden. Der Leistungsumfang ist so zu gestalten, dass damit heutige und für die Zukunft antizipierte Anforderungen der pädagogischen Domäne adäquat abgedeckt werden können. Die geeigneten stadteigenen oder externen Dienstleister sollen für Beschaffung, Bereitstellung, Betrieb, Support und Weiterentwicklung von Applikationen, Endgeräten, Datenbanken, Servern und optional Netzwerken zuständig sein. Insbesondere sollen folgende Ziele erfüllt werden:
— Die geforderte Flexibilität und Zukunftsfähigkeit der Bildungseinrichtungen wird abgedeckt;
— Berücksichtigung der Möglichkeit der Inhouse-Vergabe;
— klare Trennung der Verantwortlichkeiten und definierte Leistungsübergabepunkte zur Vermeidung von Doppelarbeiten und Diskrepanzen;
— zukünftige Anforderungen der Bildungseinrichtungen (z.B. Lehr-Software) sind zeitnah als Service abrufbar und leistbar;
— die geforderte Qualität und Qualitätssicherungsmaßnahmen werden detailliert festgelegt;
— es werden ganze Services oder Pakete vergeben, bei denen die Verantwortung für die Leistungserbringung klar beim Vertragspartner liegt;
— Transparenz über den Umfang und die Qualität der zu erbringenden Leistungen;
— ein Service-Modell, das die Anforderungen der Kunden des RBS-ZIB widerspiegelt und das sich transparent kontrollieren lässt.
Die externe Organisationsuntersuchung schlägt – unverbindlich – vor, die Leistungserbringung in folgenden Verträgen bzw. Losen auszuschreiben:
— Netzwerk und Kommunikationsdienste sowie Arbeitsplatz und technische Basisleistungen sollten in max. zwei bis drei Losen ausgeschrieben werden;
— Anwendungen und Kollaborationen sowie Teile der Dienstleistungen sollten in mehreren Losen entsprechend der benötigten Granularität und des Spezialisierungsgrades der Dienstleister bzw. Anbieter ausgeschrieben werden.
Es ist davon auszugehen, dass im Zuge eines oder mehrerer Beschaffungsvorhaben(s) überwiegend komplexe und umfangreiche Vergabeunterlagen bestehend aus Bewerbungsbedingungen, Leistungsbeschreibungen, Kriterienkatalogen und Bewertungsmatrizen sowie Vertragsentwürfen zu erstellen sein werden. Bei Aufbau und Strukturierung von Vergabeunterlagen orientiert sich die Auftraggeberin an der Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB) in der jeweils gültigen Fassung. Nach der internen Zuständigkeitsverteilung der Auftraggeberin obliegt die Durchführung des eigentlichen Vergabeverfahrens im Kern den Vergabestellen; diese sind jedoch auf die Zuarbeit seitens der Bedarfsstellen, vorliegend des Referats für Bildung und Sport angewiesen.
Das bzw. die Beschaffungsvorhaben wird/ werden parallel Gegenstand externer rechtlicher Beratung sein.
Gegenstand des Vertrags sind durch die Auftragnehmerin/ den Auftragnehmer zu erbringende Beratungs- und Unterstützungsleistungen für das Referat für Bildung und Sport der Auftraggeberin im Zusammenhang mit einem oder mehreren IT-bezogenen Beschaffungsvorhaben, das bzw. die im Hinblick auf die Reorganisation des RBS-ZIB und das Auslaufen des derzeit bestehenden Rahmenvertrags mit einem privatwirtschaftlichen Unternehmen anstehen.
Rechtsberatung ist nicht Gegenstand des vorliegenden Vertrags.
(Ein Entwurf der Vergabeunterlagen kann unter www.muenchen.de/vgst1 eingesehen werden.).

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-02-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-12-23.

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

• • Landeshauptstadt München, Direktorium-HA II/ Vergabestelle 1, Abt. 2

• • IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

• • Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt