Digitaler Rechnungsworkflow

Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts

Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows (inkl. Software, Softwarepflege, Implementierung).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-06-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-05-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• WMD Vertrieb GmbH

Wer?

• Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Deutschland › Bremen
• Deutschland › Schleswig-Holstein

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-05-26	Auftragsbekanntmachung
2016-10-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-05-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Kurze Beschreibung:

Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows (inkl. Software, Softwarepflege, Implementierung).

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bremen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts
Postanschrift: Altenholzer Straße 10-14
Postleitzahl: 24161
Postort: Altenholz
Kontakt
Internetadresse: http://www.dataport.de 🌏
E-Mail: dataportvergabe3811@dataport.de 📧
URL der Dokumente: http://www.dataport.de/unsereloesungen/beratungundservice/Seiten/vergabeverfahren.aspx 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-05-26 📅
Einreichungsfrist: 2016-06-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-05-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 103-183762
ABl. S-Ausgabe: 103
Zusätzliche Informationen

Fragen und erbetene zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen sind bis zu dem unter Nr. 4.1 der Teilnahmeunterlage genannten Termin (Schluss des Frageforums) an die o. a. Kontaktadresse zu richten. Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen Bewerbern, die die Vergabeunterlagen angefordert haben, unaufgefordert an dem unter Nr. 4.1. der Teilnahmeunterlage aufgeführten Datum per E-Mail zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich der Auftraggeber Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird der Auftraggeber Auskünfte, die nur den fragenden Bewerber betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bewerber nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bewerbers verletzen. Ebenso wird der Auftraggeber unter Umständen Auskünfte schon vor dem unter Ziffer 4.1 aufgeführten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage/n eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Auskünfte im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft der Auftraggeber im jeweiligen Einzelfall, ob er Antworten versendet. Ist bereits jetzt oder wird im Laufe des Vergabeverfahrens die Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder eines vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens über das Vermögen des Bewerbers eröffnet oder beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt, oder befindet sich der Bewerber bereits jetzt oder im Laufe des Vergabeverfahrens in Liquidation oder stellt er seine Tätigkeit ein, so ist dies über die unter Nr. 4.2.1. der Teilnahmeunterlage angeführte E-Mail-Adresse unverzüglich mitzuteilen. Ebenso mitzuteilen ist jeder Umstand, der eine/mehrere Erklärung/en des Antragsdeckblatt nachträglich in Frage stellt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Ausschreibungsgegenstand ist die „Einführung eines digitalen Rechnungs-workflows (inkl. Software, Softwarepflege, Implementierung)“. Erwartet wird, dass sich die Workflow-Lösung nahtlos in das vorhandene Dokumentenmanagement- bzw. Vorgangsbearbeitungssystem (PDV VIS) oder alternativ in das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesensystem (SAP ERP) integriert. Zwingend erforderlich ist bei beiden Alternativen, dass der Workflow in einer Buchung im HKR-System mündet (je nach Prozess und Dienststelle in den SAP-Modulen MM, PSM und/oder FI sowie weiterer Module entsprechend der in SAP hinterlegten Fortschreibungslogik).

Für digitale Rechnungen sind die Syntaxen: ZUGFeRD (Basic- und Comfort-Profil) und PEPPOL-UBL zu unterstützen. Weitere Formate, wie der zukünftige nationale Standard XRechnung, müssen dabei nachträglich implementiert werden können.

Die Workflow-Lösung soll generische Prozessketten in der Rechnungsverarbeitung zu Bestellvorgängen mit und ohne Bestellbezug (Nutzung von SAP MM) unterstützen. Die Standardprozesse, wie z. B. sachlich und rechnerische Prüfung, Bearbeitung in der Clearingstelle, Anordnung etc., müssen in beliebiger Reihenfolge und Häufigkeit erfolgen können, das heißt, es sind in den Dienststellen individualisierte Prozessabläufe von der Workflow-Software zu unterstützen. Hierbei ist sowohl die kamerale Haushaltsführung (abgebildet über SAP PSM) als auch die doppische Buchführung (SAP FI) zu unterstützen.

Die Workflow-Lösung muss über ein Rechnungseingangsbuch verfügen. Dieses muss zum Beispiel einen über das Berechtigungskonzept geregelten Überblick über alle eingegangenen Rechnungen bieten, sowie Auskunft über Fehler und den jeweiligen Bearbeitungsstatus liefern.

Von der Workflow-Lösung wird erwartet, dass sie, sofern sie nicht ohnehin mit dem Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem VIS verknüpft ist, über eine SAP-ArchiveLink-Schnittstelle (mit Zertifizierung der SAP® AG) verfügt und sämtliche Rechnungsunterlagen, Anlagen sowie Protokolle an eine revisionssichere elektronische Ablage übergeben kann.

Es wird erwartet, dass der Anbieter die BSI Grundschutzanforderungen erfüllt. Besondere Anforderungen sind an die Softwareergonomie und die Barrierefreiheit gestellt. Vom Auftragnehmer zu berücksichtigende Regelwerke sind in diesem Zusammenhang mindestens die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) sowie die DIN EN ISO 9241, hier vor allem der Teil 110.

Über die Workflow-Lösung sollen für die bremische Kernverwaltung ca. 250 Tsd. Rechnungen p.a. verarbeitet werden. Ein Rollout über die gesamte bremische Verwaltung mit der entsprechenden Steigerungsrate in der Rechnungsverarbeitung muss bereits eingeplant werden.

Vom Softwareanbieter soll der Freien Hansestadt Bremen eine Landeslizenz zur Verfügung gestellt werden. Berechnungsgrundlage können dabei die 250 Tsd. Rechnungen p.a. und/oder ca. 5 Tsd. Softwareanwender sein.

Für die Ausführung dieser Leistungen werden gemäß § 128 Abs. 4 Satz 2 GWB zusätzliche Anforderungen (Ausführungsbedingungen) gestellt. Dazu werden von den Bewerbern entsprechende verbindliche Verpflichtungserklärungen mit Unterzeichnung des Antragsdeckblatts abgegeben, dass sie die an die Ausführung gerichteten zusätzlichen Anforderungen im Fall eines Zuschlags einhalten werden.

Dauer: 96 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Nach erfolgter Einführung soll ein Pflegevertrag mit einer Laufzeit von 8 Jahren geschlossen werden. Im Rahmen der Verhandlungen soll auch über die Laufzeit und optionale Verlängerungen verhandelt werden.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bremen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

— deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,

— keine Anwendung der „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung,

— Erklärungen zu Tariftreue- und Vergabegesetz der Freien Hansestadt Bremen (TtVG),

— Erklärung zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Mindestens drei geeignete Bewerber mit der höchsten Benotung gemäß Ziffer 5.4.2.2. werden zu Vertragsverhandlungen aufgefordert. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, weitere Unternehmen zu Vertragsverhandlungen aufzufordern, wenn die Art bzw. Anzahl der Bewerbungen dies begründet.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.dataport.de 🌏
Dokumente URL: http://www.dataport.de/unsereloesungen/beratungundservice/Seiten/vergabeverfahren.aspx 🌏
Postanschrift: Billstraße 82
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20539
Kontaktperson: Raum 310, Geschäftszimmer
E-Mail: dataportvergabe3811@dataport.de 📧
Land: Hamburg 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen Bewerbern, die die Vergabeunterlagen angefordert haben, unaufgefordert an dem unter Nr. 4.1. der Teilnahmeunterlage aufgeführten Datum per E-Mail zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich der Auftraggeber Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird der Auftraggeber Auskünfte, die nur den fragenden Bewerber betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bewerber nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bewerbers verletzen. Ebenso wird der Auftraggeber unter Umständen Auskünfte schon vor dem unter Ziffer 4.1 aufgeführten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage/n eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Auskünfte im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft der Auftraggeber im jeweiligen Einzelfall, ob er Antworten versendet.

Ist bereits jetzt oder wird im Laufe des Vergabeverfahrens die Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder eines vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens über das Vermögen des Bewerbers eröffnet oder beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt, oder befindet sich der Bewerber bereits jetzt oder im Laufe des Vergabeverfahrens in Liquidation oder stellt er seine Tätigkeit ein, so ist dies über die unter Nr. 4.2.1. der Teilnahmeunterlage angeführte E-Mail-Adresse unverzüglich mitzuteilen.

Ebenso mitzuteilen ist jeder Umstand, der eine/mehrere Erklärung/en des Antragsdeckblatt nachträglich in Frage stellt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer der Freien Hansestadt Bremen
Postanschrift: Contrescarpe 72
Postort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 42136110333 📞
E-Mail: vergabekammer@bau.bremen.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 160 GWB Einleitung, Antrag.

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“

Darüber hinaus bittet der Auftraggeber, Rügen an die in Ziffer 4.2.1. der Teilnahmeunterlage genannte Kontaktadresse per E-Mail zu senden.

Quelle: OJS 2016/S 103-183762 (2016-05-26)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-10-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 363 844 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-10-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-10-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 194-349319
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 103-183762
ABl. S-Ausgabe: 194

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Ausschreibungsgegenstand ist die „Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows (inkl. Software, Softwarepflege, Implementierung)“. Erwartet wird, dass sich die Workflow-Lösung nahtlos in das vorhandene Dokumentenmanagement- bzw. Vorgangsbearbeitungssystem (PDV VIS) oder alternativ in das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesensystem (SAP ERP) integriert. Zwingend erforderlich ist bei beiden Alternativen, dass der Workflow in einer Buchung im HKR-System mündet (je nach Prozess und Dienststelle in den SAP-Modulen MM, PSM und/oder FI sowie weiterer Module entsprechend der in SAP hinterlegten Fortschreibungslogik).

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Gewichtung des Preises: 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-10-04 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
Quelle: OJS 2016/S 194-349319 (2016-10-05)

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