DMS mit Workflowengine

Kommunales Rechenzentrum Niederrhein

Das KRZN beabsichtigt die Beschaffung eines neuen Dokumentenmanagementsystems mit Workflowengine.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-02-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-12-23.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Fabasoft Deutschland GmbH

Wer?

• Kommunales Rechenzentrum Niederrhein

Wie?

• Dokumentenverwaltungssoftwarepaket › Dokumentenverwaltungssystem

Wo?

• Düsseldorf › Wesel

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-12-23	Auftragsbekanntmachung
2017-04-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-12-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Kurze Beschreibung:

Das KRZN beabsichtigt die Beschaffung eines neuen Dokumentenmanagementsystems mit Workflowengine.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Wesel 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kommunales Rechenzentrum Niederrhein
Postanschrift: Friedrich-Heinrich-Allee 130
Postleitzahl: 47475
Postort: Kamp-Lintfort
Kontakt
Internetadresse: http://www.krzn.de 🌏
E-Mail: tobias.dinter@krzn.de 📧
URL der Dokumente: http://www.twobirds.com/de/more-information/Ausschreibungen/Ausschreibung_DMS_Workflow_Komponente 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-12-23 📅
Einreichungsfrist: 2017-02-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-12-28 📅
Datum des Beginns: 2017-04-11 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 250-460707
ABl. S-Ausgabe: 250
Zusätzliche Informationen

Der ausgeschriebene Auftrag wird einheitlich vergeben. Einer Aufteilung in Fach- oder Teillose stehen wirtschaftliche und technische Gründe entgegen (§ 97 Abs. 4 S. 3 GWB), insbesondere zur Gewährleistung der zwingend notwendigen Kompatibilität der Software und einheitlichen Einsetzbarkeit und Pflege sowie optimalen Funktionalität bei allen teilnehmenden Anwendern.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das KRZN beabsichtigt die Beschaffung eines neuen Dokumentenmanagementsystems mit Workflowengine einschließlich Installation, Schulung und Softwarepflege für alle gegenwärtigen und zukünftigen Mitarbeiter der Kreise, Städte und Gemeinden im KRZN-Verbandsgebiet sowie alle Beteiligungen, die ausgelagert Aufgaben dieser Kommunen wahrnehmen, mit mehr als 50 % Beteiligungsanteil der beteiligten Kommunen.

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Kamp-Lintfort.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Nachweis über die erlaubte Berufsausübung, je nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, entweder über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staates (in nicht beglaubigter Kopie) oder durch Nachweis auf andere Weise.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

(1) Sofern verfügbar Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens, jeweils bezogen auf die 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre, und Eigenerklärung über den durchschnittlicher Mindestjahresumsatz (mind. 6 000 000 EUR) in dem Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags (Dokumentenmanagement Systeme (DMS) oder Enterprise Content Management Systeme (ECM-Systeme)) (Mindeststandard) in den letzten 3 Geschäftsjahren sofern für die letzten Geschäftsjahre verfügbar.

(2) Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 1 000 000 EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr oder die Eigenerklärung des Bieters, dass er im Auftragsfallbereit ist, eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen sowie die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie), dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Unternehmen bereit ist.

Mindeststandards:

III.1.2) Nr. (1). Die Nichterfüllung oder nicht vollständige Erfüllung dieser Eignungsanforderung führt zum zwingenden Ausschluss von dem Vergabeverfahren.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

(1) Darstellung mindestens einer erfolgreich abgeschlossenen Referenz für einen öffentlichen oder privaten Auftraggeber in den letzten 3 Jahren (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist) über die Entwicklung und Realisierung einer vom Unternehmen erarbeiteten und beim Referenzauftraggeber erfolgreich umgesetzten Einführungsstrategie in einem mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren IT-Projekt (Mindeststandard).

(2) Darstellung mindestens einer erfolgreich abgeschlossenen Referenz für einen öffentlichen Auftraggeber aus dem kommunalen Bereich (Stadt, Gemeinde, Gemeindeverband, kommunaler Zweckverband o. ä.) in den letzten 3 Jahren (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist) über die Lieferung, Installation und Softwarepflege eines produktiv genutzten DMS (Dokumentenmanagement System) an mindestens 100 eingesetzten Arbeitsplätzen (Mindeststandard).

(3) Darstellung mindestens einer erfolgreich abgeschlossenen Referenz für einen öffentlichen Auftraggeber in den letzten 3 Jahren (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist) über die Lieferung, Installation und Softwarepflege eines produktiv genutzten DMS (Dokumentenmanagement System) mit mindestens 2 500 Nutzern bei mindestens 5 unterschiedlichen Mandanten (Mandantenfähigkeit) (Mindeststandard).

Die Anforderung der Mandantenfähigkeit (Mindeststandard) umfasst kumulativ folgende Kriterien: mehrere Mandanten (Kommunen, Eigenbetriebe, Einrichtungen usw.) können das System und die darunterliegende Datenbank gleichzeitig nutzen, die Daten aller Mandanten werden pro Umgebung in einer Datenbank vorgehalten, es gibt keine mandantenspezifischen Applikationsserver, die Mitarbeiter eines Mandanten können nur die Daten dieses Mandanten sehen und bearbeiten, für Batch-Prozesse werden bei Bedarf Gesamtverarbeitungen mit Mandantenwechsel angeboten, Datensicherung und Wiederherstellung sind nicht nur für die Gesamtdatenbestände, sondern auch mandantenspezifisch möglich und während ein Batch-Prozess mit schreibenden Zugriffen auf Stammdaten für einen Mandanten läuft, muss die Online-Verarbeitung für diesen Mandanten gesperrt werden können, für die anderen Mandanten muss die Online-Verarbeitung in dieser Zeit möglich sein.

(4) Eigenerklärung über die Anzahl von Software (DMS – Dokumentenmanagement System)-Entwickler (mindestens 10 – Mindeststandard) und Support-Mitarbeiter (mindestens 10 – Mindeststandard).

Mindeststandards:

III.1.3) Nr. (1), (2), (3) und (4). Die Nichterfüllung oder nicht vollständige Erfüllung dieser Eignungsanforderungen führt zum zwingenden Ausschluss von dem Vergabeverfahren.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

(1) Die Bieter sowie als eignungsrelevant angegebene andere Unternehmen und Nachunternehmer, soweit diese bereits bei Abgabe des Angebots bekannt sind, haben gem. §§ 4, 8, 17, 18, 19 TVgG-NRW folgende Verpflichtungserklärungen abzugeben: (a) zu Tariftreue und Mindestentlohnung für Dienstleistungen unter Berücksichtigung der Vorgaben des TVgG-NRW, (b) nach § 18 TVgG-NRW zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen, (c) nach § 19 TVgG-NRW zur Frauenförderung und Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

(2) Die Bieter werden darauf hingewiesen, dass sie gemäß § 9 Abs. 3 TVgG-NRW verpflichtet werden.

(3) Es finden die Besonderen Vertragsbedingungen des Landes NRW zur Erfüllung der Verpflichtungen zur Tariftreue und Mindestentlohnung nach dem TVgG-NRW für die Vergabe von Dienstleistungen und die Besondere vertragliche Nebenbedingung zur Beachtung der in den ILO-Kernarbeitsnormen festgelegten Mindeststandards durch Nachunternehmer unter Berücksichtigung des TVgG-NRW Anwendung.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-04-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2017-02-06 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: http://www.twobirds.com/de/more-information/Ausschreibungen/Ausschreibung_DMS_Workflow_Komponente 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bird & Bird LLP
Postanschrift: Carl-Theodor-Straße 6
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40213
Kontaktperson: RA Guido Bormann
Telefon: +49 21120056224 📞
E-Mail: dms.krzn@twobirds.com 📧
Fax: +49 21120056011 📠
Land: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: http://www.twobirds.com 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

(1) Mit dem Angebot ist eine unterschriebene Eigenerklärung des Bieters bzw. jedes Bietergemeinschaftsmitglieds sowie jedes als eignungsrelevant angegebenen Unternehmens einzureichen, dass kein zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB vorliegt.

(2) Mit dem Angebot ist eine unterschriebene Eigenerklärung des Bieters bzw. jedes Bietergemeinschaftsmitglieds sowie jedes als eignungsrelevant angegebenen Unternehmens einzureichen, dass kein fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB vorliegt.

(3) Mit dem Angebot ist eine unterschriebene Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG des Bieters bzw. jedes Bietergemeinschaftsmitglieds sowie jedes als eignungsrelevant angegebenen Unternehmens einzureichen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln – Spruchkörper Düsseldorf über Bezirksregierung Düsseldorf
Postanschrift: Am Bonneshof 35
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40474
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2114753053 📞
E-Mail: poststelle@bezreg-duesseldorf.nrw.de 📧
Fax: +49 2114753989 📠
Internetadresse: www.brd.nrw.de/organisation/vergabekammer/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2016/S 250-460707 (2016-12-23)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-04-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung: Beschaffung eines neuen Dokumentenmanagementsystems mit Workflowengine.
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
E-Mail: tobias.dinter@krzn.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-04-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-04-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 070-132280
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 250-460707
ABl. S-Ausgabe: 70
Zusätzliche Informationen

Der ausgeschriebene Auftrag wurde einheitlich vergeben. Einer Aufteilung in Fach- oder Teillose stehen wirtschaftliche und technische Gründe entgegen (§ 97 Abs. 4 S. 3 GWB), insbesondere zur Gewährleistung der zwingend notwendigen Kompatibilität der Software und einheitlichen Einsetzbarkeit und Pflege sowie optimalen Funktionalität bei allen teilnehmenden Anwendern.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffung eines neuen Dokumentenmanagementsystems mit Workflowengine einschließlich Installation, Schulung und Softwarepflege für alle gegenwärtigen und zukünftigen Mitarbeiter der Kreise, Städte und Gemeinden im KRZN-Verbandsgebiet sowie alle Beteiligungen, die ausgelagert Aufgaben dieser Kommunen wahrnehmen, mit mehr als 50 % Beteiligungsanteil der beteiligten Kommunen.

Zusätzliche Informationen:

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Gewichtung des Preises: 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-04-03 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Tobias Dinter

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der unter Abschnitt II.1.7) und V.2.4) angegebene Auftragswert ist fiktiv. Die Veröffentlichung des tatsächlichen Auftragwertes unterbleibt gemäß § 39 Abs. 6 VgV.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Internetadresse: http://www.brd.nrw.de/organisation/vergabekammer/ 🌏
Quelle: OJS 2017/S 070-132280 (2017-04-05)

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