Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems

Bundesrepublik Deutschland – Finanzagentur GmbH

Die Bundesrepublik Deutschland – Finanzagentur GmbH (Finanzagentur) wird ein zentrales Dokumentenmanagementsystem einführen.
Anforderungen an das zentrale Dokumentenmanagementsystem ergeben sich auch aus der Übertragung von Aufgaben im Rahmen der Neuordnung der Aufgaben der Bundesanstalt für Finanzmarktstabilisierung (FMSA). Die FMSA arbeitet bereits mit einem Dokumentenmanagementsystem.
Der Lösungsumfang gliedert sich in eine Basis- und in eine Ziellösung. Gegenstand der Basislösung ist ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit migriertem Altdatenbestand der FMSA.
Nach Einführung dieser Basislösung sollen sukzessive Erweiterungen der Basislösung zur Ziellösung führen. Fachverfahren sollen dabei integriert werden. Die Einführung der DMS-Lösung in den einzelnen Bereichen der Finanzagentur soll nach und nach erfolgen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-01-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-12-16.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2016-12-16 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2016-12-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesrepublik Deutschland – Finanzagentur GmbH
Postanschrift: Lurgiallee 5
Postleitzahl: 60439
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.deutsche-finanzagentur.de/ 🌏
E-Mail: vergabe@deutsche-finanzagentur.de 📧
Telefon: +49 6925616-0 📞
Fax: +49 6925616-1439 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-12-16 📅
Einreichungsfrist: 2017-01-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-12-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 246-450402
ABl. S-Ausgabe: 246
Zusätzliche Informationen
1.) Beim Auftraggeber sind die Teilnahmeunterlagen unter der in Nr. I.1) dieser Veröffentlichung („Elektronischer Zugang zu Informationen“) genannten Internetadresse online abrufbar. Im Einzelfall, z. B. bei technischen Schwierigkeiten, können sie per E-Mail unter der ebenfalls in Nr. I.1) genannten E-Mail-Adresse angefordert werden. 2.) Mögliche ergänzende Informationen z. B. anlässlich von Bewerberfragen werden ebenfalls auf der vorbezeichneten Website veröffentlicht werden. Bitte halten Sie sich im eigenen Interesse entsprechend informiert. 3.) Zur Antragsabgabe sind alle in den Teilnahmebedingungen geforderten Teilnahmeunterlagen in Papierform per Post an die unter Nr. I.1) genannte Postanschrift zu senden oder persönlich dort abzugeben. 4.) Bei Nichteinreichen der kompletten Unterlagen und/oder bei unvollständigen Angaben behält sich der Auftraggeber eine/e Nachfrage/Nachforderung vor. 5.) Die vom Bewerber eingereichten Teilnahmeunterlagen gehen in das Eigentum der Bundesrepublik Deutschland – Finanzagentur GmbH über.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Bundesrepublik Deutschland – Finanzagentur GmbH (Finanzagentur) wird ein zentrales Dokumentenmanagementsystem einführen.
Anforderungen an das zentrale Dokumentenmanagementsystem ergeben sich auch aus der Übertragung von Aufgaben im Rahmen der Neuordnung der Aufgaben der Bundesanstalt für Finanzmarktstabilisierung (FMSA). Die FMSA arbeitet bereits mit einem Dokumentenmanagementsystem.
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Der Lösungsumfang gliedert sich in eine Basis- und in eine Ziellösung. Gegenstand der Basislösung ist ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit migriertem Altdatenbestand der FMSA.
Nach Einführung dieser Basislösung sollen sukzessive Erweiterungen der Basislösung zur Ziellösung führen. Fachverfahren sollen dabei integriert werden. Die Einführung der DMS-Lösung in den einzelnen Bereichen der Finanzagentur soll nach und nach erfolgen.
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Dauer: 48 Monate
Referenznummer: F-RB 2800-136/16
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt am Main.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
1. Teilnahmeantrag mit Eigenerklärung über Nichtvorliegen von Ausschlussgründen.
2. ggfs. Eigenerklärungen zu Nachunternehmerleistungen.
3. ggfs. Eigenerklärung zur Bietergemeinschaft.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
1. Jahresumsatz: Anteiliger Jahresumsatz Ihres Unternehmens (in Euro) der letzten 2 Geschäftsjahre, für Leistungen, die ausschließlich auf DMS-Projekte bezogen werden können. (Bewertungskriterium).
2. Jahresabschlussbetrag: Angabe des Jahresüberschusses oder des Jahresfehlbetrages für die letzten 2 Geschäftsjahre nach Steuern. (Bewertungskriterium).
3. Hinterlegungsvereinbarung (Bewertungskriterium).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
1. Projekt und Implementierungserfahrung des Bewerbers im DMS-Umfeld in Jahren. (Bewertungskriterium).
2. Unternehmensstrategie: Ist das angebotene DMS-Produkt und die angebotenen Dienstleistungen Teil der längerfristigen Unternehmens- und Produktstrategie? (Bewertungskriterium).
3. Mitarbeiteranzahl. (Bewertungskriterium): Aktuelle Anzahl der Mitarbeiter des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte in der EU.
4. Personalprofil des vorgesehenen Projektleiters. (Ausschlusskriterium)
Es kann sichergestellt werden, dass über die gesamte Projektlaufzeit ein geeigneter Projektleiter zur Verfügung gestellt werden kann.
Für die Eignung als Projektleiter müssen die folgenden Anforderungen erfüllt sein:
— mehrjährige Erfahrungen in der Führung von Projekten zur Einführung und Implementierung der angebotenen DMS-Lösung;
— Fundierte Kenntnisse etablierter Methoden im Projekt- und Qualitätsmanagement;
— mehrjährige Erfahrung in der Prozessaufnahme, Prozessdesign und Parametrisierung mit angebotener DMS-Lösung.
5. Personalprofile der vorgesehenen Experten DMS-Anwendung. (Ausschlusskriterium)
Es kann sichergestellt werden, dass über die gesamte Projektlaufzeit mindestens zwei DMS-Anwendungsexperten zur Verfügung gestellt werden können.
Als DMS-Anwendungsexperten gelten Personen mit der folgenden Qualifikation:
— Fundierte Erfahrung in den Funktionen der angebotenen DMS-Lösung;
— Fundierte Erfahrung in der Implementierung von DMS-Workflows;
— Erfahrung in der Implementierung von Aktenplänen.
6. Sprache: Alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter müssen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. (Ausschlusskriterium)
7. Bitte nennen Sie bis zu drei Referenz-Projekte. (Bewertungskriterium).
8. Es muss mindestens ein Referenz-Projekt aus dem Behörden- und Verwaltungsumfeld stammen. (Ausschlusskriterium).
Mindeststandards:
4. Personalprofil des vorgesehenen Projektleiters. (Ausschlusskriterium)
Es kann sichergestellt werden, dass über die gesamte Projektlaufzeit ein geeigneter Projektleiter zur Verfügung gestellt werden kann.
Für die Eignung als Projektleiter müssen die folgenden Anforderungen erfüllt sein:
— mehrjährige Erfahrungen in der Führung von Projekten zur Einführung und Implementierung der angebotenen DMS-Lösung;
— Fundierte Kenntnisse etablierter Methoden im Projekt- und Qualitätsmanagement;
— mehrjährige Erfahrung in der Prozessaufnahme, Prozessdesign und Parametrisierung mit angebotener DMS-Lösung.
5. Personalprofile der vorgesehenen Experten DMS-Anwendung. (Ausschlusskriterium)
Es kann sichergestellt werden, dass über die gesamte Projektlaufzeit mindestens zwei DMS-Anwendungsexperten zur Verfügung gestellt werden können.
Als DMS-Anwendungsexperten gelten Personen mit der folgenden Qualifikation:
— Fundierte Erfahrung in den Funktionen der angebotenen DMS-Lösung;
— Fundierte Erfahrung in der Implementierung von DMS-Workflows;
— Erfahrung in der Implementierung von Aktenplänen.
6. Sprache: Alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter müssen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. (Ausschlusskriterium).
8. Es muss mindestens ein Referenz-Projekt aus dem Behörden- und Verwaltungsumfeld stammen. (Ausschlusskriterium).
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
Im Auftragsfalle: Für die Auftragsdurchführung: Haftpflichtversicherung.
Existenz einer branchenüblichen Haftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 1 500 000 EUR, die spätestens zu Beginn der Leistungserfüllung und während der gesamten Vertragslaufzeit besteht.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Gesamtschuldnerische Haftung der an einer Bietergemeinschaft Beteiligten. Ein Mitglied der Bietergemeinschaft
ist als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen.
Sonstige besondere Bedingungen:
Als Vertragsgrundlage dient ein EVB IT-Systemvertrag in der durch die Finanzagentur angepassten Fassung. Das Vertragsdokument ist den Ausschreibungsunterlagen als Anlage 4 beigefügt. Die dort dargestellten vertraglichen Regelungen können vom Bewerber im Rahmen der Verhandlungen zum Verhandlungsgegenstand gemacht werden.
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Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 8
Objektive Auswahlkriterien:
1. Jahresumsatz: Anteiliger Jahresumsatz Ihres Unternehmens (in Euro) der letzten 2 Geschäftsjahre, für Leistungen, die ausschließlich auf DMS-Projekte bezogen werden können. 2. Jahresabschlussbetrag: Angabe des Jahresüberschusses oder des Jahresfehlbetrages für die letzten 2 Geschäftsjahre nach Steuern. 3. Hinterlegungsvereinbarung 4. Projekt und Implementierungserfahrung des Bewerbers im DMS-Umfeld in Jahren. 5. Unternehmensstrategie: Ist das angebotene DMS-Produkt und die angebotenen Dienstleistungen Teil der längerfristigen Unternehmens- und Produktstrategie? 6. Mitarbeiteranzahl: Aktuelle Anzahl der Mitarbeiter des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte in der EU. 7. Personalprofil des vorgesehenen Projektleiters. (Ausschlusskriterium) Es kann sichergestellt werden, dass über die gesamte Projektlaufzeit ein geeigneter Projektleiter zur Verfügung gestellt werden kann. Für die Eignung als Projektleiter müssen die folgenden Anforderungen erfüllt sein: – mehrjährige Erfahrungen in der Führung von Projekten zur Einführung und Implementierung der angebotenen DMS-Lösung – Fundierte Kenntnisse etablierter Methoden im Projekt- und Qualitätsmanagement – mehrjährige Erfahrung in der Prozessaufnahme, Prozessdesign und Parametrisierung mit angebotener DMS-Lösung 8. Personalprofile der vorgesehenen Experten DMS-Anwendung. (Ausschlusskriterium) Es kann sichergestellt werden, dass über die gesamte Projektlaufzeit mindestens 2 DMS-Anwendungsexperten zur Verfügung gestellt werden können. Als DMS-Anwendungsexperten gelten Personen mit der folgenden Qualifikation: – Fundierte Erfahrung in den Funktionen der angebotenen DMS-Lösung – Fundierte Erfahrung in der Implementierung von DMS-Workflows – Erfahrung in der Implementierung von Aktenplänen 9. Sprache: Alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter müssen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. (Ausschlusskriterium) 10. Bitte nennen Sie bis zu 3 Referenz-Projekte. 11. Es muss mindestens ein Referenz-Projekt aus dem Behörden- und Verwaltungsumfeld stammen. (Ausschlusskriterium).
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Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Internetadresse: www.deutsche-finanzagentur.de/ 🌏
URL der Dokumente: http://www.deutsche-finanzagentur.de/de/finanzagentur/oeffentliche-ausschreibungen/ 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: F-RB 2800-136/16
Zusätzliche Informationen
1.) Beim Auftraggeber sind die Teilnahmeunterlagen unter der in Nr. I.1) dieser Veröffentlichung („Elektronischer
Zugang zu Informationen“) genannten Internetadresse online abrufbar. Im Einzelfall, z. B. bei technischen
Schwierigkeiten, können sie per E-Mail unter der ebenfalls in Nr. I.1) genannten E-Mail-Adresse angefordert
werden.
2.) Mögliche ergänzende Informationen z. B. anlässlich von Bewerberfragen werden ebenfalls auf der
vorbezeichneten Website veröffentlicht werden. Bitte halten Sie sich im eigenen Interesse entsprechend
informiert.
3.) Zur Antragsabgabe sind alle in den Teilnahmebedingungen geforderten Teilnahmeunterlagen in Papierform
per Post an die unter Nr. I.1) genannte Postanschrift zu senden oder persönlich dort abzugeben.
4.) Bei Nichteinreichen der kompletten Unterlagen und/oder bei unvollständigen Angaben behält sich der
Auftraggeber eine/e Nachfrage/Nachforderung vor.
5.) Die vom Bewerber eingereichten Teilnahmeunterlagen gehen in das Eigentum der Bundesrepublik
Deutschland – Finanzagentur GmbH über.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228/94990 📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 228/9499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Auf die Fristen zur Einlegung einer Rüge gemäß § 160 Absatz 3 Satz 1 Nr. 1-3 GWB wird hingewiesen. Es ist zu beachten, dass
ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Absatz 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Quelle: OJS 2016/S 246-450402 (2016-12-16)
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