Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit elektronischer Archivierung sowie Postkorb-Workflow-Funktionen und mobilem Zugriff
Die Stadt Bielefeld plant ab dem 1. Halbjahr 2017 die Einführung eines stadtweiten Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung der Verwaltungsprozesse. Die Beschaffung und Einrichtung soll in mehreren Schritten erfolgen. In einem ersten Schritt soll für 200 Mitarbeiter unterschiedlicher Ämter (u.a. Bauamt, Rechnungsprüfungsamt, Ordnungsamt sowie das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen) eine DMS-Ausstattung erfolgen.
Gegenstand der Vergabe ist in diesem ersten Schritt die Beschaffung von Software-Nutzungslizenzen, Integrations- und Serviceleistungen. Die Serviceleistungen sollen die Schulung, Pflege, Wartung und den Support beinhalten.
Die Einführung eines Dokumenten Management Systems verlangt aufgrund der besonderen Komplexität spezifische Fachkunde des Bieters. So ist es u. a. erforderlich, dass die Lösung in die EDV-Infrastruktur, in die MS-Office-Umgebung und in die Fachverfahren der Ämter (z. B. SAP HCM, GEKOS und KMF (Datenzentrale Baden-Württemberg) integriert wird. Der Bieter muss daher bereits über Erfahrung bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in vergleichbaren Umgebungen verfügen. Zusätzlich sollen im Rahmen des vorgesehenen Ausbaus der DMS-Anwendung in den Folgejahren bis zu ca. 2 000 weitere Mitarbeiter an das System angeschlossen werden können. Für den Abruf der dafür notwendigen DMS-Lizenzen, Integrations- und Serviceleistungen soll im Rahmen dieser Ausschreibung eine entsprechende Rahmenvereinbarung ohne feste Abnahmegarantie mit einer Laufzeit von 5 Jahren geschlossen werden.
Folgende Ausschlusskriterien sind einzuhalten:
— Support:
— First- und Second-Level-Support wird vollständig über das hier bietende Unternehmen für die DMS-Basisfunktionalitäten (Archiv-, elektronische Dokumenten-/Versions- und Aktenverwaltung) angeboten.
— Support der DMS-Lösung wird gegenüber dem Auftraggeber vollständig in deutscher Sprache gewährleistet.
Definitionen:
First-Level-Support: Der First-Level-Support ist die erste Anlaufstelle für alle eingehenden Unterstützungsfragen. First-Level-Support Mitarbeiter/innen sind für deren vollständige Erfassung inklusive aller erforderlichen Zusatzinformationen zuständig und bearbeitet weitestgehend selbstständig.
Second-Level-Support: Der Second-Level-Support unterstützt den First-Level-Support und übernimmt die Bearbeitung komplexerer technischer Anfragen und deren Abarbeitung.
— Allgemeine Anforderungen an die angebotene Lösung:
— Alle angebotenen Softwarekomponenten inkl. Anwenderhilfe und Anwenderdokumentation müssen durchgängig in deutscher Sprache verfügbar sein.
— Das DMS muss im Basissystem über Funktionen zur Verwaltung elektronischer Akten verfügen oder über ein Zusatzprodukt zum DMS-Basissystem diese Funktionen zur Verfügung stellen (z. B. Unterstützung der Anlage/ des Imports/ und das Ändern von Standard Aktenplänen oder individuellen Aktenplänen und Funktionen zur elektronischen Aktenverwaltung wie leere Akte anlegen, Aktendeckblatt/-vorblatt erstellen, schnelles Blättern durch eine elektronische Akte etc.).
— Für die digitale Aktenbearbeitung müssen sich Aktenmodelle/-pläne als Vorlagen in der Aktenanwendung definieren lassen (z. B. einen verwaltungsangepassten KGST-Aktenplan).
— Das DMS muss über eine Versionierung oder auch Historisierung der im DMS verwalteten Dokumente verfügen. Hierbei soll es sich um eine vom DMS gesteuerte Versionierung handeln. Eine Versionierung kann auch über einen Dokumentenfreigabeprozess des DMS gesteuert werden.
— Das DMS muss im Basismodul oder als Zusatzmodul über eine Workflow-/Postkorbfunktion zur Definition von Freigabeprozessen verfügen. Ein Bearbeiter muss individuell entscheiden können, welche Personen das betreffende Dokument freigeben müssen. Beim Auslösen des Freigabeprozesses wird das Dokument an die vorher festgelegten Personen geleitet. Ebenso sollen immer wiederkehrende, regelbasierte Verwaltungsprozesse definiert werden können.
— Die DMS-Lösung verfügt über eine Workflow / Postkorbfunktion für Einzel- und für Gruppenpostkörbe:
— Workflowprozesse lassen sich ad hoc vordefinieren und ausführen (ad hoc benutzergesteuert).
— Workflowprozesse lassen sich regelbasiert vordefinieren (regelbasiert/systemgesteuert).
— Das System muss über eine Renditionfunktion (Konvertierfunktion) verfügen, die das automatische Konvertieren von abgeschlossenen Dokumenten in PDF/A erlaubt.
— Alle Dokumente der DMS-Lösung müssen über beschreibende Metadaten verwaltet werden können.
— Die beschreibenden Metadaten müssen zur Suche in der DMS-Lösung verwendet werden können.
— Metadatensuchen müssen über logische Operatoren (und, oder etc.) miteinander verknüpft werden können.
— Eine Volltext-Datenbank steht im DMS-Basismodul oder als Zusatzmodul der angebotenen DMS-Lösung zur Verfügung. Die Volltext-Anwendung soll eine Standard-Komponente des angebotenen DMS sein, d. h. die Volltext Recherche-Funktion muss im Standard Client der angebotenen DMS-Lösung verfügbar sein.
— Eine Volltextdatenbank steht im DMS-Basismodul oder als Zusatzmodul der angebotenen DMS-Lösung zur Verfügung.
— Die Volltextanwendung ist eine Standardkomponente des angebotenen DMS, d. h. die Volltextrecherchefunktion muss im Standard DMS-Client sowie im Standard-Akten-Client (falls dieser vom Standard-DMS-Client abweicht) verfügbar sein.
— die Volltextrecherche ist mit der Metadatensuche (Attributrecherche) im Standard DMS-Client sowie im Standard-Akten-Client (falls dieser vom Standard-DMS-Client abweicht) der angebotenen DMS-Lösung kombinierbar.
— Unterstützte Plattformen / Technologie:
— Das DMS-Basissystem/-komponente umfasst mindestens nachfolgende für das DMS Projekt wesentliche DMS-Funktionalitäten:
— die elektronische Langzeitarchivierung.
— die elektronische Dokumentenverwaltung – DMS (Dokumentenversionierung; Check-in/Check-out bzw. Dokumentenerstellungsprozesse etc.).
— die elektronische Aktenverwaltung.
— die Postkorb-/Workflow Lösung/Modul (adhoc und regelbasierter Produktionsworkflow).
Das heißt, dass nach der Installation des DMS-Basissystems die vier zuvor genannten DMS-Funktionalitäten gegebenenfalls durch zusätzliche Freigabe über Lizenzschlüssel oder anderweitige Lizenzierung und Installationen im DMS-Basissystem zur Verfügung stehen, supported werden und einer Release-Pflege der DMS-Lösung unterworfen sind (was nicht bedeutet, dass alle Komponenten das gleiche Release besitzen müssen. Hier sind unterschiedliche Releas-Stände zugelassen).
— Das/die DMS-Basissystem/-komponente mit den DMS-Funktionalitäten für Archivierung, Dokumentenverwaltung und elektronische Aktenverwaltung ist für den Einsatz auf Windows Server 2012 R2 freigegeben und supported.
— Eine Virtualisierung aller Serverkomponenten der DMS-Lösung im Rechenzentrumsbetrieb muss gegeben sein.
— Bei der angebotenen Lösung handelt es sich um eine zertifizierte Lösung für SAP ArchiveLink 4.5.
— Die Komponente zur clientbasierten E-Mail-Archivierung muss für MS Outlook 2010 verfügbar sein.
— Die Komponente zur clientbasierten MS-Office Archivierung muss für MS Word 2010 und MS Excel 2010 verfügbar sein.
Im Rahmen der Aufforderung zur Abgabe des ersten Angebotes wird u. a. ein technisch / funktionaler Anforderungs-/Leistungskatalog abgefragt (s. hierzu auch Ziffer IV.2.1)). Sofern bei der Bewertung dieses Kataloges nicht mindestens insgesamt 40 % der maximal erreichbaren Punkte erreicht werden, wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Grundlage für die Prüfung der Mindestpunktzahl und den Ausschluss sind die bei Abgabe des ersten Angebotes eingereichten Unterlagen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-04-26.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-03-18.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2016-03-18
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Auftragsbekanntmachung
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| 2016-12-22
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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