Einrichten und Betreiben einer Geschäftsstelle für 4 informelle kommunale Arbeitsgemeinschaften des Kommunalen Nachbarschaftsforums Berlin Brandenburg und deren gemeinsame Organisation mit Arbeitsgruppen und Fachkonferenzen in der Hauptstadtregion Berlin-Brandenburg

Menge oder Umfang

Art und Umfang der Leistung „Leitung und Wahrnehmung der Aufgaben der Geschäftsstelle des Kommunalen Nachbarschaftsforums“Der Auftragnehmer übernimmt die Geschäftsstelle des KNF. Diese soll insbesondere in eigener Verantwortung die nachfolgenden Aufgaben (4a-4f) übergeordnet koordinieren und organisieren, ggfs. auch als Bevollmächtigte handeln.Dazu stellt die Geschäftsstelle zu Beginn eines Jahres ein Jahresprogramm auf, das die Terminplanung für die Punkte 4a-4e, die thematischen Schwerpunkt- und Zielsetzungen in den Arbeitsgemeinschaften (4b), für die Jahreskonferenz (4c) sowie für die Anliegengruppen (4d) beinhaltet. In Abstimmung mit dem Auftraggeber und mit den Vorsitzenden der Arbeitsgemeinschaften wird das Jahresprogramm nach Bedarf aktualisiert. Für das laufende Jahr ist unter Beachtung der Landeshaushaltsordnung Berlin ein Wirtschaftsplan zu erstellen und als Bericht zur Kosten- und Finanzierungsübersicht fortzuschreiben und abzuschließen.Die Geschäftsstelle ist ständige Ansprechpartnerin für die Belange des KNF und führt die Geschäfte in Abstimmung mit dem Auftraggeber und den Vorsitzenden des KNF.Der durchschnittliche Zeitaufwand für die reine Geschäftsstellentätigkeit wird mit 520 Stunden/Jahr veranschlagt.Die Geschäftsstelle muss außerdem selbst und eigenverantwortlich die Organisation der Jahrestreffen der Vorsitzenden übernehmen. Dazu kann für alle Abstimmungen und Entscheidungen unter Beteiligung der Vorsitzenden und ihrer Stellvertreter und dem Auftraggeber hinsichtlich des Jahresprogramms, der Jahreskonferenz, der Aktivitäten der Arbeitsgemeinschaften und der Öffentlichkeitsarbeit ein Jour Fixe eingerichtet werden. Erforderlich ist, dass jeweils zu Beginn eines jeden Jahres (vor der im I. Quartal stattfindenden AG-Sitzung), optional vor den im II. und IV. Quartal stattfindenden AG- Sitzungen und vor der Jahreskonferenz ein Treffen der Vorsitzenden stattfindet.Der durchschnittliche Stundenaufwand für diese Leistung (mit optionalen Terminen) beträgt geschätzt 100 Stunden/Jahr.Die insgesamt zu vergebende Leistung setzt sich aus folgenden Teilleistungen (Bausteinen) zusammen:a. Die oben beschriebene Geschäftsstelle plus Organisation der Treffen der VorsitzendenHierfür werden circa 620 Stunden/Jahr veranschlagt.b. Unterstützung und Betreuung bei der Durchführung der regelmäßig stattfindenden AG Sitzungen des KNFEs handelt sich um turnusmäßig stattfindende Sitzungen der Arbeitsgemeinschaften des KNF (AG Nord, AG Süd, AG West und AG Ost). Behandelt werden sektorale planerische Themen mit dem Fokus auf kommunale Betroffenheit. Teilnehmer sind die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft, die ständigen Teilnehmer der Arbeitsgemeinschaft, Vertreter und Planungsfachleute aus den Berliner Stadtrandbezirken und den Umlandgemeinden. Hinzu kommen gezielt eingeladene Referenten (1-3) zu den jeweiligen fachspezifischen Themen. Die Veranstaltungen finden auf Einladung eines AG-Mitglieds an wechselnden Tagungsorten statt und sind auf einen Zeitraum von 3 bis max. 4 Stunden, in der Regel vormittags, ausgerichtet. Diese finden 3x jährlich statt, das sind für das Jahr 2017 insgesamt 12 Termine, für die eine Jahresplanung zu erstellen ist.Der durchschnittliche Stundenaufwand für diese Leistung wurde mit 340 Stunden/Jahr kalkuliert.c. Vorbereitung und Durchführung einer Jahreskonferenz des KNFEs handelt sich um eine ganztägige, mindestens siebenstündige Fachtagung zu aktuellen planerischen Themen mit dem Fokus auf kommunale Betroffenheit.An der inhaltlichen Vorbereitung der Jahreskonferenzen beteiligen sich unterschiedliche Akteure aus den Arbeitsgemeinschaften (bis zu 10 Personen) als Ideen- und Inputgeber. Die Vorbereitungsgruppe wird vom Dienstleister organisiert, strukturiert und ergebnisorientiert begleitet, so dass daraus ein Grobkonzept für die Jahreskonferenz entwickelt werden kann. Die inhaltliche und organisatorische Ausarbeitung des Konzeptes sowie die Erstellung eines Thesen- oder Ergebnispapiers erfolgt mit dem Auftraggeber, der Vertretung der Gemeinsamen Landesplanung, des Sprechers des KNF und ggfs. der Vorsitzenden in der sogenannten Kerngruppe.Auf dieser Grundlage ist die Jahreskonferenz vom Auftragnehmer durchzuführen und zu dokumentieren. Er soll ebenfalls nach haushaltsrechtlichen Grundsätzen des Landes Berlins die finanzielle Abwicklung der Kosten einschließlich Spesen und Honorare übernehmen. Dafür ist eine Verauslagung der Sachkosten in Höhe von ca. 7 000 EUR zu gewährleisten.Die Jahreskonferenz 2017 im III. Quartal 2017 wird aufbauend auf den Themen der Jahreskonferenzen 2015 und 2016 das Thema „Frei- und Grünräume in unserer wachsenden Region“ behandeln. Teilnehmer (ca. 100 Personen) sind Vertreter und Planungsfachleute aus den Berliner Bezirken und Umlandgemeinden im Abstimmungsraum des Kommunalen Nachbarschaftsforums Berlin-Brandenburg.Der durchschnittliche Stundenaufwand für diese Leistung wird kalkuliert mit jährlich 390 Stunden.d. Betreuung von AnliegengruppenDas KNF will seine Außenwahrnehmung stärken, seine Interessen sichtbar machen und seine Anliegen, die beispielhaft für die Stadt-Umlandbeziehungen sind, vertiefen. Das KNF initiiert Projekte, die diesem Ziel Rechnung tragen sollen.Das „Regionalmanagement MH-MOL – Zusammenarbeit und Wirtschaftsförderung zwischen dem Berliner Bezirk Marzahn-Hellersdorf (MH), dem Landkreis Märkisch-Oderland (MOL) und der Gemeinde Ahrensfelde“ der AG Ost ist ein solches Projekt.Darüber hinaus widmen sich verschiedene Akteure des KNF unterschiedlichen Themen der Stadtentwicklung, wie z.B. der Verkehrsinfrastruktur in den Korridorräumen der Länder oder der Siedlungsentwicklung in der Region. Diese Anliegengruppen arbeiten mit externer organisatorischer und fachlicher Unterstützung an Lösungsansätzen, die auch der Ansprache an die Landesregierungen dienen sollen.Für die Anliegengruppe „Verkehr“ werden Mitglieder der AG Nord und der AG Süd in Kürze ihre Arbeit aufnehmen.Die Anliegengruppe „Wohnen“ ist 2017 perspektivisch für die Fortschreibung der „Wohnungsbaupotenzialanalyse im Stadt-Umland-Zusammenhang von Berlin und Potsdam einschließlich aller Mitglieder des Kommunalen Nachbarschaftsforums“ zu reaktivieren.Für die Anliegengruppe „KNF Quo Vadis“, in der die Evaluation des KNF vorangebracht werden soll, liegen bereits Interessenmeldungen vor. Unmittelbar nach der Beauftragung zu dieser Ausschreibung soll diese Anliegengruppe ihre Arbeit aufnehmen.Der Auftragnehmer ist Ansprechpartner für die Anliegengruppe. Er begleitet den Diskussionsprozess zur Klärung des Anliegens. Ihm obliegt die Organisation von Terminen, strukturiert, führt diese durch und protokolliert sie. Im Ergebnis soll die Anliegengruppe in der Lage sein, ihr Anliegen präzise zu formulieren und ggfs. ein weiteres Vorgehen (z.B. Ausschreibung eines Gutachtens) bewerkstelligen können.Der durchschnittliche Stundenaufwand für die Betreuung je Anliegengruppe beträgt ca. 100 Stunden.e. Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit des KNFDas KNF will sein Wirken, wie es in den Punkten c., d. und e. beschrieben ist, über eine intensivere Öffentlichkeitsarbeit publizieren. Diese reicht von der Pressemitteilung über Kurzberichterstattungen bis ggfs. zu einer Entwicklung eines Newsletters für die Mitglieder und Interessierte des KNF. Die Unterstützung des Dienstleisters ist dabei sowohl inhaltlich als auch organisatorisch erwünscht.Für diese Leistung besteht ein Kontingent von 60 Stunden im Jahr.f. Pflege der InternetseiteDas KNF betreibt einen Internetauftritt unter Berlin-Brandenburg.de.; erstellt auf dem Content-Management-System Imperia in der Version 9. Die Internetseiten werden laufend aktualisiert und sollen zukünftig als Kommunikationsplattform intensiviert werden. Der Dienstleister übernimmt die technische Bearbeitung der Internetseite.Für diese Leistung besteht ein Kontingent von 60 Stunden im Jahr.Der Auftraggeber behält sich vor, dem ausgewählten Bieter Folgeaufträge für weitere zwei Jahre zu erteilen, die inhaltlich diesem Auftrag entsprechen.Weitere Angaben1. Ort der Leistung: Berlin und Gemeinden im Umland.2. Ausschluss: Keine Einteilung in Lose. Bietergemeinschaften sind zugelassen.3. Unteraufträge und Teilbeauftragungen:Der Auftragnehmer hat den Auftrag in eigener Verantwortung im eigenen Büro zu erbringen. Sofern Unteraufträge vergeben werden sollen, sind die Unterauftragnehmer zu benennen und deren Eignung mit der Bewerbung nachzuweisen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Leistungspunkte 4 b-f an einzelne Bieter getrennt zu vergeben, um die laufenden Geschäfte und eine ausreichende Einarbeitung vor dem 1.1.2017 zu gewährleisten.4. Ausführungszeit:Zu a) 2.1.2017 bis 30.12.2017Zu b) 2.1.2017 bis 30.12.2017 (Einarbeitungszeit vom 15.11.2016 bis 30.12.2016)Zu c) 15.11.2016 bis 30.12.2017Zu d) 2.1.2017 bis 30.12.2017Zu e) 2.1.2017 bis 30.12.2017Zu f) 2.1.2017 bis 30.12.20175. Ende der Angebotsfrist:Das Angebot ist in kopierbarer Papierform im verschlossenen Umschlag bis zum 11.10.2016, 12:00 Uhr, mit dem Vermerk „Angebot KNF. Bitte nicht öffnen“ einzureichen. Verspätet eingereichte Unterlagen werden ausgeschlossen. Nicht verschlossene Sendungen können ausgeschlossen werden.6. Stelle bei der weitere Vergabeunterlagen einzufordern sind:Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt, Referat I B, Herr Kupfer, Am Köllnischen Park 03, 10179 Berlin (email: martin.kupfer@senstadtum.berlin.de). Eine detaillierte Leistungsbeschreibung zu den einzelnen Leistungspunkten steht neben dieser Ausschreibung zur Verfügung. Rückfragen können bis zum 30.9.2016 schriftlich gestellt werden.7. Nachweis und Erklärungen:Es werden Kenntnisse und Erfahrungen der Bieter in den hier geforderten oder gleichartigen Leistungen erwartet. Mit dem Angebot sollen zur Beurteilung der Eignung folgende Nachweise und Erklärungen eingereicht werden:a) Fachkunde— Nachweise über die berufliche Befähigung des Bieters / Führungskräfte und der für die Leistung verantwortlichen Personen des Büros (Studiennachweise, Berufszulassung, Zusatzqualifikationen u.a.);— Referenzen über erbrachte Leistungen der letzten 3 Jahre, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind (Namen und Kontaktdaten der Auftrag gebenden Stellen sind anzugeben).b) Leistungsfähigkeit— Angaben zur Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter;— Angaben zur Qualifikation der mit der Vertragsdurchführung voraussichtlich beauftragten Mitarbeiter;— Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre;— Berufshaftpflichtversicherung.c) Zuverlässigkeit— Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (in entsprechender Anwendung von § 6 Abs. 5 VOL / A / § 4 Abs.6 VOF).Die Punkte b) und c) können durch die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) erbracht werden.Weitere Nachweise, insbesondere zur Zuverlässigkeit sind nach Aufforderung zur Angebotsabgabe auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen.8. Auftragserteilung:Der Vertrag wird mit dem Bieter geschlossen, der nach den Kriterien:— Preis (50 %);— Erfahrung und Referenzen im Hinblick auf die zu erbringende Leistung (35 %);— Qualität der konzeptionellen Überlegung (15 %)die bestmögliche Leistung erwarten lässt.9. Sprache:Das Angebot ist in deutscher Sprache anzufertigen. Ebenso ist jegliche schriftliche oder mündliche Kommunikation im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren oder der Auftragsdurchführung in deutscher Sprache zu führen.10. Zuschlags – und Bindefrist:Die Auftragserteilung erfolgt voraussichtlich zum 1.11.2016.11. Nichtberücksichtigte Angebote:Ein Angebot gilt als nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist kein Auftrag erteilt wurde; im Übrigen gelten die §§ 127 und 134 GWB.12. Sonstige Angaben:Entstandene Kosten für die Ausarbeitung der Bewerbungsunterlagen und Angebote werden nicht erstattet.250 000280 000