Digitalisierung und Vernichtung von Papierakten

Menge oder Umfang

Die BG RCI geht davon aus, dass insgesamt ca. 258 500 Akten zu digitalisieren sind. Sie schätzt das durchschnittliche Aktenvolumen auf ca. 265 Blatt, so dass sich eine Gesamtblattzahl von ca. 70 Millionen ergibt. Die Akten verteilen sich in etwa wie folgt auf die nachfolgenden Standorte:— GSt Saarbrücken: ca. 6.500 Akten— BD Köln: ca. 51.700 Akten— BD Bochum: ca. 44.800 Akten— BD Mainz, GSt Frankfurt: ca. 31.200 Akten— BD Gera, GSt Halle, GSt Dresden: ca. 44.300 Akten— BD Nürnberg: ca. 28.800 Akten— BD Heidelberg: ca. 19.600 Akten— BD Langenhagen, GSt Hamburg: ca. 28.600 Akten— KC Ausland (Heidelberg): ca. 3.100 Akten.

Zusätzliche Informationen

a) Für die Abgabe der Teilnahmeanträge sollen Bewerber/Bewerbergemeinschaften die vom Auftraggeber vorbereiteten Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb verwenden. Die Vorlage und die Vergabeunterlagen können unter dem folgenden Link abgefordert werden http://www.bgrci.de/ausschreibungen/.

b) Fragen können bis zum 27. Januar 2017, 13:00 Uhr ausschließlich per E-Mail an die Adresse DL-Beschaffung@bgrci.de gerichtet werden. Später eingehende Fragen werden grundsätzlich nicht beantwortet bzw. nicht berücksichtigt. Mündlich oder in anderer Form gestellte Fragen werden nicht beantwortet. Die Auftraggeberin wird die Fragen und Antworten zum Teilnahmewettbewerb und Angebotsverfahren aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung allen interessierten Unternehmen anonymisiert und einheitlich zur Verfügung stellen. Fragen, die Geschäftsgeheimnisse eines Bewerbers betreffen, werden nur diesem Bewerber gegenüber beantwortet.

c) Die Vorlage für die Teilnahmeanträge ist an den dafür vorgesehenen Stellen vollständig auszufüllen sowie entsprechend zu unterzeichnen. Für den Teilnahmeantrag ist die Textform im Sinne des § 126b BGB ausreichend, so dass eingescannte oder gefaxte Unterschriften dem Formerfordernis genügen. Der Teilnahmeantrag muss in einem verschlossenen Umschlag bis spätestens zum 31.01.2017, 13:00 Uhr (Ortszeit) der Vergabestelle – KC IT Beschaffung, Theodor-Heuss-Straße 160, 30853 Langenhagen zugegangen sein.

d) Der Teilnahmeantrag soll in zweifacher Ausfertigung eingereicht werden (ein Original, eine Kopie und eine elektronische Kopie auf einem elektronischen Speichermedium). Sowohl das Original als auch die Kopie sind in gebundener Form einzureichen. Das Original ist als solches zu kennzeichnen. Das Einreichen der Bewerbung per Fax oder als E-Mail ist nicht ausreichend.

e) Bewerber, welche die nach Abschnitt III.2.1) und III.2.3) dieser Bekanntmachung geforderten Eigenerklärungen nicht vorlegen, können vom Verfahren ausgeschlossen werden. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Erklärungen und Nachweise nachzufordern. Die Bewerber können nicht darauf vertrauen, dass dies geschieht.

f) Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber/Bieter sind ausgeschlossen.

Kurze Beschreibung

Der Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie („BG RCI“) plant die vollständige Digitalisierung ihres Papieraktenbestands. Im Anschluss an die Digitalisierung sollen die Papierakten vom Auftragnehmer vernichtet werden.

Kurze Beschreibung

Im Rahmen des „Zielmodells BG RCI“ wurden für verschiedene Standorte der BG RCI Schließungstermine festgelegt, die sich bis in das Jahr 2019 erstrecken werden. An allen Standorten der Leistungssachbearbeitung bestehen umfangreiche Aktenbestände. Die Geschäftsführung der BG RCI hat daher beschlossen, ihre Aktenbestände zu digitalisieren. Die Digitalisierung erstreckt sich auf die Aktenbestände in allen Standorten der Bezirksdirektionen, also auch auf solche, die nicht von Standortschließungen betroffen sind.

Menge oder Umfang

Die BG RCI geht davon aus, dass insgesamt ca. 258 500 Akten zu digitalisieren sind. Sie schätzt das durchschnittliche Aktenvolumen auf ca. 265 Blatt, so dass sich eine Gesamtblattzahl von ca. 70 Millionen ergibt. Die Akten verteilen sich in etwa wie folgt auf die nachfolgenden Standorte:

Befähigung zur Berufsausübung

Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen zur persönlichen Lage und Zuverlässigkeit folgende Eigenerklärungen abgeben:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

a) Eigenerklärung des Bewerbers über den jährlichen Umsatz mit Leistungen im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten, aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.

Mindeststandards

zu b) Die Haftpflichtversicherung muss eine Haftplichtdeckungssumme pro Schadensfall in Höhe von mindestens EUR 500.000 für Personenschäden und mindestens EUR 1 Millionen für sonstige Schäden aufweisen.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen:

Technische und berufliche Fähigkeiten

a) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN ISO 9001:2008 oder gleichwertig verfügt/verfügen.

Mindeststandards

Hinweis zu III.2.3)b) Es muss mindestens eine Referenz der im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten betreuten Kunden angegeben werden, die nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar ist, und die erforderlichen unter III.2.3)b) genannten Informationen enthält. Bei Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, wenn deren Mitglieder zusammen mindestens eine vergleichbare Leistung angeben.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Bewerber-/Bietergemeinschaften (nachfolgend „Bietergemeinschaften“) sind nicht verpflichtet, eine bestimmte Rechtsform anzunehmen (vgl. § 43 Abs. 1 VgV). Bietergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben,

Sonstige besondere Bedingungen

Bei dem Auftrag handelt es sich um eine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des § 80 Abs. 5 SGB X und § 11 BDSG. Die Bieter müssen daher spätestens mit dem Zuschlag eine Erklärung abgegeben, dass sie dazu in der Lage sind, den datenschutzrechtlichen Anforderungen des Auftrags zu genügen (Ausführungsbedingung im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB). Eine vorgefertigte Erklärung wird den Bietern mit den Vergabeunterlagen übermittelt. Diese enthält insbesondere die nach § 80 Abs. 2 Nr.3, § 78a SGB X erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Objective criteria for selection

Der Auftraggeber wählt mit Abschluss des Teilnahmewettbewerbs fünf Bewerber aus, die zur Abgabe eines verbindlichen Endangebots aufgefordert werden. Die Auswahl erfolgt unter den Bewerbern, die alle unter III.2.1) und III.2.3) geforderten Eigenerklärungen abgegeben haben, anhand der Eignung nach den folgenden Kriterien: Bewertung zu III.2.2.a) Jährlicher Umsatz im Bereich Digitalisierung und Vernichtung von Akten: Mit dem Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre im Bereich Digitalisierung und Vernichtung von Akten können insgesamt bis zu 60 Punkte erzielt werden. Bei der Bewertung wird wie folgt vorgegangen: Die drei genannten Umsatzzahlen werden addiert und anschließend durch drei geteilt. Macht ein Bewerber für ein oder mehrere Jahre keine Angaben wird das entsprechende Jahr mit 0 bewertet. Der so errechnete durchschnittliche Umsatz wird zu allen anderen Bewerbern ins Verhältnis gesetzt. Der Bewerber mit dem höchsten durchschnittlichen Umsatz erhält 60 Punkte. Die übrigen Bewerber erhalten eine Punktzahl entsprechend des linearen Verhältnisses ihres Umsatzes zum Bewerber mit dem höchsten Umsatz (Beispiel: Ein Bewerber mit einem Umsatz, der der Hälfte des Umsatzes des Bieters mit dem höchsten Umsatz entspricht, erhält 30 Punkte). b) Bewertung zu III.2.3)d): Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Qualitätssicherung: Jeder Bewerber legt mit seinem Teilnahmeantrag eine Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Qualitätssicherung vor. Die Beschreibung soll auf maximal drei DIN-A4-Seiten einseitig dargestellt werden. Mit der Beschreibung können insgesamt bis zu 100 Punkte erzielt werden. Die Beschreibung wird nach den Kriterien (1.) Technische Ausrüstung, (2.) Qualitätssicherung bei Scanvorgängen (3.) Qualitätssicherung beim Vernichten von Akten bewertet. 1. Technische Ausrüstung (40 Punkte): Bitte beschreiben Sie hier die technische Ausrüstung, die Sie für das Scannen und Vernichten von Akten in Ihrem Unternehmen verwenden. 2. Qualitätssicherung bei Scanvorgängen (40 Punkte): Bitte beschreiben Sie durch welche Maßnahmen Sie bei Scanvorgängen in Ihrem Unternehmen sicherstellen, dass diese den qualitativen Anforderungen entsprechen. Gehen Sie dabei bitte insbesondere auf die Lesbarkeit der gescannten Dokumente ein. 3. Qualitätssicherung beim Vernichten von Akten (20 Punkte): Bitte beschreiben Sie hier durch welche Maßnahmen Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen, dass Akten vollzählig und vollständig vernichtet werden. Gehen Sie dabei insbesondere darauf ein, wie gewährleistet wird, dass jede gescannte Akte vom Vernichtungsprozess erfasst und vollständig vernichtet wird. In den Kriterien „Technische Ausrüstung“ und „Qualitätssicherung bei Scanvorgängen“ können jeweils bis zu 40 Punkte erreicht werden. Für jedes dieser Kriterien werden 0, 8, 16, 24, 32 oder 40 Punkte vergeben. Andere Punktehöhen (beispielsweise 7 Punkte) können nicht erzielt werden. Die Bewertung der Kriterien „Technische Ausrüstung“ und „Qualitätssicherung bei Scanvorgängen“ erfolgt wie folgt: – Die Beschreibung der „Technischen Ausrüstung“ beziehungsweise der „Qualitätssicherung bei Scanvorgängen“ lässt auf einen sehr hohen Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 40 Punkte – Die Beschreibung der „Technischen Ausrüstung“ beziehungsweise der „Qualitätssicherung bei Scanvorgängen“ lässt auf einen hohen Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 32 Punkte – Die Beschreibung der „Technischen Ausrüstung“ beziehungsweise der „Qualitätssicherung bei Scanvorgängen“ lässt auf einen befriedigenden Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 24 Punkte – Die Beschreibung der „Technischen Ausrüstung“ beziehungsweise der „Qualitätssicherung bei Scanvorgängen“ lässt auf einen ausreichenden Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 16 Punkte – Die Beschreibung der „Technischen Ausrüstung“ beziehungsweise der „Qualitätssicherung bei Scanvorgängen“ lässt auf einen mangelhaften Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 8 Punkte – Die Beschreibung der „Technischen Ausrüstung“ beziehungsweise der „Qualitätssicherung bei Scanvorgängen“ lässt auf einen ungenügenden Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 0 Punkte Im Kriterium „Qualitätssicherung beim Vernichten von Akten“ können bis zu 20 Punkte erreicht werden. Für dieses Kriterium werden 0, 4, 8, 12, 16 oder 20 Punkte vergeben. Andere Punktehöhen (beispielsweise 7 Punkte) können nicht erzielt werden. Die Bewertung des Kriteriums „Qualitätssicherung beim Vernichten von Akten erfolgt wie folgt: – Die Beschreibung der „Qualitätssicherung beim Vernichten von Akten“ lässt auf einen sehr hohen Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 20 Punkte – Die Beschreibung der „Qualitätssicherung beim Vernichten von Akten“ lässt auf einen hohen Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 16 Punkte – Die Beschreibung der „Qualitätssicherung beim Vernichten von Akten“ lässt auf einen befriedigenden Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 12 Punkte – Die Beschreibung der „Qualitätssicherung beim Vernichten von Akten“ lässt auf einen ausreichenden Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 8 Punkte – Die Beschreibung der „Qualitätssicherung beim Vernichten von Akten“ lässt auf einen mangelhaften Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 4 Punkte – Die Beschreibung der „Qualitätssicherung beim Vernichten von Akten“ lässt auf einen ungenügenden Standard im Unternehmen des Bewerbers schließen: 0 Punkte c) Bewertung zu III.2.3)e): In den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren: Erklärung über mindestens eine Referenz der im Bereich Digitalisierung und Vernichtung von Akten betreuten Kunden, die nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar ist. Für die Bewertung der Teilnahmeanträge werden vier Referenzen herangezogen. Werden mehr als vier Referenzen abgegeben, werden nur die vier besten Referenzen in die Bewertung einbezogen. Gibt ein Bewerber weniger als vier Referenzen an, erhält er für die nicht angegebenen Referenzen 0 Punkte. Mit jeder Referenz können bis zu 60 Punkte erzielt werden. Mit den vier Referenzen, die in die Bewertung einbezogen werden, können demnach bis zu 240 Punkte erzielt werden. Jede Referenz wird nach den drei Kriterien (1.) „Art der erbrachten Leistungen“, (2.) „Umfang der erbrachten Leistungen“ und (3.) „Schwierigkeit der erbrachten Leistungen“ bewertet. 1. Art der erbrachten Leistungen (10 Punkte): Bitte beschreiben Sie hier die Art der Leistungen, die in der jeweiligen Referenz erbracht wurden. Gehen Sie dabei bitte darauf ein, welche Qualität die Akten (Heftung, Lesbarkeit) hatten. 2. Umfang der erbrachten Leistungen (25 Punkte): Bitte beschreiben Sie hier den Umfang der Leistungen, die in der jeweiligen Referenz erbracht wurden. Bitte beschreiben Sie hier den Umfang der Leistungen, die in der jeweiligen Referenz erbracht wurden. Gehen Sie dabei bitte auf die Anzahl der zu digitalisierenden Akten sowie die Blattzahlen ein. Bitte nehmen Sie auch dazu Stellung, ob die Akten von mehreren Standorten des Auftraggebers stammten und wie hoch die Anzahl der betroffenen Standorte war. 3. Schwierigkeit der erbrachten Leistungen (25 Punkte): Bitte beschreiben Sie hier die Schwierigkeit der Leistungen, die in der jeweiligen Referenz erbracht wurden. Gehen Sie dabei bitte auf die Branche des Auftraggebers und die jeweiligen besonderen Schwierigkeiten ein. Beschreiben Sie auch, ob die Akten besonderen datenschutzrechtlichen Anforderungen unterlagen und worin diese bestanden. Im Kriterium „Art der erbrachten Leistungen“ können bis zu 10 Punkte erreicht werden. Für dieses Kriterium werden 0, 2, 4, 6, 8 oder 10 Punkte vergeben. Andere Punktehöhen (beispielsweise 7 Punkte) können nicht erzielt werden. Die Bewertung des Kriteriums „Art der erbrachten Leistungen“ der jeweiligen Referenz erfolgt wie folgt: – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen vollumfänglich vergleichbar: 10 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im hohen Maße vergleichbar: 8 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im befriedigenden Maße vergleichbar: 6 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im ausreichenden Maße vergleichbar: 4 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im geringen Maße vergleichbar: 2 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen nicht vergleichbar: 0 Punkte. In den Kriterien „Umfang der erbrachten Leistungen“ und "Schwierigkeit der erbrachten Leistungen" können jeweils bis zu 25 Punkte erreicht werden. Für jedes dieser Kriterien werden 0, 5, 10, 15, 20 oder 25 Punkte vergeben. Andere Punktehöhen (beispielsweise 7 Punkte) können nicht erzielt werden. Die Bewertung der Kriterien „Umfang der erbrachten Leistungen“ und "Schwierigkeit der erbrachten Leistungen" der jeweiligen Referenz erfolgt wie folgt: – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen vollumfänglich vergleichbar: 25 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im hohen Maße vergleichbar: 20 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im befriedigenden Maße vergleichbar: 15 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im ausreichenden Maße vergleichbar: 10 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im geringen Maße vergleichbar: 5 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen nicht vergleichbar: 0 Punkte.

Zusätzliche Informationen

a) Für die Abgabe der Teilnahmeanträge sollen Bewerber/Bewerbergemeinschaften die vom Auftraggeber vorbereiteten Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb verwenden. Die Vorlage und die Vergabeunterlagen können unter dem folgenden Link abgefordert werden http://www.bgrci.de/ausschreibungen/.

Zusätzliche Informationen

b) Fragen können bis zum 27. Januar 2017, 13:00 Uhr ausschließlich per E-Mail an die Adresse DL-Beschaffung@bgrci.de gerichtet werden. Später eingehende Fragen werden grundsätzlich nicht beantwortet bzw. nicht berücksichtigt. Mündlich oder in anderer Form gestellte Fragen werden nicht beantwortet. Die Auftraggeberin wird die Fragen und Antworten zum Teilnahmewettbewerb und Angebotsverfahren aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung allen interessierten Unternehmen anonymisiert und einheitlich zur Verfügung stellen. Fragen, die Geschäftsgeheimnisse eines Bewerbers betreffen, werden nur diesem Bewerber gegenüber beantwortet.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,