Die Stadt Bielefeld plant ab dem 1. Halbjahr 2017 die Einführung eines stadtweiten Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung der Verwaltungsprozesse. Die Beschaffung und Einrichtung soll in mehreren Schritten erfolgen. In einem ersten Schritt soll für 200 Mitarbeiter unterschiedlicher Ämter (u.a. Bauamt, Rechnungsprüfungsamt, Ordnungsamt sowie das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen) eine DMS-Ausstattung erfolgen. Gegenstand der Vergabe ist in diesem ersten Schritt die Beschaffung von Software-Nutzungslizenzen, Integrations- und Serviceleistungen. Die Serviceleistungen sollen die Schulung, Pflege, Wartung und den Support beinhalten. Die Einführung eines Dokumenten Management Systems verlangt aufgrund der besonderen Komplexität spezifische Fachkunde des Bieters. So ist es u. a. erforderlich, dass die Lösung in die EDV-Infrastruktur, in die MS-Office-Umgebung und in die Fachverfahren der Ämter (z. B. SAP HCM, GEKOS und KMF (Datenzentrale Baden-Württemberg) integriert wird. Der Bieter muss daher bereits über Erfahrung bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in vergleichbaren Umgebungen verfügen. Zusätzlich sollen im Rahmen des vorgesehenen Ausbaus der DMS-Anwendung in den Folgejahren bis zu ca. 2 000 weitere Mitarbeiter an das System angeschlossen werden können. Für den Abruf der dafür notwendigen DMS-Lizenzen, Integrations- und Serviceleistungen soll im Rahmen dieser Ausschreibung eine entsprechende Rahmenvereinbarung ohne feste Abnahmegarantie mit einer Laufzeit von 5 Jahren geschlossen werden. Folgende Ausschlusskriterien sind einzuhalten: — Support: — First- und Second-Level-Support wird vollständig über das hier bietende Unternehmen für die DMS-Basisfunktionalitäten (Archiv-, elektronische Dokumenten-/Versions- und Aktenverwaltung) angeboten. — Support der DMS-Lösung wird gegenüber dem Auftraggeber vollständig in deutscher Sprache gewährleistet. Definitionen: First-Level-Support: Der First-Level-Support ist die erste Anlaufstelle für alle eingehenden Unterstützungsfragen. First-Level-Support Mitarbeiter/innen sind für deren vollständige Erfassung inklusive aller erforderlichen Zusatzinformationen zuständig und bearbeitet weitestgehend selbstständig. Second-Level-Support: Der Second-Level-Support unterstützt den First-Level-Support und übernimmt die Bearbeitung komplexerer technischer Anfragen und deren Abarbeitung. — Allgemeine Anforderungen an die angebotene Lösung: — Alle angebotenen Softwarekomponenten inkl. Anwenderhilfe und Anwenderdokumentation müssen durchgängig in deutscher Sprache verfügbar sein. — Das DMS muss im Basissystem über Funktionen zur Verwaltung elektronischer Akten verfügen oder über ein Zusatzprodukt zum DMS-Basissystem diese Funktionen zur Verfügung stellen (z. B. Unterstützung der Anlage/ des Imports/ und das Ändern von Standard Aktenplänen oder individuellen Aktenplänen und Funktionen zur elektronischen Aktenverwaltung wie leere Akte anlegen, Aktendeckblatt/-vorblatt erstellen, schnelles Blättern durch eine elektronische Akte etc.). — Für die digitale Aktenbearbeitung müssen sich Aktenmodelle/-pläne als Vorlagen in der Aktenanwendung definieren lassen (z. B. einen verwaltungsangepassten KGST-Aktenplan). — Das DMS muss über eine Versionierung oder auch Historisierung der im DMS verwalteten Dokumente verfügen. Hierbei soll es sich um eine vom DMS gesteuerte Versionierung handeln. Eine Versionierung kann auch über einen Dokumentenfreigabeprozess des DMS gesteuert werden. — Das DMS muss im Basismodul oder als Zusatzmodul über eine Workflow-/Postkorbfunktion zur Definition von Freigabeprozessen verfügen. Ein Bearbeiter muss individuell entscheiden können, welche Personen das betreffende Dokument freigeben müssen. Beim Auslösen des Freigabeprozesses wird das Dokument an die vorher festgelegten Personen geleitet. Ebenso sollen immer wiederkehrende, regelbasierte Verwaltungsprozesse definiert werden können. — Die DMS-Lösung verfügt über eine Workflow / Postkorbfunktion für Einzel- und für Gruppenpostkörbe: — Workflowprozesse lassen sich ad hoc vordefinieren und ausführen (ad hoc benutzergesteuert). — Workflowprozesse lassen sich regelbasiert vordefinieren (regelbasiert/systemgesteuert). — Das System muss über eine Renditionfunktion (Konvertierfunktion) verfügen, die das automatische Konvertieren von abgeschlossenen Dokumenten in PDF/A erlaubt. — Alle Dokumente der DMS-Lösung müssen über beschreibende Metadaten verwaltet werden können. — Die beschreibenden Metadaten müssen zur Suche in der DMS-Lösung verwendet werden können. — Metadatensuchen müssen über logische Operatoren (und, oder etc.) miteinander verknüpft werden können. — Eine Volltext-Datenbank steht im DMS-Basismodul oder als Zusatzmodul der angebotenen DMS-Lösung zur Verfügung. Die Volltext-Anwendung soll eine Standard-Komponente des angebotenen DMS sein, d. h. die Volltext Recherche-Funktion muss im Standard Client der angebotenen DMS-Lösung verfügbar sein. — Eine Volltextdatenbank steht im DMS-Basismodul oder als Zusatzmodul der angebotenen DMS-Lösung zur Verfügung. — Die Volltextanwendung ist eine Standardkomponente des angebotenen DMS, d. h. die Volltextrecherchefunktion muss im Standard DMS-Client sowie im Standard-Akten-Client (falls dieser vom Standard-DMS-Client abweicht) verfügbar sein. — die Volltextrecherche ist mit der Metadatensuche (Attributrecherche) im Standard DMS-Client sowie im Standard-Akten-Client (falls dieser vom Standard-DMS-Client abweicht) der angebotenen DMS-Lösung kombinierbar. — Unterstützte Plattformen / Technologie: — Das DMS-Basissystem/-komponente umfasst mindestens nachfolgende für das DMS Projekt wesentliche DMS-Funktionalitäten: — die elektronische Langzeitarchivierung. — die elektronische Dokumentenverwaltung – DMS (Dokumentenversionierung; Check-in/Check-out bzw. Dokumentenerstellungsprozesse etc.). — die elektronische Aktenverwaltung. — die Postkorb-/Workflow Lösung/Modul (adhoc und regelbasierter Produktionsworkflow). Das heißt, dass nach der Installation des DMS-Basissystems die vier zuvor genannten DMS-Funktionalitäten gegebenenfalls durch zusätzliche Freigabe über Lizenzschlüssel oder anderweitige Lizenzierung und Installationen im DMS-Basissystem zur Verfügung stehen, supported werden und einer Release-Pflege der DMS-Lösung unterworfen sind (was nicht bedeutet, dass alle Komponenten das gleiche Release besitzen müssen. Hier sind unterschiedliche Releas-Stände zugelassen). — Das/die DMS-Basissystem/-komponente mit den DMS-Funktionalitäten für Archivierung, Dokumentenverwaltung und elektronische Aktenverwaltung ist für den Einsatz auf Windows Server 2012 R2 freigegeben und supported. — Eine Virtualisierung aller Serverkomponenten der DMS-Lösung im Rechenzentrumsbetrieb muss gegeben sein. — Bei der angebotenen Lösung handelt es sich um eine zertifizierte Lösung für SAP ArchiveLink 4.5. — Die Komponente zur clientbasierten E-Mail-Archivierung muss für MS Outlook 2010 verfügbar sein. — Die Komponente zur clientbasierten MS-Office Archivierung muss für MS Word 2010 und MS Excel 2010 verfügbar sein. Im Rahmen der Aufforderung zur Abgabe des ersten Angebotes wird u. a. ein technisch / funktionaler Anforderungs-/Leistungskatalog abgefragt (s. hierzu auch Ziffer IV.2.1)). Sofern bei der Bewertung dieses Kataloges nicht mindestens insgesamt 40 % der maximal erreichbaren Punkte erreicht werden, wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Grundlage für die Prüfung der Mindestpunktzahl und den Ausschluss sind die bei Abgabe des ersten Angebotes eingereichten Unterlagen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-04-26.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-03-18.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Auftragsbekanntmachung (2016-03-18) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem📦
Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Öffentlicher Auftraggeber Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Bielefeld, Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen
Postanschrift: Niederwall 23
Postleitzahl: 33602
Postort: Bielefeld
Kontakt
Internetadresse: http://www.bielefeld.de🌏
E-Mail: renate.soelken@bielefeld.de📧
Telefon: +49 521513603📞
Fax: +49 521513350 📠
Zu II.2.3) Angaben zur Vertragsverlängerung:
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja. Zahl der möglichen Verlängerungen: Max. 5 Verlängerungen jeweils für ein weiteres Jahr
Zu IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung:
Selbstabholung oder schriftliche Anforderung bei Stadt Bielefeld, Zentrale Vergabestelle – Submissionsstelle, Niederwall 23, 3. Etage, Flur D, Zimmer D 303, D 33602 Bielefeld. Sprechzeiten: Montag bis Mittwoch: 8:00 bis 16:00 Uhr; Donnerstag: 8:00 bis 18:00 Uhr; Freitag 8:00 bis 12:00 Uhr. Die Ausschreibungsunterlagen können auch über das Internet bestellt werden (www.bielefeld.de, Rubrik: Rat & Verwaltung, Bekanntmachungen, Ausschreibungen).
zu IV.2.1: Zuschlagskriterien:
— Kriterium 1: Lösungskonzept und Vorgehensweise, Gewichtung 30 %,
— Kriterium 2: Leistungskatalog (technisch/funktionale Anforderungen), Gewichtung: 40 %,
— Kriterium 3: Preis, Gewichtung: 30 %.
Sofern bei der Bewertung des technisch/funktionalen Anforderungs-/Leistungskataloges nicht mindestens insgesamt 40 % der maximal erreichbaren Punkte erreicht werden, wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Grundlage für die Prüfung der Mindestpunktzahl und der Ausschluss sind die bei Abgabe des ersten Angebotes eingereichten Unterlagen.
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja. Zahl der möglichen Verlängerungen: Max. 5 Verlängerungen jeweils für ein weiteres Jahr
Zu IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung:
Selbstabholung oder schriftliche Anforderung bei Stadt Bielefeld, Zentrale Vergabestelle – Submissionsstelle, Niederwall 23, 3. Etage, Flur D, Zimmer D 303, D 33602 Bielefeld. Sprechzeiten: Montag bis Mittwoch: 8:00 bis 16:00 Uhr; Donnerstag: 8:00 bis 18:00 Uhr; Freitag 8:00 bis 12:00 Uhr. Die Ausschreibungsunterlagen können auch über das Internet bestellt werden (www.bielefeld.de, Rubrik: Rat & Verwaltung, Bekanntmachungen, Ausschreibungen).
zu IV.2.1: Zuschlagskriterien:
— Kriterium 1: Lösungskonzept und Vorgehensweise, Gewichtung 30 %,
Sofern bei der Bewertung des technisch/funktionalen Anforderungs-/Leistungskataloges nicht mindestens insgesamt 40 % der maximal erreichbaren Punkte erreicht werden, wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Grundlage für die Prüfung der Mindestpunktzahl und der Ausschluss sind die bei Abgabe des ersten Angebotes eingereichten Unterlagen.
Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Stadt Bielefeld plant ab dem 1. Halbjahr 2017 die Einführung eines stadtweiten Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung der Verwaltungsprozesse. Die Beschaffung und Einrichtung soll in mehreren Schritten erfolgen. In einem ersten Schritt soll für 200 Mitarbeiter unterschiedlicher Ämter (u.a. Bauamt, Rechnungsprüfungsamt, Ordnungsamt sowie das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen) eine DMS-Ausstattung erfolgen.
Die Stadt Bielefeld plant ab dem 1. Halbjahr 2017 die Einführung eines stadtweiten Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung der Verwaltungsprozesse. Die Beschaffung und Einrichtung soll in mehreren Schritten erfolgen. In einem ersten Schritt soll für 200 Mitarbeiter unterschiedlicher Ämter (u.a. Bauamt, Rechnungsprüfungsamt, Ordnungsamt sowie das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen) eine DMS-Ausstattung erfolgen.
Gegenstand der Vergabe ist in diesem ersten Schritt die Beschaffung von Software-Nutzungslizenzen, Integrations- und Serviceleistungen. Die Serviceleistungen sollen die Schulung, Pflege, Wartung und den Support beinhalten.
Die Einführung eines Dokumenten Management Systems verlangt aufgrund der besonderen Komplexität spezifische Fachkunde des Bieters. So ist es u. a. erforderlich, dass die Lösung in die EDV-Infrastruktur, in die MS-Office-Umgebung und in die Fachverfahren der Ämter (z. B. SAP HCM, GEKOS und KMF (Datenzentrale Baden-Württemberg) integriert wird. Der Bieter muss daher bereits über Erfahrung bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in vergleichbaren Umgebungen verfügen. Zusätzlich sollen im Rahmen des vorgesehenen Ausbaus der DMS-Anwendung in den Folgejahren bis zu ca. 2 000 weitere Mitarbeiter an das System angeschlossen werden können. Für den Abruf der dafür notwendigen DMS-Lizenzen, Integrations- und Serviceleistungen soll im Rahmen dieser Ausschreibung eine entsprechende Rahmenvereinbarung ohne feste Abnahmegarantie mit einer Laufzeit von 5 Jahren geschlossen werden.
Die Einführung eines Dokumenten Management Systems verlangt aufgrund der besonderen Komplexität spezifische Fachkunde des Bieters. So ist es u. a. erforderlich, dass die Lösung in die EDV-Infrastruktur, in die MS-Office-Umgebung und in die Fachverfahren der Ämter (z. B. SAP HCM, GEKOS und KMF (Datenzentrale Baden-Württemberg) integriert wird. Der Bieter muss daher bereits über Erfahrung bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in vergleichbaren Umgebungen verfügen. Zusätzlich sollen im Rahmen des vorgesehenen Ausbaus der DMS-Anwendung in den Folgejahren bis zu ca. 2 000 weitere Mitarbeiter an das System angeschlossen werden können. Für den Abruf der dafür notwendigen DMS-Lizenzen, Integrations- und Serviceleistungen soll im Rahmen dieser Ausschreibung eine entsprechende Rahmenvereinbarung ohne feste Abnahmegarantie mit einer Laufzeit von 5 Jahren geschlossen werden.
Folgende Ausschlusskriterien sind einzuhalten:
— Support:
— First- und Second-Level-Support wird vollständig über das hier bietende Unternehmen für die DMS-Basisfunktionalitäten (Archiv-, elektronische Dokumenten-/Versions- und Aktenverwaltung) angeboten.
— Support der DMS-Lösung wird gegenüber dem Auftraggeber vollständig in deutscher Sprache gewährleistet.
Definitionen:
First-Level-Support: Der First-Level-Support ist die erste Anlaufstelle für alle eingehenden Unterstützungsfragen. First-Level-Support Mitarbeiter/innen sind für deren vollständige Erfassung inklusive aller erforderlichen Zusatzinformationen zuständig und bearbeitet weitestgehend selbstständig.
First-Level-Support: Der First-Level-Support ist die erste Anlaufstelle für alle eingehenden Unterstützungsfragen. First-Level-Support Mitarbeiter/innen sind für deren vollständige Erfassung inklusive aller erforderlichen Zusatzinformationen zuständig und bearbeitet weitestgehend selbstständig.
Second-Level-Support: Der Second-Level-Support unterstützt den First-Level-Support und übernimmt die Bearbeitung komplexerer technischer Anfragen und deren Abarbeitung.
— Allgemeine Anforderungen an die angebotene Lösung:
— Alle angebotenen Softwarekomponenten inkl. Anwenderhilfe und Anwenderdokumentation müssen durchgängig in deutscher Sprache verfügbar sein.
— Das DMS muss im Basissystem über Funktionen zur Verwaltung elektronischer Akten verfügen oder über ein Zusatzprodukt zum DMS-Basissystem diese Funktionen zur Verfügung stellen (z. B. Unterstützung der Anlage/ des Imports/ und das Ändern von Standard Aktenplänen oder individuellen Aktenplänen und Funktionen zur elektronischen Aktenverwaltung wie leere Akte anlegen, Aktendeckblatt/-vorblatt erstellen, schnelles Blättern durch eine elektronische Akte etc.).
— Das DMS muss im Basissystem über Funktionen zur Verwaltung elektronischer Akten verfügen oder über ein Zusatzprodukt zum DMS-Basissystem diese Funktionen zur Verfügung stellen (z. B. Unterstützung der Anlage/ des Imports/ und das Ändern von Standard Aktenplänen oder individuellen Aktenplänen und Funktionen zur elektronischen Aktenverwaltung wie leere Akte anlegen, Aktendeckblatt/-vorblatt erstellen, schnelles Blättern durch eine elektronische Akte etc.).
— Für die digitale Aktenbearbeitung müssen sich Aktenmodelle/-pläne als Vorlagen in der Aktenanwendung definieren lassen (z. B. einen verwaltungsangepassten KGST-Aktenplan).
— Das DMS muss über eine Versionierung oder auch Historisierung der im DMS verwalteten Dokumente verfügen. Hierbei soll es sich um eine vom DMS gesteuerte Versionierung handeln. Eine Versionierung kann auch über einen Dokumentenfreigabeprozess des DMS gesteuert werden.
— Das DMS muss über eine Versionierung oder auch Historisierung der im DMS verwalteten Dokumente verfügen. Hierbei soll es sich um eine vom DMS gesteuerte Versionierung handeln. Eine Versionierung kann auch über einen Dokumentenfreigabeprozess des DMS gesteuert werden.
— Das DMS muss im Basismodul oder als Zusatzmodul über eine Workflow-/Postkorbfunktion zur Definition von Freigabeprozessen verfügen. Ein Bearbeiter muss individuell entscheiden können, welche Personen das betreffende Dokument freigeben müssen. Beim Auslösen des Freigabeprozesses wird das Dokument an die vorher festgelegten Personen geleitet. Ebenso sollen immer wiederkehrende, regelbasierte Verwaltungsprozesse definiert werden können.
— Das DMS muss im Basismodul oder als Zusatzmodul über eine Workflow-/Postkorbfunktion zur Definition von Freigabeprozessen verfügen. Ein Bearbeiter muss individuell entscheiden können, welche Personen das betreffende Dokument freigeben müssen. Beim Auslösen des Freigabeprozesses wird das Dokument an die vorher festgelegten Personen geleitet. Ebenso sollen immer wiederkehrende, regelbasierte Verwaltungsprozesse definiert werden können.
— Die DMS-Lösung verfügt über eine Workflow / Postkorbfunktion für Einzel- und für Gruppenpostkörbe:
— Workflowprozesse lassen sich ad hoc vordefinieren und ausführen (ad hoc benutzergesteuert).
— Workflowprozesse lassen sich regelbasiert vordefinieren (regelbasiert/systemgesteuert).
— Das System muss über eine Renditionfunktion (Konvertierfunktion) verfügen, die das automatische Konvertieren von abgeschlossenen Dokumenten in PDF/A erlaubt.
— Alle Dokumente der DMS-Lösung müssen über beschreibende Metadaten verwaltet werden können.
— Die beschreibenden Metadaten müssen zur Suche in der DMS-Lösung verwendet werden können.
— Metadatensuchen müssen über logische Operatoren (und, oder etc.) miteinander verknüpft werden können.
— Eine Volltext-Datenbank steht im DMS-Basismodul oder als Zusatzmodul der angebotenen DMS-Lösung zur Verfügung. Die Volltext-Anwendung soll eine Standard-Komponente des angebotenen DMS sein, d. h. die Volltext Recherche-Funktion muss im Standard Client der angebotenen DMS-Lösung verfügbar sein.
— Eine Volltext-Datenbank steht im DMS-Basismodul oder als Zusatzmodul der angebotenen DMS-Lösung zur Verfügung. Die Volltext-Anwendung soll eine Standard-Komponente des angebotenen DMS sein, d. h. die Volltext Recherche-Funktion muss im Standard Client der angebotenen DMS-Lösung verfügbar sein.
— Eine Volltextdatenbank steht im DMS-Basismodul oder als Zusatzmodul der angebotenen DMS-Lösung zur Verfügung.
— Die Volltextanwendung ist eine Standardkomponente des angebotenen DMS, d. h. die Volltextrecherchefunktion muss im Standard DMS-Client sowie im Standard-Akten-Client (falls dieser vom Standard-DMS-Client abweicht) verfügbar sein.
— die Volltextrecherche ist mit der Metadatensuche (Attributrecherche) im Standard DMS-Client sowie im Standard-Akten-Client (falls dieser vom Standard-DMS-Client abweicht) der angebotenen DMS-Lösung kombinierbar.
— Unterstützte Plattformen / Technologie:
— Das DMS-Basissystem/-komponente umfasst mindestens nachfolgende für das DMS Projekt wesentliche DMS-Funktionalitäten:
— die elektronische Langzeitarchivierung.
— die elektronische Dokumentenverwaltung – DMS (Dokumentenversionierung; Check-in/Check-out bzw. Dokumentenerstellungsprozesse etc.).
— die elektronische Aktenverwaltung.
— die Postkorb-/Workflow Lösung/Modul (adhoc und regelbasierter Produktionsworkflow).
Das heißt, dass nach der Installation des DMS-Basissystems die vier zuvor genannten DMS-Funktionalitäten gegebenenfalls durch zusätzliche Freigabe über Lizenzschlüssel oder anderweitige Lizenzierung und Installationen im DMS-Basissystem zur Verfügung stehen, supported werden und einer Release-Pflege der DMS-Lösung unterworfen sind (was nicht bedeutet, dass alle Komponenten das gleiche Release besitzen müssen. Hier sind unterschiedliche Releas-Stände zugelassen).
Das heißt, dass nach der Installation des DMS-Basissystems die vier zuvor genannten DMS-Funktionalitäten gegebenenfalls durch zusätzliche Freigabe über Lizenzschlüssel oder anderweitige Lizenzierung und Installationen im DMS-Basissystem zur Verfügung stehen, supported werden und einer Release-Pflege der DMS-Lösung unterworfen sind (was nicht bedeutet, dass alle Komponenten das gleiche Release besitzen müssen. Hier sind unterschiedliche Releas-Stände zugelassen).
— Das/die DMS-Basissystem/-komponente mit den DMS-Funktionalitäten für Archivierung, Dokumentenverwaltung und elektronische Aktenverwaltung ist für den Einsatz auf Windows Server 2012 R2 freigegeben und supported.
— Eine Virtualisierung aller Serverkomponenten der DMS-Lösung im Rechenzentrumsbetrieb muss gegeben sein.
— Bei der angebotenen Lösung handelt es sich um eine zertifizierte Lösung für SAP ArchiveLink 4.5.
— Die Komponente zur clientbasierten E-Mail-Archivierung muss für MS Outlook 2010 verfügbar sein.
— Die Komponente zur clientbasierten MS-Office Archivierung muss für MS Word 2010 und MS Excel 2010 verfügbar sein.
Im Rahmen der Aufforderung zur Abgabe des ersten Angebotes wird u. a. ein technisch / funktionaler Anforderungs-/Leistungskatalog abgefragt (s. hierzu auch Ziffer IV.2.1)). Sofern bei der Bewertung dieses Kataloges nicht mindestens insgesamt 40 % der maximal erreichbaren Punkte erreicht werden, wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Grundlage für die Prüfung der Mindestpunktzahl und den Ausschluss sind die bei Abgabe des ersten Angebotes eingereichten Unterlagen.
Im Rahmen der Aufforderung zur Abgabe des ersten Angebotes wird u. a. ein technisch / funktionaler Anforderungs-/Leistungskatalog abgefragt (s. hierzu auch Ziffer IV.2.1)). Sofern bei der Bewertung dieses Kataloges nicht mindestens insgesamt 40 % der maximal erreichbaren Punkte erreicht werden, wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Grundlage für die Prüfung der Mindestpunktzahl und den Ausschluss sind die bei Abgabe des ersten Angebotes eingereichten Unterlagen.
Zahl der möglichen Verlängerungen: 5
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Referenznummer: 110.41 - Sö
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Stadtgebiet Bielefeld.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Ausschlusskriterien:
— Name und Anschrift des Bewerbers,
— Eigenerklärung zum Nachweis von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Angaben über Eintragung in ein Berufs-/ Handelsregister, kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares geregeltes Verfahren eröffnet, beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden, Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation, es liegen keine Ausschlussgründe von der Teilnahme am Wettbewerb nach § 6 EG Abs. 4 VOL/A oder gemäß § 6 Abs. 6 Buchstabe c VOL/A vor, Steuern und Abgaben sowie Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung wurden ordnungsgemäß abgeführt und eine Berufshaftpflichtversicherung oder eine ähnlich vergleichbare Versicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme von 1 500 000 EUR wird spätestens bis zur Angebotsabgabe abgeschlossen oder der Bewerber verfügt bereits jetzt über eine Berufshaftpflichtversicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme.).
— Eigenerklärung zum Nachweis von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Angaben über Eintragung in ein Berufs-/ Handelsregister, kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares geregeltes Verfahren eröffnet, beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden, Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation, es liegen keine Ausschlussgründe von der Teilnahme am Wettbewerb nach § 6 EG Abs. 4 VOL/A oder gemäß § 6 Abs. 6 Buchstabe c VOL/A vor, Steuern und Abgaben sowie Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung wurden ordnungsgemäß abgeführt und eine Berufshaftpflichtversicherung oder eine ähnlich vergleichbare Versicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme von 1 500 000 EUR wird spätestens bis zur Angebotsabgabe abgeschlossen oder der Bewerber verfügt bereits jetzt über eine Berufshaftpflichtversicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme.).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Bewertungskriterien:
— Der anteilige Jahresumsatz des bewerbenden Unternehmens (in EUR) für die letzten 4 Geschäftsjahre (ab 2011), für Leistungen, die ausschließlich auf DMS-Projekte bezogen werden können.
— Darstellung des Jahresabschlussbetrages für die letzten 3 Geschäftsjahre nach Steuern. Bei der Angabe eines Jahresfehlbetrages sind die Gründe hierfür sowie die ergriffenen Gegenmaßnahmen darzulegen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Ausschlusskriterien:
— Alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter müssen mindestens die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen.
— eine Referenz (ab 2013) aus der kommunalen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände) mit > 500 Beschäftigten im Verwaltungsbereich, die mindestens 1 Fachverfahren integriert hat.
Bewertungskriterien:
— Projekt und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.
— Erklärung, welche Stellung die angebotenen DMS-bezogenen Dienstleistung(en) im Leistungsportfolio des Bieters einnehmen.
— Anzahl Mitarbeiter des Bieters ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte.
— Beschreibung des Personalprofils – Projektleiter.
— Beschreibung des Personalprofils – Experte DMS-Anwendung.
— Darstellung, ob und wie das vorgesehene Projektpersonal über die Vertragslaufzeit fortqualifiziert wird, um die vertraglich geschuldeten Leistungen sicherzustellen.
— Beschreibung, wie neues Personal im Falle des Mitarbeiteraustausches in das Projekt eingearbeitet und qualifiziert wird.
— drei weitere Referenzen aus dem Behörden-/Verwaltungsumfeld.
Für die Ausführung der Leistungen sind die Regelungen des Tariftreue- und Vergabegesetz NRW (TVgG NRW) zu beachten. Bieter, die erfolgreich den Teilnahmewettbewerb absolviert und sich für die Ausschreibung qualifiziert haben, müssen folgende Verpflichtungserklärungen abgeben:
Für die Ausführung der Leistungen sind die Regelungen des Tariftreue- und Vergabegesetz NRW (TVgG NRW) zu beachten. Bieter, die erfolgreich den Teilnahmewettbewerb absolviert und sich für die Ausschreibung qualifiziert haben, müssen folgende Verpflichtungserklärungen abgeben:
— Verpflichtungserklärung nach § 18 Tariftreue und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen (TVgG NRW) zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen,
— Verpflichtungserklärung nach § 19 TVgG NRW zur Frauenförderung und Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie,
— Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentlohnung für Dienst- und Bauleistungen unter Berücksichtigung der Vorgaben des TVgG-NRW.
Die Verpflichtungserklärungen werden nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs im Rahmen der 1. Angebotsabgabe von den für das weitere Verfahren ausgewählten Bewerbern angefordert.
Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 10
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:
Dauer und Komplexität der Einführungsphase
Laufzeit beinhaltet fünf Verlängerungsoptionen von je einem Jahr.
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 6
Objektive Auswahlkriterien:
Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Stadt Bielefeld zu erfüllenden Aufgabe (s. Ziffer II.1.5) sowie III.2.1) bis III.2.3)) Für die unter den Ziffern III.2.2) und III.2.3) gekennzeichneten Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende Bewertungsmatrix mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.
Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Stadt Bielefeld zu erfüllenden Aufgabe (s. Ziffer II.1.5) sowie III.2.1) bis III.2.3)) Für die unter den Ziffern III.2.2) und III.2.3) gekennzeichneten Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende Bewertungsmatrix mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-05-11 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️
Öffentlicher Auftraggeber Kontakt
Kontaktperson: Frau Renate Sölken
Name: Stadt Bielefeld – Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Niederwall 23, 3. Etage, Flur D, Zimmer D 303
Kontaktperson: Submissionsstelle
Telefon: +49 521513106📞
E-Mail: ausschreibungen@bielefeld.de📧
URL der Dokumente: http://www.bielefeld.de/de/rv/bgn/sus/🌏
Referenz Daten
Datum des Beginns: 2017-01-01 📅
Datum des Endes: 2021-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 110.41 - Sö
Zusätzliche Informationen
Zu II.2.3) Angaben zur Vertragsverlängerung:
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja. Zahl der möglichen Verlängerungen: Max. 5 Verlängerungen jeweils für ein weiteres Jahr
Zu IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung:
Selbstabholung oder schriftliche Anforderung bei Stadt Bielefeld, Zentrale Vergabestelle – Submissionsstelle, Niederwall 23, 3. Etage, Flur D, Zimmer D 303, D 33602 Bielefeld. Sprechzeiten: Montag bis Mittwoch: 8:00 bis 16:00 Uhr; Donnerstag: 8:00 bis 18:00 Uhr; Freitag 8:00 bis 12:00 Uhr. Die Ausschreibungsunterlagen können auch über das Internet bestellt werden (www.bielefeld.de, Rubrik: Rat & Verwaltung, Bekanntmachungen, Ausschreibungen).
Selbstabholung oder schriftliche Anforderung bei Stadt Bielefeld, Zentrale Vergabestelle – Submissionsstelle, Niederwall 23, 3. Etage, Flur D, Zimmer D 303, D 33602 Bielefeld. Sprechzeiten: Montag bis Mittwoch: 8:00 bis 16:00 Uhr; Donnerstag: 8:00 bis 18:00 Uhr; Freitag 8:00 bis 12:00 Uhr. Die Ausschreibungsunterlagen können auch über das Internet bestellt werden (www.bielefeld.de, Rubrik: Rat & Verwaltung, Bekanntmachungen, Ausschreibungen).
zu IV.2.1: Zuschlagskriterien:
— Kriterium 1: Lösungskonzept und Vorgehensweise, Gewichtung 30 %,
Sofern bei der Bewertung des technisch/funktionalen Anforderungs-/Leistungskataloges nicht mindestens insgesamt 40 % der maximal erreichbaren Punkte erreicht werden, wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Grundlage für die Prüfung der Mindestpunktzahl und der Ausschluss sind die bei Abgabe des ersten Angebotes eingereichten Unterlagen.
Sofern bei der Bewertung des technisch/funktionalen Anforderungs-/Leistungskataloges nicht mindestens insgesamt 40 % der maximal erreichbaren Punkte erreicht werden, wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Grundlage für die Prüfung der Mindestpunktzahl und der Ausschluss sind die bei Abgabe des ersten Angebotes eingereichten Unterlagen.
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de📧
Telefon: +49 2514111691📞
Fax: +49 2514112165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Gem. § 107 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gem. § 107 Abs.3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat. Des Weiteren ist gem. § 107 Abs.3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren
Gem. § 107 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gem. § 107 Abs.3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat. Des Weiteren ist gem. § 107 Abs.3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: S. VI.4.1)
Quelle: OJS 2016/S 058-097478 (2016-03-18)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-12-22) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 341 679,33 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union
Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Öffentlicher Auftraggeber Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Bielefeld
Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-11-21 📅
Name: Ceyoniq Technology GmbH
Postanschrift: Boulevard 9
Postort: Bielefeld
Postleitzahl: 33613
Land: Deutschland 🇩🇪 Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Gem. § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat. Des Weiteren ist gem. § 160 Abs. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren
Gem. § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat. Des Weiteren ist gem. § 160 Abs. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: S. VI.3.1
Postort: Münster
Quelle: OJS 2016/S 249-459541 (2016-12-22)