Abschluss eines Rahmenvertrags über die Einführung eines Input-Management-Systems / Softwareprodukt, Konzeption, Implementierung, Beratung

IKK Südwest

Die IKK Südwest (nachfolgend IKK SW genannt) – als Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung – ist ein moderner, regionaler Gesundheitsdienstleister. Mit mehr als 460 000 Mitgliedern und mehr als 650 000 Versicherten, sowie zahlreichen Geschäftsstellen in Rheinland-Pfalz, Hessen und im Saarland zählt die IKK SW zu den größeren regionalen gesetzlichen Krankenkassen in Deutschland. Die IKK SW nutzt die Kassensoftware iskv_21c der BITMARCK Software GmbH als Kernsystem und beabsichtigt im Rahmen von organisatorischen und IT-technischen Optimierungsmaßnahmen die Einführung eines Input Managements, um Daten aus verschiedenen Eingangskanälen für die Weiterverarbeitung in Informationssystemen bereitzustellen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-05-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-04-15.

Wer?

• IKK Südwest

Wie?

Wo?

• Saarland › Saarland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-04-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2016-04-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für die optische Zeichenerkennung (OCR)
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für die optische Zeichenerkennung (OCR) 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Software-Konfiguration 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Saarland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: IKK Südwest
Postanschrift: Berliner Promenade 1
Postleitzahl: 66111
Postort: Saarbrücken
Kontakt
Internetadresse: http://www.ikk-suedwest.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@ikk-sw.de 📧
Telefon: +49 68193696-4423 📞
Fax: +49 68193696-4413 📠
URL der Dokumente: http://www.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-04-15 📅
Einreichungsfrist: 2016-05-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-04-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 077-135150
ABl. S-Ausgabe: 77
Zusätzliche Informationen

1. Die Teilnahmeunterlagen sind in einem DIN-A4-Ordner und gegliedert wie vorgegeben vorzulegen. 2. Jeder Teilnehmer hat die Vertraulichkeit des Teilnahmeantrags einschließlich aller Anlagen gemäß § 14 VOL/A-EG sicherzustellen. 3. Auf dem verschlossenen Umschlag ist auf der Vorderseite deutlich erkennbar folgender Text anzubringen: „Teilnahmeantrag für die IKK Südwest über die Einführung eines Input-Management-Systems“. Nicht verschlossene Unterlagen bzw. nicht ordnungsgemäß gekennzeichnete Unterlagen können zum Angebotsausschluss führen. 4. Folgende Unterlagen sind zusätzlich elektronisch auf einem Datenträger einzureichen: Eignungskriterienkatalog (als ausgefüllte Exceldatei) und Mitarbeiterprofile und Referenzen (PDF-Dateien).

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 625 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Das Input Management (IPM) hat zum Ziel, den größtmöglichen Anteil des Posteingangs (Papier, E-Mail, Fax, etc.) der IKK Südwest weitestgehend elektronisch und automatisch zu verarbeiten. Der wesentliche Projektinhalt des Input Managements besteht in der Beschaffung und Implementierung einer Lösung zur:

— zentralen Digitalisierung von eingehenden Papierdokumenten;

— inkl. einer qualifizierten elektronischen Signatur;

— Barcode-basierten Erkennung von Rückläuferdokumenten;

— Berücksichtigung weitere Eingangskanäle (u. a. Fax, Faxserver, E-Mail, Online-Portal);

— Klassifikation der Dokumentarten einer gesetzlichen Krankenkasse;

— Extraktion von Geschäftspartnerdaten zur Vorgangssteuerung;

— Extraktion ggfs. weiterer Informationen zur Dunkel-/Vorgangsverarbeitung;

— Übergabe von Dokumenten und Daten an ein elektronisches Aktensystem (eAkte).

Nach aktueller Schätzung wird im Endausbau von einem Tagesvolumen von ca. 25 000 Seiten ausgegangen. Die Eingangspost muss taggleich verarbeitet werden und wird am Standort Saarbrücken gescannt und qualifiziert elektronisch signiert. Die Softwarelösung für die Erzeugung der qualifizierten elektronischen Signatur ist ebenfalls Bestandteil der Ausschreibung.

Nachfolgende Merkmale/Funktionen charakterisieren grob das angestrebte Input Management (keine abschließende Aufzählung):

— Tagesgleiche Verarbeitung der Posteingänge (ca. 25 000 Seiten);

— Integration einer qualifizierten elektronischen Signatur (Stapelsignatur);

— Barcode-/Datamatrixlesung zur Rückläuferverarbeitung;

— Klassifikation von ca. 300 Dokumentenarten;

— Extraktion der zur Vorgangssteuerung notwendigen Geschäftspartnerinformation;

— Verarbeitung von unterschiedlich strukturierten Dokumenten (Formular bis Freitext);

— Bereitstellung der Posteingänge für eine Folgeverarbeitung (u. a. eAkte und Fachsystem iskv_21c);

— Dunkelverarbeitung von Massenbelegen.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 625 000 EUR 💰
Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Die IKK Südwest hat das einseitige Optionsrecht, den Vertrag zweimal um jeweils 12 Monate zu verlängern.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Saarbrücken und ggf. Rechenzentrum der IKK Südwest.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Fremdnachweis der Eintragung in ein Berufs- bzw. Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate).

2. Nachweis über die Bereitschaft der Unterzeichnung des entsprechenden EVB-IT-Vertrags. Die Auftraggeberin beabsichtigt, einen EVB-IT-Vertrag abzuschließen.

Nachweis muss von jedem Bieter, jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Bankerklärung (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate) – Die jeweilige Hausbank soll dem Unternehmen bescheinigen, dass geordnete wirtschaftliche Verhältnisse vorliegen, die schon geraume Zeit bestehen. Beispielsweise können Angaben über das regelmäßige Bedienen von Krediten oder sonstigen Verpflichtungen gemacht werden.

Insgesamt soll jedoch bescheinigt werden, dass es sich um geordnete wirtschaftliche Verhältnisse handelt.

2. Fremdnachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung bzw. eine schriftliche Erklärung des Versicherers zum Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung bzw. zur Erhöhung der Betriebshaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit jeweils folgenden Deckungssummen: Sachschäden mindestens 2 500 000 EUR je Schadensereignis, Personenschäden mindestens 2 000 000 EUR je Schadensereignis, daraus resultierende Vermögensschäden mindestens 2 500 000 EUR je Schadensereignis.

3. Eigenerklärung gemäß § 6 Abs. 4 VOL/A-EG (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).

4. Eigenerklärung gemäß § 6 Abs. 6 VOL/A-EG (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).

5. Eigenerklärung gemäß § 3 Abs. 4 STTG (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).

6. Mitteilung über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Vertragserfüllungs- und Gewährleistungsbürgschaft oder eine Vorauszahlungsbürgschaft beizubringen (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).

7. Gesamtumsatz in 2014 und 2015 (in EUR, netto) im Bereich „Input Management“-Softwarelizenzen und Dienstleistung (Eintragung in Eignungskatalog).

Nachweis muss von jedem Bieter, jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.

Hinweis: Bitte beachten Sie hierzu auch die Teilnahmeunterlagen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Mitteilung über Anzahl der Mitarbeiter, welche in der Projektimplementierung (Software Architekt, Projektleiter, Projektkoordinator, Software Consultant) im Bereich IPM-Lösungen tätig sind.

2. Verfügt der Bewerber (Benennung von) über Mitarbeiter, welche als Projektleiter/Lösungsarchitekt mit der Einführung von IPM-Lösungen betraut werden können?

(Die Mitarbeiter sind mittels Profilen (max. eine Seite DIN A4 je Mitarbeiter) auf separaten Blättern als Anlage „Mitarbeiterprofile/Projektleitung) vorzustellen);

3. Verfügt der Bewerber über Projektleiter/Lösungsarchitekten, welche Berufserfahrung in dieser Position aufweisen können?

(Anlage ‚Mitarbeiterprofile/Projektleitung);

4. Verfügt der Bewerber (Benennung von) über Mitarbeitern, welche mit der Softwarekonfiguration einer IPM-Lösung vertraut sind?

( Anlage ‚Mitarbeiterprofile‘ unter Nennung der Referenz);

5. Verfügt der Bewerber (Benennung von) über Mitarbeiter wie unter Ziffer 4 gefordert, welche Berufserfahrung in der Softwarekonfiguration einer IPM-Lösung besitzen?

( Anlage ‚Mitarbeiterprofile/Projektleitung‘ unter Nennung der Referenz);

6. Verfügt der Bewerber über Mitarbeiter, welche den Kunden für technische Rückfragen via Telefon und/oder E-Mail zur Verfügung stehen und ausreichende Produktkenntnisse der Basissoftware haben, um einen ‘Second/Level-Support“ zu unterstützen.

7. Mitteilungen über Erfahrungen betreffend erfolgreiche Einführung und Durchführung von IPM-Projekten – komplett umgesetzt, in vollumfänglichen produktiven Betrieb und mit einem täglichen Inputvolumen von 15 000 Seiten pro Tag – in den letzten 5 Jahren nachgewiesen durch Referenzprojekte. Der Bewerber muss hier federführend (z. B. als Generalunternehmer, etc.) tätig geworden sein. Es sind Mitteilung zu folgenden Inhalten zu machen:

— Referenz bei einer gesetzlichen Krankenkasse oder vergleichbare Branche;

— Klassifikation war Gegenstand des Referenzprojektes;

— Extraktion von Fachdaten war Gegenstand des Referenzprojektes, d. h. über die Daten des Geschäftspartners hinaus;

— Fachverfahren Arbeitsunfähigkeit (AU), Heil- und Kostenpläne (HKP), Kieferorthop. Behandlung (KFO) o. vergleichb.Verfahren waren Gegenstand des Referenzprojektes;

— Anzahl der verarbeiteten Eingangskanäle im Referenzprojektes (Multichannel);

— Anbindung einer Scan-App war Gegenstand des Referenzprojektes.

8. Nachweis der Ernennungsurkunde nach §§ 4 f, g BSDG (sofern er per Gesetz zur Ernennung eines Datenschutzbeauftragten nach BDSG verpflichtet ist.) Der Bewerber bestätigt, dass er die für den AG als Sozialversicherungsträger geltenden besonderen Regelungen zum Sozialdatenschutz, insbesondere hinsichtlich der erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 78a SGB X inkl. Anlage, einhalten kann.

9. Nachweis über ein eigenes oder über ein ihm durch den Hersteller zur Verfügung gestelltes Testsystem der Basissoftware, in welchem die Software-Parametrisierungen vor Übergabe an die Auftraggeberin auf Fehler geprüft werden können

10. Nachweis über eine Zertifizierungserklärung des Softwareherstellers über die Kenntnis der Basissoftware bzw. des Partnerstatus. Sofern der Bewerber zugleich Hersteller ist, entfällt die Nachweispflicht.

11. Nachweis über ein eingeführtes und zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbare Zertifizierungen bzw. eine schriftliche Erklärung über die Bereitschaft, dies im Auftragsfall innerhalb von 12 Monaten nachzuholen

12. Verfügt der Bewerber über ein Informationssicherheitssystem nach ISO7IEC 27001:2013 oder vergleichbar

13. Angabe, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen (Vordruck in Teilnahmeunterlagen)

14. Erklärung von Bewerbergemeinschaften (Vordruck in Teilnahmeunterlagen)

Voranstehend benannte Nachweise und Erklärungen müssen einmal pro Angebot (ein Mal pro Bieter/Bietergemeinschaft einschließlich Unterauftragnehmer) vorgelegt werden.

HINWEIS: Bitte beachten Sie hierzu auch die Teilnahmeunterlagen.

Mindeststandards:

Zu III.1.3.2.: Es ist mindestens ein Projektleiter/Lösungsarchitekt erforderlich.

zu III.1.3.4.: Der Bewerber muss mindestens über zwei der zu dieser Ziffer geforderten Mitarbeiter verfügen.

zu III.1.3.7: Nachgewiesen werden müssen zwei Referenzen mit den unter Ziffer III.1.3.7 benannten Anforderungen. Beide Referenzen müssen jeweils mindestens einen der in Ziffer III.1.3.7 gelisteten Inhalte aufweisen.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Auf Basis der Unterlagen des Teilnahmewettbewebs wird seitens der Vergabestelle eine Reduzierung auf 5 Teilnehmer herbeigeführt. Neben (A)usschlusskriterien werden dazu die (B)ewertungskriterien im Eignungskriterienkatalog sowie die dort definierten Bewertungsraster für die Bestimmung der 5 am besten geeigneten Bieter herangezogen. Diese 5 Anbieter erhalten die weiteren Angebotsunterlagen (u.a. Leistungsbeschreibung, Zuschlagskriterienkatalog mit Bewertungsraster, standardisiertes Preisblatt). Auf Basis der in den Angebotsunterlagen definierten Anforderungen, ebenfalls in (A)usschlusskriterien und (B)ewertungskriterien unterteilt, sowie des angebotenen Preises wird die Anzahl der Bieter (gemäß der erweiterten Richtwertmethode) auf 3 reduziert. Die verbleibenden 3 Bieter werden zu einem Verhandlungsgespräch eingeladen, in dem neben der Präsentation des Angebotes die beiderseitige Möglichkeit zur Klärung von Fragen besteht. Am Ende der Verhandlung werden die Bieter zur Abgabe eines überarbeiteten Angebots (best-and-final-offer) aufgefordert. Die Zuschlagserteilung erfolgt abschließend an den Bieter mit dem besten Wert aus Kriterienkatalog und Preis.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-06-15 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2016-09-16 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Dokumente URL: http://www.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1. Die Teilnahmeunterlagen sind in einem DIN-A4-Ordner und gegliedert wie vorgegeben vorzulegen.

2. Jeder Teilnehmer hat die Vertraulichkeit des Teilnahmeantrags einschließlich aller Anlagen gemäß § 14 VOL/A-EG sicherzustellen.

3. Auf dem verschlossenen Umschlag ist auf der Vorderseite deutlich erkennbar folgender Text anzubringen: „Teilnahmeantrag für die IKK Südwest über die Einführung eines Input-Management-Systems“. Nicht verschlossene Unterlagen bzw. nicht ordnungsgemäß gekennzeichnete Unterlagen können zum Angebotsausschluss führen.

4. Folgende Unterlagen sind zusätzlich elektronisch auf einem Datenträger einzureichen:

Eignungskriterienkatalog (als ausgefüllte Exceldatei) und Mitarbeiterprofile und Referenzen (PDF-Dateien).

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Saarlandes
Postanschrift: Franz-Josef-Röder-Str. 17
Postort: Saarbrücken
Postleitzahl: 66119
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6815014994 📞
E-Mail: vergabekammern@wirtschaft.saarland.de 📧
Fax: +49 6815013506 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Rügefristen ergeben sich aus §107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1-4 GWB. Sollten Sie eine Rüge erheben, die die Auftraggeberin zurückweist, muss ein auf die Rüge gestützter Nachprüfungsantrag spätestens am 15. Kalendertag nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingehen (§ 107 Abs. 3 Satz 1 Nr.4 GWB). Ergänzend wird auf §§ 101a, 101b GWB ausdrücklich hingewiesen.

Quelle: OJS 2016/S 077-135150 (2016-04-15)

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