Bearbeitung von Sammelrechnungen

Postbeamtenkrankenkasse, Hauptverwaltung

Bearbeitung von Sammelrechnungen. Dabei handelt es sich Rechnungen die von ambulanten sonstigen Leistungserbringern gestellt werden und auf denen die Leistungen mehrerer PBeaKK-Mitglieder zusammengefasst werden. Die Auftraggeberin verfolgt das Ziel, die Bearbeitung der Sammelrechnungen auf hohem Niveau sicherzustellen, d. h. Rechnungsgrundlagen zu prüfen und Zahlungsziele einzuhalten. Diese Leistungen soll ein externer Dienstleister für die Auftraggeberin übernehmen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-07-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-06-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• MediaKom GmbH & Co. KG

Wer?

• Postbeamtenkrankenkasse, Hauptverwaltung

Wie?

• Dienstleistungen im Bereich Rechnungslegung und -prüfung sowie Steuerwesen › Rechnungslegung und -prüfung

Wo?

• Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-06-14	Auftragsbekanntmachung
2016-09-19	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-06-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rechnungslegung und -prüfung
Referenznummer: PE4-04/07/2016
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Rechnungslegung und -prüfung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Postbeamtenkrankenkasse, Hauptverwaltung
Postleitzahl: 70469
Postort: Stuttgart
Kontakt
Internetadresse: http://www.pbeakk.de 🌏
E-Mail: einkauf@pbeakk.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4YDWY65H%22 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-06-14 📅
Einreichungsfrist: 2016-07-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-06-18 📅
Datum des Beginns: 2016-10-01 📅
Datum des Endes: 2020-09-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 117-207977
ABl. S-Ausgabe: 117
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDWY65H.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die folgenden Prozessschritte und Einhaltung der beschriebenen Rahmenbedingungen:

— Annahme der Sammelrechnungen in physikalischer Form.

— Prüfung der Vorgänge nach den von der PBeaKK bereit gestellten Prüfprozessen für die Rechnungsprüfung.

— Ermittlung des Auszahlbetrages und Einstellen des Betrags in das System der Auftraggeberin und Zahlbarmachung.

— Berücksichtigung von angrenzenden Sachgebieten (z. B. Belastungsgrenze, Zuzahlung) und ggf. Abstimmung mit benannten Verantwortlichen der PBeaKK.

— Ggf. telefonische Einzelfallklärung mit dem Rechnungsaussteller bei Unstimmigkeiten.

— Archivierung.

— die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Regelungen.

— Auswertungen und Statistiken führen.

Die eingehenden Sammelrechnungen sind innerhalb des Zahlungsziels des Leistungserbringers zu verarbeiten.

Die Auftraggeberin plant die Leistungserbringung am 1.10.2016 zu starten. Im Vorfeld ist es notwendig die Mitarbeiter des Auftragnehmers zu schulen und auf die auf die Aufgabe vorzubereiten.

Die Auftraggeberin geht von einer monatlichen Menge von ca. 2 100 Sammelrechnungen aus. Dabei können die Sammelrechnungen eine unterschiedliche Anzahl von Belegen enthalten. Damit ist es nicht möglich eine seriöse Schätzung für eine durchschnittliche Bearbeitungsdauer pro Sammelrechnung anzugeben.

Erfahrungswerte zeigen, dass zur Bearbeitung rund 750 Stunden pro Monat notwendig sind.

Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag tritt am 1.10.2016 in Kraft und ist zunächst bis zum 30.9.2018 befristet. Die Auftraggeberin ist berechtigt, diesen Vertrag einseitig mit einer Frist von 6 Monaten vor Vertragsende zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern. Die Vertragsbeziehung endet mit Ablauf der Befristung, bei zweimaliger Inanspruchnahme der Verlängerungsoption spätestens mit Ablauf des 30.9.2020.

Beschreibung der Optionen:

Die Auftraggeberin ist berechtigt, diesen Vertrag einseitig mit einer Frist von 6 Monaten vor Vertragsende zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern. Die Vertragsbeziehung endet mit Ablauf der Befristung, bei zweimaliger Inanspruchnahme der Verlängerungsoption spätestens mit Ablauf des 30.9.2020.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Berufs-/Handelsregisterauszug als Nachweis darüber, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, eingetragen ist.

Zu 1) Formvorgabe / Mindestanforderung:

Kopie (Nachweis darf zum Ende der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein) bzw. Eigenerklärung. Vorbereitetes Formblatt der Vergabestelle, Anhang 16, Berufs-/Handelsregister, liegt unterschrieben vor).

10) Bietererklärung zur Zuverlässigkeit gemäß Anhang 8 der Vergabeunterlagen.

Zu 10) Unterschriebenes Formblatt nach Anhang 8 der Vergabeunterlagen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2) Darstellung des Unternehmens (Gesellschaftsform; Leistungsportfolio; Standorte; Standortorganisation; Spezialgebiete / Schwerpunkte; Gesamtzahl des Personals in Europa / Qualifikation; Zahl der Kunden, für die vergleichbare Leistungen, wie sie in dieser Ausschreibung gefordert werden, erbracht wurden).

3) Erklärung, dass im Zuschlagsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung von 2 000 000 EUR für Personen- und Sachschäden sowie für Vermögensschäden abgeschlossen und über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird, die auch die Verletzung von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich gesundheitsbezogener Daten und Sozialdaten) umfasst.

4) Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der jetzigen Vergabe ist (bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre).

Mindeststandards:

Zu 2) (Formlose) Eigenerklärung.

zu 3) Eigenerklärung; vorbereitetes Formblatt der Vergabestelle, Anhang 17, Betriebshaftpflicht, liegt unterschrieben vor.

zu 4) Aus der (formlosen) Erklärung muss sich ergeben, dass der Bieter in jedem der letzten drei Jahre Umsätze mit den angegebenen, hier nachgefragten Leistungen erzielt hat.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

5) Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung; Nachweis über die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder einem vergleichbaren Qualitätssystem.

6) Nachweis der Erfahrungen im Bereich der Leistungsbearbeitung für Krankenkassen mit Leistungserbringerkommunikation.

7) Vorlage eines Musters der Verpflichtungserklärung nach § 5 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) oder vergleichbarer Verpflichtungserklärungen (ggf. einschließlich datenschutzrechtlicher Merkblätter für die Mitarbeiter des Unternehmens).

8) Vorlage des:

a. Datenschutzkonzeptes, des Datenschutzhandbuches, der Richtlinien zur Datenschutzorganisation (je nach Bezeichnung) des Unternehmens und – soweit vorhanden – der Datenschutzauditierungen (Zertifikate) und

b. produktionsstättenbezogene ausgefüllte Datenschutzvereinbarung.

9) Vorlage des IT-Sicherheitskonzeptes (ggf. inkl. der Kopien von entsprechenden Zertifikaten) für alle Standorte, an denen personenbezogene Daten oder sonstige Informationen verarbeitet werden und technische Einrichtungen/Geräte, die für die Erbringung der Dienstleistung vorhanden sind und genutzt werden.

Nachweis über die Zertifizierung nach DIN EN ISO 27001 oder einem vergleichbaren Informationssicherheits-Managementsystems.

Mindeststandards:

Zu 5) Darstellung der Maßnahmen und Zertifikate bzw. Beschreibung Qualitätssystem.

zu 6) Nachweis von mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Leistungen aus dem Bereich der Leistungsbearbeitung (in der Branche Kranken- und Sozialversicherung) aus den letzten 3 Jahren. Die Leistung muss seit mindestens 12 Monaten erbracht werden. Die Referenzprojekte müssen in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein. Zum Nachweis der Referenzen ist ausschließlich das Formblatt der Vergabestelle Anhang 9, Referenzblatt zu verwenden.

zu 7) Vorlage eines entsprechenden Musters.

zu 8) Ausgefüllte (siehe farbliche Markierungen) und unterschriebene Datenschutzvereinbarung (Anhang 3 der Vergabeunterlagen) pro geplanter Produktionsstätte. Die in Anhang 3 der Vergabeunterlagen geforderten Ergänzungen (siehe farbliche Markierungen) können ggf. auf getrennten Blättern, die klar als Anlagen zur Datenschutzvereinbarung gekennzeichnet sind, vorgenommen werden.

zu 9) Vorlage des IT-Sicherheitskonzept und Zertifikate

Und:

Vorlage der Kopie des Nachweises.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2016-09-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2016-07-20 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: http://www.dtvp.de/
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4YDWY65H%22 🌏
Postanschrift: Maybachstr. 54/56
Land: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2016/S 117-207977 (2016-06-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-09-19)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Postbeamtenkrankenkasse
Postanschrift: Maybachstraße 54/56
Kontakt
Fax: +49 71113563392 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-09-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-09-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 184-330950
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 117-207977
ABl. S-Ausgabe: 184

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Leistung (60)
2. Preis (40)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-08-22 📅
Name: MediaKom GmbH & Co. KG
Postanschrift: Kampenwandstraße 81
Postort: Aschau im Chiemgau
Postleitzahl: 83229
Land: Deutschland 🇩🇪

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Jens Walter

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt – Vergabekammer des Bundes
Quelle: OJS 2016/S 184-330950 (2016-09-19)

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