Beschaffung einer Drucker-, Scanner- und Plotter-Dienstleistung mit Lieferung, Management, Software und Service

IT-Verbund Uelzen

Die Verwaltung der Druckinfrastruktur und -prozesse sowie der Druckerservice sind für den IT-Verbund Uelzen zeitaufwendig und ressourcenzehrend. Mit einer Neugestaltung und Vereinheitlichung der Druckersysteme, des Druckerbetriebes und Services soll der IT- Verbund Uelzen entlastet, sowie wirtschaftliche Vorteile und höhere Qualität erreicht werden. Diese Leistung soll in einem öffentlichen Wettbewerb an einen leistungsfähigen Dienstleister vergeben werden.
Die zukünftige Druckerlösung soll die Träger des IT-Verbunds in die Lage versetzen, möglichst das Druckvolumen zu reduzieren und Effizienzsteigerungen in den Büroabläufen zu realisieren. Beispielsweise soll den Nutzern die Möglichkeit gegeben werden, auf Arbeitsplatzdrucker verzichten zu können und stattdessen zentrale Multifunktionsdrucker zu nutzen. Die individuellen Rahmenbedingungen des Datenschutzes und der Sicherheit sollen dabei berücksichtigt werden.
Bei einer Vollkostenbetrachtung soll die neue Lösung Einsparungen und Aufwandreduzierung in folgenden Kostenkomponenten ermöglichen:
— Sichtbare Druck-Kosten: z. B. Hardware, Verbrauchsmaterial und Wartung,
— IT-Support und Infrastruktur: z. B. Helpdesk, Schulungen und Netzwerke,
— Verwaltung und Einkauf: z. B. Bestellungs-, Abrechnungs- und Lieferantenmanagement,
— Erstellung von Dokumenten: z. B. Zeit und Aufwand,
— Dokumentenmanagement: z. B. Archivierung, Speicherung und elektronische Erfassung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-03-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-02-09.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2016-02-09 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2016-02-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Drucker und Plotter
Menge oder Umfang:
Um das Optimierungspotential einer Neugestaltung zu erschließen, soll ein Dienstleistungspaket, welches Drucker, Multifunktionssysteme und Software-Lösungen für das Output-Management bündelt, mit folgenden Komponenten ausgeschrieben werden:— Service für die Druck-Infrastruktur,— Lieferung und Austausch von Ersatzteilen, Software- und Treiberupdates, etc.,— Fehleranalyse von Produktfehler, Software, Hardware oder durch Anwender verursachte Fehler,— Beseitigung von Druckfehlern, schweren Papierstau, Austausch von Andruck- und Transportrollen, Austausch von Tintenauffang- und Resttonerbehältern, Reinigung oder Tausch von Druckköpfen, Fixierstationen, Scannern,— Umweltgerechte Entsorgung von Verpackungsmaterial, Altgeräten, Toner etc.,— Lieferung und Installation neuer Druck-, Scanner- und Kopiersysteme,— Ermittlung der Anwender Anforderungen, Beschaffung und Austausch der Systeme incl. Anlieferung,— Aufbau und Konfiguration der Hardware, Test, Inbetriebnahme und Einweisung vor Ort,— Integration ins Netzwerk, Bereitstellung eines universellen Printtreiber für Citrix,— Printsoftware Engineering als Service,— Output Management-Konzepte gemeinsam mit dem IT-Verbund erstellen.In dem neuen Konzept werden folgende Drucksysteme enthalten sein:Arbeitsplatzdrucker: 350 Stk.,Dokumentenechte Drucker: 30 Stk.,Zentraldrucker: 57 Stk.,Plotter: 4 Stk.,Nadeldrucker: 12 Stk.700 000
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Gesamtwert des Auftrags: 700 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Drucker und Plotter 📦

Verfahren
Verfahrensart: Wettbewerblicher Dialog
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: IT-Verbund Uelzen
Postanschrift: Taubenstraße 4
Postleitzahl: 29525
Postort: Uelzen
Kontakt
E-Mail: tjard.strobl@it-verbund-uelzen.de 📧
Telefon: +49 5819738244202 📞
Fax: +49 58197382474202 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-02-09 📅
Einreichungsfrist: 2016-03-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-02-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 030-048474
ABl. S-Ausgabe: 30
Zusätzliche Informationen
Der Auftraggeber führt ein Verhandlungsverfahren/Wettbewerblichen Dialog mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (Eignungsprüfung) durch. Das heißt, dass an einer Auftragserteilung interessierte Unternehmen zunächst einen schriftlichen Teilnahmeantrag zu stellen haben, der den veröffentlichten Anforderungen entspricht. Der Auftraggeber wendet sich dann mit weiteren Vergabeunterlagen (Aufforderung zur Abgabe eines Angebots und Leistungsbeschreibung) an von ihr ausgewählte geeignete Unternehmen, um mit 2 bis maximal 5 Unternehmen über die Auftragsbedingungen und insbesondere die Preisangebote zu verhandeln. Neben den allgemeinen Teilnahmebedingungen nach III.2 erfolgt die Auswahl der Bewerber nach folgenden Kriterien: a) Nachweis eines zertifizierten Qualitätsmanagement 10 Punkte, wenn eigenes QM-System oder nach DIN ISO 9001 nachgewiesen/dargelegt wird. 20 Punkte, wenn eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 und ISO 27001 nachgewiesen wird. 30 Punkte wenn eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001, DIN EN 14001 und ISO 27001 nachgewiesen wird. Wenn ein eigenes QM-System vorgelegt werden kann, dann bitten wir um schriftliche Darlegung des Konzepts und dessen Umsetzung; bei extern zertifiziertem QM-System bitten wir um Beifügung des Zertifikats (Kopie ausreichend). b) Nachweis eines eigenen zertifizierten Projektmanagements 0 Punkte, wenn kein Nachweis einer Zertifizierung erbracht wird. 5 Punkte, wenn eigene intern zertifizierte PM-Mitarbeiter nachgewiesen werden. 10 Punkte, wenn eine Zertifizierung des Mitarbeiters nach einem externen Zertifizierungssystem nachgewiesen wird. c) Nachweis eines Datenschutzbeauftragten 0 Punkte, wenn kein Nachweis erbracht wird. 5 Punkte, wenn eigene mit Datenschutz beauftragte Mitarbeiter nachgewiesen werden. 10 Punkte, wenn eine Zertifizierung des Mitarbeiters nach einem externen Zertifizierungssystem nachgewiesen wird. d) Service: Nachweis von zertifizierten Servicemitarbeitern für Druck-, Scan, Plotsysteme 0 Punkte, wenn kein Zertifizierungsnachweis erbracht wird. 5 Punkte, wenn Zertifizierungen nachgewiesen werden können. Nachweis hat mit Angabe der Zertifizierungsstufe des Herstellers zu erfolgen. 10 Punkte, wenn Zertifizierungen für mehrere Hersteller nachgewiesen werden können. Nachweis hat mit Angabe der Zertifizierungsstufe des jeweiligen Herstellers zu erfolgen.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Verwaltung der Druckinfrastruktur und -prozesse sowie der Druckerservice sind für den IT-Verbund Uelzen zeitaufwendig und ressourcenzehrend. Mit einer Neugestaltung und Vereinheitlichung der Druckersysteme, des Druckerbetriebes und Services soll der IT- Verbund Uelzen entlastet, sowie wirtschaftliche Vorteile und höhere Qualität erreicht werden. Diese Leistung soll in einem öffentlichen Wettbewerb an einen leistungsfähigen Dienstleister vergeben werden.
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Die zukünftige Druckerlösung soll die Träger des IT-Verbunds in die Lage versetzen, möglichst das Druckvolumen zu reduzieren und Effizienzsteigerungen in den Büroabläufen zu realisieren. Beispielsweise soll den Nutzern die Möglichkeit gegeben werden, auf Arbeitsplatzdrucker verzichten zu können und stattdessen zentrale Multifunktionsdrucker zu nutzen. Die individuellen Rahmenbedingungen des Datenschutzes und der Sicherheit sollen dabei berücksichtigt werden.
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Bei einer Vollkostenbetrachtung soll die neue Lösung Einsparungen und Aufwandreduzierung in folgenden Kostenkomponenten ermöglichen:
— Sichtbare Druck-Kosten: z. B. Hardware, Verbrauchsmaterial und Wartung,
— IT-Support und Infrastruktur: z. B. Helpdesk, Schulungen und Netzwerke,
— Verwaltung und Einkauf: z. B. Bestellungs-, Abrechnungs- und Lieferantenmanagement,
— Erstellung von Dokumenten: z. B. Zeit und Aufwand,
— Dokumentenmanagement: z. B. Archivierung, Speicherung und elektronische Erfassung.
Menge oder Umfang:
Um das Optimierungspotential einer Neugestaltung zu erschließen, soll ein Dienstleistungspaket, welches Drucker, Multifunktionssysteme und Software-Lösungen für das Output-Management bündelt, mit folgenden Komponenten ausgeschrieben werden:
— Service für die Druck-Infrastruktur,
— Lieferung und Austausch von Ersatzteilen, Software- und Treiberupdates, etc.,
— Fehleranalyse von Produktfehler, Software, Hardware oder durch Anwender verursachte Fehler,
— Beseitigung von Druckfehlern, schweren Papierstau, Austausch von Andruck- und Transportrollen, Austausch von Tintenauffang- und Resttonerbehältern, Reinigung oder Tausch von Druckköpfen, Fixierstationen, Scannern,
— Umweltgerechte Entsorgung von Verpackungsmaterial, Altgeräten, Toner etc.,
— Lieferung und Installation neuer Druck-, Scanner- und Kopiersysteme,
— Ermittlung der Anwender Anforderungen, Beschaffung und Austausch der Systeme incl. Anlieferung,
— Aufbau und Konfiguration der Hardware, Test, Inbetriebnahme und Einweisung vor Ort,
— Integration ins Netzwerk, Bereitstellung eines universellen Printtreiber für Citrix,
— Printsoftware Engineering als Service,
— Output Management-Konzepte gemeinsam mit dem IT-Verbund erstellen.
In dem neuen Konzept werden folgende Drucksysteme enthalten sein:
Arbeitsplatzdrucker: 350 Stk.,
Dokumentenechte Drucker: 30 Stk.,
Zentraldrucker: 57 Stk.,
Plotter: 4 Stk.,
Nadeldrucker: 12 Stk.
Mindestzahl der möglichen Verlängerungen: 1
Höchstzahl der möglichen Verlängerungen: 2
Dauer: 60 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Gebiet des Landkreis Uelzen, die Träger des IT-Verbundes Uelzen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Das Formblatt Eigenerklärung muss bei unter Anhang -A- I. angegebener Stelle angefordert werden.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Das Formblatt Eigenerklärung muss bei unter Anhang -A- I. angegebener Stelle angefordert werden.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Folgende Mindeststandards sind Voraussetzung für eine Eignung
1) Referenzen:
Eigenerklärung mit den Angaben:
Mind. 2 maximal 5 vergleichbare Referenzen innerhalb der letzten 3 Jahre mit Angabe von Ansprechpartnern.
2) Vorhandensein eines zertifizierten Qualitätsmanagement
3) Vorhandensein von Leistungsmodulen zu.
— Lieferung von Drucker, Scanner- und Plottersystemen,
— Servicekonzept zu Drucker, Scanner- und Plottersystemen,
— Change und Konfigurierungskonzept für Drucker, Scanner- und Plottersystemen,
— Supportkonzept für Output-Applikations-Engineering und Management.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
Vertragserfüllungsbürgschaft und Gewährleistungsbürgschaft max. 5 % der Auftragssumme.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 60
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung soll mindestens 60 Monate betragen, um zu gewährleisten das die zentralen Druck- und Kopiersysteme während Ihrer 5 jährigen Lebensdauer durch den Dienstleister supportet werden, der die Systeme auch geliefert hat.
Mindestzahl der Bewerber: 2
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien: Siehe VI.3).
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Träger des IT-Verbund Uelzen
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Tjard Strobl
Name: LAN Consult Hamburg
Postanschrift: Oldenfelder Straße 26
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 22143
Kontaktperson: Herrn Franz-Peter Sprung
Telefon: +49 4067560200 📞
E-Mail: f.sprung@lch.de 📧
Fax: +49 406754015 📠
URL für weitere Informationen: http://www.LCH.de 🌏
Name: IT-Verbund Uelzen, Projekt Druckerkonzept
Postanschrift: Postfach 1561
URL der Dokumente: http://www.itv-ue.de 🌏
URL der Teilnahme: http://www.itv-ue.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Der Auftraggeber führt ein Verhandlungsverfahren/Wettbewerblichen Dialog mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (Eignungsprüfung) durch. Das heißt, dass an einer Auftragserteilung interessierte Unternehmen zunächst einen schriftlichen Teilnahmeantrag zu stellen haben, der den veröffentlichten Anforderungen entspricht. Der Auftraggeber wendet sich dann mit weiteren Vergabeunterlagen (Aufforderung zur Abgabe eines Angebots und Leistungsbeschreibung) an von ihr ausgewählte geeignete Unternehmen, um mit 2 bis maximal 5 Unternehmen über die Auftragsbedingungen und insbesondere die Preisangebote zu verhandeln.
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Neben den allgemeinen Teilnahmebedingungen nach III.2 erfolgt die Auswahl der Bewerber nach folgenden Kriterien:
a) Nachweis eines zertifizierten Qualitätsmanagement
10 Punkte, wenn eigenes QM-System oder nach DIN ISO 9001 nachgewiesen/dargelegt wird.
20 Punkte, wenn eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 und ISO 27001 nachgewiesen wird.
30 Punkte wenn eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001, DIN EN 14001 und ISO 27001 nachgewiesen wird.
Wenn ein eigenes QM-System vorgelegt werden kann, dann bitten wir um schriftliche Darlegung des Konzepts und dessen Umsetzung; bei extern zertifiziertem QM-System bitten wir um Beifügung des Zertifikats (Kopie ausreichend).
b) Nachweis eines eigenen zertifizierten Projektmanagements
0 Punkte, wenn kein Nachweis einer Zertifizierung erbracht wird.
5 Punkte, wenn eigene intern zertifizierte PM-Mitarbeiter nachgewiesen werden.
10 Punkte, wenn eine Zertifizierung des Mitarbeiters nach einem externen Zertifizierungssystem nachgewiesen wird.
c) Nachweis eines Datenschutzbeauftragten
0 Punkte, wenn kein Nachweis erbracht wird.
5 Punkte, wenn eigene mit Datenschutz beauftragte Mitarbeiter nachgewiesen werden.
d) Service:
Nachweis von zertifizierten Servicemitarbeitern für Druck-, Scan, Plotsysteme
0 Punkte, wenn kein Zertifizierungsnachweis erbracht wird.
5 Punkte, wenn Zertifizierungen nachgewiesen werden können. Nachweis hat mit Angabe der
Zertifizierungsstufe des Herstellers zu erfolgen.
10 Punkte, wenn Zertifizierungen für mehrere Hersteller nachgewiesen werden können. Nachweis hat mit Angabe der Zertifizierungsstufe des jeweiligen Herstellers zu erfolgen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de 📧
Fax: +49 4131152943 📠
Quelle: OJS 2016/S 030-048474 (2016-02-09)
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