Beschaffung und flächendeckende Einführung einer HKR-Softwarelösung für das Land Berlin einschließlich Implementierung, Wissenstransfer sowie Pflege und Wartung

Kurze Beschreibung

Gegenstand des zu vergebenden Auftrags ist die Beschaffung und flächendeckende Einführung einer Softwarelösung für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen („HKR“) des Landes Berlin einschließlich Implementierung, Wissenstransfer sowie Pflege und Wartung. Damit verbunden ist auch die Ablösung des derzeit im Land Berlin eingesetzten HKR-Verfahrens ProFiskal. Die neue Softwarelösung soll ab 2021 von allen zwölf Bezirksverwaltungen, der Senatskanzlei, den Senatsverwaltungen und deren nachgeordneten Einrichtungen, den Verwaltungen des Abgeordnetenhauses, des Verfassungsgerichtshofes, des Rechnungshofes, des Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit sowie vom IT-Dienstleistungszentrum Berlin und der Verwaltungsakademie Berlin eingesetzt werden. Die neue Softwarelösung wird landesweit etwa 10 000 Nutzerinnen und Nutzer haben.

Zusätzliche Informationen

(A) Die Vergabeunterlagen werden zum Schutz der Vertraulichkeit von Informationen nur nach vorheriger Einreichung einer vom Auftragsinteressenten unterzeichneten Vertraulichkeitserklärung bereit gestellt. Auftragsinteressenten müssen das Formblatt für diese Vertraulichkeitserklärung zunächst bei der unter Ziff. I. 1) genannten Kontaktstelle (Zirngibl Rechtsanwälte Partnerschaft mbB) per E-Mail an vergabestelle@zl-legal.de anfordern. Nach Erhalt des Formblatts – ebenfalls per E-Mail – muss der Auftragsinteressent die unterzeichnete Erklärung wiederum per E-Mail an vergabestelle@zl-legal.de übermitteln. Nach Eingang der Erklärung wird dem Auftragsinteressenten umgehend die elektronische Adresse samt Zugangsdaten benannt, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können.

(B) Für die Erstellung des Teilnahmeantrags werden vom Auftraggeber bis auf die Formblätter zu den beiden Eigenerklärungen gemäß Ziff. III.1.2) (7) und das Formblatt zu den Referenzangaben gem. Ziff. III.1.3) (4) keine weiteren Formblätter zur Verfügung gestellt. Neben dem Formblatt bezüglich der nachzuweisenden Referenzen gem. Ziff. III.1.3) (4) haben die Bewerber zusätzlich eine Referenzdarstellung auf eigener Unterlage (max. 2 DIN A4-Seiten pro Referenz) einzureichen.

(C) Anfragen sind frühzeitig per E-Mail an die unter Ziff. I.1) genannte Kontaktstelle (Zirngibl Rechtsanwälte Partnerschaft mbB) zu richten. Diese behält sich vor, nur Anfragen zu beantworten, die bis zum 9.12.2016 gestellt wurden.

(D) Die Teilnahmeanträge sind spätestens zu dem unter Ziff. IV.2.2) festgelegten Termin in einem verschlossenen Umschlag und unter eindeutiger Kennzeichnung als Teilnahmeantrag in diesem Verfahren bei der unter Ziff. I.1) genannten Kontaktstelle (Zirngibl Rechtsanwälte Partnerschaft mbB) einzureichen (nicht per Fax oder E-Mail). Die Teilnahmeanträge sind zusätzlich in digitaler Form auf einem üblichen Datenträger (z. B. USB-Stick, CD-ROM) – ebenfalls in dem Umschlag – zu übergeben. Der Teilnahmeantrag soll in Anlehnung an die Struktur der Bekanntmachung gegliedert werden.

(E) Sofern sich Bewerbergemeinschaften bewerben, ist mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Bewerbergemeinschaftserklärung vorzulegen, in der ein bevollmächtigter Vertreter für das gesamte Vergabeverfahren benannt wird und die gesamtschuldnerische Haftung der Mitglieder im Auftragsfall erklärt wird. Die unter Ziff. III.1.2) (1) und (2) und Ziff. III.1.2) (6) und (7) genannten Erklärungen sind in diesem Fall von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Im Übrigen wird die Eignung der Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft (Referenzen, Umsatzzahlen etc.) kumulativ berücksichtigt.

(F) Wenn ein Bewerber die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle oder die technische und berufliche Leistungsfähigkeit in Anspruch nehmen will, gilt § 47 VgV. Der Auftraggeber überprüft in diesem Fall im Rahmen der Eignungsprüfung, ob die Unternehmen, deren Kapazitäten der Bewerber für die Erfüllung bestimmter Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, die entsprechenden Eignungskriterien erfüllen und ob Ausschlussgründe vorliegen. Sollte diese Prüfung ergeben, dass ein anderes Unternehmen ein entsprechendes Eignungskriterium nicht erfüllt oder dass bei diesem zwingende oder fakultative Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB vorliegen, muss der Bewerber dieses innerhalb einer vom Auftraggeber noch zu bestimmenden Frist ersetzen. Für den Fall, dass ein Bewerber die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch nehmen will, verlangt der Auftraggeber zudem eine entsprechende gemeinsame Haftung des Bewerbers und des anderen Unternehmens für die Auftragsausführung.

Kurze Beschreibung

Gegenstand des zu vergebenden Auftrags ist die Beschaffung und flächendeckende Einführung einer Softwarelösung für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen („HKR“) des Landes Berlin einschließlich Implementierung, Wissenstransfer sowie Pflege und Wartung. Damit verbunden ist auch die Ablösung des derzeit im Land Berlin eingesetzten HKR-Verfahrens ProFiskal. Die neue Softwarelösung soll von allen zwölf Bezirksverwaltungen, der Senatskanzlei, den Senatsverwaltungen und deren nachgeordneten Einrichtungen, den Verwaltungen des Abgeordnetenhauses, des Verfassungsgerichtshofes, des Rechnungshofes, des Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit sowie vom IT-Dienstleistungszentrum Berlin und der Verwaltungsakademie Berlin eingesetzt werden. Die neue Softwarelösung wird landesweit etwa 10 000 Nutzerinnen und Nutzer haben. Im Land Berlin wird das kameralistische Rechnungswesen angewandt, das durch eine Kosten-und Leistungsrechnung (KLR) zu internen Steuerungszwecken ergänzt wird (sog. „Erweiterte Kameralistik“). Ziele der KLR im Land Berlin sind dabei vorrangig die Bereitstellung von Informationen durch Abbildung von Kosten in Bezug auf Leistungen sowie die Schaffung der Grundlagen für eine Verteilung der Mittel und eine interne Haushalts-Budgetierung. Bei der zu beschaffenden Software sollte es sich um eine weitgehend standardisierte Software handeln, die nach Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse und Belange des Auftraggebers als umfassendes IT-Querschnittsverfahren den kompletten Haushaltskreislauf des Landes Berlin nebst weitergehender betriebswirtschaftlicher Funktionalitäten abzudecken hat. Insofern sollen sowohl kameralistische Anwendungskomponenten, die von der Aufstellung des Haushaltsplans (einschließlich Finanz- und Investitionsplanung) über die Mittelbewirtschaftung und das Kassenwesen (einschließlich Mahnung und Vollstreckung) bis zur Haushaltsrechnung reichen, als auch betriebswirtschaftliche Anwendungskomponenten, die insbesondere eine systematische Erfassung aller Leistungen der Berliner Verwaltung und der dabei entstehenden Kosten in Form von Verwaltungsprodukten sowie eine Vermögensrechnung ermöglichen, zum Einsatz kommen. Mit der zu beschaffenden Softwarelösung sollen alle finanzwirtschaftlichen Kernprozesse im Land Berlin abgebildet und – hinsichtlich der Daten des Haushaltswesens und der KLR – ein verwaltungsweites Informations- und Berichtssystem ermöglicht werden. Nach der Auftragserteilung (voraussichtlich Ende 2017) soll der Auftragnehmer zunächst bis Ende 2018 eine Landesreferenzlösung entwickeln und die zur Einführung erforderlichen funktionalen und nicht-funktionalen technischen Feinkonzepte erstellen. Anschließend ist eine Pilotierung nebst evaluativem Produktivbetrieb (bis Ende 2019) geplant, die in einen landesweiten Rollout der neuen Softwarelösung, ausgestaltet als Wellen-Rollout (bis Ende 2020), mündet. Der flächendeckende Echtbetrieb soll am 1.1.2021 erreicht sein, wobei die Betriebsverantwortung für einen begrenzten Zeitraum auch danach noch beim Auftragnehmer liegen soll. Mit dem 1.1.2021 beginnt die Pflege und Wartung der neuen Softwarelösung.

Befähigung zur Berufsausübung

Der Bewerber hat je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem er niedergelassen ist, entweder einen aktuellen Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats einzureichen (zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist gem. Ziff. IV.2.2 möglichst nicht älter als 6 Monate – Kopie ausreichend) oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Nachweise sind zwingend ins Deutsche zu übersetzen.

Mindeststandards

Kumulierter Gesamtumsatz von mindestens 30 000 000 EUR in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Kumulierter Umsatz von mindestens 15 000 000 EUR in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Institutionen aus dem öffentlichen Sektor (Gebietskörperschafen = Bund, Länder, Kommunen und Kommunalverbände, Anstalten öffentlichen Rechts, kirchliche Einrichtungen, Universitäten).

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auswahl unter den Teilnahmeanträgen, welche die formalen Anforderungen – insbesondere auch die geforderten Mindestanforderungen – erfüllen, erfolgt anhand der folgenden Kriterien: (1) Gesamtanzahl der Mitarbeiter im Unternehmen gem. Ziff. III.1.3) Nr. (1), die im Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand (Implementierung und/oder Betrieb [Pflege, Wartung und Support] und/oder Weiterentwicklung HKR-Verfahren im öffentlichen Sektor) eingesetzt werden, bezogen auf den Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre. Gewichtung: 4 %. Punktvergabe (max. 5 Punkte): Gesamtanzahl der Mitarbeiter gem. Ziff. III.1.3) Nr. (1) > 200: 5 Punkte. Gesamtanzahl der Mitarbeiter gem. Ziff. III.1.3) Nr. (1) <= 200 Mitarbeiter: 3 Punkte. Gesamtanzahl der Mitarbeiter gem. Ziff. III.1.3) Nr. (1) < 100: 1 Punkt. (2) Gesamtanzahl der Mitarbeiter im Unternehmen gem. Ziff. III.1.3) Nr. (2), die im Zusammenhang mit Beratung hinsichtlich des Auftragsgegenstandes (Implementierung und/oder Betrieb [Pflege, Wartung und Support] und/oder Weiterentwicklung HKR-Verfahren im öffentlichen Sektor) eingesetzt werden, bezogen auf den Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre. Gewichtung: 8 %. Punktvergabe (max. 5 Punkte): Gesamtanzahl der fachlichen Mitarbeiter im Bereich Beratung gem. Ziff. III.1.3) Nr. (2) > 50: 5 Punkte. Gesamtanzahl der fachlichen Mitarbeiter im Bereich Beratung gem. Ziff. III.1.3) Nr. (2) <= 50: 3 Punkte. Gesamtanzahl der fachlichen Mitarbeiter im Bereich Beratung gem. Ziff. III.1.3) Nr. (2) < 10: 1 Punkt. (3) Gesamtanzahl der Mitarbeiter im Unternehmen gem. Ziff. III.1.3) Nr. (3), die im Zusammenhang mit Programmierungen hinsichtlich des Auftragsgegenstandes (Implementierung und/oder Betrieb [Pflege, Wartung und Support] und/oder Weiterentwicklung HKR-Verfahren im öffentlichen Sektor) eingesetzt werden, bezogen auf den Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre. Gewichtung: 8 %. Punktvergabe (max. 5 Punkte): Gesamtanzahl der fachlichen Mitarbeiter im Bereich Programmierung gem. Ziff. III.1.3) Nr. (3) > 10: 5 Punkte. Gesamtanzahl der fachlichen Mitarbeiter im Bereich Programmierung gem. Ziff. III.1.3) Nr. (3) <= 10: 3 Punkte. Gesamtanzahl der fachlichen Mitarbeiter im Bereich Programmierung gem. Ziff. III.1.3) Nr. (3) < 5: 1 Punkt. (4) Referenzen des Bewerbers gem. Ziff. III.1.3) Nr. (4) mit kameralen Bezügen. Gewichtung: 30 %. Punktvergabe (max. 5 Punkte): Für jede die Anforderungen gem. Ziff. III.1.3) Nr. (4) erfüllende Referenz mit Bezügen zu Kameralistik bzw. erweiterter Kameralistik bis einschließlich zur fünften Referenz erhält der Bewerber einen Punkt. (5) Referenzen des Bewerbers gem. Ziff. III.1.3) Nr. (4) im Bereich HKR-Implementierung. Gewichtung: 30 %. Punktvergabe (max. 5 Punkte): Für jede die Anforderungen gem. Ziff. III.1.3) Nr. (4) erfüllende Referenz im Bereich HKR-Implementierung (kein reines Projektmanagement) mit einer Nutzerzahl von mehr als 3 000 bis einschließlich zur fünften Referenz erhält der Bewerber einen Punkt. (6) Referenzen des Bewerbers gem. Ziff. III.1.3) Nr. (4) über Pflege und Wartung HKR-Verfahren. Gewichtung: 20 %. Punktvergabe (max. 5 Punkte): Für jede die Anforderungen gem. Ziff. III.1.3) Nr. (4) erfüllende Referenz über Pflege und Wartung HKR-Verfahren mit mehr als 9 000 Nutzern bis einschließlich zur fünften Referenz erhält der Bewerber einen Punkt. Die genannten Kriterien gemäß Ziff. II.2.9) Nr. (4) bis (6) können durch eine oder mehrere Referenzen erfüllt werden. Insgesamt sollen nicht mehr als 15 Referenzen nachgewiesen werden. Die erzielten Punkte werden mit der für das jeweilige Auswahlkriterium angegebenen Gewichtung multipliziert. Es können so insgesamt maximal 500 Punkte erreicht werden. Erreichen mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl, entscheidet die höchste Gesamtanzahl Mitarbeiter im Unternehmen gem. Ziff. III.1.3) Nr. (1), die im Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand eingesetzt werden, bezogen auf den Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Bei Verstößen gegen Vergabevorschriften kann auf Antrag ein Nachprüfungsverfahren bei der obengenannten Vergabekammer eingeleitet werden. Voraussetzung für die Einlegung eines Nachprüfungsantrags ist das Vorliegen der Anforderungen des § 160 Abs. 3 GWB. In diesem Zusammenhang sind Verstöße gegen Vergabevorschriften, die der Antragsteller im Vergabeverfahren erkannt hat, innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis über den Vergaberechtsverstoß gegenüber der Vergabestelle zu rügen. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Weiterhin dürfen bis zudem Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sein.