Archiv und Dokumentenmanagement 05-2016

Oberschwabenklinik GmbH Ravensburg

Bereitstellung, Implementierung und sukzessive flächendeckende Einführung eines Dokumentenmanagementsystems inkl. Software und Dienstleistungen zum System, Schnittstellen sowie Pflege / Wartung für 60 Monate für die Oberschwabenklinik GmbH Ravensburg in den Bereichen revisionssichere Langzeitarchivierung, Patientenaktenarchivierung, Personalakte, Rechnungseingangsbearbeitung im SAP Umfeld, Vertragsmanagement und GroupWise E-Mailarchivierung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-06-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-05-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• d.velop AG

Wer?

• Oberschwabenklinik GmbH Ravensburg

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Tübingen › Ravensburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-05-20	Auftragsbekanntmachung
2017-05-12	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-05-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Ravensburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Oberschwabenklinik GmbH Ravensburg
Postanschrift: Am Engelberg 29
Postleitzahl: 88239
Postort: Wangen im Allgäu
Kontakt
Internetadresse: http://www.oberschwabenklinik.de 🌏
E-Mail: ausschreibungen@oberschwabenklinik.de 📧
URL der Dokumente: http://www.gavoa.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-05-20 📅
Einreichungsfrist: 2016-06-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-05-25 📅
Datum des Beginns: 2017-01-02 📅
Datum des Endes: 2018-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 099-176744
ABl. S-Ausgabe: 99
Zusätzliche Informationen

1. Der Teilnahmeantrag und die Teilnahmeunterlagen nach III.1) dieser Bekanntmachung sind schriftlich in einfacher papierbasierter Ausfertigung und unter Verwendung der zum kostenlosen Download über die Plattform GAVOA www.gavoa.de bereitgestellten Formulare vorzulegen; eine elektronische Fassung des Teilnahmeantrags und derTeilnahmeunterlagen ist auf einem Datenträger (USB-Stick) beizufügen.Der schriftliche Teilnahmeantrag und die schriftlichen Teilnahmeunterlagen sowie die elektronische Fassung sind zwingend in einem verschlossenen Umschlag einzureichen, auf dem auf der Vorderseite deutlich erkennbar folgender Text anzubringen ist: „Teilnahmeantrag für das Ausschreibungsverfahren Archiv und Dokumentenmanagement 05-2016. Bitte nicht öffnen“. 2. Der Teilnahmeantrag und die Teilnahmeunterlagen sind an die unter I.1) genannte Kontaktadresse zu adressieren. 3. Jeder Bewerber hat die Vertraulichkeit des Teilnahmeantrags einschließlich aller Anlagen sicher zu stellen.

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Ravensburg.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Auszug aus dem Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (nicht älter als 12 Monate).

Alle Nachweise und Erklärungen müssen von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Eigenerklärung zu § 123 GWB.

2. Eigenerklärung zu § 124 GWB.

3. Vorlage einer aktuellen Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft und der Krankenkasse

4. Fremdnachweis einer Berufshaftpflichtversicherung bzw. eine schriftliche Erklärung des Versicherers zur Erhöhung der Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit den Deckungssummen 1 500 000 EUR für Personenschäden und 500 000 EUR für sonstige Schäden.

5. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens in den Jahren 2015, 2014, 2013.

6. Eigenerklärung über den Umsatz mit der Implementierung (Lizenzen und Dienstleistung) von Dokumentenmanagementsystemen bei öffentlichen Auftraggebern in den letzten 3 Jahren

7. Eigenerklärung über die Mitarbeiterstruktur.

Die Nachweise und Erklärungen (1. – 4.) müssen von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Eigenerklärung über eine langjährige Erfahrung mit der Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in den Bereichen revisionssichere Langzeitarchivierung, elektronische Patientenakte, Personalakte, Rechnungseingangsbearbeitung, Vertragsmanagement und GroupWise E-Mailarchivierung sowie Integration mit den bestehenden Abteilungssystemen.

2.Eigenerklärung über mindestens 3 Referenzprojekten in deutschsprachigen Krankenhäusern mit mehr als 500 Betten über die Verfügbarkeit einer revisionssicheren Langzeitarchivierung und einer Einsatzlaufzeit im Echtbetrieb von mindestens 2 Jahren unter Angabe von Projektgegenstand, Leistungszeit und Kontaktdaten (Telefonummer und E-Mail) eines Ansprechpartners beim Auftraggeber.

3. Eigenerklärung über mindestens 3 Referenzprojekten in deutschsprachigen Krankenhäusern mit mehr als 500 Betten über eine erfolgreiche DMS-Systemeinführung zur Patientenaktenarchivierung inklusive Integration in das jeweilige Krankenhausinformationssystem und einer Einsatzlaufzeit im Echtbetrieb von mindestens 2 Jahren unter Angabe von Projektgegenstand, Leistungszeit und Kontaktdaten (Telefonummer und E-Mail) eines Ansprechpartners beim Auftraggeber.

4. Eigenerklärung über eine erfolgreiche DMS-Systemeinführung zur Führung einer elektronischen Personalakte in einem Unternehmen (Referenz) im deutschsprachigen Raum mit mehr als 1.000 Mitarbeitern unter Angabe von Projektgegenstand, Leistungszeit und Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) der Ansprechpartner.

5. Eigenerklärung über eine erfolgreiche DMS-Systemeinführung zum Vertragsmanagement in bis zu 3 Unternehmen im deutschsprachigen Raum unter Angabe von Projektgegenstand, Leistungszeit und Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) der Ansprechpartner.

6. Eigenerklärung über eine erfolgreiche DMS-Systemeinführung zur Archivierung von Dokumente mit Schnittstelle zu SAP, sowie zur automatisierten Vorgangsbearbeitung bezogen auf die Rechnungsprozesse im SAP Umfeld (inkl. SAP-Schnittstellen) in 3 Unternehmen (Referenzen) im deutschsprachigen Raum unter Angabe von Projektgegenstand, Leistungszeit und Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) der Ansprechpartner.

7. Eigenerklärung über eine erfolgreiche DMS-Systemeinführung zur automatischen Archivierung von in SAP abgelegten Dokumenten im DMS unter Verwendung der ArchiveLink Schnittstelle in einem Unternehmen (Referenz) im deutschsprachigen Raum unter Angabe von Projektgegenstand, Leistungszeit und Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) der Ansprechpartner.

8. Eigenerklärung über ein erfolgreich eingeführtes DMS-Sytem das mittels Schnittstelle zu GroupWise E-Mails inkl. der Anhänge in Aktenstrukturen verwaltet und revisionssicher archiviert, in einem Unternehmen (Referenz) im deutschsprachigen Raum unter Angabe von Projektgegenstand, Leistungszeit und Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) der Ansprechpartner.

9. Eigenerklärung zur geplanten Kommunikation mit dem Auftraggeber, zur Projektdokumentation und zum Projektmanagement (Projektplanung, Statusberichte, Eskalationsmechanismen etc.)

10. Eigenerklärung darüber, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen; beim Einsatz von Unterauftragnehmern sind Verpflichtungserklärungen von allen Unterauftragnehmern sowie die entsprechenden Eignungsnachweise und Eignungserklärungen dem Teilnahmeantrag beizufügen.

11. Eigenerklärung von Bieter-/Bewerbergemeinschaften über die Aufteilung der Leistungen auf die Mitglieder der Bieter-/Bewerbergemeinschaft.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Gemäß den in Ziffer III.1) aufgeführten Kriterien.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: kommunaler Krankenhausverbund
Kontakt
Kontaktperson: Oberschwabenklinik GmbH, Krankenhaus Wangen, Leitung Einkauf, Am Engelberg 29, 88239 Wangen im Allgäu
Internetadresse: www.oberschwabenklinik.de 🌏
Dokumente URL: www.gavoa.de 🌏
URL der Dokumente: www.gavoa.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

2. Der Teilnahmeantrag und die Teilnahmeunterlagen sind an die unter I.1) genannte Kontaktadresse zu adressieren.

3. Jeder Bewerber hat die Vertraulichkeit des Teilnahmeantrags einschließlich aller Anlagen sicher zu stellen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Karl-Friedrich-Straße 17
Postort: Tübingen, Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 721926-3985 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Gemäß §§ 160 Abs. 3, 134, 135 GWB.
Quelle: OJS 2016/S 099-176744 (2016-05-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-05-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Bereitstellung, Implementierung und sukzessive flächendeckende Einführung eines Dokumentenmanagementsystems inkl. Software und Dienstleistungen zum System, Schnittstellen sowie Pflege / Wartung für 60 Monate für die Oberschwabenklinik GmbH Ravensburg in den Bereichen revisionssichere Langzeitarchivierung, Patientenaktenarchivierung, Personalakte,Rechnungseingangsbearbeitung im SAP Umfeld, Vertragsmanagement und GroupWise E-Mailarchivierung.

Gesamtwert des Auftrags: 265 815 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Am Engelberg

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-05-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-05-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 094-184639
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 099-176744
ABl. S-Ausgabe: 94

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Abdeckungsgrad des Kriterienkatalogs
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Beantwortung der Leistungsbeschreibung
Projektspezifische Bieterpräsentationen und Darstellungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Kostenkriterium: Gesamtpreis (inkl. Optionen)
Gewichtung der Kosten: 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-04-27 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postort: Karlsruhe
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Karl-Friedrich-Straße 17
Postleitzahl: 76133
Land: Deutschland 🇩🇪
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Quelle: OJS 2017/S 094-184639 (2017-05-12)

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