Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Zusätzliche Informationen

1. Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch.

2. Für die Erstellung des Teilnahmeantrags sind die von der Vergabestelle bereit gestellten unter dem unter Ziffer I.1) angegebenen Link bereitgestellten Vordrucke zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nach Maßgabe des § 56 Abs. 2-4 VgV nachzufordern oder gem. § 48 Abs. 7 VgV zu erläutern. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf Nachforderung/Erläuterung. Sämtliche Unterlagen sind, soweit nicht die Einreichung in Kopie ausdrücklich zugelassen ist, im schriftlichen Original (kein Scan, kein Fax) und, soweit zutreffend, an der entsprechenden Stelle unterschrieben, einzureichen.

3. Der einzureichende Teilnahmeantrag ist als solcher zu kennzeichnen („Teilnahmeantrag. Nicht öffnen!“) und bis zu der unter IV.2.2) angegebenen Teilnahmefrist bei der unter I.1) angegebenen Adresse bei der Vergabestelle in einem fest verschlossenen Umschlag einzureichen.

4. Der Teilnahmeantrag ist schriftlich im Original und in zweifacher nicht beglaubigter Kopie (Papierform) sowie nach Möglichkeit in einfacher elektronischer Kopie (CD/DVD) einzureichen. Eine Einreichung per Telefax oder in mündlicher, fernmündlicher oder elektronischer Form ist nicht zugelassen.

5. Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich per E-Mail an die unter I.1) angegebene E-Mail-Adresse zu richten. Die Vergabestelle behält sich vor, Fragen, die nicht bis spätestens 10 Tage vor dem Ablauf der Teilnahmefrist eingegangen sind, nicht zu beantworten.

6. Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Teilnahmeantrages und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt.

7. Die Verfahrens- und Vertragssprache ist Deutsch.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Bewerber- und Bietergemeinschaften sind zugelassen, soweit ihre Bildung nach den Maßgaben der Rechtsprechung im Einzelfall rechtmäßig ist (vgl. KG, Beschl. v. 24.10.2013; OLG Düsseldorf, Beschl. vom 9.11.2011 – VII-Verg 35/11; OLG Düsseldorf, Beschl. v. 17.2.2014 – VII Verg 2/14; OLG Düsseldorf, Beschl. v. 1.7.2015 – VII-Verg17/15; OLG Düsseldorf, Beschl. v. 29.7.2015 – VII Verg 6/15). Wird der Auftrag einer Bietergemeinschaft erteilt, so ist diese als gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit bevollmächtigtem Vertreter (Einzelvertretungsbefugnis) fortzuführen.

Objektive Auswahlkriterien

Aus dem Kreis der Bewerber, die die Anforderungen an die Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Gesetzestreue, § 42 VgV, §§ 122, 123 GWB) gemäß den Teilnahmebedingungen unter III.2.1) bis III.2.3) formell und materiell erfüllen, werden nicht mehr als 5 Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert (§ 3 EG Abs. 5 VOL/A). Eine solche Reduzierung des Teilnehmerkreises erfolgt nur, sofern eine ausreichende Anzahl an geeigneten Bewerbern vorhanden ist. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei anhand folgender Auswahlkriterien: Der Bewerber kann hierzu 4 (vier) zusätzliche Referenzen über mit dem hiesigen Auftragsgegenstand vergleichbare Projekte, aus den letzten 3 (drei) Jahren (Stichtag: Ablauf der Bewerbungsfrist) einreichen. Die Darstellung dieser 4 (vier) Referenzen (Nr. (2), (3), (4) und (5); s. Vordruck) haben jeweils u.a. die folgenden Angaben zu enthalten: a) Name und Adresse des Auftraggebers und Benennung eines Ansprechpartners mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, b) Bezeichnung des Referenzprojektes/-vertrages und Angabe des/der Auftragnehmer, c) Leistungszeitraum (von – bis), d) Beschreibung der Leistungen sowie der Rolle des eigenen Unternehmens in dem Projekt als Auftragnehmer/ Durchführungsverantwortlicher, e) Umfang der Leistungen (z. B. Größe, Funktionen, Auftragswert, Personalstärke). Die Referenzen sind in den Formblättern ausdrücklich als Referenz Nr. (2), Nr. (3), Nr. (4) und Nr. (5) gekennzeichnet – diese Referenzen werden nicht bei der Eignungsprüfung nach Ziff. III.2.1) und III.2.3) berücksichtigt. Im Übrigen bleibt es dem Bewerber überlassen, welche Referenzen er zur Vorlage in seinem Teilnahmeantrag auswählt und einreicht. Sollten mehr als die verlangten zwei Referenzen eingereicht werden, bleiben die überschüssigen Referenzen bei der Reduzierung des Teilnehmerkreises unberücksichtigt. Die Einreichung einer Bescheinigung der Referenz- Auftraggeber ist nicht erforderlich. Die Reduzierung des Bieterkreises erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei anhand der geforderten und vom Bewerber eingereichten Referenzen anhand der folgenden objektiven und diskriminierungsfreien Auswahlkriterien: a. Die eingereichte Referenz ist auf den Gebiet der Implementierung eines IT-Systems für Dokumentenmanagement bzw. Enterprise-Content-Management durchgeführt worden (4 Punkte); b. Die im Rahmen der eingereichten Referenz durchgeführte Implementierung wurde für ein Dokumentenmanagementsystem bzw. Enterprise-Content-Management-System durchgeführt, welches die folgenden Funktionen beinhaltet hat (insgesamt 17 Punkte): 1. Integriertes Dokumentenarchiv (1 Punkt) und / oder 2. Integriertes Workflowmanagement für dokumentenbezogenen Workflows (1 Punkt) und / oder 3. Integrierte unternehmensweite Verwaltung von Dokumentenvorlagen (1 Punkt) und / oder 4. Integrierte Volltextsuche (1 Punkt) und / oder 5. Integrierte Erstellung unterschiedlicher Sichten oder Filter mittels Dokumentenmetadaten über den Dokumentenbestand (1 Punkt) und / oder 6. Integrierte kollaborative, gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten (1 Punkt) und / oder 7. Integrierte Versionierung von Dokumenten inkl. Dokumentenhistorie (1 Punkt) und / oder 8. Integrierte virtuelle Dokumentenmappen/-akten (1 Punkt) und / oder 9. Vollständige Microsoft-Office Integration (1 Punkt) und / oder 10. Integrierte Berechtigungssteuerung bzgl. einzelne User, Usergruppen, Rollen und Organisationseinheiten mittels Active Directory (1 Punkt) und / oder 11. Datenmigration und -Konsolidierung aus mind. 2 Quellsysteme (2 Punkte) und / oder 12. Integrierte Sicherstellung von Compliance-Anforderungen zur Revisionssicherheit (2 Punkte) und / oder 13. Mindestens 100 User (2 Punkte) und / oder 14. Integriertes Reporting und Analyse zum Datenhaushalt (1 Punkt) c. Angepasste Standardlösung eines IT-Systems für Dokumentenmanagement bzw. Enterprise-Content-Management (6 Punkte) Bewertungsrahmen: Die vom Bewerber/der Bewerbergemeinschaft eingereichten Referenzen werden auf die o. g. Kriterien hin geprüft. Für jedes Kriterium (a. bis c.), welches durch die Referenz abgedeckt wird, erhält der Bewerber die hinter dem Kriterium jeweils in Klammern genannte Punktzahl. Der Bewerber kann maximal 21 Punkte für jede eingereichte Referenz erreichen. Die 5 (fünf) Bewerber mit den meisten Punkten werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Ranggleichheit von zweien oder mehreren Unternehmen auf dem letzten – 5. Platz – werden die ranggleichen Unternehmen ebenfalls zur Angebotsaufgabe aufgefordert.