Bereitstellung eines Formular-Management-Systems inkl. Serviceleistungen
Die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) ist die gesetzliche Unfallversicherung für nicht staatliche Einrichtungen im Gesundheitsdienst und in der Wohlfahrtspflege. Die BGW ist für mehr als 7,7 Millionen Versicherte in über 620.000 Unternehmen zuständig und gehört damit zu Deutschlands größten Berufsgenossenschaften.
Die BGW plant, die Prozesse zur Erstellung der Geschäftskorrespondenz in den Bereichen Batch, AdHoc und Interaktiver Dokumentenerstellung neu zu gestalten und auf den aktuellen Stand der Technik zu heben. Hierfür soll die bestehende Applikationslandschaft zur Erstellung von Geschäftskorrespondenzen durch eine zentrale Standardlösung „Formular-Management-System“ (FMS) ersetzt werden, welches weder auf dem Server noch auf den Clients weitere Softwareprodukte, wie z.B. Open Office oder Microsoft Office benötigt. Mit dem Austausch der bestehenden Softwarelösung geht auch die Anpassung der Lösung auf die Bedürfnisse der BGW und die Implementation in bestehende Umsysteme und Fachsysteme, wie z.B. das Kernsystem bg-standard und SAP, einher. Aktuell werden durch verschiedene Systeme (mit bis zu 3.000 Vorlagen) jährlich ca. 4 Mio. Korrespondenzen erzeugt. Die aktuell vorhandenen Vorlagen müssen innerhalb des Projektvorhabens in das zukünftige FMS überführt (migriert) werden. Darüber hinaus soll das neue FMS auch die Verwaltung und Pflege von Vorlagen und Textbausteinen durch die Fachbereichsmitarbeiter ermöglichen sowie die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter optimal durch elektronische Workflows in Änderungsprozessen und bei der Dokumentenfreigabe unterstützen. Vorlagen können versioniert und Versionen miteinander verglichen werden. Um die Erstellung neuer Vorlagen für den Vorlagenentwickler zu vereinfachen, wird von der Designumgebung der zukünftigen FMS-Lösung eine Import-Funktionalität für Word/RTF und PDF-Formate erwartet. Ein automatisiertes und regelbasiertes Deployment ermöglicht den Transport geänderter Vorlagen und Textbausteine in weitere Umgebungen.
Neben den physischen Ausgangskanälen (lokaler und zentraler Druck) soll das FMS auch die elektronischen Ausgangskanäle (HTML5, De-Mail, E-Mail, Fax, etc.) unterstützen.
Das FMS bietet zusätzlich die Möglichkeit eines integrierten Reportings, welches die Auswertung der Nutzung des Systems und der produzierten Dokumente ermöglicht.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-05-17.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-04-11.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2016-04-11
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Auftragsbekanntmachung
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| 2017-01-05
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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