Uni-HD.2015.460-Multifunktions- und Drucksysteme

Universität Heidelberg

Gegenstand dieses Verfahrens ist die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg einschließlich der zugeordneten Einrichtungen (Institute) und Partner mit Multifunktions- und Drucksystemen innerhalb eines festgelegten Vertragszeitraumes. Dabei werden:
— Verwaltungssysteme (Multifunktionsgeräte und Drucker) über eine Rahmenvereinbarung mit Abrechnung über Mietvertrag und nutzungsabhängigem Klickpreis und
— öffentlich aufgestellte Multifunktionssysteme über eine Gestattungsvereinbarung in Form eines Kopier- und Druckdienstes im eigenen Namen und auf eigene Rechnung mit Abrechnung über die vorhandene CampusCard der Universität Heidelberg ausgeschrieben.
Die Universität Heidelberg beabsichtigt, die bestehenden Verwaltungssysteme durch neue Geräte im Juni 2016 zu ersetzen. Gegenwärtig sind ca. 440 Multifunktions- und Druck-Systeme in der gesamten Universität Heidelberg im Einsatz. Bisher sind nicht alle eingesetzten Geräte mit dem Netzwerk der Universität Heidelberg verbunden, dies soll zukünftig durch Einführung neuer Funktionalitäten deutlich erweitert werden.
Der Ersatz der ca. 90 eingesetzten öffentlich aufgestellten Multifunktionssysteme ist nach Auslaufen des derzeitigen Gestattungsvertrags zum 1.2.2017 geplant. Zusätzlich sollen zwei Service-Points (Altstadt und Campus Neuenheimer Feld) mit leistungsstarken Farb-Drucksystemen eingerichtet werden.
Eine zentrale Flottenmanagement-Unterstützung für die Verwaltungssysteme mit einer zentralen Management-Hardware und -Software (Zählerstands-Meldungen, Verbrauchsmaterial-Bestellungen, Störungs-Meldungen, Gerätekonfiguration, Geräteverwaltung und Einspielen von Firmware-Updates) muss mitgeliefert werden. Diese muss auch für die öffentlich aufgestellten Systeme mitgenutzt werden, damit auch dort die Vorteile des zentralen Flottenmanagements zur Verfügung stehen.
Zusätzlich muss ein gemeinsames FollowMe-Drucken über einen zentralen Druck-server sowie mobiles Drucken für Verwaltungssysteme ausgewählter Einrichtungen und für alle öffentlich aufgestellten Multifunktionssysteme unterstützt werden. Dabei werden Druckaufträge auf dem Druckserver des zentralen Managementsystems gesammelt. An vorher definierte Gruppen von Verwaltungssystemen können diese dann mithilfe der Mitarbeiterkarte (oder über LDAP-Authentifizierung) freigegeben und gedruckt werden. Auf allen öffentlich aufgestellten Systemen werden Druckaufträge über LDAP-Authentifizierung freigegeben und gedruckt.
Für die Identifikation auf den Verwaltungssystemen muss die vorhandene CampusCard der Universität Heidelberg (derzeit Mifare Desfire EV1, ohne Mehrkosten auch die geplante Mifare Desfire EV2, jeweils mit AES-Verschlüsselung) genutzt werden, entsprechende Kartenleser an den Systemen müssen als buchbare Option angeboten werden. Nach Authentifizierung mit Karte und einem zusätzlichen PIN-Code oder Authentifizierung über AD/LDAP werden die im zugehörigen User-Profil zentral abgelegten Autorisierungen für Gruppen von Systemen, Guthaben und Kostenstellen genutzt.
Die öffentlich aufgestellten Systeme müssen über die CampusCard der Universität Heidelberg abgerechnet werden. Dazu ist an jedem System ein spezielles Kartenterminal der Firma MagnaCarta aufzustellen, der eine Abrechnung der gedruckten Seiten über das Studierendenwerk Heidelberg vornimmt.
Der Anbieter verpflichtet sich, im Rahmen der Gestattungsvereinbarung bediente Service-Points an zwei Standorten der Universität Heidelberg (im Campus Neuenheimer Feld und im Altstadtbereich der Universität) zu betreiben.
Durch die Bündelung der Verwaltungs- und öffentlich aufgestellten Systeme sollen Synergien und Kostenvorteile erreicht werden. Eine einheitliche Ausstattung mit Multifunktions- und Druck-Systemen sowie gemeinsamem Managementsystem reduziert den notwendigen Administrationsaufwand. Das Personal, das die beiden Service-Points betreibt, steht außerdem für Fragen zum Drucken und zu den Drucksystemen zur Verfügung.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-01-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-12-07.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • RICOH Deutschland GmbH

Wer?

• • Universität Heidelberg

Wie?

• • Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte › Fotokopierer
• • Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte › Fotokopiergeräte
• • Drucker und Plotter › Laserdrucker
• • Drucker und Plotter › Tintenstrahldrucker

Wo?

• • Karlsruhe › Heidelberg, Stadtkreis
• • Karlsruhe › Mannheim, Stadtkreis