Einführung eines ITSM-Tools zur Ablösung der bestehenden CMDB und Optimierung der IT-Prozesslandschaft durch Work-flows für das Incident-, Problem-, Release und Change-Management sowie für den Service Desk

Stadt Münster citeq

Die zurzeit bei der citeq betriebene Software-Landschaft für das „Information Technology Service Management“ (ITSM) muss technisch und organisatorisch modernisiert werden, um die vorhandenen Verbesserungspotentiale innerhalb der ITSM-Geschäftsprozesse vollständig ausschöpfen zu können. Angesichts der stetig steigenden Zahl zu verwaltender Geräte (derzeit allein für die Stadt Münster mehr als 3 600 Arbeitsstationen und mehr als 1 500 Drucker),den hohen Anforderungen an einen schnellen und reibungslosen Rechenzentrumsbetrieb und der Vielzahl an Fachanwendungen, sind folgende Ziele mit der Einführung eines neuen ITSM-Tools zu erreichen:
— Etablierung effizienter Geschäftsprozesse für das Asset-Management, das Incident-, Problem-, Release und Change-Management sowie für den Service Desk nach ITIL;
— Aufbau einer „Configuration Management Database“ (CMDB) zur vollständigen Dokumentation und Verwaltung der eingesetzten Hardware- und Software-Komponenten und kompletten Abbildung der IT-Infrastruktur;
— Einführung eines elektronischen Auftragswesens, basierend auf übergreifenden, flexibel anpassbaren Workflows.
Vorteile sollen in der Folge realisiert werden durch:
— automatisierte und schlanke Abläufe mit schnelleren Bearbeitungszeiten;
— den Wegfall von Medienbrüchen;
— eine höhere Transparenz der IT-Prozessen;
— die Erhöhung der Datenqualität;
— die Vermeidung von Datenmehrfacheingaben.
Das neu einzuführende ITSM-Tool muss von der Administration in hohem Maße parametriert werden können und eine flexible, per Workflows konfigurierbare Arbeitsauftragsverwaltung zur Ablösung der vorhandenen papierbasierten Laufzettel für die Auftragsabwicklung beinhalten. Eine Verknüpfung der elektronischen, per Workflows abgebildeten Aufträge mit notwendigen Dokumenten (Checklisten, Installationsanweisungen, Lizenzschlüsseln etc.) ist ebenfalls unabdingbar.
Das System muss eine Unterstützung der Außendienst-Mitarbeiter/-innen bei der Auftragsabwicklung durch mobile Technik wie z. B. Tablet-PC und Smartphones leisten können.
Auch die Einbindung definierter Funktionen des SAP-Systems in die Workflows muss möglich sein.
Für das Management der citeq muss auf Basis des auszuwählenden ITSM-Tools ein Managementinformationssystem für die Erzeugung von Auswertungen und Statistiken sowie für die Darstellung aus-gewählter Kennzahlen aufgebaut werden können. Das System muss zudem die softwaregestützte Verwaltung von Service Level Agreements ermöglichen und über ein Lizenzmanagement verfügen.
Hinsichtlich der fachlichen Anforderung wird von dem Bewerber erwartet, dass er die Qualifikationen besitzt, um die Einführung eines ITSM-Tools dieser Größe und Komplexität im Zusammenarbeit mit der citeq leisten und eine einwandfreie Betreuung nach der Einführungsphase sicherstellen zu können. Entsprechende Referenzen über Projekte in einer vergleichbaren Größenordnung sind dem Teilnahmeantrag beizufügen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-05-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-04-08.

Wer?

• Stadt Münster citeq

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Münster › Münster, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-04-08	Auftragsbekanntmachung
2016-08-25	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2016-04-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Münster citeq
Postanschrift: Scheibenstraße 109
Postleitzahl: 48153
Postort: Münster
Kontakt
Internetadresse: http://www.citeq.de 🌏
E-Mail: schwegmann@citeq.de 📧
Telefon: +49 2514921816 📞
Fax: +49 2514927710 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-04-08 📅
Einreichungsfrist: 2016-05-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-04-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 072-125636
ABl. S-Ausgabe: 72
Zusätzliche Informationen

Für den Teilnahmewettbewerb kann Ihnen ein Teilnahmeantrag zur Verfügung gestellt werden. Die Vergabeunterlagen werden im Nachgang zum Teilnahmewettbewerb an die ausgewählten Bewerber versandt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Etablierung effizienter Geschäftsprozesse für das Asset-Management, das Incident-, Problem-, Release und Change-Management sowie für den Service Desk nach ITIL;

— Aufbau einer „Configuration Management Database“ (CMDB) zur vollständigen Dokumentation und Verwaltung der eingesetzten Hardware- und Software-Komponenten und kompletten Abbildung der IT-Infrastruktur;

— Einführung eines elektronischen Auftragswesens, basierend auf übergreifenden, flexibel anpassbaren Workflows.

Vorteile sollen in der Folge realisiert werden durch:

— automatisierte und schlanke Abläufe mit schnelleren Bearbeitungszeiten;

— den Wegfall von Medienbrüchen;

— eine höhere Transparenz der IT-Prozessen;

— die Erhöhung der Datenqualität;

— die Vermeidung von Datenmehrfacheingaben.

Das neu einzuführende ITSM-Tool muss von der Administration in hohem Maße parametriert werden können und eine flexible, per Workflows konfigurierbare Arbeitsauftragsverwaltung zur Ablösung der vorhandenen papierbasierten Laufzettel für die Auftragsabwicklung beinhalten. Eine Verknüpfung der elektronischen, per Workflows abgebildeten Aufträge mit notwendigen Dokumenten (Checklisten, Installationsanweisungen, Lizenzschlüsseln etc.) ist ebenfalls unabdingbar.

Das System muss eine Unterstützung der Außendienst-Mitarbeiter/-innen bei der Auftragsabwicklung durch mobile Technik wie z. B. Tablet-PC und Smartphones leisten können.

Auch die Einbindung definierter Funktionen des SAP-Systems in die Workflows muss möglich sein.

Für das Management der citeq muss auf Basis des auszuwählenden ITSM-Tools ein Managementinformationssystem für die Erzeugung von Auswertungen und Statistiken sowie für die Darstellung aus-gewählter Kennzahlen aufgebaut werden können. Das System muss zudem die softwaregestützte Verwaltung von Service Level Agreements ermöglichen und über ein Lizenzmanagement verfügen.

Hinsichtlich der fachlichen Anforderung wird von dem Bewerber erwartet, dass er die Qualifikationen besitzt, um die Einführung eines ITSM-Tools dieser Größe und Komplexität im Zusammenarbeit mit der citeq leisten und eine einwandfreie Betreuung nach der Einführungsphase sicherstellen zu können. Entsprechende Referenzen über Projekte in einer vergleichbaren Größenordnung sind dem Teilnahmeantrag beizufügen.

Referenznummer: 208/209/18/2016

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Erklärung, dass der Bieter seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachgekommen ist, darunter ist zu verstehen, dass die Bewerber ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie die Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt haben. Unter Steuern sind die Leistungen im Rahmen der Steuergesetze zu verstehen, während als Abgaben die Beiträge und Gebühren zu definieren sind, die von einer öffentlichen Körperschaft kraft ihrer Finanzhoheit erhoben werden können.

Angaben, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.

Angaben, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet.

Angaben, dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen wurden, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellen (s. Anlage).

Verpflichtungserklärung zur Berücksichtigung sozialer Kriterien nach § 18 des Tariftreue- und Verga-begesetzes Nordrhein-Westfalen (TVgG NRW).

Verpflichtungserklärung nach § 19 TVgG – NRW zur Frauenförderung und Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Firmenprofil mit Aussagen zu Angebotsspektrum und Kerngeschäft, Strategischer Ausrichtung/Positionierung am Markt, Strategische Partnerschaften mit Herstellern sowie Darstellung der Einstufungen und Zertifizierungen seitens der Hersteller.

Beschreibung der Organisationsstruktur des Unternehmens mit Hauptsitz des Bieters, Vertretungen und Niederlassungen in Deutschland sowie Spezialisierung auf bestimmte Kundenkreise, Branchen und Aufgaben.

Vertriebliche und fachliche Unterstützung; Beschreibung der Vertriebsorganisation und der möglichen fachlichen und logistischen Betreuung.

Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.

Aktuelle Bankerklärung; Bankerklärungen beinhalten Aussagen der Hausbank des beteiligten Unternehmens über die zwischen ihnen bestehende Geschäftsbeziehung. In den Erklärungen sollte insbesondere die gegenwärtige Finanz- und Liquiditätslage des Unternehmens dargestellt werden. Um Aussagekraft für das Vergabeverfahren zu entfalten ist des Weiteren die Aktualität der Erklärung sicherzustellen. Da Verbindlichkeiten gegenüber Dritten von einer Bankerklärung regelmäßig nicht erfasst sein können, beschränkt sich der Nachweisgehalt auf die konkrete Geschäftsbeziehung. Die Bankerklärung(en) dürfen zum Submissionstermin nicht älter als drei Monate sein. Es wird keine Eigenerklärung akzeptiert, da gerade bei einer Bankauskunft die Objektivität eines Dritten gefragt ist.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Projekte und Referenzen des Bieters: Von einem leistungsfähigen Bieter wird erwartet, dass mindestens 3 nachprüfbare Projekte aus der jüngeren Vergangenheit (nicht älter als 4 Jahre bei Angebotsabgabe) über eine vergleichbare Leistung nachgewiesen werden. Die Projekte sollten vorzugsweise mit öffentlichen Auftraggebern benannt werden können. Es wird um die Angabe der folgenden Daten gebeten:

Beschreibung der Projekte (u. a. Vergleichbarkeit der Leistung, Besonderheiten)

Name des Referenzauftraggebers

ca. Projektsumme in EURuro

Ansprechpartner/in des Referenzauftraggebers

Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail des Ansprechpartners/in

Die hier gemachten Angaben werden vertraulich behandelt.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Zahlungen erfolgen nach Rechnungseingang bei der Auftragserteilenden Stelle innerhalb von 14 Tagen mit 2 %

Skonto oder innerhalb von 30 Tagen netto.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Die Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Teilnahme an dem Verhandlungsverfahren aufgefordert werden sollen beträgt mindestens 3 und maximal 5. Gehen mehr als fünf qualifizierte Bewerbungen ein, erfolgt eine Bewertung der Teilnahmeanträge zur Begrenzung der Teilnehmer nach folgenden Kriterien: – Beschreibung der Referenzen: Gewichtungspunkte: 200 x Zielerfüllungsgrad; – Vergleichbarkeit der Referenzen (zum Auftragsgegenstand): Gewichtungspunkte: 100 x Zielerfüllungsgrad; – Bewertung durch die angegebenen Referenzpartner: Gewichtungspunkte: 400 x Zielerfüllungsgrad; – Umsatz bezogen auf die Leistungsart: Gewichtungspunkte: 50 x Zielerfüllungsgrad; – Beschreibung Firmenprofil und Organisationsstruktur: Gewichtungspunkte: 50 x Zielerfüllungsgrad; – Beschreibung fachliche und logistische Betreuung: Gewichtungspunkte: 100 x Zielerfüllungsgrad; – Zertifizierungen des Bewerbers: Gewichtungspunkte: 50 x Zielerfüllungsgrad; – Gestaltung des Teilnahmeantrages: Gewichtungspunkte: 50 x Zielerfüllungsgrad; Wertebereich I, 8 bis 10 Punkte – Hoher Zielerfüllungsgrad. 10 Punkte: Die Leistung wird zu 100 % erbracht, die Anforderung wurde voll umfänglich beschrieben und sehr detailliert dargestellt. Man kann erkennen, dass die Fachkunde/ Kenntnisse/Fähigkeiten des Bewerbers besondere Leistungen erwarten lassen. 9 Punkte: Die Leistung wird in vollem Umfang erbracht, die Anforderung wurde umfänglich beschrieben und detailliert dargestellt. Man kann erkennen, dass die Fachkunde/ Kenntnisse/Fähigkeiten des Bewerbers besondere Leistungen erwarten lassen. 8 Punkte: Die Leistung wird in hohem Maße erbracht, die Anforderung wurde umfänglich beschrieben und detailliert dargestellt. Man kann erkennen, dass die Fachkunde/ Kenntnisse/Fähigkeiten des Bewerbers besondere Leistungen erwarten lassen. Wertebereich II, 4 bis 7 Punkte – Durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad. 7 Punkte: Die Leistung wird erbracht, der Detaillierungsgrad der Beschreibung ist voll ausreichend, die Darstellung gut. Man kann erkennen, dass der Bewerber die Anforderungen im geforderten Umfang erfüllen wird. 6 Punkte: Die Leistung wird größtenteils erbracht, der Detaillierungsgrad der Beschreibung ist ausreichend, die Darstellung gut. Man kann erkennen, dass der Bewerber die Fachkunde/ Kenntnisse/Fähigkeiten besitzt die Anforderungen zu erfüllen. 5 Punkte: Die Leistung wird in Teilen erbracht, die Anforderung wurde ausreichend beschrieben, die Darstellung ist ausreichend. Es ist zu erwarten, dass der Bewerber die Anforderung im Mindestmaß erfüllen wird. 4 Punkte: Die Leistung wird in Teilen erbracht, die Anforderung wurde noch ausreichend beschrieben, die Darstellung ist noch ausreichend. Es ist zu erwarten, dass der Bewerber die Anforderung im Mindestmaß erfüllen wird. Wertebereich III, 0 bis 3 Punkte – Geringer Zielerfüllungsgrad. 3 Punkte: Die Leistung wird nicht ausreichend erbracht, die Anforderung wurde nicht ausreichend beschrieben, die Darstellung ist noch ausreichend. Es ist zu erwarten, dass der Bewerber die Anforderung nicht erfüllen wird. 2 Punkte: Die Leistung wird nicht ausreichend erbracht, die Anforderung wurde nicht ausreichend beschrieben, die Darstellung ist nicht ausreichend. Es ist zu erwarten, dass der Bewerber die Anforderung nicht erfüllen wird. 1 Punkt: Die Leistung wird nicht erbracht, die Anforderung wurde nicht ausreichend beschrieben, die Darstellung ist nicht ausreichend. Es ist zu erwarten, dass der Bewerber die Anforderung nicht erfüllen wird. 0 Punkte: Es wurden keine Angaben gemacht. Bei mehr als 5 Bewerbern und gleicher Bewertung entscheidet das Los.

Objektive Auswahlkriterien

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Schwegmann
Internetadresse: www.citeq.de 🌏
Name: Stadt Münster, Rechts- und Ausländeramt, Ausschreibungen und Vergaben -
Postanschrift: Klemensstraße 10
Postleitzahl: 48143
Kontaktperson: Stadt Münster, Rechts- und Ausländeramt, Ausschreibungen und Vergaben -
Friedhelm Jahn
Telefon: +49 2514923050 📞
E-Mail: vergaben@stadt-munester.de 📧
Fax: +49 514927761 📠
Name: Stadt Münster Rechts- und Ausländeramt
E-Mail: vergaben@stadt-muenster.de 📧
Fax: +49 2514927761 📠

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 208/209/18/2016

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48128
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: 15 Kalendertage (s. §107 Abs. 3 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen).
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2016/S 072-125636 (2016-04-08)

Ergänzende Angaben (2016-08-25)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-08-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-08-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 166-299302
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 072-125636
ABl. S-Ausgabe: 166
Quelle: OJS 2016/S 166-299302 (2016-08-25)

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