Beschaffung eines neuen HKR-Verfahrens für das Land Mecklenburg-Vorpommern

DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH

Gegenstand des Auftrags sind die Beschaffung und Einführung eines HKR-Verfahrens für das Land Mecklenburg-Vorpommern. Damit verbunden ist eine Ablösung des derzeit für das (kamerale) Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen eingesetzten Verfahrens „ProFiskal“ und eine Migration der Daten in die zu beschaffende Softwarelösung.
Beschaffungsgegenstand ist somit der dauerhafte Erwerb einer bereits möglichst weitgehend standardisierten Software, welche vom Auftragnehmer auf die konkreten Bedürfnisse des Auftraggebers noch weiter anzupassen ist (durch Customizing ohne Eingriffe in den Quellcode und / oder Programmierleistungen mit Quellcodeeingriffen) und die im Ergebnis den kompletten Haushaltskreislauf abbildet. Der Haushaltskreislauf setzt sich dabei aus den folgenden Aspekten zusammen:
Haushaltsplanung, Haushaltsdurchführung, Mittelbewirtschaftung, Kassenwesen, Vollstreckung, Haushaltsrechnung, Vermögensrechnung.
Zusätzlich umfasst der Vertragsgegenstand auch die Bereitstellung der notwendigen Stammdaten.
Das Projekt zur Einführung des neuen HKR-Verfahrens beginnt mit dem Zuschlag. Die Softwareeinführung des neuen HKR-Verfahrens muss mit einer „Big Bang“ Umstellung erfolgen. Das heißt, dass alle Funktionsbereiche für alle Anwender zu einem Stichtag umgestellt werden müssen. Auch alle Datenübernahmen aus dem Altsystem müssen bis zum Stichtag erfolgt sein, so dass das Altsystem abgeschaltet werden kann. Die Umstellung muss spätestens zum 31.12.2020 (Vertragserfüllungstermin nach EVB-IT Erstellungsvertrag) abgeschlossen sein.
Die Pflege beginnt am 1.1.2021 mit einer Mindestvertragslaufzeit von 15 Jahren. Ferner ist ein GoLive-Support über 18 Monate, beginnend ab dem 1.1.2021 bis zum 30.6.2022 vorgesehen.
Zudem ist der Auftragnehmer nach der Abnahme zur Weiterentwicklung und Anpassung des neuen HKR-Verfahrens verpflichtet. Hierzu gehört, sofern nicht bereits als Pflegeleistung vereinbart auch die Umsetzung von bundes- und landesspezifischen Anforderungen im HKR-Verfahren durch Anpassungen auf Quellcodeebene und / oder Customizing umzusetzen, sofern diese nicht bereits im Standard umgesetzt sind. Der Auftragnehmer ist zudem im Rahmen dieser Weiterentwicklung und Anpassung grundsätzlich zur Umsetzung von neuen Anforderungen aufgrund sich ändernder Bedürfnisse des Auftraggebers, unabhängig davon ob diese auf eine gesetzliche Anforderung zurückzuführen sind, verpflichtet.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-04-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-03-15.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Mach AG

Wer?

• DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH

Wie?

Wo?

• Deutschland › Mecklenburg-Vorpommern

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-03-15	Auftragsbekanntmachung
2018-06-06	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-03-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwareprogrammierung und -beratung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwareprogrammierung und -beratung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH
Postanschrift: Lübecker Straße 283
Postleitzahl: 19059
Postort: Schwerin
Kontakt
Internetadresse: http://www.dvz-mv.de 🌏
E-Mail: n.kamradt@dvz-mv.de 📧
Telefon: +49 3854800431 📞
Fax: +49 385480098431 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-03-15 📅
Einreichungsfrist: 2016-04-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-03-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 056-094266
ABl. S-Ausgabe: 56
Zusätzliche Informationen

Die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb (Bewerbungsbedingungen einschließlich Anlagen) sind in Textform (z. B. per E-Mail) bei der unter I.1) aufgeführten Kontaktstelle anzufordern. Darin sind folgende Kontaktdaten anzugeben: — Unternehmen — Fester Ansprechpartner mit Name, Vorname — Tel./Fax — E-Mail-Adresse Die Kommunikation (Portal, Fax, E-Mail) während der gesamten Durchführung des Vergabeverfahrens erfolgt über die benannten Kontaktdaten. Die Vergabestelle übermittelt den Bewerbern die Zugangsdaten & den Link für den Download der Bewerbungsbedingungen einschließlich Anlagen für den Teilnahmewettbewerb aus dem DVZ-Downloadportal (diese gelten später auch für den Download der Vergabeunterlagen, soweit der Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert wird). Der Download aller im Vergabeverfahren bereitgestellten Dokumente liegt in der Verantwortung des Bewerbers/'Bieters.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffungsgegenstand ist somit der dauerhafte Erwerb einer bereits möglichst weitgehend standardisierten Software, welche vom Auftragnehmer auf die konkreten Bedürfnisse des Auftraggebers noch weiter anzupassen ist (durch Customizing ohne Eingriffe in den Quellcode und / oder Programmierleistungen mit Quellcodeeingriffen) und die im Ergebnis den kompletten Haushaltskreislauf abbildet. Der Haushaltskreislauf setzt sich dabei aus den folgenden Aspekten zusammen:

Haushaltsplanung, Haushaltsdurchführung, Mittelbewirtschaftung, Kassenwesen, Vollstreckung, Haushaltsrechnung, Vermögensrechnung.

Zusätzlich umfasst der Vertragsgegenstand auch die Bereitstellung der notwendigen Stammdaten.

Das Projekt zur Einführung des neuen HKR-Verfahrens beginnt mit dem Zuschlag. Die Softwareeinführung des neuen HKR-Verfahrens muss mit einer „Big Bang“ Umstellung erfolgen. Das heißt, dass alle Funktionsbereiche für alle Anwender zu einem Stichtag umgestellt werden müssen. Auch alle Datenübernahmen aus dem Altsystem müssen bis zum Stichtag erfolgt sein, so dass das Altsystem abgeschaltet werden kann. Die Umstellung muss spätestens zum 31.12.2020 (Vertragserfüllungstermin nach EVB-IT Erstellungsvertrag) abgeschlossen sein.

Die Pflege beginnt am 1.1.2021 mit einer Mindestvertragslaufzeit von 15 Jahren. Ferner ist ein GoLive-Support über 18 Monate, beginnend ab dem 1.1.2021 bis zum 30.6.2022 vorgesehen.

Zudem ist der Auftragnehmer nach der Abnahme zur Weiterentwicklung und Anpassung des neuen HKR-Verfahrens verpflichtet. Hierzu gehört, sofern nicht bereits als Pflegeleistung vereinbart auch die Umsetzung von bundes- und landesspezifischen Anforderungen im HKR-Verfahren durch Anpassungen auf Quellcodeebene und / oder Customizing umzusetzen, sofern diese nicht bereits im Standard umgesetzt sind. Der Auftragnehmer ist zudem im Rahmen dieser Weiterentwicklung und Anpassung grundsätzlich zur Umsetzung von neuen Anforderungen aufgrund sich ändernder Bedürfnisse des Auftraggebers, unabhängig davon ob diese auf eine gesetzliche Anforderung zurückzuführen sind, verpflichtet.

Referenznummer: IT 003-2016
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Schwerin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Darstellung und Struktur des Bewerbers

2. Eigenerklärung zum Nichtbestehen der Ausschlussgründe nach § 6 EG Abs. 4 sowie § 6 EG Abs. 6 c) und e) VOL/A

3. Eigenerklärung zum Nichtbestehen von Ausschlussgründen wegen Insolvenz, Liquidation, AEntG

4. Eigenerklärung zum Nichtbestehen von Ausschlussgründen wegen Steuern und Abgaben

5. Eigenerklärung zum VgG M-V (Mindestlohn, ILO-Kernarbeitsnormen)

6. Geheimhaltungserklärung

7. Eigenerklärung zur Einhaltung von Regelungen zu Datenschutz und Datensicherheit

8. Kopie eines aktuellen Handelsregisterauszuges (nicht älter als sechs Monate)

Der Auftraggeber stellt für die Nachweise 1 bis 7 zwingend zu verwendende Formulare zur Verfügung. Weitere Details ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen und deren Anlagen (siehe zur Anforderung unter VI.3).

Bei Bewerbergemeinschaften sind die geforderten Nachweise von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesondert abzugeben.

Soweit der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs auf wesentliche Ressourcen von Dritten/Nachunternehmen zurückgreifen will, sind die vorgenannten Erklärungen und Nachweise ebenfalls in Bezug auf die Dritten/Nachunternehmer vorzulegen.

Der Nachunternehmer hat zudem eine schriftliche und verbindlich unterzeichnete Erklärung abzugeben, dass der Bewerber im Falle der Auftragserteilung über die Ressourcen des Nachunternehmers verfügen kann.

Die Vergabestelle behält sich gemäß § 19 EG Abs. 2 VOL/A vor, fehlende oder unvollständige Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung von Unterlagen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Gesamtjahresumsatz (brutto) aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren,

2. Gesamtzahl der durchschnittlich fest angestellten Mitarbeiter (MA) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren,

3. Gesamtzahl der durchschnittlich fest angestellten Mitarbeiter(MA) für kundenspezifische Anpassungs- und Weiterentwicklungsleistungen an einer HKR-Software (z. B. Konzepte, Programmierung & Customizing) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren – ausgenommen MA für Entwicklung der HKR-Software selbst -,

4. Second-Level-Support: Durchschnittliche Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter (MA) im Unternehmen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren

5. Kopie einer aktuellen unterzeichneten Bankerklärung der gegenwärtigen Finanz- und Liquiditätslage des Bewerbers einer unter staatlicher Kontrolle stehenden Bank oder eines vergleichbaren Kreditinstituts (nicht älter als sechs Monate)

Der Auftraggeber stellt für die Nachweise 1 bis 4 zwingend zu verwendende Formulare zur Verfügung. Weitere Details (inkl. Bewertungsmatrix zu den in III.2.2 und III.2.3 genannten Eignungskriterien, siehe auch unter IV.1.2) ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen und deren Anlagen (siehe zur Anforderung unter VI.3).

Bei Bewerbergemeinschaften sind die geforderten Nachweise von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesondert abzugeben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Unternehmen: Projektreferenzen bzgl. Betreuungsleistungen, Weiterentwicklung, Anpassung und Support einer kameralen Buchhaltungssoftware mit ca. 2.000 Nutzern oder größer aus den letzten drei Jahren – maximal 10 Referenzen, maximal 2 A4-Seiten pro Referenz,

2. Gesamtprojektleiter: Projektreferenzen über ein Softwareeinführungsprojekt in mit dem Auftragsgegenstand vergleichbarer Größe – maximal 10 Referenzen, maximal 2 A4-Seiten pro Referenz,

3. Stellvertreter des Gesamtprojektleiters: Projektreferenzen über ein Softwareeinführungsprojekt in mit dem Auftragsgegenstand vergleichbarer Größe – maximal 10 Referenzen, maximal 2 A4-Seiten pro Referenz,

4. Consultants: Referenzen über die Beteiligung an Einführungs- und/oder Weiterentwicklungsprojekten einer kameralen Buchhaltungssoftware – für maximal 10 Consultants maximal je 10 Referenzen, maximal 2 A4-Seiten pro Referenz,

5. Customizing/Programmierung einer kameralen Buchhaltungssoftware oder sonstiger Software: Durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter (MA) im Unternehmen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren,

6. Schulungsdozenten für eine kamerale Buchhaltungssoftware oder sonstiger Software: Durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter (MA) im Unternehmen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren,

7. Technische Konzeption (insb. zu Migration, Schnittstellen & IT-Infrastruktur) Projektreferenzen des Unternehmens, – maximal 10 Referenzen, maximal 2 A4-Seiten pro Referenz,

8. Technische Konzeption (insb. zu Migration, Schnittstellen & IT-Infrastruktur) Projektreferenzen der Mitarbeiter (MA) – für maximal 10 Mitarbeiter maximal je 10 Referenzen, maximal 2 A4-Seiten pro Referenz.

Der Auftraggeber stellt für die Nachweise 1 bis 8 zwingend zu verwendende Formulare zur Verfügung. Weitere Details (inkl. Bewertungsmatrix zu den in III.2.2 und III.2.3 genannten Eignungskriterien, siehe auch unter IV.1.2) ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen und deren Anlagen (siehe zur Anforderung unter VI.3).

Bei Bewerbergemeinschaften sind die geforderten Nachweise von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesondert abzugeben.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

— Vertragserfüllungs- und Mängelgewährleistungsbürgschaft,

— Marktübliche Industriehaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Rechtsform mit gesamtschuldnerischer Haftung aller Mitglieder der Bietergemeinschaft für die Leistungserbringung.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Auswahlkriterien:

Die in Ziffer III.2.1 genannten Nachweise führen bei Nichtvorlage zum Ausschluss des Teilnahmeantrags (s.a. in den Bewerbungsbedingungen). Die Bewertung der vom Bewerber in Ziffern III.2.2 und III. 2.3 geforderten Nachweise erfolgt nach dem in den Bewerbungsbedingungen und seinen Anlagen im Detail dargestellten Punkte- & Gewichtungssystem samt zu erreichenden Mindestpunktzahlen (Bewertungsmatrix laut Anlage 14 der Bewerbungsbedingungen). Sollte sich nach obiger Bewertung keine eindeutige Rangfolge ergeben (siehe zu diesen Fallkonstellationen die Bewerbungsbedingungen), wird per Losziehung entschieden. Die Losziehung erfolgt unter notarieller Aufsicht und in Anwesenheit der Vergabestelle. Über die Durchführung der Losziehung und deren Ergebnis wird ein Protokoll erstellt und notariell beurkundet.

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-06-15 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Name des öffentlichen Auftraggebers: Land Mecklenburg-Vorpommern, vertreten durch das Finanzministerium
Postanschrift: Schlossstraße 9-11
Postleitzahl: 19053
Kontakt
Kontaktperson: Frau Nancy Kamradt
Internetadresse: www.dvz-mv.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: IT 003-2016
Zusätzliche Informationen

— Unternehmen

— Fester Ansprechpartner mit Name, Vorname

— Tel./Fax

— E-Mail-Adresse

Die Kommunikation (Portal, Fax, E-Mail) während der gesamten Durchführung des Vergabeverfahrens erfolgt über die benannten Kontaktdaten.

Die Vergabestelle übermittelt den Bewerbern die Zugangsdaten & den Link für den Download der Bewerbungsbedingungen einschließlich Anlagen für den Teilnahmewettbewerb aus dem DVZ-Downloadportal (diese gelten später auch für den Download der Vergabeunterlagen, soweit der Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert wird).

Der Download aller im Vergabeverfahren bereitgestellten Dokumente liegt in der Verantwortung des Bewerbers/'Bieters.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Bau und Tourismus Mecklenburg-Vorpommern
Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@wm.mv-regierung.de 📧
Telefon: +49 3855885160 📞
Internetadresse: http://www.regierung-mv.de 🌏
Fax: +49 3855884855817 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist gemäß § 107 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2016/S 056-094266 (2016-03-15)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-06-06)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +49 3854800-431 📞
Fax: +49 385480098-431 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-06-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-06-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 108-247173
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 056-094266
ABl. S-Ausgabe: 108

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Schwerin

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Leistung (50)
2. Preis (50)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-04-27 📅
Name: Mach ag
Postanschrift: Wielandstraße 14
Postort: Lübeck
Postleitzahl: 23558
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@wm.mv-regierung.de 📧

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Gesundheit Mecklenburg-Vorpommern
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Vergabekammern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Gesundheit Mecklenburg-Vorpommern
Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Telefon: +49 3855885160 📞
Internetadresse: http://www.regierung-mv.de 🌏
Fax: +49 3855884855817 📠
Quelle: OJS 2018/S 108-247173 (2018-06-06)

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