Unabhängige Prüfstelle Erasmus+

Bundesministerium für Bildung und Forschung

Das Bundesministerium für Bildung und Forschung übernimmt das Monitoring und die Aufsicht in Bezug auf die Verwaltung von Erasmus+ und trägt „Verantwortung für die ordnungsgemäße Verwaltung der Unionsmittel“ (Artikel 27 der Verordnung zu Erasmus+). Zur wesentlichen Unterstützung seiner Monitoringaufgaben ist das BMBF verpflichtet, eine „unabhängige Prüfstelle“ („Independent Audit Body“, IAB) zu beauftragen, die jährlich die Verwaltung und ordnungsgemäße Verwendung der Programmmittel durch die nationalen Agenturen prüft und einen Bestätigungsvermerk über die Verwaltungserklärung der Nationalen Agenturen gegenüber der Europäischen Kommission ausstellt (s. Artikel 27 (5) und Artikel 30 der Verordnung.) Die Leistung der unabhängigen Prüfstelle ist Gegenstand dieser Ausschreibung.
Grundlage der jährlichen Prüfung der unabhängigen Prüfstelle sind die Jahresberichte der nationalen Agenturen an die Europäische Kommission. Sie werden der unabhängigen Prüfstelle unmittelbar von den nationalen Agenturen am 15. Februar des entsprechenden Kalenderjahres zur Verfügung gestellt und anhand entsprechender Stichproben, deren Umfang den vorgegebenen Standards der europäischen Kommission entsprechen muss, überprüft. Die Prüfung erfolgt jährlich im Zeitraum 15. Februar – 15. März und beinhaltet klassische Wirtschaftsprüfertätigkeiten. Die Prüftermine sind selbstständig mit den Nationalen Agenturen zu vereinbaren. Die Prüfung wird am Sitz der Nationalen Agenturen in Bonn durchgeführt.
Prüfumfang und –Methodik ergeben sich aus den einschlägigen Dokumenten und Anforderungen der europäischen Kommission, s. insbes. Anhang 1-5. Darüber hinaus muss die unabhängige Prüfstelle folgende Dokumente im Rahmen ihrer vorbereitenden Tätigkeiten berücksichtigen:
— Tätigkeitsbericht der NA für das zu prüfende Jahr,
— „Oktober-Bericht“ der Nationalen Behörde, der der Kommission vom BMBF ab 2015 jährlich vorgelegt werden muss,
— Bewertungsschreiben der Kommission.
Die Prüfstelle gewährleistet, dass bei der Prüftätigkeit international anerkannte Prüfstandards berücksichtigt werden. Dazu gehören insbesondere Standards, die vom International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB, https://www.ifac.org/auditing-assurance ), der Internationalen Vereinigung der Wirtschaftsprüfer (International Federation of Accountants IFAC, https://www.ifac.org/ ), der Internationalen Organisation der Obersten Rechnungskontrollbehörden (International Organisation of Supreme Audit Institutions, INTOSAI) herausgegeben werden und im Allgemeinen von externen Rechnungsprüfern des öffentlichen Dienstes angewendet werden sowie die Beachtung der Standards, die vom Institute of Internal Auditors (IIA), https://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspx herausgegeben werden.
Unmittelbar nach Beauftragung soll die unabhängige Prüfstelle einmalig eine umfassende Prüfung der „Internen Kontroll- und Prüfsysteme“ (IKS-Prüfung) bei beiden nationalen Agenturen durchführen. Gegenstand der Prüfung ist das Vorhandensein und Funktionieren der internen Kontrollsysteme der NA und inwieweit die die Vorschriften und Verfahren der NA mit dem Rechtsrahmen übereinstimmen (entsprechend einer Konformitätsprüfung). Ziel der Kontrolle ist es, Eignung und Wirksamkeit der Verfahren einschätzen zu können und daraus Rückschlüsse auf die Zuverlässigkeit und Richtigkeit der Rechnungsführung gewinnen zu können. Der erhöhte Aufwand für die IKS Prüfung ist entsprechend zu kalkulieren (Leistungsumfang, s. Leitfaden in Anlage 6). Eine Wiederholung der IKS-Prüfung sollte, in Abstimmung mit dem Auftraggeber BMBF, etwa drei Jahre nach Durchführung der ersten IKS-Prüfung eingeplant werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-08-06.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Wer?

• Bundesministerium für Bildung und Forschung

Wie?

• Dienstleistungen im Bereich Rechnungslegung und -prüfung sowie Steuerwesen › Rechnungslegung und -prüfung

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-08-06	Auftragsbekanntmachung
2015-11-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-08-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rechnungslegung und -prüfung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Rechnungslegung und -prüfung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesministerium für Bildung und Forschung
Postanschrift: Heinemannstr. 2
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.bmbf.de 🌏
E-Mail: thomas.grommes@bmbf.bund.de 📧
Telefon: +49 22899572073 📞
Fax: +49 228995783601 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-08-06 📅
Einreichungsfrist: 2015-09-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-08-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 153-282613
ABl. S-Ausgabe: 153
Zusätzliche Informationen

Das Angebot ist in dreifacher Ausfertigung auf dem Postweg oder durch persönliche Übergabe in einem doppelten Umschlag; siehe Bewerbungsbedingungen, an das BMBF, Referat 211 z.Hd. Herrn Thomas Grommes, Heinemannstr. 2, 53175 Bonn, Deutschland, zu senden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Grundlage der jährlichen Prüfung der unabhängigen Prüfstelle sind die Jahresberichte der nationalen Agenturen an die Europäische Kommission. Sie werden der unabhängigen Prüfstelle unmittelbar von den nationalen Agenturen am 15. Februar des entsprechenden Kalenderjahres zur Verfügung gestellt und anhand entsprechender Stichproben, deren Umfang den vorgegebenen Standards der europäischen Kommission entsprechen muss, überprüft. Die Prüfung erfolgt jährlich im Zeitraum 15. Februar – 15. März und beinhaltet klassische Wirtschaftsprüfertätigkeiten. Die Prüftermine sind selbstständig mit den Nationalen Agenturen zu vereinbaren. Die Prüfung wird am Sitz der Nationalen Agenturen in Bonn durchgeführt.

Prüfumfang und –Methodik ergeben sich aus den einschlägigen Dokumenten und Anforderungen der europäischen Kommission, s. insbes. Anhang 1-5. Darüber hinaus muss die unabhängige Prüfstelle folgende Dokumente im Rahmen ihrer vorbereitenden Tätigkeiten berücksichtigen:

— Tätigkeitsbericht der NA für das zu prüfende Jahr,

— „Oktober-Bericht“ der Nationalen Behörde, der der Kommission vom BMBF ab 2015 jährlich vorgelegt werden muss,

— Bewertungsschreiben der Kommission.

Die Prüfstelle gewährleistet, dass bei der Prüftätigkeit international anerkannte Prüfstandards berücksichtigt werden. Dazu gehören insbesondere Standards, die vom International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB, https://www.ifac.org/auditing-assurance ), der Internationalen Vereinigung der Wirtschaftsprüfer (International Federation of Accountants IFAC, https://www.ifac.org/ ), der Internationalen Organisation der Obersten Rechnungskontrollbehörden (International Organisation of Supreme Audit Institutions, INTOSAI) herausgegeben werden und im Allgemeinen von externen Rechnungsprüfern des öffentlichen Dienstes angewendet werden sowie die Beachtung der Standards, die vom Institute of Internal Auditors (IIA), https://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspx herausgegeben werden.

Unmittelbar nach Beauftragung soll die unabhängige Prüfstelle einmalig eine umfassende Prüfung der „Internen Kontroll- und Prüfsysteme“ (IKS-Prüfung) bei beiden nationalen Agenturen durchführen. Gegenstand der Prüfung ist das Vorhandensein und Funktionieren der internen Kontrollsysteme der NA und inwieweit die die Vorschriften und Verfahren der NA mit dem Rechtsrahmen übereinstimmen (entsprechend einer Konformitätsprüfung). Ziel der Kontrolle ist es, Eignung und Wirksamkeit der Verfahren einschätzen zu können und daraus Rückschlüsse auf die Zuverlässigkeit und Richtigkeit der Rechnungsführung gewinnen zu können. Der erhöhte Aufwand für die IKS Prüfung ist entsprechend zu kalkulieren (Leistungsumfang, s. Leitfaden in Anlage 6). Eine Wiederholung der IKS-Prüfung sollte, in Abstimmung mit dem Auftraggeber BMBF, etwa drei Jahre nach Durchführung der ersten IKS-Prüfung eingeplant werden.

Beschreibung der Optionen:

Als Vertragslaufzeit wird der Zeitraum 1.10.2015 bis 31.3.2019 ausgeschrieben, mit der Option einer Verlängerung von 2 Jahren bis zum Ende des Programms Erasmus+ 2020 (4+2 Jahre; die letzte Prüfung erfolgt für das Jahr 2020 im Jahr 2021). Die Laufzeit ist notwendig, um den gesamten Programmzeitraum von Erasmus+ abdecken zu können.

Referenznummer: 222-92827-2
Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: Erasmus+.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Deutschland – Bonn.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Bewerberbogen mit Name und Anschrift des Bewerbers sowie Name des Ansprechpartners (inkl. Telefon und Faxnummer sowie sonstigen Kontaktdaten.

— Beschreibung des Bewerbers und seiner institutionellen Struktur.

— Darstellung der Kompetenzschwerpunkte.

— Erklärung zum Einsatz von Unterauftragnehmern. Ein entsprechender Vordruck wird mit den Vergabeunterlagen bereit gestellt.

— aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder anderen Berufsregistern für den Leistungserbringer, soweit die Eintragung für den jeweiligen Leistungserbrnger nach den jeweils einschlägigen Rechtnormen vorgeschrieben ist.

— Ausgefüllte und unterschriebene Bietererklärung, abrufbar online unter: http://www.bmbf.de/pubRD/bietererklaerung_form_eu.pdf

— Eigenerklärung, in der der Leistungserbringer nach bestem Wissen bestätigt,…

… dass keine Person deren Verhalten sich der Leistungserbringer gemäß § 6 EG Abs. 4 Satz 3 VOL/A zurechnen lassen muss, wegen einer der in § 6 EG Abs. 4 Satz 1 a) bis g) VOL/A genannten Straftaten verurteilt worden ist. Ein entsprechendes Formular wird mit den Vergabeunterlagen bereit gestellt.

… keine schweren Verfehlungen begangen zu haben, die seine Zuverlässigkeit in Frage stellen, entsprechend dem Formular in den Vergabeunterlagen.

— Eigenerklärung, die darstellt, ob und auf welche Weise der Leistungserbringer mit Rechtssubjekten gesellschaftsrechtlich verflochten ist, die sich möglicherweise an künftigen Verfahren, die gemäß der vorliegenden Ausschreibung in den Zuständigkeitsbereich des künftigen Auftragnehmers fallen, beteiligen werden, entsprechend dem Formular in den Vergabeunterlagen.

— Im Falle einer Verflechtung hat der Leistungserbringer darzustellen, wie eine mögliche Interessenkollission nach §§ 20, 21 VwVfG verhindert werden soll.

Soweit es sich um eine Bietergemeinschaft handelt oder der Bieter sich auf die Eignung von Unterauftragnehmern beruft, sind diese Erklärungen und Dokumente von allen benannten Unterauftragnehmern und Mitgliedern der Bietergemeinschaft vorzulegen, soweit nachfolgend nicht anders angegeben. Der Begriff des Leistungserbringers bezieht sich bei einer Bietergemeinschaft auf alle Partner der Bewerbergemeinscahft, die unter diesem Begriff bezeichneten Auskünfte sind somit für alle Partner vorzulegen:

— Bieterbogen mit Nane und Anschrift des Bieters sowie Name des Ansprechpartners (mit Telefon und Telefaxnummer sowie sonstigen Kontaktdaten. Ein entsorechendes Formular wird mit den Vergabeunterlagen bereit gestellt. Dieses Dokument ist nur vom Bieter bzw. vom benannten verantwortlichen Ansprechpartner einer Bietergemeinschaft vorzulegen.

— Bei einer Bietergemeinschaft ist außerdem eine Eigenerklärung der Bietergemeinschaft vorzulegen. Ein entsprechendes Formular wird mit den Vergabeunterlagen bereit gestellt.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Eigenerklärung, in der der Leistungserbringer nach bestem Wissen bestätigt,…

… dass über sein Vermögen kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gerichtliches Verfahren eröffnet worden ist, die Eröffnung nicht beantragt worden ist und ein entsorechender Antrag auch nicht mangels Masse abgelehnt worden ist, entsprechend dem Formular in den Vergabeunterlagen.

… sich nicht in Liquidation zu befinden, entsprechend dem Formular in den Vergabeunterlagen.

… dass er seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung in der Vergangenheit nachgekommen ist, entsprechend dem Formular in den Vergabeunterlagen.

— Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Leistungserbringers bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre (sollte der Leistungserbringer erst seit weniger als drei Jahren bestehen, sind die entsprechenden Angaben für die Geschäftsjahre seit Unternehmengründung zu machen. Es ist zudem gesondert unter Angabe des Gründungszeitpunktes zu erklären, dass das bestreffende Unternehmen seit weniger als drei Jahren besteht), entsprechend dem Formular in den Vergabeunterlagen.

— Vorlage einer aktuellen schriftlichen Auskunft eines Kreditinstitutes zum Zahlungsverhalten des Leistungserbringer (nicht älter als drei Monate, wobei für die Berechnung der Tag, an dem die Angebotsfrist endet, maßgeblich ist.). Die Auskunft muss erkennen lassen, wie lange die Geschäftsverbindungen zwischen dem jeweiligen Kreidtinstitut und dem Leistungserbringer bestehen. Zudem muss die Auskunft darlegen, ob die kundenbeziehungen zum Leistungserbringer ordnungsgemäß verlaufen. Die Vorlage einer Kopie reicht insofern aus.

— Eigenerklärung des Leistungserbringers zur Gesamtzahl der festangestellten Mitarbeiter/innen sowie zur Anzahl der festangestellten Mitarbeiter/innen, die im projektrelevanten Umfeld tätig sind, und zur Anzahl der festangestellten Mitarbeiter/innen, die für das Projekt zur Verfügung stehen würden, entsprechend dem Formular in den Vergabeunterlagen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Sie verfügt über die erforderliche fachliche Kompetenz für die Durchführung von Prüfungen im öffentlichen Sektor,

— Sie verfügt über die Erfahrungen bei der Durchführung von Prüfungen im öffentlichen Sektor kann diese mit mindestens 2 Prüf-Projekten nachweisen, entsprechend dem Formular in den Vergabeunterlagen.Die entsprechenden Darstellungen müssen eine hinreichend ausführliche Beschreibung des Auftragsinhaltes und des zeitlichen Auftragsumfangs in Personentagen enthalten. Anzugeben sind zudem Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners bei dem jeweiligen Auftraggeber der als Referenz genannten Aufträge sowie die Rolle, die der Leistungserbringer in dem jeweiligen Auftrag eingenommen hat.

— Sie verfügt über eine Zertifizierung als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemäß Wirtschaftsprüferordnung (WPO),

— Sie steht in keinem Interessenskonflikt in Bezug auf die juristische Person, der die nationalen Agenturen angehören.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Es gelten die „Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)“ und die „Allgemeinen Liefer- und Zahlungsbedingungen des BMBF“ (siehe unter http://www.bmbf.de/pubRD/allgemeine_liefer_und_zahlungsbedingungen.pdf) Die AGB der Bieter gelten nicht und werden nicht Bestandteil des Vertrages.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Das vertretungsberechtigte Mitglied vertritt die Bewerber-/Bietergemeinschaft rechtsverbindlich gegenüber dem Auftraggeber. Für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen haftet jedes Mitglied der Bietergemeinschaft auch nach ihrer Auflösung gesamtschuldnerisch. Der Auftraggeber ist berechtigt, Zahlungen mit befreiender Wirkung an das vertretungsberechtigte Mitglied der Bietergemeinschaft zu leisten. Das gilt auch nach der Auflösung der Bietergemeinschaft. Die Erklärung zur Bietergemeinschaft (Formular III) haben alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot gemeinsam abzugeben.

Bietergemeinschaften haben die geplante Arbeitsteilung zwischen den Mitgliedern darzustellen und einen alleinigen Ansprechpartner zu benennen.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2015-10-01 📅
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (45)
2. Prüfungsteam (35)
3. Prüfung und Methodik (20)
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Thomas Grommes
E-Mail: wolfgang.urfell@bmbf.bund.de 📧

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2015-10-01 📅
Datum des Endes: 2019-03-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 222-92827-2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 22894990 📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499163 📠
Name: Vergabeprüfstelle beim Bundesministerium für Bildung und Forschung
Internetadresse: http://www.bmbf.de 🌏
Fax: +49 228995783601 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Eine Nachprüfung ist unzulässig, soweit mehr als fünfzehn Kalendertage nach Eingang der Mitteilung, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Postanschrift: Heinemannstr. 2
Postleitzahl: 53175
Telefon: +49 22899572144 📞
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Quelle: OJS 2015/S 153-282613 (2015-08-06)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-11-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 365 904 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-11-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-11-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 225-410145
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 153-282613
ABl. S-Ausgabe: 225

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-10-16 📅
Name: BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Postanschrift: Potsdamer Platz 5
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land: Deutschland 🇩🇪
Internetadresse: http://www.bdo.de 🌏
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2015/S 225-410145 (2015-11-18)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Dienstleistungen im Bereich Rechnungslegung und -prüfung sowie Steuerwesen (10)

Rechnungslegung und -prüfung (5)

Betriebsprüfung (5)
Buchhaltung