Vergabenr.: 15 M 0006 – Beschaffung, Implementierung und Bereitstellung von Software für das Planungs- und Baumanagement (Projektmanagementsystem) sowie für das Facility Management (CAFM-System)
Der Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement (SIB) ist der moderne Dienstleister für die Immobilienverwaltung des Freistaates Sachsen und weitere staatliche Einrichtungen. Der SIB führt ca. 500-600 große Baumaßnahmen innerhalb von 3-5 Jahren durch. Pro Jahr werden außerdem ca. 450 kleine Baumaßnahmen und ca. 1 600 Bauunterhaltsmaßnahmen/größere Instandsetzungsmaßnahmen durchgeführt. Darüber hinaus verwaltet und bewirtschaftet der SIB im Bereich Facility Management derzeit ca. 6 150 Gebäude mit insgesamt ca. 8 500 000 m² BGF auf ca. 7 200 Liegenschaften. Dafür bestehen aktuell insgesamt ca. 50 000 Verträge. Der SIB beabsichtigt die Beschaffung, Implementierung (Einbindung der Software in die bestehende IT-Landschaft und -Infrastruktur des Auftraggebers), Anpassung einschließlich Einführungsunterstützung einer Software für das Projektmanagement von Baumaßnahmen sowie das Facility Management von Liegenschaften. Es erfolgt eine losweise Vergabe der Leistungen; Los 1 – Projektmanagementsystem, Los 2 – CAFM-System. Ein Bewerber kann einen Teilnahmeantrag für ein Los oder beide Lose abgeben. In letztem Fall sind beide vom Auftraggeber bereitgestellten Bewerbungsbögen für die 2 Lose einzureichen. Ziel der Einführung und damit Anforderung an die jeweils zu liefernde Software ist die Abbildung und Unterstützung der Aufgaben und Prozesse in der Bau- und der Nutzungsphase in geeigneter Form. Die Prozesse des Planungs- und Baumanagements sowie des Facility Managements sollen eng miteinander verzahnt werden. Dies soll sich auch in dem zukünftigen Zusammenwirken der zu beschaffenden Softwarelösungen für das Projektmanagement und das Facility Management wiederspiegeln. Die stringente Bearbeitung über den kompletten Immobilienlebenszyklus unter Vermeidung von Medienbrüchen und doppelter Erfassung ist zu etablieren. Eine redundante Datenhaltung soll dabei vermieden werden. Geplant ist die Einführung für ca. 450 zeitgleich auf das System zugreifende Nutzer im Bereich Projektmanagement (Los 1) und ca. 150 zeitgleich auf das System zugreifende Nutzer im Bereich CAFM-System (Los 2). Darüber hinaus ist der Zugriff für externe Nutzer zu gewährleisten. Bzgl. der Erweiterung der bestehenden IT-Systemlandschaft, des Projektmanagements und des Facility Managements sind insbesondere die nachfolgenden Anforderungen zu erfüllen. Ergänzend zu diesen Ausführungen wird auf die Verfahrensbeschreibung des Auftraggebers verwiesen, die auf der Internetseite
www.sib.sachsen.de (siehe Ziff. VI.3)) eingestellt ist. In dieser sind für die Bereiche Erweiterung der bestehenden IT-Systemlandschaft, Projektmanagement und Facility Management weitere Erläuterungen und Zielsetzungen enthalten.
a) Anforderungen an die Erweiterung der bestehenden IT-Landschaft: Die Migration von Daten aus vorhandenen SIB-Anwendungen ist Grundlage für die Einführung der neuen Software. Es werden zunächst keine Systeme im SIB abgelöst. Regelmäßige Datenübernahmen in beide Richtungen (neue Software und vorhandene SIB-Systeme) sind erforderlich, um die Aktualität in allen Fachanwendungen sicherzustellen. Beliebige andere ausführbare Programme müssen durch eine offene Systemarchitektur integrierbar sein. Das jeweilige System muss performant und mehrmandantenfähig sein, den gesicherten Zugang Dritter (Externer) und den Betrieb an verteilten Standorten (SIB Zentrale und Niederlassungen) unterstützen. Das jeweilige System muss benutzerfreundlich und selbsterklärend bedienbar sein. Die zu beschaffende Software soll durch bereits am Markt vorhandene und in der Praxis erprobte Module und Funktionen (z. B. für Auswertungen, Datenverwaltung) bereitgestellt werden. Konfigurationen und Ergänzungsprogrammierungen sollten nur im unbedingt notwendigen Umfang erfolgen. Es ist eine schrittweise aufbauende Einführung und Implementierung einzelner Prozesse und Funktionen beabsichtigt.
b) Anforderungen an das Projektmanagement: Für die Verwaltung und Organisation von Bauprojekten wird ein über plattformunabhängige Standard-Webbrowser aufrufbare Internet-Plattform respektive ein digitaler Projektraum für das Projektmanagement und die Projektkommunikation benötigt. Diese soll vor allem der Bauprojektdokumentation sowie dem Termin- und Aufgabencontrolling dienen.
c) Anforderungen an das Facility Management: Für die durch den SIB verwalteten und bewirtschafteten landeseigenen sowie angemieteten Objekte wird ein CAFM-System, ebenfalls als Internet-Plattform, benötigt. Alle für die Bewirtschaftung, Verwaltung und Betreibung relevanten Daten (Objektbestand; Vertrags-, Kosten-,Verbrauchsdaten etc.) sollen im CAFM-System zur Verfügung stehen. Dies gilt auch für Daten aus bereits im SIB zum Einsatz kommenden Systemen. Im CAFM-System sollen ebenfalls alle relevanten Daten aus Bauprojekten den internen Bearbeitern, Nutzern, Dienstleistern und Dritten für die Bewirtschaftung und Betreibung der Liegenschaften zur Verfügung stehen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-01.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-07-22.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2015-07-22
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Auftragsbekanntmachung
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| 2016-08-03
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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