Beschaffung einer Kommunallizenz für eine landesweite kommunale Gesamtlösung bestehend aus einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), einem Vorgangbearbeitungssystem (VBS) und entsprechenden Scankomponenten

KommWis Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH

Die KommWis GmbH koordiniert im Auftrag kommunaler Körperschaften in Rheinland-Pfalz und des Zweckverbandes eGo-Saar die Beschaffung einer Kommunallizenz für eine landesweite kommunale Gesamtlösung bestehend aus einem Dokumentenmanagementsystem (im Folgenden DMS), einem Vorgangbearbeitungssystem (im Folgenden VBS) und entsprechenden Scankomponenten für die Länder Rheinland-Pfalz und Saarland (im Folgenden kommunale DMS/VBS-Gesamtlösung). Ziel ist der Abschluss eines Überlassungsvertrages einer übertragbaren und nicht ausschließlichen Nutzungslizenz einer kommunalen DMS/VBS-Gesamtlösung mit daran angeschlossenen Support- und Wartungsleistungen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-03-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-01-25.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Lorenz Orga-Systeme GmbH

Wer?

• KommWis Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH

Wie?

Wo?

• Deutschland › Rheinland-Pfalz
• Saarland › Saarland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-01-25	Auftragsbekanntmachung
2017-01-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-01-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Gesamtwert des Auftrags: 503 500 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Name des öffentlichen Auftraggebers: KommWis Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH
Postanschrift: Hindenburgplatz 3
Postleitzahl: 55118
Postort: Mainz
Kontakt
Internetadresse: http://www.kommwis.de 🌏
E-Mail: vergabe@kommwis.de 📧
Telefon: +49 61316277-0 📞
Fax: +49 61316277-288 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-01-25 📅
Einreichungsfrist: 2016-03-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-01-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 020-031025
ABl. S-Ausgabe: 20
Zusätzliche Informationen
Für alle weiteren Informationen siehe Verdingungsunterlagen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Referenznummer: Ausschreibung kommunale DMS/VBS-Gesamtlösung

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbar) mit Stand nach dem 01.11.2015 (siehe 1.1 Bewertungsmatrix);

— Eigenerklärung gemäß § 6 Abs. 6 EG VOL/A (siehe Nr. 1 Ausfüllformular und 1.2 Bewertungsmatrix);

— Eigenerklärung gemäß § 6 Abs. 4 EG VOL/A (siehe Nr. 2 Ausfüllformular und 1.3 Bewertungsmatrix);

— Eigenerklärung Schwarzarbeit (siehe Nr. 3 Ausfüllformular und 1.4 Bewertungsmatrix);

— Eigenerklärung Geschäftsgeheimnisse entsprechend GWB (siehe Nr. 4 Ausfüllformular und 1.5 Bewertungsmatrix);

— Tariftreueerklärung für Rheinland-Pfalz (siehe Nr. 5 Ausfüllformular und 1.6 Bewertungsmatrix);

— Tariftreueerklärung für Saarland (siehe Nr. 6 Ausfüllformular und 1.7 Bewertungsmatrix);

— Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 3 MiLOG (siehe Nr. 7 Ausfüllformular und 1.8 Bewertungsmatrix).

Im Falle der Einbindung von Subunternehmen oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft sind diese Nachweise bzw. Eigenerklärungen von allen beteiligen Unternehmen einzureichen. Dies gilt nicht für die Tariftreueerklärungen, falls beabsichtigt wird, den öffentlichen Auftrag ausschließlich durch die Inanspruchnahme von Arbeitnehmern auszuführen, die bei einem Nachunternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedsstaat ansässig sind.

— DMS/VBS Mitarbeiterzahl im öffentlichen Bereich (I-Kriterium);

— DMS/VBS Mitarbeiterzahl im kommunalen Bereich (I-Kriterium);

— Prozentualer Anteil der Mitarbeiter (B-Kriterium; 5 %);

— Anzahl Mitarbeiter im Bereich: „Abwicklung neuer Projekte“ (10 %);

— Anzahl Mitarbeiter im Bereich: „Support“ (I-Kriterium);

— Anzahl Mitarbeiter im Bereich: „Entwicklung“ (I-Kriterium);

— Deutsche Sprache (A-Kriterium).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Verpflichtungserklärung Subunternehmen (A-Kriterium);

— Einbindung von Subunternehmen und Bildung von Bewerbergemeinschaften ( A-Kriterium);

— DMS/VBS Jahresumsatz und Projekte im öffentlichen Bereich (I-Kriterium);

— Bewerberdarstellung (A-Kriterium);

— DMS/VBS Jahresumsatz und Projekte im kommunalen Bereich (B-Kriterium; 10 %);

— Prozentualer Anteil der DMS Projekte an den Gesamtaufträgen (50 %);

— Prozentualer Anteil des DMS Jahresumsatzes an den Gesamtaufträgen (25 %).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Softwareanpassungen/Softwareverbesserungen (A-Kriterium);

— Ablauf Softwareanpassungen/Softwareverbesserungen (I-Kriterium);

— Lizenzrechte (A-Kriterium);

— Beschreibung der grundlegenden Vorgehensweise bei einer DMS/VBS Einführung (I-Kriterium);

— Art und Anzahl von Musterprozessen bei einer DMS/VBS Einführung (B-Kriterium; 18 %);

— Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Fachverfahrens-Integrations-Projekten (B-Kriterium; 25 %);

— Grundlegende funktionale Beschreibung vom Ersetzenden Scannen im HKR Bereich (B-Kriterium; 8 %);

— Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Ersetzendes Scannen im HKR Bereich“(B-Kriterium; 8 %);

— Referenzen im Bereich: „Ersetzendes Scannen im HKR Bereich“ (I-Kriterium);

— Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Frühes Scannen im HKR Bereich“ (B-Kriterium; 21 %);

— Grundlegende funktionale Beschreibung vom Frühen Scannen im HKR Bereich (I-Kriterium);

— Referenzen im Bereich: „Frühen Scannen im HKR Bereich“ (I-Kriterium);

— Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Posteingang/Postausgang/E-Akte“ ( B-Kriterium; 12 %);

— Grundlegende funktionale Beschreibung vom Posteingang/Postausgang/E-Akte (I-Kriterium);

— Referenzen im Bereich: „Posteingang/Postausgang/E-Akte“ (I-Kriterium);

— Angaben zum Bereich: „Betrieb im Rechenzentrum“ (B-Kriterium; 8 %);

— Referenzen im Bereich: „Betrieb im Rechenzentrum“ (I-Kriterium).

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Es wird auf die Verdingungsunterlage Bezug genommen.
Sonstige besondere Bedingungen:

— Unbefristete Überlassung übertragbarer, nicht ausschließliche Nutzungslizenz an der kommunale DMS/VBS-Gesamtlösung mit den definierten Mindestfunktionen;

— Vollständige Migration der in den Verfahrensdokumentationen beschriebenen…

… Altdaten der genannten Körperschaften vom bisherigen DMS-Herstellers der Fa. MACH AG;

… Prozesse der genannten Körperschaften vom bisherigen DMS-Herstellers der Fa. MACH AG;

— Schulungsleistungen für Endkunden;

— Schulungsleistungen des Auftraggebers für die selbstständige Erbringung eines 1st- und 2nd-Level-Supports, sowie ggf. Schulungs- und Einführungsleistungen (u.a. Systemadministration, Fachadministration) und technisches Verfahrensmanagement (u.a. Update- und Release-Durchführung);

— Kostenlose Durchführung von Informationsveranstaltungen zu den Lizenzbedingungen, als auch den angebotenen Produkten und Dienstleistungen;

— Personelle Leistungen (u.a. Installationsleistungen, Konfigurationsleistungen, Entwicklungsleistungen, Beratungsleistungen, Vertriebsleistungen, Einführungsdienstleistungen und Projektmanagement);

— 3rd-Level-Support;

— Softwarepflege und Softwarewartung (u.a. Fehlerbereinigung; Lieferung von Upgrades, Releases und Versionen);

Im Übrigen wird auf die Verdingungsunterlage verwiesen.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 6
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Die Übersteigung der regelmäßigen Rahmenvertragslaufzeit von vier Jahren ist aufgrund folgender Punkte erforderlich:

— die vollständige Migration der Altdaten der Auftraggeber vom alten DMS-System auf das neue DMS/VBS-System nimmt alleine ca. 2 Jahre in Anspruch;

— Aufgrund der Komplexität bei der hausweiten Einführung eines DMS/VBS-Systems für spezifische Prozesse in den Körperschaften, wird davon ausgegangen dass dies erst in 6-8 Jahren voll realisiert werden kann;

— die Kosten für die Einführung eines neuen DMS/VBS-Systems wird sich erst mit einer längeren Laufzeit amortisieren.

Mindestzahl der Bewerber: 4
Höchstzahl der Bewerber: 8
Objektive Auswahlkriterien:

Nach Auswertung der Teilnehmeranträge werden mind. die besten 4 und bei mehr als 7 Teilnehmeranträgen maximal die besten 8 Anbieter zum Verhandlungsverfahren zugelassen, die die notwendige Mindestpunktzahl erreicht haben. Erreichen weniger als 4 Anbieter die notwendige Mindestpunktzahl, so wird die Ausschreibung aufgehoben. Bei gleicher Gesamtpunktzahl entscheidet die höchste Punktzahl der Kriteriengruppe 2 (Leistungsfähigkeit). Bei gleicher Punktzahl der Kriteriengruppe 2 entscheidet die höchste Punktzahl des Kriteriums 2.6 (Prozentualer Anteil der Projekte).

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-04-18 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: eGo-Saar
Postanschrift: Talstraße 9
Postort: Saarbrücken
Postleitzahl: 66119
Name des öffentlichen Auftraggebers: Gemeinde Morbach
Postanschrift: Bahnhofstr. 19
Postort: Morbach
Postleitzahl: 54497
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreisverwaltung Germersheim
Postanschrift: Luitpoldplatz 1
Postort: Germersheim
Postleitzahl: 76726
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreisverwaltung Rhein-Lahn
Postanschrift: Insel Silberau 1
Postort: Bad Ems
Postleitzahl: 56130
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreisverwaltung Vulkaneifel
Postanschrift: Mainzer Straße 25
Postort: Daun
Postleitzahl: 54550
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Koblenz
Postanschrift: Willi-Hörter-Platz 1 D
Postort: Koblenz
Postleitzahl: 56068
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Neustadt an der Weinstraße
Postanschrift: Marktplatz 1
Postort: Neustadt an der Weinstraße
Postleitzahl: 67433
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Speyer
Postanschrift: Maximilianstraße 100
Postort: Speyer
Postleitzahl: 67346
Name des öffentlichen Auftraggebers: Verbandsgemeindeverwaltung Hahnstätten
Postanschrift: Austraße 4
Postort: Hahnstätten
Postleitzahl: 65623
Name des öffentlichen Auftraggebers: Verbandsgemeindeverwaltung Altenkirchen
Postanschrift: Rathausstraße 13
Postort: Altenkirchen
Postleitzahl: 57610
Name des öffentlichen Auftraggebers: Verbandsgemeinde Daun
Postanschrift: Leopoldstraße 29
Name des öffentlichen Auftraggebers: Verbandsgemeindeverwaltung Wallmerod
Postanschrift: Gerichtsstraße 1
Postort: Wallmerod
Postleitzahl: 56414
Name des öffentlichen Auftraggebers: KommWis GmbH
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2016-12-21 📅
Datum des Endes: 2022-12-20 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Ausschreibung kommunale DMS/VBS-Gesamtlösung

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Klimaschutz, Energie und Landesplanung
Postanschrift: Stiftstraße 9
Postort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6131162234 📞
Fax: +49 6131162113 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2016/S 020-031025 (2016-01-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-01-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 221 500 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-01-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-01-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 012-018575
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 020-031025
ABl. S-Ausgabe: 12

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: kommunale DMS/VBS-Lösung

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-01-06 📅
Name: Lorenz Orga-Systeme GmbH
Postanschrift: Eschborner Landstraße 75, 60489 Frankfurt am Main
Postort: Hessen
Postleitzahl: 60489
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@lorenz-orga.de 📧
Internetadresse: http://www.lorenz-orga.de 🌏
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Internetadresse: https://mwvlw.rlp.de/de/ministerium/zugeordnete-institutionen/vergabekammer/ 🌏
Quelle: OJS 2017/S 012-018575 (2017-01-13)

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