Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Der Ausschreibungsgegenstand ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Unterstützung des gesamten Dokumenten- und Produkt-Lifecycle und der daran beteiligten Prozesse sowie der mehrjährige Support und die Pflege und Wartung der DMS-Lösung.
Bei der zentralen DMS-Lösung handelt es sich um eine interne Anwendung zur Unterstützung der originären Aufgaben der gematik, unter anderem Dokumentenreleases, Review und Kommentierung, Freigabe, Dokumentation von Testergebnissen und Zulassung.
Wichtige Rahmenbedingung des Projekts dabei ist, dass die ausgeschriebene Leistung ein Einführungsprojekt einer neuen IT-Lösung als Ablösung von zwei im Produktivbetrieb befindlichen Bestandssystemen.
Der Auftragnehmer soll im Rahmen dieser Ausschreibung die folgenden Leistungen für den Auftraggeber übernehmen:
— Projektbegleitung und Projektkoordination überwiegend on-site als Unterstützung der Projektleitung des Auftraggebers;
— Spezifikation der Lösung als Ganzes und auf Basis der bereits erstellten Konzepten und Lastenhefte inkl. Vorgehen und Strategie der Umsetzung, Systemanalyse, Systemarchitektur, Test, Pilotierung, Datenmigration, Rollout und Schulungen;
— Erstellung der detaillierten Spezifikation für die Lösung, bestehend aus Pflichtenheft (inkl. Beschreibung der notwendigen Konfigurationen, Anpassungen und Programmierung), Datenmodell und Berechtigungskonzept;
— Erstellung einer System- und Anwenderdokumentation;
— Umsetzung und Installation einer Softwarelösung mit folgenden Funktionalitäten:
o Integriertes Dokumentenmanagement;
o Integriertes Dokumentenarchiv;
o Integriertes Workflowmanagement für dokumentenbezogenen Workflows;
o Integrierte unternehmensweite Verwaltung von Dokumentenvorlagen;
o Datenmigration und -Konsolidierung aus mind. 2 Quellsysteme;
o Integrierte Volltextsuche über den gesamten Dokumentenbestand;
o Integrierte Versionierung von Dokumenten inkl. Dokumentenhistorie;
o Integrierte Sicherstellung von Compliance-Anforderungen zur Revisionssicherheit;
o Integriertes Datenmodell zur Verwaltung von Dokumenten mittels Metadaten;
o Integrierte Erstellung unterschiedlicher Sichten oder Filter mittels
Dokumentenmetadaten über den Dokumentenhaushalt;
o Integrierte virtuelle Dokumentenmappen/-akten;
o Integrierte Berechtigungssteuerung bzgl. einzelne User, Usergruppen, Rollen und
Organisationseinheiten;
o Vollständige Microsoft-Office Integration;
o Integriertes Reporting und Analyse zum Datenhaushalt;
— Durchführung der Datenmigration aus den zwei Bestandssystemen und Tests sowie Installation der prototypischen Lösung beim Auftraggeber;
— Planung, Organisation und Durchführung von Schulungen für Administratoren und Anwender sowie Einführungsveranstaltungen beim Auftraggeber.
Die näheren Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung und den übrigen Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-08-15.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-07-15.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2016-07-15
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Auftragsbekanntmachung
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