Einführung DMS

Stadtwerke Hannover AG

Kauf, Einführung und Wartung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Informationen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-01-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-12-22.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Optimal Systems GmbH

Wer?

• Stadtwerke Hannover AG

Wie?

Wo?

• Niedersachsen › Hannover

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-12-22	Auftragsbekanntmachung
2017-11-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-12-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: 2016_000000004958
Kurze Beschreibung:

Kauf, Einführung und Wartung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Informationen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hannover 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadtwerke Hannover AG
Postanschrift: Ihmeplatz 2
Postleitzahl: 30449
Postort: Hannover
Kontakt
Internetadresse: http://www.enercity.de 🌏
E-Mail: sarmy.edward@enercity.de 📧
Telefon: +49 511430-2326 📞
Fax: +49 511430-9412326 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4YM0Y5Q2%22 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4YM0Y5Q2%22 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-12-22 📅
Einreichungsfrist: 2017-01-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-12-24 📅
Datum des Beginns: 2017-06-15 📅
Datum des Endes: 2017-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 249-459017
ABl. S-Ausgabe: 249
Zusätzliche Informationen

Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich um einen Teilnahmewettbewerb nach der Sektorenverordnung. Der unter IV.2.2) genannte Abgabetermin bezieht sich ausschließlich auf die Abgabe der Teilnahmeanträge. Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge Formblätter erstellt. Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags sind zwingend die Formblätter zu verwenden. Diese stehen unter dem unter v. g. Ziffer I.3) genannten Link zum Download zur Verfügung. Nur die Informationen entsprechend der voranstehenden Vorgaben (Formblätter für Teilnahmeantrag einschließlich ggfs. dort erwähnter Anlagen) werden für die Auswahl der Bewerber zugrunde gelegt. Darüber hinausgehende Unterlagen bleiben unberücksichtigt. Bewerberfragen können nur über die Vergabeplattform (siehe Link unter v. g. Ziffer I.3) gestellt werden. Bewerberfragen, die nach dem 16.01.2017 eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform (siehe Link unter v. g. Ziffer I.3). Der Auftraggeber behält sich vor, unvollständige Teilnahmeanträge vom weiteren Verfahren auszuschließen oder einmalig § 51 (2) SektVO anzuwenden. Die vollständigen Teilnahmeanträge werden auf die Erfüllung der geforderten Nachweise geprüft. Die geeigneten Bewerber werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die übrigen Bewerber scheiden aus dem weiteren Verfahren aus. Bekanntmachungs-ID: CXP4YM0Y5Q2.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftraggeber plant die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Das zu beschaffende DMS soll am Standort Hannover eingesetzt und als unternehmensweites elektronisches Archiv sowie DMS von bis zu 2 500 Mitarbeitern und bis zu 500 externen Nutzern genutzt werden. Zukünftig sollen somit mehrere Millionen Dokumente über unterschiedlich lange Zeiträume von bis zu 30 Jahren rechts- und revisionssicher verwaltet werden.

Die Hauptaufgaben des zukünftigen DMS sind die digitale Erfassung, Bereitstellung und Verwaltung inkl. automatischer Prozesssteuerung (Workflow) aller eingehenden und bestehenden Dokumente. Der Zugriff auf Dokumente muss sowohl internen wie auch externen Nutzern möglich sein. Das angebotene DMS muss über standardisierte Systemschnittstellen, insbesondere zu SAP, zur Integration in die bestehende IT-Infrastruktur des Auftraggebers verfügen. Im Rahmen des Auftrages muss das DMS an die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers angepasst werden. Für die Umsetzung dieser Anforderungen sucht der Auftraggeber ein geeignetes Softwaresystem sowie einen geeigneten Vertragspartner, der die Umsetzung zusammen mit dem Projektteam des Auftraggebers realisiert. Hardwarekomponenten (Server, Archivspeicher etc.) sind nicht Bestandteil der Vergabe.

Nach derzeitigem Stand sind folgende Einführungsschritte geplant und Bestandteil der Vergabe:

(1) Erstkonfiguration: Bereitstellung und Konfiguration einer Basislösung zu Beginn des zweiten Halbjahres 2017. Diese umfasst die Installation und kundenspezifische Basiskonfiguration des Systems. Zudem sind kundenspezifische Anforderungen durch die Konfiguration eines Workflows einzurichten.

(2) Wissensaufbau: Entwicklung und Durchführung von Schulungen für Multiplikatoren und Administratoren (fachlich und IT). Das Ziel ist ein umfassender Wissenstransfer mit dem sichergestellt wird, dass zukünftige Ausbaustufen des Systems durch den Auftraggeber in begrenztem Umfang selbst übernommen werden können.

(3) Wartung und Support: Nach Inbetriebnahme der Lösung sollen Wartungs- und Unterstützungsleistungen durch den Anbieter übernommen werden.

Vor der endgültigen Vergabe an den Bieter mit der höchsten Eignung, behalten wir uns vor ein Proof of Concept durchzuführen, um die gemachten Angaben zur Leistungsfähigkeit des angebotenen Systems zu überprüfen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hannover.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die unter III.1.1)-III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der zur Erstellung eines Teilnahmeantrages zur Verfügung gestellten Formblätter und des Kriterienkataloges zu erbringen.

Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bewerber/Bewerbergemeinschaften einzureichen:

1) Unternehmensdarstellung mit Angaben zur Gesellschafterstruktur und der Unternehmensorganisation

2) Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen

Gewerbeanmeldung/- ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers /jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft. Der Auszug aus dem Handelsregister/vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein;

3) Erklärungen, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 und 124 GWB vorliegen.

4) Erklärung, dass die Vorgaben des §§ 4 und 5 Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz sowie die Vorgaben des MiLoG eingehalten werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Die unter III.1.1)-III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der zur Erstellung eines Teilnahmeantrages zur Verfügung gestellten Formblätter zu erbringen.

Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bewerber/Bewerbergemeinschaften einzureichen:

Die Nachweise und Erklärungen sind bei Bewerbergemeinschaften von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Der/die Bewerber/Bewerbergemeinschaft kann sich bei der Erfüllung

der Eignungsanforderungen gemäß Ziffer III.1.2) und III.1.3) der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe). Soweit die Bewerber/Bewerbergemeinschaften zum Nachweis der eigenen Eignung auf andere Unternehmen verweisen, müssen sie diese anderen Unternehmen bereits im Teilnahmeantrag mit

Name und Anschrift benennen.Außerdem ist auf den jeweiligen Formblättern für die Eignungsnachweise im Einzelnen deutlich zu machen, welche Angaben von diesem/diesen anderen Unternehmen stammen. Die Bewerber/Bewerbergemeinschaften müssen in diesem Fall außerdem nachweisen, dass sie auf die Mittel des/der anderen Unternehmen tatsächlich zugreifen können. Dieser Nachweis erfolgt durch die Vorlage einer Eigenerklärung (Verpflichtungserklärung) des/der anderen Unternehmen(s), in welcher diese(s) sich für den Fall der Erteilung des Zuschlags

an den/die betreffende(n) Bewerber/Bewerbergemeinschaft(en) gegenüber diesem/n unwiderruflich verpflichtet/n, die erforderlichen Mittel während der Auftragsabwicklung zur Verfügung zu stellen. Die

Verpflichtungserklärung ist im Fall der Eignungsleihe mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Ist beabsichtigt, Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen zu lassen, ohne dass sich der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der Eignung auf den oder die Nachunternehmer beruft, müssen die

Bewerber/Bewerbergemeinschaften in ihrem Teilnahmeantrag die Art und den Umfang der von dem/den Nachunternehmer(n) übernommenen Teilleistungen zweifelsfrei angeben und die Nachunternehmer namentlich und mit Anschrift benennen. Die Bewerber/Bewerbergemeinschaften müssen außerdem nachweisen, dass sie auf die Mittel des/der Nachunternehmer(s) tatsächlich zugreifen können. Dieser Nachweis erfolgt durch die Vorlage einer Eigenerklärung (Verpflichtungserklärung) des/der Nachunternehmer(s), in welcher dieser sich für den Fall der Erteilung des Zuschlags an den/die betreffende(n) Bewerber/ Bewerbergemeinschaft(en)

gegenüber diesem/n unwiderruflich verpflichtet, seine Mittel während der Auftragsabwicklung zur Verfügung zu stellen. Die Verpflichtungserklärung ist in diesem Fall (im Gegensatz zum Fall der Eignungsleihe) erst auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen. Der Auftraggeber wird von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bewerber vor Zuschlagserteilung unter Fristsetzung von sämtlichen Nachunternehmern darüber hinaus die Erklärungen nach Ziff. III.1.1.) 1.) bis 4.) anfordern. Werden diese Unterlagen nicht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.

1) Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers/ der einzelnen Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft und den Umsatz für die zu vergebenden Leistungen in den letzten 3 Kalenderjahren (2015, 2014 und 2013).

2) Erklärung des Bewerbers / der einzelnen Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft über die Anzahl des

Gesamtpersonals der letzten 3 Kalenderjahre (2015, 2014 und 2013) und die Anzahl der Mitarbeiter, die in den

letzten 3 Kalenderjahren (2015, 2014 und 2013) für die entsprechende Dienstleistungen eingesetzt worden

sind.

3) Bonitäts-/Wirtschaftsauskunft einer autorisierten Auskunftei (Creditreform oder vergleichbar) (Rating

Creditreform 332 oder besser). Die Bonitäts-/Wirtschaftsauskunft darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den

Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein.

4) ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung.

5) ggf. Erklärung zum Nachunternehmereinsatz.

6) ggf. Nachunternehmerverpflichtungserklärung.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

Im Falle des Auftrages gegebenenfalls Bankbürgschaft, Versicherungsnachweis siehe Vergabeunterlagen.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft unzulässig ist, sofern damit eine

wettbewerbsbeschränkende Vereinbarung gemäß § 1 GWB getroffen wird.

Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Abwicklung des Verfahrens sowie die Vergabe des Auftrags erfolgt unter Ausschluss des UN Kaufrechtsabkommens.

Die gesamte Abwicklung erfolgt in deutscher Sprache. Schriftverkehr und Verhandlungen werden in deutscher Sprache geführt. Die Projektsprache ist deutsch. Sämtliche Unterlagen, Protokolle, Dokumentationen und Korrespondenzen sind in deutscher Sprache zu erstellen bzw. durchzuführen.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 4
Höchstzahl der Bewerber: 8
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Kriterien gemäß Bewertungskatalog im Anhang.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4YM0Y5Q2%22 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge Formblätter erstellt. Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags sind zwingend die Formblätter zu verwenden. Diese stehen unter dem unter v. g. Ziffer I.3) genannten Link zum Download zur Verfügung.

Nur die Informationen entsprechend der voranstehenden Vorgaben (Formblätter für Teilnahmeantrag einschließlich ggfs. dort erwähnter Anlagen) werden für die Auswahl der Bewerber zugrunde gelegt. Darüber hinausgehende Unterlagen bleiben unberücksichtigt. Bewerberfragen können nur über die Vergabeplattform (siehe Link unter v. g. Ziffer I.3) gestellt werden. Bewerberfragen, die nach dem 16.01.2017 eingehen, werden nicht mehr beantwortet.

Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform (siehe Link unter v. g. Ziffer I.3). Der Auftraggeber behält sich vor, unvollständige Teilnahmeanträge vom weiteren Verfahren auszuschließen oder einmalig § 51 (2) SektVO anzuwenden.

Die vollständigen Teilnahmeanträge werden auf die Erfüllung der geforderten Nachweise geprüft. Die geeigneten Bewerber werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Die übrigen Bewerber scheiden aus dem weiteren Verfahren aus.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YM0Y5Q2.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr, Regierungsvertretung Lüneburg
Postanschrift: Auf der Hude
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21399
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de 📧
Fax: +49 413115-2943 📠
Quelle: OJS 2016/S 249-459017 (2016-12-22)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-11-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 2016/S 249-459017
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-11-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-11-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 227-473811
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 249-459017
ABl. S-Ausgabe: 227
Zusätzliche Informationen

Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich um einen Teilnahmewettbewerb nach der Sektorenverordnung. Der unter IV.2.2) genannte Abgabetermin bezieht sich ausschließlich auf die Abgabe der Teilnahmeanträge. Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge Formblätter erstellt. Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags sind zwingend die Formblätter zu verwenden. Diese stehen unter dem unter v. g. Ziffer I.3) genannten Link zum Download zur Verfügung. Nur die Informationen entsprechend der voranstehenden Vorgaben (Formblätter für Teilnahmeantrag einschließlich ggfs. dort erwähnter Anlagen) werden für die Auswahl der Bewerber zugrunde gelegt. Darüber hinausgehende Unterlagen bleiben unberücksichtigt. Bewerberfragen können nur über die Vergabeplattform (siehe Link unter v. g. Ziffer I.3) gestellt werden. Bewerberfragen, die nach dem 16.1.2017 eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform (sieh Bekanntmachungs-ID: CXP4YM0Y0LH.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-07-04 📅
Name: Optimal Systems GmbH
Postanschrift: Cicerostraße 26
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10709
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform (sieh

Bekanntmachungs-ID: CXP4YM0Y0LH.

Quelle: OJS 2017/S 227-473811 (2017-11-24)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Softwarepaket und Informationssysteme (>20 neue Beschaffungen)

Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität (4)

Dokumentenerstellungssoftwarepaket (1)

Dokumentenverwaltungssoftwarepaket

Dokumentenverwaltungssystem