Erstellung eines Bibliotheksmanagementsystems für die Bibliotheken des Goethe-Instituts im Ausland

Goethe-Institut e. V.

Das Goethe-Institut unterhält weltweit 97 Bibliotheken in 70 Ländern.
Ausgeschrieben wird ein webbasiertes integriertes Gesamtsystem für alle
Bibliotheken des Goethe-Instituts im Ausland.
Das Gesamtsystem ist für 97 Bibliotheken und 6 Zweigstellen einzurichten.
Der Medienbestand pro Bibliothek beträgt zwischen 9 000 und 30 000 Titel,
davon rund 8 500 digitale Medien der Onleihe. Die Zahl der aktiven Entleiher
pro Bibliothek liegt zwischen 350 und 2 000. Der Gesamtumschlag pro
Bibliothek beträgt 0,5 bis 2 . Die Migration erfolgt aus dem Altsystem
Allegro-C (Lokalsystem).
Das Gesamtsystem umfasst die Vermietung der Standardsoftware des
Auftragnehmers, deren Installation, die Migration der Altdaten, die auf die
Bedürfnisse des Auftraggebers abgestimmte Konfiguration, die Integration der
vorhandenen RFID-Ausstattung, die Anbindung an das hauseigene
Kundendatenframework sowie die Erstqualifizierung von Key Usern. Nach der
Abnahme übernimmt der Auftragnehmer den Betrieb und das Hosting des
Gesamtsystems, den Systemservice inkl. der Überlassung und Installation aller neuen Programmstände der Standardsoftware sowie einen Second-Level-
Support.
Der Zugriff auf das Gesamtsystem erfolgt ausschließlich über einen
Internetbrowser (Explorer und/oder Firefox). Die Installation lokaler Clients ist
nicht gewünscht.
Die Erstellung des Gesamtsystems erfolgt auf Grund einer Standardsoftware
für alle Bibliotheken. Sonderanpassungen für einzelne Bibliotheken sollen
nicht erfolgen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-05-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-04-13.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2016-04-13 Auftragsbekanntmachung
2017-03-02 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2016-04-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bibliothekensoftwarepaket
Menge oder Umfang:
Das Gesamtsystem ist für 97 Bibliotheken und 6 Zweigstellen einzurichten.400 000550 000
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bibliothekensoftwarepaket 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Goethe-Institut e. V.
Postanschrift: Dachauer Str. 122
Postleitzahl: 80637
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.goethe.de 🌏
E-Mail: nico.sandfuchs@goethe.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-04-13 📅
Einreichungsfrist: 2016-05-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-04-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 075-131969
ABl. S-Ausgabe: 75
Zusätzliche Informationen
Siehe Vergabeunterlagen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das Goethe-Institut unterhält weltweit 97 Bibliotheken in 70 Ländern.
Ausgeschrieben wird ein webbasiertes integriertes Gesamtsystem für alle
Bibliotheken des Goethe-Instituts im Ausland.
Das Gesamtsystem ist für 97 Bibliotheken und 6 Zweigstellen einzurichten.
Der Medienbestand pro Bibliothek beträgt zwischen 9 000 und 30 000 Titel,
davon rund 8 500 digitale Medien der Onleihe. Die Zahl der aktiven Entleiher
pro Bibliothek liegt zwischen 350 und 2 000. Der Gesamtumschlag pro
Bibliothek beträgt 0,5 bis 2 . Die Migration erfolgt aus dem Altsystem
Allegro-C (Lokalsystem).
Das Gesamtsystem umfasst die Vermietung der Standardsoftware des
Auftragnehmers, deren Installation, die Migration der Altdaten, die auf die
Bedürfnisse des Auftraggebers abgestimmte Konfiguration, die Integration der
vorhandenen RFID-Ausstattung, die Anbindung an das hauseigene
Kundendatenframework sowie die Erstqualifizierung von Key Usern. Nach der
Abnahme übernimmt der Auftragnehmer den Betrieb und das Hosting des
Gesamtsystems, den Systemservice inkl. der Überlassung und Installation aller neuen Programmstände der Standardsoftware sowie einen Second-Level-
Support.
Der Zugriff auf das Gesamtsystem erfolgt ausschließlich über einen
Internetbrowser (Explorer und/oder Firefox). Die Installation lokaler Clients ist
nicht gewünscht.
Die Erstellung des Gesamtsystems erfolgt auf Grund einer Standardsoftware
für alle Bibliotheken. Sonderanpassungen für einzelne Bibliotheken sollen
nicht erfolgen.
Menge oder Umfang: Das Gesamtsystem ist für 97 Bibliotheken und 6 Zweigstellen einzurichten.
Geschätzter Wert ohne MwSt: 400 000 💰
550 000 💰
Beschreibung der Optionen:
Schulungen / Fortbildungen für Bibliotheksmitarbeiter sind optional anzubieten (vgl. Systemvertag im Detail).
Dauer: 48 Monate
Referenznummer: 21 / Bibliothekssoftware

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
— Unternehmensdarstellung (max. 3 Seiten), insbesondere unter Nennung der Rechtsform (ggf. Konzernzugehörigkeit), Standort(e), Unternehmensstruktur, Ansprechpartner, Darstellung der Kernkompetenzen/Geschäftsfelder, des Leistungsportfolios sowie der Anzahl der festangestellten Mitarbeiter.
Mehr anzeigen
— Eigenerklärung gemäß § 6 Abs.6 EG VOL/A (Anlage B.1).
— Eigenerklärung zur Verhütung von Manipulationen im Verdingungswesen bei Liefer- und Dienstleistungen
(Anlage B.2).
— Eigenerklärung über die Zuverlässigkeit und Schwarzarbeit (Anlage B.3).
— Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Straftaten gemäß § 6 Abs. 4 EG VOL/A (Anlage B.4).
— Soweit einschlägig: Übersicht der Nachunternehmer (Anlage B.4 der Vergabeunterlagen).
— Soweit einschlägig: Erklärung der Bietergemeinschaft (Anlage B.5 der Vergabeunterlagen).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
1. Dauer der Tätigkeit des Bieters im Tätigkeitsbereich Bibliotheksmanagementsysteme.
2. Erfolgreich durchgeführte Migrationsprojekte im Tätigkeitsbereich Bibliotheksmanagementsysteme in den vergangenen 5 Jahren.
3. Support / Hotline.
Qualifizierte deutschsprachige Hotline zur Störungsbeseitigung und zur Beantwortung von Anfragen, zu normalen Geschäftszeiten von 8:00 bis 17:00 Uhr MEZ (Montag-Freitag).
4. Anzahl der festangestellten Mitarbeiter.
5. Anzahl der festangestellten Mitarbeiter, die für die Realisierung der ausgeschriebenen Leistung eingesetzt werden.
Mindeststandards:
1. Dauer der Tätigkeit des Bieters im Tätigkeitsbereich Bibliotheksmanagementsysteme; mindestens 5 Jahre.
2. Erfolgreich durchgeführte Migrationsprojekte im Tätigkeitsbereich Bibliotheksmanagementsysteme in den vergangenen 5 Jahren; mindestens 5 Projekte.
3. Support / Hotline.
Qualifizierte deutschsprachige Hotline zur Störungsbeseitigung und zur Beantwortung von Anfragen, zu normalen Geschäftszeiten von 08:00 bis 17:00 Uhr MEZ (Montag-Freitag).
4. Anzahl der festangestellten Mitarbeiter; mindestens 10.
5. Anzahl der festangestellten Mitarbeiter, die für die Realisierung der ausgeschriebenen Leistung eingesetzt werden; mindestens 5.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
1. Verfügen Sie über die folgenden Erfahrungen und
Kompetenzen in Bezug auf die Erstellung des angebotenen Gesamtsystems?
Erfahrung bei der Anbindung von RFID-Clients
Erfahrung bei der Implementierung von SOAP
Webservices
Erfahrung bei der Implementierung einer Schnittstelle
zum Südwestdeutschen Bibliotheksverbund (SWB)
zwecks Datenaktualisierung.
2. Fachliche Qualifizierung der für das Projekt
eingesetzten Mitarbeiter.
2.1 geforderte Spezialisierung der im Support
eingesetzten Mitarbeiter, oder vergleichbar gegen
Nachweis: Systembibliothekar:
2.2 geforderte Spezialisierung, oder vergleichbar
gegen Nachweis: Serveradministrator (Hosting von
Bibliotheksmanagementsystemen).
2.3 geforderte Spezialisierung, oder
vergleichbar gegen Nachweis: Projektleiter
Bibliotheksmanagementsysteme.
2.4 Sonstige geforderte Spezialkenntnisse innerhalb
des Projektteams:
Konfiguration von SIP2-Schnittstellen für die Anbindung
von RFID-Clients
2.5 Sonstige geforderte Spezialkenntnisse innerhalb
Implementierung von SOAP Webservices
2.6 Das Unternehmen verfügt über einen
Datenschutzbeauftragten.
3. Referenzen
3.1 Wieviele Referenzprojekte für die Migration eines Bibliotheksmanagementsystems zu dem angebotenen Gesamtsystem können Sie in Deutschland nachweisen?
3.2 Referenzprojekte.
Sie müssen mindestens 3 Projekte nachweisen, die speziellen Kriterien des Auftraggebers genügen und von der Vergabestelle eingehend geprüft werden.
Mindeststandards:
1. Verfügen Sie über die folgenden Erfahrungen und Kompetenzen in Bezug auf die Erstellung des
angebotenen Gesamtsystems?
Erfahrung bei der Anbindung von RFID-Clients
Erfahrung bei der Implementierung von SOAP
Webservices
Erfahrung bei der Implementierung einer Schnittstelle
zum Südwestdeutschen Bibliotheksverbund (SWB)
zwecks Datenaktualisierung.
2. Fachliche Qualifizierung der für das Projekt
eingesetzten Mitarbeiter.
2.1 geforderte Spezialisierung der im Support
eingesetzten Mitarbeiter, oder vergleichbar gegen
Nachweis: Systembibliothekar:
2 Mitarbeiter oder mehr.
2.2 geforderte Spezialisierung, oder vergleichbar
gegen Nachweis: Serveradministrator (Hosting von
Bibliotheksmanagementsystemen): 1 Mitarbeiter oder
mehr.
2.3 geforderte Spezialisierung, oder
vergleichbar gegen Nachweis: Projektleiter
Bibliotheksmanagementsysteme: 1 Mitarbeiter oder
2.4 Sonstige geforderte Spezialkenntnisse innerhalb
des Projektteams:
Konfiguration von SIP2-Schnittstellen für die Anbindung
von RFID-Clients:1 Mitarbeiter oder mehr
2.5 Sonstige geforderte Spezialkenntnisse innerhalb
Implementierung von SOAP Webservices: 1 Mitarbeiter
oder mehr.
2.6 Das Unternehmen verfügt über einen
Datenschutzbeauftragten:1 Mitarbeiter oder mehr.
3. Referenzen.
3.1 Wieviele Referenzprojekte für die Migration eines Bibliotheksmanagementsystems zu dem angebotenen Gesamtsystem können Sie in Deutschland nachweisen? mindestens 5.
3.2 Referenzprojekte.
Sie müssen mindestens 3 Projekte nachweisen, die speziellen Kriterien des Auftraggebers genügen und von der Vergabestelle eingehend geprüft werden. Diese 3 Projekte müssen von Ihnen in Teil 3 "Kontaktdaten Referenzkunden" an der entsprechenden Stelle eingetragen werden.
Mehr anzeigen
Die 3 Referenzprojekte müssen folgenden Kriterien genügen:
- ein Projekt, bei dem mehr als 100 000 Medieneinheiten in das angebotene Gesamtsystem migriert wurden (Referenzprojekt 1);
- ein Projekt, bei dem die Migration der Nutzerdaten sowie des Ausleihstatus in das angebotene Gesamtsystem aus dem Altsystem Allegro heraus erfolgte (Referenzprojekt 2);
- sowie ein Projekt, bei dem erfolgreich eine Schnittstelle zur Datenaktualisierung zwischen dem angebotenen Gesamtsystem sowie dem Südwestdeutschen Bibliotheksverbund (SWB) implementiert wurde (Referenzprojekt 3).
Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Bietergemeinschaften sind in Anlage B.5 der Vergabeunterlagen zu benennen, haben insbesondere
einen bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen
sowie eine von allen Mitgliedern unterzeichnete gesamtschuldnerische Haftungserklärung beizufügen. Die
rechtsverbindliche Bevollmächtigung des Vertreters der Bietergemeinschaft ist mit Abgabe des Angebots
nachzuweisen.
Sonstige besondere Bedingungen: Vorausgefüllter EVB-IT Systemvertag.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2016-09-30 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Bereich 21
Herrn Nico Sandfuchs
Internetadresse: www.goethe.de 🌏
Name: Goethe-Institut e. V.
Kontaktperson: Abt. 70, Recht
Herrn Hayer
E-Mail: joerg.hayer@goethe.de 📧
Fax: +49 8915921-174 📠
URL der Teilnahme: www.goethe.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 21 / Bibliothekssoftware

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2889499-562/568 📞
Fax: +49 2889499163 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Siehe VI.4.2)
Quelle: OJS 2016/S 075-131969 (2016-04-13)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-03-02)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-03-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-03-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 046-085310
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 075-131969
ABl. S-Ausgabe: 46

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Leistungspunkte gemäß veröffentlichtem Fragekatalog (50)
2. Preis (50)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-06-07 📅
Name: Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Würtemberg (Koha)
Postort: Konstanz
Postleitzahl: 78457
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Siehe VI.4.2
Quelle: OJS 2017/S 046-085310 (2017-03-02)
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